Cuándo usar un calendario de proyecto o un diagrama de Gantt

Cuando se trata de planificar la programación de un proyecto y supervisar su cronología, los gestores de proyectos disponen de cantidad de opciones.

La variedad de opciones es algo positivo, porque te aporta la flexibilidad necesaria para encontrar un sistema que funcione bien tanto para ti como para tu equipo. Pero también puede resultar abrumador. Con tantas opciones, ¿cómo es posible identificar qué formato se adapta mejor a tus necesidades?

Empecemos echando un vistazo a dos de las herramientas de programación más habituales: el calendario de proyectos tradicional y el diagrama de Gantt.

Uno no es necesariamente mejor que el otro e incluso ambos coinciden en algunos aspectos (por ejemplo, los dos pueden mostrar la duración de las tareas y facilitan la supervisión del progreso del proyecto).

No obstante, también hay diferencias, que son precisamente las que hacen que cada uno de los formatos sea más adecuado para determinados casos.

¿Confundido? No te preocupes. A continuación, analizaremos las diferencias básicas entre ellos y describiremos una serie de casos concretos que te ayudarán a descubrir cuándo es más adecuado usar un calendario de proyecto o un diagrama de Gantt.

Calendario de proyecto frente a diagrama de Gantt: ¿Cuál es la diferencia?

Una vez más, los calendarios de proyecto y los diagramas de Gantt no son tan diferentes, no es el caso de como un huevo a una castaña. Ambos formatos se utilizan para planificar y registrar la cronología del proyecto, y los dos podrían funcionar al menos en un nivel básico en casi todas las situaciones.

Pero hay aspectos que los diferencian y que deberías tener en cuenta. Para que te resulte más fácil, dividiremos las diferencias en tres categorías principales:

1. Aspecto

Con solo darle un vistazo a un calendario del proyecto y a un programa en Gantt, la principal diferencia salta a la vista: su aspecto. No hace falta ser muy observador para darse cuenta de que tienen un aspecto bastante diferente.

Un calendario de proyecto es como un calendario tradicional, y se puede integrar y usar en diferentes programas (como en Google Calendar o Calendario de Outlook, Excel, Calendarios de Wrike, etc.). He aquí un ejemplo de un calendario de proyecto:

Cuándo usar un calendario de proyecto o un diagrama de Gantt 2

En cambio, un diagrama de Gantt es una representación visual de la cronología de tus proyectos que muestra las tareas del proyecto a lo largo del tiempo. Las tareas concretas aparecen como barras horizontales y su longitud indica el tiempo que se supone que debería ocupar cada tarea.

Los diagramas de Gantt también pueden utilizarse en diferentes programas. Algunos gestores de proyectos optan por crear diagramas de Gantt en Google Calendar o incluso en Hojas de cálculo de Google. Otros optan por utilizar un software de diagramas de Gantt (que es lo que recomendamos), puesto que te ahorras la actualización manual cuando algo cambia en la cronología del proyecto.

He aquí un ejemplo sencillo de diagrama de Gantt donde se muestran las tareas que componen el lanzamiento de un producto nuevo:

Cuándo usar un calendario de proyecto o un diagrama de Gantt 3

2. Usabilidad

Como los formatos son tan diferentes en apariencia, la usabilidad es otro factor que separa un programa en diagrama de Gantt de otro en un calendario de proyecto.

La mayoría de las personas pueden ver un calendario estándar y comprender de inmediato la información que se muestra, por lo que un calendario de proyecto requerirá muy poca formación o entrenamiento para que tu equipo lo utilice.

Un diagrama de Gantt no es tan intuitivo, por lo que a tu equipo le podría resultar un poco más complicado coger el ritmo. No obstante, aunque a priori podría carecer de facilidad de uso, sí que ofrece más funcionalidad.

3. Función

Hablemos de cómo encaja la pieza de la función en el rompecabezas. Como los calendarios de proyectos y los diagramas de Gantt tienen las diferencias anteriores, obviamente tienen funciones y ventajas distintas, es decir, sirven para objetivos únicos en determinadas situaciones.

¿Por ejemplo? A continuación indagamos en diferentes casos de uso en los que querrás optar por un diagrama de Gantt en lugar de por un calendario de proyecto o viceversa.

Utiliza un calendario de proyecto si…

  • Solo necesitas una visión general de fechas clave

Como los calendarios tradicionales son tan intuitivos de usar, son estupendos para conocer las fechas más importantes del proyecto de un solo vistazo.

Con un calendario de proyecto, puedes anotar con claridad cosas como las siguientes:

  • Fechas de inicio de los proyectos
  • Fechas de reuniones y eventos
  • Hitos fundamentales

Si un miembro del equipo se pregunta cuándo se lanzará el proyecto o cuándo tiene que acabar su tarea asignada, puede obtener dicha información del calendario de proyecto casi de inmediato, sin necesidad de saber cómo utilizar un diagrama de Gantt.

  • Quieres algo sencillo para compartir con otras partes interesadas

Un diagrama de Gantt es estupendo para mostrar los entresijos del proyecto, aunque esos no son detalles que todo el mundo tenga que saber.

Tal vez la junta directiva solo necesite conocer una serie de fechas (como cuándo se completará el proyecto). O quizás el cliente no quiera verse saturado con detalles y prefiera ver un calendario sencillo tan solo para controlar el progreso.

En estas situaciones la mejor opción es un calendario de proyecto. Te aporta una forma directa y rápida de compartir la información necesaria sin abrumar a la gente con todas las complejidades de la cronología del proyecto.

  • Tienes que programar una reunión

Los proyectos, especialmente los más complejos o los integrados en otros, implican la celebración de gran cantidad de reuniones y debates. Hay conversaciones de intercambio de ideas, información sobre el estado, sesiones de trabajo colaborativo y mucho más.

Esas son cosas que no necesariamente merecen un lugar específico en un diagrama de Gantt, puesto que son elementos puntuales opuestos a las tareas reales del proyecto. Por ejemplo, la conversación sobre el contenido del correo electrónico es probablemente tan solo una pequeña parte de la tarea “Redactar el contenido del correo” del diagrama de Gantt, por lo que la reunión en sí no aparecerá como elemento independiente.

Sin embargo, es necesario seguir programando y asistiendo a estos tipos de eventos, e idealmente tendrás una forma sencilla de hacerlo. Estas reuniones son mucho más sencillas de coordinar y mostrar en un calendario tradicional que en un diagrama de Gantt.

Además, dependiendo de la herramienta de calendario que utilices, tú y el resto de los participantes en la reunión incluso podríais recibir un recordatorio de la próxima cita, algo que no tendríais con un diagrama de Gantt.

Utiliza un diagrama de Gantt si…

  • Tienes que conocer las dependencias entre las tareas

Aunque un calendario de proyecto tradicional es adecuado para programar tareas concretas, no ilustra las dependencias entre ellas. ¿Cómo afectan las tareas anteriores en las que les siguen? ¿Qué hay que acabar antes de abordar una tarea determinada?

Se trata de información importante que debes conocer para planificar un programa y un flujo de trabajo realistas, y es mucho más sencillo de ver con un diagrama de Gantt.

Las dependencias de tareas se ven inmediatamente en un diagrama de Gantt. Esto se debe en parte a que todo el diagrama se estructura como una pila de fichas de dominó para ayudarte a entender cómo fluyen e interactúan las tareas.

No obstante, los diagramas de Gantt llevan la ilustración de las dependencias a otro nivel, marcando con claridad estas relaciones con una línea entre las barras de las tareas. Estas líneas indican de inmediato si una tarea depende de otra.

Cuándo usar un calendario de proyecto o un diagrama de Gantt 4

  • Tienes que identificar la ruta crítica de tu proyecto

Siempre puede ocurrir algo inesperado, por lo que querrás saber en qué parte de la cronología del proyecto tienes margen y en qué parte todo tiene que seguir el programa previsto sin dilación.

La mejor forma de hacerlo es usando el método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés). La ruta crítica de tu proyecto es la línea más larga de tareas dependientes desde el inicio del proyecto a su final. Si algo se sale de dicha ruta, todo el proyecto estará en peligro de finalizar más tarde de lo previsto.

Tu ruta crítica es casi imposible de identificar en un calendario de proyecto estándar, aunque es sorprendentemente sencillo con un diagrama de Gantt. Puedes trazar literalmente las tareas que dependen de otras e identificar la cadena más larga de actividades dependientes del proyecto.

Esta información te permite ser ágil y cambiar rápidamente las prioridades cuando proceda sin que ello afecte a tus hitos o a la fecha de vencimiento. Por ejemplo, puedes ampliar la fecha límite para redactar las publicaciones de las redes sociales promocionando el evento sin mover la fecha del evento en sí.

  • Tienes que gestionar varios proyectos a la vez

Muchas veces tienes que ocuparte de más de un proyecto a la vez. Hay muchos aspectos que controlar y visualizar todas esas tareas y fechas de vencimiento en un solo calendario es suficiente para dejarte bizco. Sin embargo, tener calendarios completamente independientes para cada proyecto es engorroso y complica la supervisión del progreso.

Los diagramas de Gantt facilitan la visualización de varios proyectos a la vez. Puedes tener diagramas de Gantt independientes para proyectos y, además, disponerlos en capas unos encima de otros para comprender cómo encaja el conjunto.

Este planteamiento no solo es más rápido (¡adiós a los 14 calendarios diferentes!) y sencillo de entender, sino que además te ayuda a comprender cómo los diferentes proyectos simultáneos se solapan entre ellos desde una perspectiva cronológica para que puedas gestionar las cargas de trabajo y los recursos en consecuencia.

Calendarios de proyecto y diagramas de Gantt: mejor juntos

Cuando se trata de calendarios de proyecto y diagramas de Gantt, ninguna de las opciones es totalmente superior a la otra. Tienen sus ventajas únicas, sus inconvenientes y sus casos de uso concretos.

Y, de hecho, rinden mejor cuando se utilizan para complementarse. No hay reglas que dicten que es imposible usar las dos, y cada una de ellas puede ayudarte a satisfacer necesidades específicas de tu proyecto y tu equipo.

Por suerte, una plataforma de trabajo colaborativo como Wrike, que ofrece ambas soluciones de Calendarios de Wrike y diagramas de Gantt, te permite usar ambas opciones para gestionar correctamente los diferentes aspectos del proyecto.

¿Quieres obtener más información sobre cómo usar los calendarios para gestionar tus proyectos? Consulta estos recursos:

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