Sie haben Ihr Team gerade erfolgreich in Ihre neue Projektmanagement-Software (hoffentlich Wrike) eingeführt und damit begonnen, Ihr erstes Projekt zu planen. Doch bevor Sie anfangen, Fälligkeitstermine und die zu erbringenden Leistungen zuzuweisen - wissen Sie, wie Sie Ihre Projektmanagement-Zeitleiste visualisieren können? Wer wird dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass die Zeitleiste aktuell ist? Und wie soll die Zeitleiste mit Ihrem Team oder sogar mit mehreren Teams geteilt werden?

Bei dem Versuch, aus der Zeitleiste einer Projektmanagement-Software das Meiste herauszuholen, geht es nicht darum, alle Knöpfe zu drücken und auf das Beste zu hoffen. Ihre Zeitleiste sollte als Kontrollzentrum und Wissens-Drehscheibe für alles dienen, was mit den zu erbringenden Leistungen und Terminen zu tun hat. Ohne einen optimierten Prozess zur Überwachung der Arbeit können Erwartungen fehlschlagen, Engpässe können die Produktivität ersticken und Ihre wunderbare Zeitleiste wird nutzlos.

So können Sie das Meiste aus der Zeitleiste Ihrer Projektmanagement-Software herausholen:

1. Vergewissern Sie sich, dass sie immer auf dem neuesten Stand ist

Zeitpläne entgleisen. Ihre Produktivität sollte das nicht tun. Wenn Sie zeitaufwändig jede einzelne zu liefernde Leistung und jedes Fälligkeitsdatum in der Zeitleiste anpassen müssen, sobald sich etwas ändert, ist es vielleicht an der Zeit, sich eine neue Projektmanagement-Software zu besorgen. Und vergessen Sie nicht: Die Genauigkeit und die Aufteilung Ihrer Zeitleiste ist gefährdet, wenn Sie Daten manuell verschieben. Was ist, wenn Sie etwas ausgelassen haben? Wie können Sie alle Beteiligten informieren, so dass sie sich der neuen Fristen bewusst sind?

Ihre Zeitleiste sollte interaktiv sein, sodass sich die Zeitleiste automatisch verschiebt, wenn sich Pläne ändern, damit die neuen Fälligkeitstermine dargestellt werden. Die Gantt-Diagramme in Wrike passen automatisch alles rund um Ihre Änderungen an. Per Drag-and-Drop bewegen Sie Aufgaben direkt auf die jeweiligen Fälligkeitstermine und alle Einstellungen werden automatisch mit Ihrem Team geteilt.

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2. Ständig kommunizieren

Aber nicht durch Meetings! Eigentlich sollten Sie diese unerträglichen wöchentlichen Status-Meetings gleich absagen. Sie sind große Zeitfresser und es ist schwierig, die Verantwortlichkeit über die nächsten Schritte festzulegen. Aber wie soll man ohne solche Meetings ständig kommunizieren?

Mit dem richtigen Zeitleisten-Tool sind alle Aktionspunkte von Anfang an klar und eventuelle Probleme werden sofort ersichtlich. Die Zeitleiste wird mit allen Teammitgliedern geteilt, sodass jeder deutlich sehen kann, für welche Aufgaben er/sie verantwortlich ist und es keine Unklarheiten darüber gibt, wer was macht. Wenn etwas nicht richtig aussieht, kann man den Verantwortlichen in der Aufgabe @erwähnen und sich sofort innerhalb des Tools über den Status erkundigen.

Glauben Sie mir, Sie werden diese Meetings nicht vermissen — und Ihr Team wird sich auch freuen, wenn es eine Stunde weniger in Besprechungen sitzen muss.

3. Den kritischen Pfad ermitteln

Wenn Sie sich eine Projekt-Zeitleiste ansehen, ist es schwer, genau zu wissen, wie sich die Verzögerung einer Aufgabe auf die anderen auswirken wird. Auch wenn eine kleine Verzögerung keine Auswirkungen auf die endgültige Frist haben wird, was sind die Grenzen? Was kann verschoben werden und wie können Sie wissen, wann Sie das Limit erreicht haben? Wie spät darf eine Lieferleistung sein, bevor die ganze Projekt-Frist gefährdet ist?

Die Methode des kritischen Pfads (CPM) basiert auf der Idee begrenzter Ressourcen oder Einschränkungen. Mit anderen Worten, jedes Projekt beinhaltet Kernaufgaben, die entscheidend dafür sind, dass das Projekt erfolgreich sein wird.

Workamajig gibt ein gutes Beispiel hierfür, in Form einer Omelett-Herstellung. Es gibt drei wesentliche Schritte, um ein Omelett herzustellen:

  1. Die Eier verquirlen.
  2. Die Bratpfanne erhitzen.
  3. Die Eier in der Pfanne braten.

Es gibt noch andere nicht genannte Schritte, um ein leckeres Omelette zu machen, wie z.B. das Würzen der Eier, Ölzugabe in die Pfanne, und das Hinzufügen gewünschter Zutaten. Diese Schritte sind jedoch nur eine Ergänzung der oben genannten drei Kernschritte. Wenn Sie einen dieser drei Kernschritte auslassen, werden Sie überhaupt kein Omelette haben.

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Quelle: Workamajig

Diese Methode ist wichtig, wenn Ihre Projektmanagement-Zeitleiste hinter den Zeitplan fällt. Wenn bestimmt wird, welche Aufgaben nicht so wichtig und welche absolut notwendig sind, dann bleibt Ihr Team konzentriert auf die richtigen Ziele und das Projekt bewegt sich in die richtige Richtung.

4. Abhängigkeiten, Abhängigkeiten, Abhängigkeiten

Mit einigen Aufgaben kann man überhaupt erst beginnen, wenn eine andere Aufgabe erledigt ist. Wie, um alles in der Welt, kann man so etwas in einer Zeitleiste darstellen? Mit Hilfe von Abhängigkeiten!

Abhängigkeiten geben die Beziehung zwischen Aufgaben wieder. Zurück zum Omelett-Beispiel: Man kann die Eier nicht braten, bevor die Pfanne erhitzt ist. Jede dieser Aufgaben ist abhängig von einer anderen und das Ziel wird nur erreicht, wenn die Aufgaben in der vorgegebenen Reihenfolge ausgeführt werden.

In Wrikes Projektmanagement Zeitleisten-Tool können Sie vier Arten von Abhängigkeiten erstellen:

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Mit Wrikes Gantt-Diagrammen kann man diese Abhängigkeiten erstellen und sie an ein bestimmtes Projekt binden. Wenn Sie etwas daran ändern, ändert sich alles andere entsprechend — so dass die Gesamtzeit für die Erledigung korrekt widergespiegelt wird.

Wenn Abhängigkeiten in der Zeitleiste dargestellt sind, wird den anderen Teams und Stakeholdern klar, warum bestimmte Aufgaben zuerst abgeschlossen werden müssen, damit Sie wirkungsvoll Prioritäten festlegen können.

Sind Sie bereit, Ihre Zeitleiste für Projektmanagement zu verwenden?

Herzlichen Glückwunsch! Sie sind jetzt bereit, Ihren Zeitplan zu erstellen und sanft durch Ihr Projekt zu segeln. Machen Sie das Beste aus Ihrer Zeitleiste, indem Sie:

  1. Sie immer auf dem neuesten Stand halten
  2. Direkt in der Zeitleiste kommunizieren, um Verantwortlichkeit aufrecht zu erhalten
  3. Den kritischen Pfad finden, falls Abgabefristen ins Hintertreffen geraten
  4. Abhängigkeiten benutzen, um die Arbeit zu priorisieren

Durch die Beachtung dieser einfachen Best Practices können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Zeitleiste weise einsetzen.

Weiterer Lesestoff über die Nutzung der Zeitleiste im Projektmanagement

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