Problemlösende Tools für produktivere Teams

Sie geben stets Ihr Bestes, um Ihr Team (und Ihre Projekte) auf Kurs zu halten. Aber seien wir ehrlich: Das fühlt sich oft an wie ein Rennen im Hamsterrad.

Wichtige Nachrichten kommen nicht an, Informationen gehen unter und Projekte werden nur mit Mühe in letzter Minute fertig... oder sogar erst nach der Deadline.

Sie wissen, dass es so nicht weitergehen kann und suchen nach den richtigen Mitteln, um die Effizienz Ihres Teams zu steigern und die Stresswelle zum Ende des Projektes zu vermeiden.

Hier werden Sie fündig! Wir haben eine Liste problemlösender Tools für Sie zusammengestellt, die einige typische Hindernisse bei der Teamarbeit aus dem Weg räumen soll und die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigert.

Das Problem: Sie haben Aufgaben-Abhängigkeiten nicht im Blick

Sie gehen eigentlich davon aus, dass Ihr Projektablauf effizient und gut koordiniert ist, aber trotzdem scheinen die Dinge ständig aus dem Ruder zu laufen.

In diesem Fall sollten Sie sich fragen, ob Sie beim Planen Ihrer Projekte auch die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben berücksichtigen. Ist Ihnen bewusst, wie sich die Verzögerung einer Aufgabe auf das restliche Projekt auswirkt?

Wenn keine absolute Klarheit darüber herrscht, wie die zahlreichen Puzzleteile Ihres Projekts ineinandergreifen, werden Sie garantiert viel Zeit damit verschwenden, fehlenden Details nach zu recherchieren und die Zeitleisten zu korrigieren – was letztendlich zum Fehlschlag des Projekts führen kann.

Laut der PMI-Umfrage „Pulse of the Profession“ 2017 waren Aufgaben-Abhängigkeiten bei 11% der Organisationen die Hauptursache für fehlgeschlagene Projekte in den letzten 12 Monaten.

Das richtige Tool: Gantt-Diagramme

Ein Gantt-Diagramm macht schon in der Planungsphase Ihres Projekts die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben deutlich. Auf diese Weise können Sie sie von vornherein einbeziehen, statt später darüber zu stolpern.

Gantt-Diagramme helfen Ihnen auch bei der Visualisierung des kritischen Pfades. Dies ist von Vorteil, da Sie so die längste Kette voneinander abhängiger Aktivitäten identifizieren können.

Wenn entlang des kritischen Pfades eine Verzögerung eintritt, bringt dies Ihr gesamtes Projekt vom Kurs ab. Mit den richtigen Informationen verstehen Sie zum einen, welche Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben bestehen und zum anderen, welche Aufgaben ein wenig mehr zeitlichen Spielraum bieten (ohne das gesamte Projekt zu verzögern).

Gantt-Diagramme unterstützen aber nicht nur das proaktive Einplanen von Abhängigkeiten, sondern lösen auch mehrere andere Projektprobleme, wie zum Beispiel die Koordination von Übergaben und die Visualisierung des gesamten Projektablaufs.

Das Problem: Irgendwie ist alles eine Priorität

Ihr Team jongliert mit vielen Anforderungen. Oft scheint es, als müssten Sie Dutzende von Bällen gleichzeitig in der Luft halten – mit verbundenen Augen und gefesselten Händen.

Irgendwie ist alles eine Priorität, und dieses Gefühl lähmt eher, als dass es motiviert. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, und verschwenden kostbare Zeit und Energie damit, unter all den dringenden Anforderungen die wirklich Dringendsten zu identifizieren.

Das richtige Tool: Eisenhower-Matrix

Wenn Sie nach problemlösenden Methoden und Tools suchen, kann eine Eisenhower-Matrix Ihnen helfen unter den anstehenden Aufgaben schnell die Dringendsten und wichtigsten zu identifizieren.

Es geht ganz einfach: Zeichnen Sie ein Quadrat und teilen Sie es in Viertel. Tragen Sie am linken Rand die Kriterien „Wichtig“ und „Nicht wichtig“ ein, am oberen Rand die Kriterien „Dringend“ und „Nicht dringend“. Das Ergebnis sollte etwa so aussehen:

Problemlösende Tools für produktivere Teams

Jetzt können Sie Ihre Aufgaben in die Quadranten einordnen. Ist Ihr nächster Blog-Artikel wichtig, aber nicht dringend? Setzen Sie ihn in den entsprechenden Quadranten. Sind die Webinar-Grafiken dringend und wichtig? Dann gehören Sie in diesen Quadranten.

Nach dem Sortieren Ihrer Aufgaben können Sie entscheiden, was Sie als Erstes in Angriff nehmen sollten, was sich delegieren lässt und was erst einmal hinten angestellt werden kann.

  • Wichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten in Ihrer Prioritätenliste ganz oben stehen. 
  • Nichtig wichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten an zweiter Stelle stehen oder delegiert werden. 
  • Wichtig und nicht dringend: Planen Sie in Ihrem Terminkalender Zeit für diese Aufgaben ein, wenn Ihr Team nicht mehr so sehr unter Druck steht.
  • Nicht wichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben können Sie vorerst auf "on hold" setzen.

Sie können Ihre Matrix auf ein Blatt Papier zeichnen oder sogar direkt in Wrike erstellen — was immer für Sie am besten funktioniert. Auf jeden Fall sortieren Sie so in wenigen Minuten Ihr Aufgaben-Wirrwarr und finden den richtigen Start. Ein Beweis, dass die einfachsten problemlösenden Tools manchmal tatsächlich die besten sind.

Das Problem: Sie wissen, dass Ihr Team seine Zeit nicht effektiv einsetzt

Die Zahlen sind besorgniserregend: Eine Arbeitskraft verbringt durchschnittlich nur 3 Stunden pro Tag mit wirklich produktiver Arbeit.

Nicht ideal! Warum widmen wir nur einen so kleinen Teil unseres Arbeitstags tatsächlich der Arbeit? Wo bleibt die restliche Zeit? Und wie können wir unsere Zeit im Team besser nutzen?

Diese Fragen lassen sich nur beantworten, wenn Sie und Ihr Team einen genauen Blick auf Ihre Arbeitszeit werfen.

Das richtige Tool: Zeiterfassung

Bei der Suche nach den richtigen Tools für Ihre Teamprobleme darf ein Time-Tracker auf der Liste nicht fehlen. Dieses Analysewerkzeug hilft Ihnen, etwaige Ablenkungen zu identifizieren, die Aufgaben zu ermitteln, die länger dauern als eigentlich nötig und die Arbeitsstunden Ihres Teams insgesamt effektiver einzusetzen.

Dabei sollten Sie allerdings vermeiden, die Zeit jedes einzelnen Mitarbeiters penibel zu prüfen und ständig Kritik zu üben. Besser ist es, wenn Ihre Teammitglieder ihre Zeit selbst erfassen und Sie dann etwaige Trends und potenzielle Verbesserungen in der Gruppe durchsprechen. Dies hilft allen Beteiligten, bewusster mit ihrer Zeit umzugehen, ohne sich überwacht und gegängelt zu fühlen.

Software für die Zeiterfassung gehört zu den am weitesten verbreiteten Problemlösungs-Tools. Sie haben also eine große Auswahl, darunter zum Beispiel einige unserer Favoriten:

Und der Bonus: Alle lassen sich direkt in Wrike integrieren und sorgen so für ein nahtloses Nutzererlebnis, das Ihre Produktivität noch weiter steigert.

Das Problem: Ihre Meetings sind nicht zielgerichtet und unproduktiv

Meetings sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht wegzudenken, aber oft sabotieren sie ungewollt die Produktivität Ihres Teams. Tatsache ist, dass eine Arbeitskraft in jedem Monat durchschnittlich bis zu 62 Meetings absitzt. Und: 37% dieser Meetings werden als vollkommen unproduktiv bewertet.

Sie werden natürlich Gespräche und Brainstorming-Sitzungen nie ganz vermeiden können. Doch es gibt Tools und Techniken, die Ihnen helfen auch hier für mehr Effizienz zu sorgen.

Denn eins ist klar: Zeit, die in Meetings verbracht wird, ist Zeit, die nicht in die eigentliche Arbeit fließt – es gilt also, sie wertschöpfend zu nutzen.

Das richtige Tool: Gesprächsgliederung

Es ist oft nicht einfach, Meetings auf dem richtigen Kurs zu halten, doch mithilfe einer Gliederung bewahren Sie den Überblick.

Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Gliederung oder Tagesordnung, die Sie dann immer wieder benutzen können, so dass jedes Meeting eine klare Struktur und einen konkreten Aktionsplan hat. Wie diese Vorlage genau aussehen soll, ist Ihnen überlassen. Wichtig sind folgende Punkte:

  • Das Ziel des Meetings
  • Wer am Meeting teilnehmen sollte
  • Die zu besprechenden Themen
  • Wer bei den einzelnen Themen jeweils das Gespräch leitet
  • Die verfügbare Zeit pro Thema

Und weil wir gerade beim Thema „Meetings“ sind: Es empfiehlt sich, alle regelmäßigen Besprechungen im Kalender Ihres Teams zu überprüfen. So gewährleisten Sie, dass Meetings immer einen Wert haben und nicht zu reinen Plauderstündchen verkommen.

Das Problem: Die Kommunikation im Team ist ein wildes Durcheinander

Jeder, der mit Teamarbeit vertraut ist, wird bestätigen können, dass die Kommunikation oft eine der größten Hürden ist. Wichtige Notizen fliegen irgendwo herum, Nachrichten kommen nicht an, Kollegen reden aneinander vorbei und der Projektfortschritt leidet.

In einer Erhebung von 2018 unter 1.000 Vollzeitbeschäftigten in den USA sagten 49% der Befragten, dass sie bei der Arbeit Probleme damit haben, die erforderlichen Unterlagen zu finden. Eine andere Umfrage ergab, dass 86% der Teilnehmer Fehlschläge bei der Arbeit auf mangelnde Kooperation oder schlechte Kommunikation zurückführen.

Kein Zweifel: Teams haben oft ein Kommunikationsproblem. Es ist also Sache der Teamleiter, die richtigen Methoden zu finden, um dieses Problem zu lösen und den teaminternen Informationsaustausch effizienter zu gestalten.

Das richtige Tool: Eine Echtzeit-Kommunikationsplattform

Ihre Kommunikation wird immer ein Glücksspiel bleiben, solange Sie Ihrem Team keinen zentralen Ort für den Informationsaustausch geben.

Ein Tool für die Echtzeit-Kommunikation (Slack ist eines der bekanntesten) bietet Teammitgliedern die Möglichkeit, alles zu besprechen, sei es der neueste Fortschrittsbericht oder eine zwanglose Unterhaltung unter Kollegen, und gleichzeitig Gesprächspunkte zu dokumentieren.

Darüber hinaus können Sie mithilfe einer kollaborativen Arbeitsmanagement-Plattform alle Informationen — von Dokumenten über Überarbeitungen bis zu Kommentaren — an einem zentralen Ort verwalten, so dass sie auffindbar sind und Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Wrike lässt sich direkt mit Slack integrieren. Sie können also nahtlos zwischen den beiden Plattformen wechseln und die gefürchteten Kommunikationsdesaster vermeiden. 

Das Problem: Routineaufgaben kosten zu viel Zeit

Noch etwas, was Ihrem Team mehr Zeit kostet, als Sie vielleicht glauben? Repetitive, routinemäßige Aufgaben. Klar, solche Tätigkeiten sind notwendig – doch die wertvollen Fähigkeiten und die kostbare Zeit Ihrer Mitarbeiter lassen sich anderswo gewinnbringender einsetzen. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team alles erreichen könnte, wenn Sie ihm nur einen Teil dieser mühseligen Fleißarbeit ersparen.

Das richtige Tool: Automatisierung

Das Wort „Automatisierung“ mag Gedanken an Roboter und Fließbänder heraufbeschwören, aber keine Sorge: Ganz so kompliziert oder reglementiert muss der Prozess gar nicht sein, um Wirkung zu zeigen.

Eine Lösung wie Zapier (die sich direkt mit Wrike integrieren lässt) gehört zu unseren Favoriten. Mit Zapier lassen sich ganz einfach wiederholbare Arbeitsabläufe für häufige Aufgaben einrichten. Erstellen Sie zum Beispiel automatisch Wrike-Aufgaben anhand von Zeilen in Google Tabellen oder Kalenderereignisse anhand von Wrike-Aufgaben.

Statt endlose Stunden mit Verwaltungsarbeiten zu verbringen, hat Ihr Team nun mehr Zeit und Energie für wertschöpfende, kreative Tätigkeiten.

Diese problemlösenden Tools steigern die Produktivität Ihres Teams

Natürlich wünschen Sie sich, dass Ihr Team wie eine gut geölte Maschine funktioniert und sein Potenzial optimal entfalten kann. Doch das ist kein Selbstläufer. Als Teamleiter müssen Sie ermitteln, wo Sand im Getriebe steckt, und problemlösende Tools implementieren, die einen reibungslosen Ablauf garantieren.

Gute Tools zur Lösung von Teamproblemen gibt es viele – wir empfehlen Ihnen für den Anfang die folgenden:

  • Gantt-Diagramm
  • Eisenhower-Matrix
  • Zeiterfassung
  • Meeting-Agenda
  • Echtzeit-Kommunikationstool
  • Automatisierung

Mit diesen Tools (und anderen) machen Sie sich und Ihrem Team nicht nur das Leben leichter, Sie punkten auch hinsichtlich Effizienz und Produktivität.

Möchten Sie in weniger Zeit noch mehr erledigen? Testen Sie Wrike kostenlos und erleben Sie Team-Produktivität auf neuem Niveau.

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