Calendrier projet : 4 bonnes pratiques pour utiliser un logiciel

Vous êtes parvenu à faire adopter un nouveau logiciel de gestion de projet à votre équipe (espérons qu'il s'agisse de Wrike) et vous êtes prêt à planifier votre premier projet. Avant de vous mettre à fixer des échéances et assigner des livrables, savez-vous comment vous allez visualiser votre calendrier projet ? Qui sera chargé de s'assurer qu'il est à jour ? Et comment allez-vous partager ce calendrier au sein de votre équipe, ou même au sein de plusieurs équipes ?

Pour tirer le meilleur parti du calendrier projet dans votre logiciel de gestion de projet, il ne suffit pas de vous connecter au logiciel et d'attendre que les choses se fassent. Votre calendrier doit être le centre de contrôle et le pôle de connaissances pour tout ce qui a trait aux livrables et aux dates d'échéance du projet. Sans un processus optimisé pour le suivi du travail, les attentes ne sont pas satisfaites, des blocages freinent la productivité et votre nouveau calendrier devient obsolète.

Voici comment tirer le meilleur parti de votre calendrier projet :

1. Assurez-vous qu'il est toujours actualisé

Vos projets ne se déroulent pas comme prévu. Votre productivité ne doit pas en pâtir. Si le fait de modifier les données des livrables et les dates d'échéance dans votre calendrier projet dès qu'un changement se produit vous prend du temps, c'est peut-être le moment de vous procurer un nouveau logiciel de gestion de projet. Sans parler du fait que l'exactitude et l'organisation de votre calendrier projet sont compromises lorsque vous modifiez les dates manuellement. Et si vous oubliez quelque chose ? Comment communiquer les nouveaux délais à tous vos collègues ?

Votre calendrier doit être interactif, de façon à ce que si les plans changent, le calendrier se modifie pour refléter les nouvelles dates d'échéance. Les diagrammes de Gantt intègrent toutes les modifications automatiquement. Il suffit de déplacer les tâches par glisser-déposer aux dates d'échéance voulues et toutes les modifications sont automatiquement partagées avec votre équipe.

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2. Communiquez constamment

Et non, nous ne nous référons pas aux réunions. Vous devriez d'ailleurs annuler ces réunions-bilan que vous tenez toutes les semaines avec votre équipe. Elles représentent une énorme perte de temps et ne permettent pas de définir les responsabilités pour les étapes suivantes. Mais comment communiquer de manière constante si on supprime les réunions ?

Avec le bon outil de calendrier, les actions à effectuer sont claires dès le début et les points de vigilances (red flag) sont visibles en un coup d’œil. Le calendrier est partagé de façon à ce que tout le monde puisse voir clairement de quoi il est responsable et aucune confusion n'est possible sur ce que fait chacun. Si quelque chose ne va pas, il suffit de @mentionner le propriétaire de la tâche et de vérifier le statut de celle-ci par le biais de l'outil.

Ces réunions ne vous manqueront pas, vous pouvez en être sûr, vous serez certainement considéré comme un héros pour avoir libéré une heure dans l'emploi du temps de votre équipe.

3. Identifiez le chemin critique

Lorsque vous regardez le calendrier projet, il est difficile de savoir exactement comment affectera le retard d'une tâche sur les autres tâches. Même si un petit retard n'a pas d'impact sur l'échéance finale, jusqu'où peut-on aller ? Qu'est-ce qui peut être modifié et comment savez-vous si vous avez atteint la limite ? Un retard de combien de temps est-il acceptable avant que le délai de l'ensemble du projet ne soit affecté ?

La méthode du chemin critique (CPM de son sigle anglais) repose sur l'idée que les ressources sont limitées ou qu'il y a des contraintes à prendre en compte. En d'autres mots, tous les projets comprennent des tâches principales qui sont essentielles pour mener à bien le projet.

Workamajig en donne un bel exemple avec son explication de l'omelette. Il y a trois étapes importantes dans la réalisation d'une omelette :

  1. Battre les œufs.
  2. Chauffer la poêle.
  3. Faire cuire les œufs dans la poêle.

Il y a d'autres étapes pour faire une omelette délicieuse qui ne sont pas mentionnées, telles que saler et poivrer les œufs, huiler la poêle et ajouter les ingrédients souhaités. Ces étapes sont néanmoins des compléments aux trois étapes principales citées ci-dessus. Si vous omettez l'une de ces trois étapes principales, vous ne pourrez pas faire d'omelette.

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Source: Workamajig

Cette méthode est particulièrement adaptée lorsque votre calendrier projet prend du retard. Identifier les tâches secondaires et les prioritaires permet à votre équipe de rester concentrée sur les bons objectifs et maintient votre projet sur la bonne voie.

4. Les dépendances, les dépendances, les dépendances

Certaines tâches ne peuvent même pas êtres réalisées avant qu'une autre tâche soit terminée. Comment est-ce possible de refléter cela dans un calendrier ? En utilisant des dépendances !

Les dépendances spécifient la relation entre les tâches. Pour reprendre l'exemple de l'omelette, vous ne pouvez pas faire cuire les œufs avant d'avoir chauffé la poêle. Chacune de ces tâches est dépendante de l'autre et l'objectif n'est atteint que lorsque celles-ci sont accomplies dans un ordre spécifique.

Dans l'outil calendrier de gestion de projet de Wrike, vous pouvez créer 4 types de dépendances :

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Les diagrammes de Gantt vous permettent de créer ces dépendances et de les lier à un projet spécifique. Lorsque vous en modifiez une, l'autre est également modifiée, ce qui permet de maintenir la durée nécessaire pour les réaliser toutes les deux.

L'utilisation des dépendances est une manière de faire comprendre clairement aux autres équipes et parties prenantes pourquoi certaines tâches doivent être réalisées en premier, ce qui vous permet de hiérarchiser les tâches de façon efficace.

Vous êtes prêt à utiliser votre calendrier dans le cadre de votre gestion de projet

Félicitations ! Vous êtes prêt à créer votre calendrier et à mener votre projet en toute sérénité. Tirez le meilleur parti de votre calendrier en suivant les conseils suivant :

  1. Toujours le tenir à jour
  2. Communiquer directement sur celui-ci pour maintenir la transparence
  3. Trouver le chemin critique si les livrables prennent du retard
  4. Utiliser les dépendances pour hiérarchiser le travail

En suivant ces bonnes pratiques basiques, vous pouvez êtres sûr que vous utiliserez votre calendrier (et votre temps) de façon adéquate.

Pour aller plus loin sur l'utilisation du calendrier dans le cadre de la gestion de projet

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