Verbesserte Einhaltung von Markenrichtlinien

Sie wissen, dass jeder im Unternehmen dafür verantwortlich ist, die Marke Ihres Unternehmens bei verschiedenen Gelegenheiten richtig darzustellen — seien es Meetings, Treffen zum Mittagessen, Konferenzen oder Präsentationen. Denn es ist wirklich wichtig, dass alle an der Herausstellung Ihrer Markenidentität beteiligt sind.

Das heißt aber nicht, dass es nicht gelegentlich zu eher peinlichen Ergebnissen kommt.

Da sieht man Powerpoint-Präsentationen mit irgendwelchen Farben und Schriftarten. Das Logo ist immer wieder verzerrt oder verpixelt auf eine Seite gepresst. Sie sehen Nachrichten, die in Ausdruck und Ton nicht zur Unternehmenskultur passen, die Sie entwickeln wollten.

Ein solche Missachtung Ihrer Markenrichtlinien lässt Sie nachts nicht schlafen. Sie sind mit Ihrer Weisheit am Ende, wie sie alle im Unternehmen dazu bringen können, sich an die Regeln zu halten und Ihrer Markenidentität wirklich gerecht zu werden.

Sie sind nicht allein. Praktisch jeder Marketingverantwortliche auf dieser Welt kennt diesen Kampf zur Genüge. Glücklicherweise gibt es ein paar Strategien, mit denen Sie die Akzeptanz der Markenrichtlinien Ihres Unternehmens verbessern und so sicher sein können, dass Ihr Unternehmen ins beste Licht gesetzt wird — egal von wem, wie und wo.

Was muss in den Markenrichtlinien enthalten sein?

Vielleicht hat sie ja das obige Szenario auf einen Gedanken gebracht. „Wir sollten wahrscheinlich damit anfangen, erst einmal ein paar Markenrichtlinien aufzustellen, die eine Anleitung geben.“

Wenn sie die nicht schon auf Papier gebracht haben, dann wäre das der richtige Anfang. Was sind Markenrichtlinien? Betrachten Sie diese als Ihre Chance, alle diese Regeln und Best Practices für die Darstellung Ihres Unternehmens in der gewünschten Weise zu dokumentieren.

Wir werden hier zwar nicht ins Detail gehen, aber es gibt doch ein paar Dinge, die Ihre Markenrichtlinien unbedingt enthalten sollten:

Richtlinien zur Message

  • Markengeschichte (was hat zur Schaffung der Marke geführt?)
  • Markenpersönlichkeit (zum Beispiel, kann man Ihre Marke eher als Vordenker ansehen oder eher als engen Freund?)
  • Marken-Message oder Leitbild (warum gibt es Ihre Marke?)
  • Markenwerte (was ist Ihrer Marke wichtig?)

Richtlinien zur Optik

  • Einsatz des Logos (inkl. Abmessungen, Platzierung etc.)
  • Farbpalette (welche Farben dürfen verwendet werden?)
  • Schriftstil (welche Schriftarten dürfen verwendet werden?)

Sie können natürlich noch weiter ins Detail gehen und z. B. Briefkopfdesign, zulässige Fotos und Bilder und vieles mehr festlegen. Aber die oben genannten Punkte sind für den Anfang das absolute Minimum.

7 Tipps, wie Sie Kollegen dazu bringen können, Ihre Markenrichtlinien einzusetzen

Sie haben also Ihre Markenrichtlinien zu Papier gebracht. Das ist aber erst die halbe Miete. Jetzt müssen Sie die Kollegen in Ihrem Unternehmen dazu bringen, sie auch einzuhalten.

Was können Sie tun? Wir haben hier sieben verschiedene Tipps für Sie — ab sofort umsetzbar.

1. Liefern Sie den erforderlichen Kontext.

Sie haben sicher bemerkt, dass die kurze Vorlage für Markenrichtlinien auch so etwas wie Markengeschichte und ein Leitbild umfasst. Diese Elemente mögen Ihnen als Formalität erscheinen, sie sind aber tatsächlich wichtige Teile des Puzzles.

Sie bieten nämlich allen im Unternehmen den Kontext, den sie brauchen, um die Richtlinien besser zu verstehen. Damit sind sie allen anderen schon einen Schritt voraus.

Laut einer Studie von Gallup stimmten nur 41 % der befragten Mitarbeiter der Aussage zu „Ich weiß, wofür mein Unternehmen steht und wodurch sich unsere Marke(n) von unseren Mitbewerbern unterscheidet.“

Anstatt also einfach nur eine Liste mit anscheinend beliebigen Regeln zu verteilen, ermöglichen Sie Ihren Kollegen lieber, das „Warum“ hinter diesen Richtlinien zu verstehen. Warum ist die Farbpalette wichtig? Macht es wirklich einen Unterschied, wo das Logo platziert wird?

Erklären Sie es. Schließlich erscheinen solche Anweisungen jemandem, der nicht im Marketing tätig ist, als belanglose Details. Aber die Verbindung zu einem größeren Zweck oder Ziel dient als zusätzliche Motivation, sich tatsächlich an die Regeln zu halten.

2. Drücken Sie sich einfach aus.

Sie können nicht erwarten, dass irgendjemand Ihre Markenrichtlinien einhält, wenn sie unverständlich sind. Wenn Sie also wollen, dass alle im Unternehmen die Richtlinien achten, dürfen sie nicht vor Fachjargon und Marketing-Slang strotzen, sodass nur wenige sie verstehen.

So weiß vielleicht jemand in der Finanzabteilung nicht, was er mit einem Farbcode anfangen soll (dieser ist für ihn einfach nur ein Mischmasch aus Zahlen und Buchstaben). Und in der Personalabteilung weiß man vielleicht nicht sofort, was ein Logo ist und was nicht — was erklärt, dass sie dort immer wieder diese Werbegrafik verwenden.

Deshalb ist es wichtig, dass ein paar Leute von außerhalb Ihrer Abteilung Ihre Markenrichtlinien Korrektur lesen und die Bereiche hervorheben, die unklar oder verwirrend sind. So können Sie sicher sein, dass Ihre Richtlinien auch wirklich einfach zu verstehen sind — nicht nur in Ihrer Abteilung.

3. Machen Sie Ihre Richtlinien leicht zugänglich.

Ihre Richtlinien müssen nicht nur verstanden werden — sie müssen auch gefunden werden. Bewahren Sie also die Liste der Regeln und Erwartungen an einem zentralen Ort auf, der für alle leicht zugänglich ist, damit Ihre Kollegen nicht erst mühsam danach suchen müssen, wenn sie sie brauchen.

Studien von McKinsey haben ergeben, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter 19 % seiner Arbeitswoche damit verbringt, Informationen zu suchen und zu sammeln. Das ist viel Zeit (und wahrscheinlich mehr, als jemand freiwillig damit verbringen will, Ihre Markenrichtlinien zu suchen — da gibt man doch lieber gleich auf).

Bewahren Sie die Richtlinien also so auf, dass jeder sie sofort finden kann. Denken Sie dabei auch an andere Elemente wie Logos, Bilddateien und Vorlagen, die Kollegen brauchen könnten, wenn sie die Richtlinien einhalten wollen.

Unser Vorschlag? Richten Sie einen Bereich in Wrike ein, wo Sie Ihre Richtlinien mit allen dazugehörigen Dateien bequem einstellen und organisieren können.

4. Erstellen Sie verschiedene Vorlagen.

Im vorherigen Tipp haben wir von Vorlagen gesprochen. Sie sind wirklich eine großartige Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass Ihre Markenrichtlinien immer wieder eingehalten werden. Natürlich heißt das erst einmal ein wenig Arbeit für Sie, aber auf lange Sicht werden die Vorlagen alles einfacher machen.

Erstellen Sie einfache Vorlagen für Ressourcen, die häufig im gesamten Unternehmen verwendet werden — zum Beispiel PDF-Seiten, Präsentationsfolien, Posts in sozialen Medien und dergleichen. Damit geben Sie Ihren Kollegen mehr als nur Inspiration für die Markendarstellung. Sie bieten Ihnen schon ein Gerüst für das, was sie erstellen müssen.

Natürlich können diese Vorlagen dann von verschiedenen Mitarbeitern noch auf ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden. Wichtige Elemente wie Farben, Schriftarten, Abstände etc. sind jedoch voreingestellt — die Nutzer brauchen sich darum also überhaupt nicht zu kümmern, weil sie nicht mehr ganz von vorne anfangen müssen.

Vergessen Sie nicht, die Vorlagen zu aktualisieren, wenn Sie etwas an den Richtlinien ändern (mehr dazu gleich!).

5. Geben Sie notfalls einen freundlichen Schubser.

Eine Frage: Wann haben Sie das letzte Mal in Ihr Mitarbeiterhandbuch geschaut?

Ist wohl schon eine Weile her, oder nicht? Sie haben wahrscheinlich seit Ihrer ersten Arbeitswoche im Unternehmen keinen einzigen Blick mehr darauf geworfen.

Ähnlich geht es den meisten Leuten mit Ihren Markenrichtlinien. Sie schauen sie kurz einmal durch, weil sie sich dazu verpflichtet fühlen, und dann vergessen sie sie auch gleich wieder, weil es ja Wichtigeres gibt.

Es ist also Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass niemand Ihre Richtlinien aus den Augen verliert. Wenn Sie also sehen, dass etwas falsch verwendet wird, oder wissen, dass das Quartalsende naht und das Vertriebsteam wieder viele Absatzblätter und andere Unterlagen zusammenstellen wird, melden Sie sich mit einer freundlichen Erinnerung.

Das kann einfach eine höfliche Nachricht im Slack-Channel Ihres Unternehmens sein oder eine kurze E-Mail mit einem Link zu Ihren Richtlinien. Und so könnte das aussehen:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

viele von Ihnen werden gerade eilig Präsentationsfolien, Absatzblätter, Berichte und sonstige Unterlagen für Ihre Abteilung erstellen. Deshalb möchte ich Sie gern an unsere Markenrichtlinien erinnern, auf die Sie [hier] schnell zugreifen können (Link zu den Richtlinien).

Diese Regeln einzuhalten (ist ganz einfach. Versprochen!) sorgt dafür, dass wir unsere Marke bestmöglich präsentieren.

Wenn Sie Fragen zu den Richtlinien haben, wenden Sie sich bitte jederzeit an mich oder einen anderen Kollegen des Marketing-Teams. Wir helfen immer gern!

Beste Grüße

[Ihr Name]

Ganz einfach, nicht wahr? Es geht nur darum, dass Sie nicht meinen, Sie könnten die Richtlinien einmal verteilen und bräuchten dann nur noch zuzusehen, wie alles flutscht. Nein, Sie werden immer wieder nachhaken müssen.

6. Geben Sie bekannt, wenn es Aktualisierungen gibt.

Ihre Markenrichtlinien sind nicht in Stein gemeißelt, dass heißt, Sie werden immer wieder mal Änderungen vornehmen.

Ob es nur eine kleine Änderung bei der Platzierung des Logos ist oder eine umfassende Änderung wie eine ganze Neugestaltung der Markenidentität, gehen Sie nie davon aus, dass Ihre Kollegen ein wachsames Auge auf Ihre Markenrichtlinien haben und von selbst Änderungen bemerken werden.

Nein, Sie müssen proaktiv darauf hinweisen, wenn Änderungen vorgenommen werden, und genau sagen, was geändert wurde und warum. Dies kann wieder durch eine schnelle E-Mail oder SMS geschehen, die etwa wie folgt aussehen könnte:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich möchte Sie darauf aufmerksam machen, dass wir die [Markenrichtlinien] (Link dazu) aktualisiert haben, weil wir eine neue Farbpalette für das Unternehmen entwickelt haben.

Die Änderungen stehen auf Seite 8 und sind gelb markiert, damit Sie diese leicht finden können. Alle Vorlagen und dazugehörigen Ressourcen wurden entsprechend angepasst.

Beste Grüße

[Ihr Name]

Haben Sie die Zeile zu den ebenfalls geänderten Vorlagen bemerkt? Sie ist wichtig! Sorgen Sie dafür, dass sie als Teil des Prozesses mit einbezogen werden, sodass alles, was zusammen mit Ihren Markenrichtlinien gespeichert wird, immer aktuell ist.

7. Richten Sie einen Prüfungs- und Freigabeprozess ein.

Wie können Sie sicherstellen, dass alles, was Ihr Unternehmen verlässt, Ihren Markenrichtlinien entspricht? Durch die Anforderung, dass all das mit Ihrem Freigabestempel versehen sein muss.

Schaffen Sie einen Freigabe-Arbeitsablauf (ganz einfach in Wrike!), der festlegt, dass Ihre Abteilung alle Elemente wie Präsentationsfolien, Flyer, Briefpapier etc. abzeichnen muss, ehe sie als fertig und einsatzbereit gekennzeichnet werden.

Das klingt schon wieder nach extra Arbeit für Sie? Seien Sie versichert, dass dies nicht übermäßig kompliziert sein muss. Schon ein kurzer Blick kann genügen, hervorstechende Probleme festzustellen, die sich negativ auf die Markenidentität auswirken könnten.

Noch einfacher wird es, wenn Sie Wrike Proof dazu verwenden. Es zentralisiert Ihre Kommentare, Sie können visuelles Feedback geben (auch auf Bildern!), und es hilft Ihnen, den gesamten Prozess zu verkürzen und zu straffen.

Ihre Markenrichtlinien sind keine Empfehlungen sondern Regeln

Eine Marke zu entwerfen ist harte Arbeit und wenn die Kollegen in Ihrem Unternehmens sie nicht korrekt darstellen, kann Sie dies leicht bis in Ihre Träume verfolgen.

Die gute Nachricht ist, dass es verschiedene zuverlässige Strategien gibt, wie Sie alle dazu bringen können, die Regeln einzuhalten und Ihre Markenidentität wie beabsichtigt darzustellen. Dazu gehören:

  • Den erforderlichen Kontext liefern
  • Kein Fachjargon, allgemein verständliche Ausdrucksweise
  • Markenrichtlinien müssen leicht zu finden sein
  • Vorlagen für alle bereitstellen
  • Gelegentlich an Ihre Markenrichtlinien erinnern
  • Auf Aktualisierungen und Änderungen hinweisen
  • Einen Prüfungs- und Freigabeprozess einrichten

Wenn Sie all das tun, können Sie sicher sein, dass Ihre Marke einheitlich und positiv nach außen dargestellt wird. Auf Wiedersehen verpixelte Logos und wackelige Schriften, willkommen Markenkonsistenz.

Sie brauchen einen zentralen und leicht zugänglichen Ort zur Aufbewahrung Ihrer Markenrichtlinien und der dazugehörigen Ressourcen? Starten Sie Ihre kostenlose Demo-Version von Wrike noch heute.

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