Desde la construcción de los primeros edificios a llevar el hombre a la Luna, los gestores de proyectos han conseguido innumerables logros humanos. Y aunque el proceso básico de planificar e iniciar un proyecto puede no haber cambiado tanto a lo largo de los años, toda la disciplina de gestión de proyectos se ha transformado considerablemente en las últimas décadas. ¿Qué ha cambiado entre 1950 y 2015 y qué implica esto para los gestores de proyectos presentes y futuros? Echa un vistazo a la siguiente infografía para averiguarlo: Comparte esta infografía con tus compañeros gestores de proyectos con este código incrustado: Infografía ofrecida por Wrike
Cruzas la puerta. Cuelgas la americana y te pones una cómoda chaqueta de punto. Cambias los mocasines por las zapatillas. Desde niños, nuestros cerebros se han desarrollado con los rituales y las rutinas. Aunque es fácil suponer que las mentes creativas y visionarias rechazan lo previsible y buscan la inspiración en lo inesperado, seguir una rutina diaria establecida es lo que ha permitido a muchas de las mentes innovadoras más famosas de la historia aprovechar su potencial creativo. Desde los baños de hielo a medio día a contar exactamente 60 granos para el café de la mañana, conoce fascinantes rutinas diarias de las mentes más famosas de la historia, además de las prácticas más habituales que podrás tomar prestadas y aplicarlas a tus hábitos diarios. Rutinas diarias de artistas, autores y emprendedores famosos Victor Hugo "Un hombre no está ocioso por el hecho de estar absorto en sus pensamientos. Del mismo modo que hay trabajos visibles también los hay que son invisibles". 6:00: se levantaba y tomaba un café y dos huevos crudos 6:30-11:00: escribía 11:00-12:00: se daba un baño helado en el tejado 12:00-13:00: almorzaba y socializaba con los invitados 13:00-15:00: practicaba ejercicio intenso 15:00-16:00: iba al barbero 16:00-18:00: se veía con su amante 18:00-20:00: escribía 20:00-22:00: cenaba, jugaba a las cartas y salía con sus amigos 22:00: se acostaba Stephen King "No dista mucho de cualquier rutina antes de ir a dormir. ¿Te vas a dormir de forma diferente cada noche? ¿Duermes en un lado concreto de la cama?" 8:00: se levanta, prepara una taza de té y toma vitaminas diarias 8:30-11:30 o 13:30: escribe 2000 palabras, independientemente del tiempo que ello le lleve. La mesa y el entorno en el que escribe siempre tiene que estar igual, incluso las pilas de papeles tienen que estar en el mismo sitio. (Para King, esta uniformidad indica a su cerebro que ha llegado el momento de realizar el trabajo creativo.) 13:30-final del día: tiempo libre para dormir, escribir cartas, leer, dedicar tiempo a la familia y ver partidos de los Red Sox. Pablo Picasso "La inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando". 11:00-15:00: se levantaba, desayunaba y dedicaba tiempo a sus amigos 15:00-23:00: pintaba 23:00-00:00: cenaba 00:00-2:30: pintaba 2:30: se acostaba Ludwig Van Beethoven "No hay barreras para la persona con talento que ama su trabajo". 6:00-6:30: se levantaba y preparaba una taza de café hecha con exactamente 60 granos de café 6:30-14:30: componía música en su escritorio, con descansos periódicos para salir a la calle 14:30:30-15:30: descansaba para comer y se tomaba un vino 15:30-16:30: se daba un largo paseo 16:30-21:30: acudía a la taberna para comer y leer el periódico 21:30: se acostaba Steve Jobs “Durante los últimos 33 años, cada mañana me he mirado en el espejo y me he preguntado: 'Si hoy fuese el último día de mi vida, ¿querría hacer lo que voy a hacer hoy?' Y si la respuesta era 'No' durante demasiados días seguidos, sabía que necesitaba cambiar algo". 6:00: se levantaba e iniciaba el ordenador para empezar a trabajar 7:00-8:00: desayunaba con los niños 8:00-9:00: empezaba a trabajar 9:00-12:00: se reunía en persona con los equipos de productos, gestión y marketing de Apple 12:00-final de la jornada: acudía al laboratorio de diseño de Apple Por la noches: cenaba y pasaba tiempo con su familia Fred Rogers "El número 143 significa 'I love you' (Te quiero). Una sola letra dice 'I' (Yo), tres letras dicen 'you' (te) y cuatro letras dicen 'love' (quiero). Ciento cuarenta y tres. 'I love you' (Te quiero). ¿No es maravilloso?" 5:30: se despertaba para leer, estudiar, escribir, rezar y responder a las cartas de los admiradores Por la mañana: se pesaba a diario (siempre 143 libras [unos 64 kg], todos los días) y nadaba Por la tarde: trabajaba y se echaba una siesta para descansar 21:30: se acostaba Elon Musk "Consejo n.º 1: trabaja muchísimo". 7: 00: se levanta, prepara el café y se va al trabajo 10:00: llama por teléfono 10:45: se reúne con el equipo de ingeniería 12:30: reunión programada sobre propulsión 13:00: almuerza durante las reuniones 13:30: trabaja, da un paseo diario por la planta de SpaceX 19:00: se entrevista con personas y acude a eventos 1:00 : se acuesta Prácticas habituales que puedes aplicar a tus rutinas diarias 1. Madruga Repasa las rutinas diarias de las mentes más prolíficas de la historia y lo verás una y otra vez: se acuestan pronto y madrugan. Para muchos de los grandes cerebros, el secreto de la productividad parece radicar entre las 4:00 y las 8:00. En palabras de Frank Lloyd Wright, "me despierto sobre las 4:00 y ya no puedo dormir más. Pero como tengo la mente despejada me levanto y trabajo durante tres o cuatro horas. Después vuelvo a la cama para echar otro sueñecito". Además, la ciencia ha demostrado que tu fuerza de voluntad es mayor por la mañana temprano. Así que aprovecha esa claridad mental especial y la calma relativa de las horas previas a la salida del sol para centrarte en el trabajo creativo más profundo y saca adelante las tareas más importantes. 2. Rompe a sudar Además de levantarse temprano, el ejercicio diario es otra práctica que siguen la gran mayoría de las personas innovadoras más famosas. John Milton caminaba por sus jardines durante tres horas cada día, Charles Dickens caminaba entre 30 y 50 kilómetros por Londres cada tarde y Peter Tchaikovsky caminaba durante dos horas al día: muchos de los genios de la historia creían que un largo paseo era fundamental para su salud mental y física. Los estudios han demostrado una y otra vez que el ejercicio habitual aumenta la atención, la energía, la productividad, la creatividad y el enfoque mental. 3. Cíñete a un horario El novelista Haruki Murakami compara la repetición de su rutina diaria con la hipnosis: "mantengo esta rutina sin cambios cada día. La propia repetición es lo importante, es una forma de mesmerismo. Lo hago para alcanzar un estado mental más profundo". Steve Jobs llevaba el mismo jersey negro de cuello alto todos los días y el chef Bobby Flay desayuna yogur griego con fruta todas las mañanas: seguir las mismas rutinas puede activar el estado mental fundamental para al productividad creativa. Como dice Stephen King, "el propósito constante de hacer estas cosas del mismo modo cada día parece ser la forma de decirle al cerebro que pronto podrá soñar". 4. Descansa cada poco Mira las rutinas diarias de artistas, músicos, emprendedores e inventores famosos y pronto te darás cuenta de que casi todos ellos realizan trabajos creativos en arranques a lo largo del día y se toman varios descansos para disfrutar del almuerzo, dedicar tiempo a la familia y los amigos, y explorar el mundo. Los descansos no solo impiden que tu cerebro se colapse, las nuevas experiencias y distracciones alimentan el pensamiento creativo. 5. Toma cafeína ¡Disfruta de un café (o un té)! Beethoven contaba 60 granos de café para su taza diaria, Kierkegaard empezaba cada día vertiendo café solo en una taza llena de azúcar y Balzac se tomaba hasta 50 tazas al día. Quizá no quieras llegar a tanto (Balzac falleció de una insuficiencia cardiaca a los 51 años, después de todo, demasiada cafeína puede interferir con el sueño y ponerte demasiado nervioso como para concentrarte), pero una cantidad razonable de cafeína aumenta la energía, mejora el rendimiento cognitivo y la memoria a corto plazo, la solución de problemas y la concentración. Como reconocen los creativos, el 90 % del trabajo es ponerse manos a la obra. Para muchas mentes inventoras, la cafeína es la clave para hacerlo. Sencillas formas de inyectar más creatividad y productividad a tu día Por supuesto, no existe la forma ideal de estructurar el día para conseguir un mejor rendimiento mental, pero probar las técnicas anteriores para buscar lo que funciona en tu caso y ceñirte a tu rutina diaria ideal puede dar lugar a una mejor concentración, más creatividad y mayor productividad. Comparte tus rutinas y rituales preferidos con nosotros en los comentarios de abajo para que podamos probarlos. Lecturas relacionadas: 14 recursos en línea para acabar con los obstáculos a la creatividad Cinco formas sorprendentes de despertar la creatividad 50 consejos productivos para aumentar tu poder mental (infografía) 16 consejos sencillos de motivación para hacer más (infografía) Fuentes: TheGuardian.com, Litreactor.com, Marksdailyapple.com, Entrepreneur.com, 99u.com, Onlinecollege.org y Podio.com
Un buen plan de proyecto le facilita las cosas a cualquier gestor de proyectos: desde evitar requerimientos imprevistos, sobrecostes y el incumplimiento de objetivos hasta minimizar el estrés y la frustración del equipo. En este caso, realmente vale más prevenir que curar. ¿Pero cómo se consigue exactamente un buen plan de proyecto? Incluye estos 10 ingredientes esenciales en tu plan de proyecto para que nada entorpezca el trabajo de tu equipo y las partes interesadas del proyecto queden satisfechas. Inserta esta infografía en tu sitio web mediante este código: Infografía ofrecida por Wrike ¿Ávido de más consejos sobre gestión de proyectos? Ahora que ya cuentas con un plan de proyecto infalible, sigue los pasos de nuestra lista para organizar la reunión inicial de proyecto perfecta.
Existen un sinfín de metodologías de gestión de proyectos, muchas de las cuales son combinaciones e híbridos de distintas perspectivas. Con tantas opciones diferentes, ¿cómo escoger la metodología apropiada para tu proyecto y equipo? Hemos creado una breve presentación de diapositivas para ayudarte a decidir. Sigue estos tres pasos y no tendrás que recurrir al «pito, pito, gorgorito» a la hora de elegir el mejor método de trabajo. 3 Pasos Para Escoger Una Metodologia de Gestion de Proyectos Una vez que te sientas con confianza para profundizar en las principales metodologías, descarga nuestro manual electrónico gratuito Guía de iniciación a las metodologías de gestión de proyectos. Trata 16 populares métodos, comparando sus puntos fundamentales, y expone los pros y contras de cada práctica. ¿Quieres estar al día con nuestras útiles presentaciones? ¡Síguenos en Slideshare!
La gestión de proyectos es una disciplina cargada de acrónimos. PMP, PRINCE2, CPM, WBS, PMBOK, OGP... y otros 150 más. Si eres un nuevo gestor de proyectos, es fácil tener la sensación de que tus compañeros hablan un idioma extranjero. Y dado que las PMO han ganado mucha popularidad en los últimos años, es muy probable que escuches estas tres letras en muchas conversaciones relacionadas con temas del sector. Si haces una búsqueda rápida en Google, verás que OPG (más conocidas como PMO en sus siglas en inglés) quiere decir "Oficina de gestión de proyectos". Pero ¿qué hace exactamente una PMO?, ¿por qué deberías informarte sobre ellas? y ¿debería tener tu compañía una? Entérate de todo en nuestra nueva infografía que se muestra a continuación: ¿Te gusta esta infografía? Incrústala en tu sitio utilizando este código: Infografía proporcionada por Wrike Consulta nuestra Guía por excelencia para la Gestión de proyectos para todos los recursos que necesitas tener, entre ellos los fundamentos para la gestión de proyectos, asesoramiento en gestión, consejos de productividad y muchos otros más.
Muchos de nosotros contamos con los smartphones para hacer el trabajo durante los trayectos o para acceder a proyectos importantes fuera del horario de oficina. Con todo lo prácticos que pueden resultar los dispositivos móviles, no están diseñados para la productividad en el trabajo. Los participantes en nuestra reciente encuesta sobre productividad móvil identificaron los principales factores de estrés cuando se trabaja con dispositivos móviles. Sigue leyendo para descubrir algunos de los mayores obstáculos para la productividad móvil, así como algunos remedios eficaces que contribuirán a que hagas más fuera de la oficina. 1. "Es difícil hacer trabajo detallado o escribir formularios largos" Todos sabemos que mirar a la pantalla del smartphone y teclear torpemente con los pulgares una idea compleja o un largo conjunto de instrucciones supone una molestia. Así que, ¿por qué insistir en teclear? En lugar de ello, aprovecha la incomodidad de la escritura en un dispositivo móvil como motivación para que los mensajes de correo electrónico, las instrucciones y los comentarios sean prácticos y directos. Utiliza la limitación en tu provecho y, en lugar de intentar, redactar todo un proyecto o presentación en tu iPhone o Galaxy Note, céntrate en crear un esbozo bien definido y un plan lógico que puedas desarrollar cuando vuelvas a estar frente al portátil. Si de verdad tienes que ampliar una idea, invierte en un buen teclado Bluetooth para poder escribir mejor en cualquier parte. 2. "Me suelen interrumpir las llamadas o las notificaciones de mensajes" Por suerte, la mayoría de los smartphones disponen ahora de una función No molestar para bloquear las llamadas y las notificaciones entrantes con el cambio de un solo ajuste. Tanto en iOS como Android, puedes configurar un temporizador en la función No molestar para poder trabajar sin interrupciones durante una o dos horas y, después, recibir automáticamente las notificaciones recientes y atender a los mensajes o llamadas perdidas. 3. "Es difícil utilizar varias aplicaciones a la vez" Utiliza una aplicación como Workflow o IF de IFTTT para conectar aplicaciones y automatizar tareas de varios pasos. En lugar de abrir varias aplicaciones distintas para grabar y cargar un recordatorio de voz en Evernote, por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo para realizar la misma tarea con solo un clic. Mejor aún, explora los flujos de trabajo que han creado otras personas para que te sirvan de inspiración y aprovecha fácilmente los métodos abreviados más útiles. 4. "Los errores ortográficos y el corrector automático ralentizan mi trabajo" En lugar de intentar escribir ideas completas y párrafos largos en el diminuto teclado del dispositivo móvil, utiliza una aplicación para tomar notas escritas a mano para apuntar ideas con tu propia caligrafía, sin que el corrector automático te moleste. Prueba Notes Plus para iPad, o Squid para Android, Windows phone y Kindle. No obstante, si tu caligrafía es tan ilegible como la mía, podrías optar por una aplicación de dictado como Dragon Dictation. 5. "Me distraen otras aplicaciones como Instagram o Candy Crush" Las aplicaciones como Focus permiten bloquear una serie de aplicaciones elegidas (redes sociales, correo electrónico personal, juegos, etc.) durante un período determinado de tiempo para obligarte a centrarte en la tarea. Además, siempre puedes utilizar el reclamo de tu juego favorito como motivación para completar una tarea importante y recompensarte por un trabajo bien hecho. Aumenta tu productividad móvil ¡Haz más en la oficina o fuera de ella con Wrike! Comienza una prueba gratuita y descarga las aplicaciones móviles gratuitas para iOS y Android. Sigue leyendo acerca de las principales tendencias de productividad móvil que afectan al trabajo ¿Quieres más información sobre productividad móvil? Descarga el informe completo de resultados de nuestra encuesta para descubrir cuánto dependemos de nuestros dispositivo móviles para el trabajo, el sorprendente impacto en nuestro balance entre vida y trabajo y cómo las tendencias de trabajo móvil actual influirán en cómo colaboraremos con los compañeros de trabajo en el futuro.
Vacaciones, bodas, puentes… Con tantas distracciones, lo último que apetece es estar encerrado en la oficina con luz artificial en vez de estar bajo el sol a la orilla del mar. Desafortunadamente, a menos que tu jefe esté tan distraído como tú, necesitas sacar trabajo entre junio y agosto. Si te sorprendes a ti mismo mirando por la ventana con melancolía en el trabajo, prueba alguno de estos trucos para ser productivo durante la semana y poder disfrutar de los maravillosos fines de semana de verano. ¿Te gusta esta infografía? Incrústala en tu sitio utilizando este código: Infografía patrocinada por Wrike ¡Más Trucos de Productividad Aquí! Echa un ojo a nuestra colección de estrategias y trucos para auto motivarte, dando prioridad a tu lista de tareas, eliminando la pereza y haciendo más cosas en menos tiempo.
La automatización del flujo de trabajo creativo es una forma inteligente de hacer que la colaboración creativa fluya mejor. Descubre las razones por las que deberías lanzarte a la automatización.
Una planificación inadecuada puede arruinar tu proyecto incluso antes de empezar a trabajar. El cambio de expectativas, el recorte de presupuestos y los frustrantes malentendidos pueden descarrillar incluso el proyecto más sencillo y estresar a todos los que participan en él. Un plan de proyecto minucioso puede prevenir el síndrome del lavadero, presupuestos exagerados y objetivos perdidos. No obstante, sentarte para planificar un proyecto puede resultar una tarea abrumadora. ¿Cómo puedes prever con precisión cuánto durará una tarea? ¿Cómo traduces las expectativas de las partes interesadas en productos concretos? ¿Y qué pasa si algo sale mal? Hemos recopilado consejos de 5 expertos avezados en gestión de proyectos que saben perfectamente qué se necesita para crear un plan de gestión de proyectos de éxito. Componentes fundamentales de un plan de gestión de proyectos ¿Qué debes incluir en tu plan de gestión de proyectos? Según la galardonada bloguera sobre gestión de proyectos Elizabeth Harrin, un plan de proyecto minucioso incluye estos elementos: Declaración sobre la definición del proyecto: se trata de información sobre de qué trata el proyecto y cuál es su objetivo; es decir, una declaración breve que resume el propósito, los objetivos y los productos finales. Estrategia de ejecución: explica cómo se desarrolla el proyecto. ¿Qué metodología utilizarás? ¿La entrega se realizará con un solo lanzamiento o por etapas? Ámbito: ¿qué se incluye y qué no en el proyecto? Incluye la estructura desglosada de tu trabajo y los productos clave. Programa: en función de la minuciosidad con que se defina el proyecto, puede tratarse de información general de alto nivel de cuándo se completarán elementos específicos o puede incluir tu diagrama de Gantt detallado completo con hitos y fechas de entrega. Organigrama: una descripción general de la jerarquía del equipo del proyecto, las funciones y las responsabilidades. Si en tu proyecto participan varios equipos o departamentos, debe tratar cómo estos equipos trabajarán juntos, quiénes son las partes interesadas y quién es el responsable de cada producto. Matriz RACI: este diagrama ayuda a determinar exactamente quién hará qué en tu proyecto. Se trata de una matriz de todas las actividades de un proyecto, asociadas con todas las funciones pertinentes, incluidas las personas responsables (asignadas para completar el trabajo), ante las que se rinden cuentas (tienen competencias de aprobación, negación o veto), a las que se consulta (necesitan aprobar o contribuir) y ser informadas (necesitan saber información sobre la acción o decisión). En cada intersección de actividad y función, se asigna una persona específica a cada función. Obtén una plantilla de la matriz RACI descargable aquí. Autor de la imagen: racichart.org Plan de gestión de riesgos y registro de riesgos: aunque incluyas cada céntimo en el presupuesto y definas cada hito, ningún proyecto, por pequeño que sea, está libre de riesgos. Crea un plan para identificar y mitigar los riesgos desde el principio. Puedes acceder a una guía paso a paso para evaluar y gestionar los riesgos aquí. Detalles presupuestarios: incluye las horas extraordinarias previstas, los cursos formativos, las tarifas de consultoría, los equipos y consumibles, las adquisiciones de compra, los gastos de viaje, etc. Algunas de estas cifras pueden ser difíciles de concretar con anticipación, pero trata de ser lo más preciso posible y recuerda a todo el mundo que tu presupuesto es una estimación. Plan de comunicaciones y programa de informes: incluye detalles sobre cómo con quién te comunicarás, qué compartirás, con qué frecuencia y de qué forma. Plan de adquisición: si necesitas comprar algo como parte del proyecto (software, materiales, etc.), aquí es donde debes explicar cómo buscarás y elegirás un proveedor y gestionarás el contrato. Plan de gestión de información: detalla cómo almacenarás y compartirás la información del proyecto, cómo controlarás la documentación y de qué forma preservarás la seguridad de los datos del proyecto. Plan de gestión de calidad: explica cómo gestionarás la calidad del proyecto, cuáles son tus normas de calidad, cómo pretendes cumplir tales normas y qué programa propones para los puntos de control o las auditorías de calidad. Puede parecer que hay demasiada información que tratar, pero recuerda que este es solo un plan de gestión de proyecto de ejemplo. Un buen plan de proyecto no tiene que incluir necesariamente todos los elementos de esta lista. Como Harrin indica, “Un documento más largo no hace que parezcas más inteligente u organizado. Lo único que plantea es la posibilidad de que nadie lo leerá aparte de ti". Lo mejor es un plan de proyecto sencillo y fácil de leer. Empieza por una declaración de trabajo (SOW) Según Brad Egeland, gestor de proyectos de TI profesional, autor y consultor, la base de un plan de proyecto de éxito es una declaración de trabajo. ¿Por qué? Porque posiciona a todo el mundo en la misma página al inicio. Después, cuando surgen nuevas necesidades y se crea el síndrome del lavadero, puedes volver al documento de la declaración de trabajo para consultar cuál era el propósito exacto del proyecto cuando se creó. La declaración de trabajo debe incluir una declaración general del propósito o el valor empresarial, la descripción de los productos del proyecto, la definición de los hitos, la estimación de esfuerzos, la cronología, el coste y una descripción de alto nivel de las funciones y responsabilidades del equipo. Configura un temporizador Max Wideman, famoso gestor de proyectos y coautor de la guía original de los fundamentos de gestión de proyectos, aboga por un método eficaz para la planificación del proyecto. Su enfoque SCOPE-PAK te ayudará a elaborar un plan de proyecto en 60 minutos o menos (Wideman te insta a que realmente configures un temporizador). Convoca a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo para determinar lo que quieres conseguir y cómo hacerlo. Paso 1: partes interesadas. Anota con quién hay que ponerse en contacto para obtener ayuda, información o aprobaciones, y define el patrocinador del proyecto. Si la lista es larga, clasifícala por agentes más y menos importantes. Paso 2: componentes. Se trata de la estructura desglosada de tu trabajo. Enumera todos los elementos y las sugerencias relevantes para tu trabajo (deja la evaluación para más adelante; por el momento, solo tienes que indicarlos). Limítate a 30 elementos y, si empieza a parecer que el equipo está buscando elementos para añadirlos, deja este paso y avanza. Paso 3: objetivos y resultados. Anota el objetivo del proyecto y luego define cuáles deberían ser los resultados. Verifica tu trabajo; para ello, plantea: "Si lleváramos a cabo todos los elementos de trabajo indicados en el paso 2, ¿deberíamos conseguir los objetivos?" Paso 4: posibles alternativas. ¿Qué otras alternativas permitirían conseguir el objetivo del proyecto? ¿Existe una forma más eficaz de alcanzar tus objetivos? Paso 5: economía y problemas. ¿Cuál es la estrategia de financiación del proyecto? ¿Qué prioridad se le da con respecto a otros proyectos? ¿Qué recursos necesitarás? ¿Qué problemas se plantearán? Paso 6: plan de ataque. Mira la lista de elementos de trabajo y decide cuáles debes llevar a cabo primero. Etiquétalos con una A y continúa con las letras B, C, D, etc. Luego, plantéate qué se puede hacer simultáneamente con los elementos A o B, y así sucesivamente. Esta es la forma en que definirás el programa de tareas. Paso 7: previsiones y riesgos. ¿Qué problemas puede plantear cada tarea? ¿Cómo puedes mitigar los riesgos o crear soluciones alternativas? Paso 8: indicadores clave de éxito. Identifica a las 3 o 4 partes interesadas más importantes y pregúntales "¿Con qué podríais estar más contentos?". Las respuestas son los indicadores del éxito del proyecto. Decide cómo se puede medir cada uno cuando el proyecto haya acabado. Puedes y debes continuar trabajando para aclarar el plan de trabajo del proyecto, pero en tan solo una hora habrás definido un sólido plan de ataque, con la identificación de las partes interesadas, la aclaración de los objetivos y la definición de los resultados. No planifiques en exceso Según Ricardo Vargas, un especialista en gestión de proyectos con prestigio internacional, una noción de urgencia es el ingrediente más importante de un proyecto de éxito. Los gestores de proyectos necesitan tener la capacidad de satisfacer con rapidez las necesidades de los clientes y de las partes interesadas, para lo que es preciso actuar, y no sentarse en una mesa de reuniones para debatir sobre los plazos y los presupuestos. El proyecto no resulta atractivo para nadie sobre el papel, por lo que debes mejorar el proceso de planificación lo máximo posible. Incluye en el plan de proyecto solo lo que resulte fundamental y, después, ponte en marcha. Vargas usa una versión consolidada de las instrucciones de planificación descritas en la guía de los fundamentos de gestión de proyectos, y tú puedes obtener más información sobre las particularidades de cada aspecto de su proceso de planificación en su blog. Elabora un plan sencillo Los planes de proyecto se pueden complicar con rapidez, sobre todo en cuanto las partes interesadas y los patrocinadores del proyecto empiezan a evaluar. Para asegurarte de no complicar demasiado las cosas, el bloguero de gestión de proyectos Kiron Bondale sugiere empezar con las 5 preguntas clave para proporcionar el contexto y las perspectivas para los detalles de tu plan de proyecto. Por qué: ¿Cuáles son los beneficios empresariales fundamentales que aporta la realización de este proyecto? Qué: ¿Qué se incluye en el ámbito del proyecto? Quién: ¿Cuáles son las funciones básicas necesarias para lograr lo que abarca el ámbito del proyecto? Cuándo: ¿Cuándo debe entregarse lo que se incluye en el ámbito del proyecto, a fin de conseguir los beneficios? Dónde: ¿Cuál es el lugar más propicio para desarrollar el trabajo? ¿Dónde usarán los clientes y usuarios finales lo que se incluye en el ámbito del proyecto? Solo después de haberte parado a responder a estas preguntas debes continuar con el "cómo" del proyecto. Prácticas recomendadas para planificar la gestión de proyectos Como puedes observar, incluso entre los propios expertos en gestión de proyectos existen algunos enfoques distintos en cuanto a la creación de un plan de proyecto. No existe una única manera correcta, sino una práctica recomendada con la que los gestores de proyectos profesionales están de acuerdo: dedicar tiempo a definir y acordar los objetivos principales con las partes interesadas del proyecto antes de empezar a ejecutarlo. Otra práctica recomendada que se debe seguir es convocar una reunión inicial sobre el proyecto. Aprovecha la oportunidad de adecuar el equipo a los objetivos del proyecto, aclarar funciones y responsabilidades, establecer normas para el éxito y elegir la metodología y las herramientas para la gestión del proyecto. Sigue nuestros consejos para celebrar la reunión inicial perfecta del proyecto que permitirán marcar las pautas acertadas para el equipo. Por último, documéntate todo lo que puedas. Registrar el progreso del proyecto te ayudará a analizar el rendimiento y a tomar decisiones más informadas.
