„Der Hauptfeind der Kreativität ist praktische Vernunft.“ —Pablo Picasso

Wir wollen nicht respektlos erscheinen, aber wir stimmen Pablo Picasso nicht zu.

Während viele kreativen Teams durchdachte Prozesse als Hindernis auf dem Weg zur Kreativität betrachten, kann die Verwaltung vieler gleichzeitiger kreativer Projekte sehr schnell chaotisch werden. Ineffiziente Arbeitsabläufe führen zu Terminüberschreitungen, Verwirrung und Redundanzen.

Und diese Probleme sind es, die Ihr Team letztlich daran hindern, tatsächlich kreativ zu sein. Etwa 25% der Kreativen verbringen weniger als zwei Stunden am Tag damit, wirklich kreative Arbeit zu leisten— das hat eine iStock Umfrage aus dem Jahr 2013 ergeben, für die 400 Kreative in den USA und Großbritannien befragt wurden.

Für wachsende, leistungsstarke Kreativ-Teams mit zyklischer Arbeit, ist es hilfreich, für den Kreativ-Prozess einen Kniff aus der Schallplattenindustrie zu nutzen.

Vinyl-Schallplatten haben verschiedene Rillen, die durch einen Tonabnehmer Schwingungen erzeugen und letztlich Musik machen. Statt manuell Rillen in jede einzelnen Schallplatte zu schneiden, stellen Produktionsfirmen zunächst einen sogenannten „Stempel“ her. Stempel dienen als Pressformen für bestimmte Alben oder Songs, sodass schnell Tausende von Schallplatten hergestellt werden können, wie mit einem Waffeleisen.

Stellen Sie sich diese Stempel nun als Ihren Kreativ-Prozess vor und die Schallplatten als einzelne Projekte. Anstatt für jede neue Webseite oder E-Mail-Kampagne „neue Rillen zu schneiden“, haben Sie für die Herstellung jedes dieser Assets einen definierten Prozess.

Mit anderen Worten: Wenn Sie einen soliden Kreativ-Prozess haben, dann können Sie mehr Projekte effizienter fertigstellen als wenn Sie jedes Mal von vorne anfangen müssten. Schauen wir uns einmal an, wie man Arbeitsprozesse zusammenstellen kann, durch die Kreativität und praktische Vernunft miteinander in Einklang gebracht werden können.

Das Wichtigste zuerst: Den Kreativ-Prozess dokumentieren

Eine Studie aus 2017, die 375 Leiter von hausinternen Kreativabteilungen befragte, stellte fest, dass die meisten Arbeitsabläufe nicht vollständig dokumentiert werden. Tatsächlich gaben weniger als die Hälfte der Befragten an, dass ihre Arbeitsablauf-Prozesse vollständig dokumentiert werden.

Bevor Sie Ihre Prozesse verfeinern oder neue einsetzen, müssen Sie die aktuellen Arbeitsabläufe Ihres Teams genau verstehen und erkennen, was nicht richtig funktioniert. Auch wenn Sie denken, dass Ihr Team gar keine Prozesse hat, denn ein Prozessmangel ist im Wesentlichen schon ein eigener (ungeordneter) Prozess.

Es gibt zwei wirkungsvolle Möglichkeiten, die vorhandenen Prozesse zu dokumentieren:

1) Input/Action/Output-Chart: Dieses Verfahren funktioniert für Teams, die wenige Prozesse haben, die eher liner ablaufen und nicht sehr komplex sind. Es wird Ihnen helfen, die Aktivitäten Ihres Teams besser zu verstehen, wie jede Aufgabe mit der nächsten verlinkt ist und wer an jedem Schritt beteiligt ist. Nachfolgend ein Beispiel für ein teilweise ausgefülltes Input/Action/Output-Chart:

 

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2) Process Mapping: Für Teams mit einem höheren Volumen an komplexen Projekten reicht es nicht, die einzelnen Schritte innerhalb eines Prozesses zu verstehen oder wer dafür verantwortlich ist. Sie müssen diese Projekte auch priorisieren und dabei mit anderen Teams und deren Interessen koordinieren.

Process Mapping ist eine fortschrittliche Technik, die helfen kann. Die Teams beginnen mit einer Bestandsaufnahme ihrer aktuellen Projekte und Leistungen. Als Nächstes werden diese Elemente je nach Wirkungskraft priorisiert. Nun können Prozesse umrissen werden, indem ihre Trigger (Ausgangspunkte) und Leistungen (Endpunkte) identifiziert werden. Dann werden konkrete Schritte aufgelistet, um die Punkte zwischen diesen Triggern und den zu erbringenden Leistungen zu verbinden.

  • Aktuelle Prozesse, Projekte und Leistungen auflisten
  • Priorisieren Sie Aktivitäten nach ihrer Auswirkung
  • Auslöser (Anfangspunkte) und Leistungen (Endpunkte) identifizieren
  • Schritte aufführen, die erforderlich sind, um vom Auslöser zur Leistung zu gelangen

Dieser Ablauf hilft Ihnen, zu visualisieren, wie Informationen in Ihrem Team und Unternehmen weitergegeben werden. Er zeigt Hindernisse und Ineffizienzen auf, wie etwa doppelt gemachte Arbeit, schlechte Kommunikation, unwirksame Feedback-Schleifen und vieles mehr.

Weitere Information zur Prozessabbildung finden Sie in diesem hilfreichen Blog-Post.

Profi-Tipp: Sie finden es schwierig, Ihre Prozesse mit einer der oben genannten Techniken zu dokumentieren? Versuchen Sie mal, rückwärts zu arbeiten. Beginnen Sie mit der zu erbringenden Projektleistung, und arbeiten Sie sich rückwärts durch Ihren Prozess, um zu sehen, wie sie dort hingekommen sind.

Nachdem Sie Ihre bestehenden Prozesse dokumentiert haben, überlegen Sie sich, welche Verbesserungen in den folgenden wichtigen Bereichen möglich sind.

Eine Single Source of Truth wählen

Wie kommen Projektanfragen herein? Wo wird diese Information abgelegt? Wo werden die relevanten Dateien gespeichert? Wenn Sie so sind, wie die meisten Kreativ-Teams, dann reichen Ihre Antworten wahrscheinlich von E-Mail über Excel zu Dropbox. Sage und schreibe 80% der Führungskräfte sind sich darüber einig, dass Probleme dadurch entstehen, dass unterschiedliche Systeme und Anwendungen verwendet werden, die nicht „miteinander reden“.

Je mehr Projekte Sie haben, desto schwieriger ist es, Information, Dateien und Versionierungen über diese verschiedenen Plattformen zu verwalten. Aus diesem Grund müssen Sie eine Single Source of Truth für Ihr Team bestimmen, bevor Sie an die Beseitigung vorhandener Hindernisse herangehen können. Das erfordert in der Regel Abschied von E-Mail und Excel zu nehmen und eine Art gemeinsamen Arbeitsbereich zu wählen, in dem alle projektbezogenen Informationen und Dateien gesammelt werden können.

Das Buchungs-Plattform Airbnb erkannte zwar, wie wichtig es ist, eine einzige Quelle der Wahrheit für die Arbeit zu verwenden, aber die Umsetzung mit einer riesigen Tabelle funktionierte nicht.

„Ständig stürzte sie ab“, erinnert sich Hoon Kim, Creative Production Manager bei Airbnb. „Das führte dazu, dass sich die Leute Kopien der Datei erstellten, um mit ihrer eigenen kleinen Datenwelt zurecht zu kommen, die aber schnell veraltet waren, da sie nicht mit der ursprünglichen Datei in Verbindung standen. Es gab massive Verwirrungen.”

Mit Wrike konnte Airbnb sowohl seine Produktionsteams als auch die Prozesse in ein einziges System bringen. Die Projektabwicklung wurde beschleunigt, indem die Zeitverzögerung zwischen Produktionsübergaben beseitigt, die Zusammenarbeit im Team optimiert und mehr Transparenz projektübergreifend ermöglicht wurde.

„Für die Menschen, die sich tagein tagaus damit beschäftigen, ist der Prozess sehr viel einfacher geworden“, sagt Kim.

Profi-Tipp: Die besten Arbeitsmanagement Lösungen tragen auch dazu bei, dass der Informationsfluss durch die Integration mit Tools optimiert wird, die das Team bereits benutzt, wie zum Beispiel Google Mail, Adobe Creative Suite, Box und Slack. Während die Arbeitsmanagement-Lösung dem Team letztlich als Single Source of Truth dient, können Informationen auch über diese bereits bestehenden Tools eingegeben und darauf zugegriffen werden.

Der Übergang von „was“ zu „wie“

Bei einem Prozess geht es immer um die Ausführung. Während Sie dank guter Planung vielleicht wissen, was zu tun ist, ist es jetzt an der Zeit, darüber nachzudenken, wie man es tun kann. Am besten beginnt man damit, dass man einzelne Aufgaben zu „Arbeitsblöcken“ gruppiert, die erledigt werden müssen, um ein Projekt fertigzustellen oder ein Ziel zu erreichen.

Nachdem Wrike als Single Source of Truth festgelegt worden war, passte man bei Airbnb den Workspace des Teams so an, dass ihnen geholfen wurde, sich auf relevante Aufgaben mit hoher Priorität zu konzentrieren, statt auf das gesamte massive Projekt.

“Es erleichtert die Suche nach Informationen ungemein, wenn man eingrenzen kann, wo man sucht und mit wem man dann kommuniziert", sagt Kim. "Eine Liste mit 800 To-Do-Punkten ist viel überschaubarer, wenn man sie in kleinere Portionen aufteilt."

Obwohl in jedem Team die Prozesse aus unterschiedlichen Aufgaben und Teilaufgaben bestehen, gibt es einige Arbeitseinheiten, die in den meisten Kreativ-Prozessen als Schlüsselelemente fungieren:

  • Arbeitseingang/Kreativ-Briefing
  • Bestimmung des Umfangs von Projekten bzw. Leistungen
  • Kreatives Erkunden
  • Prüfung und Freigaben
  • Produktion
  • Berichterstellung

Diese Arbeitsblöcke lassen sich auf der Basis der einzigartigen Struktur Ihres Teams, Ihrer Kunden und den zu erbringenden Leistungen ausbauen. Eine der häufigsten und vorteilhaftesten Möglichkeiten, Prozesse zu strukturieren, ist die Strukturierung nach Projekt-Typ, wie z.B. Video, E-Mail Kampagne oder Web Design. Schauen Sie sich das folgende Beispiel eines Webseiten-Designs an:

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Beachten Sie, dass die Arbeitseinheiten in diesem Prozess von einem bestimmten Arbeitsablauf mit Arbeitsstatus wie „Neu“, „In Arbeit“ oder „Freigegeben“ gekennzeichnet sind. Diese Status so zu definieren, dass sie für Ihr Projekt sinnvoll sind, ist ein wichtiger Bestandteil des Prozesses. Sie helfen, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und geben an, wann es an der Zeit ist, zur nächsten Aufgabe oder zum nächsten „Block“ voranzuschreiten.

Mit Vorlagen und Automatisierung kontinuierlich gewinnbringend arbeiten

Solide Kreativ-Prozesse können sehr ins Detail gehen. Aus diesem Grund sehen fortschrittliche Teams ihre Arbeit weniger als eigenständige Projekte, sondern eher als fortlaufende Reihe sich wiederholender Aufgaben und Arbeitsabläufe.

Prozesse (wie das obige Beispiel eines Webseiten-Designs) als Vorlagen innerhalb der eigenen Arbeitsmanagement-Plattform abzuspeichern, hat den Vorteil, dass man bei jedem neuen Projekt einfach nur die Vorlage duplizieren muss. Statt immer von Null anfangen zu müssen, können wichtige Komponenten wie Abhängigkeiten, Aufgaben-Dauer, Verantwortliche und Berichte einfach kopiert werden.

Durch vorlagenbasierte Prozesse sparen Hochleistungs-Team jede Menge Zeit, sodass Ressourcen für komplexere oder maßgeschneiderte Projekte frei werden. Durch ihren Einsatz wird es auch leichter, Leistungen im Laufe der Zeit zu messen und zu verbessern, sodass wiederholbare Gewinne für Ihr Team gefördert werden.

Eine weitere Möglichkeit, wie hochoperative Teams ihre Prozesse optimieren, ist durch Automatisierung. Dazu gehören die automatische Projekterstellung, wenn ein Kreativ-Briefing übermittelt wird, intelligente Weiterleitung an die richtige Person auf Basis der jeweiligen Projektanforderungen und der Empfang von Benachrichtigungen in Echtzeit.

Um die Kreativ-Produktion über 50 Städte weltweit zu skalieren, hat Kim Hoons Team bei Airbnb die Prozesse so weit wie möglich automatisiert. Projektanforderungen werden in Salesforce erstellt, das mit der Middleware-Plattform Azuqua integriert ist. Nach Eingang einer Anfrage versendet Azuqua eine automatisierte Projektanfrage an Wrike und hängt automatisch die relevanten Informationen und die richtigen Verantwortlichen für die Aufgaben an.

Die Bedeutung von Iterationszyklen

Ein großartiger Prozess ist niemals „abgeschlossen“. Er wird eher kontinuierlich auf der Grundlage von neuen Projekten, Personen und Entdeckungen verfeinert und optimiert.

„Die Notwendigkeit, Prozesse zu wiederholen und zu optimieren geht auf die Bedeutung zurück, für alle Initiativen eine einzige Quelle der Wahrheit zu haben. Nur dann ist es möglich, zurückzuschauen und genau zu analysieren und bestehende Prozesse auf der Grundlage früherer Leistungen zu verbessern“, erklärt Adler Chan, Experte für Geschäftsabläufe und Customer Success Manager bei Wrike

Geben Sie den Takt an

„Kreativität ist Intelligenz, die Spaß hat.“ — Albert Einstein

Zu wissen, wann ein Design fällig ist oder wer ein Drahtmodell als Nächstes prüfen sollte, wirkt sich kaum inspirationshemmend aus. Wenn man allerdings Zeit damit verbringen muss, nach E-Mails für Information zu suchen, mit widersprüchlichen Prioritäten herum zu jonglieren, und sich zu fragen, was als nächstes passiert, dann kann es durchaus sein, dass sich die Inspiration verabschiedet.

Kreativität und Prozesse sind weit davon entfernt, einander auszuschließen. Wie wir von der Plattenindustrie gelernt haben, gibt es eine effiziente, zielgerichtete und intelligente Art und Weise, um Kunst zu produzieren:

  • Benutzen Sie ein Input/Action/Output-Chart oder Process Mapping, um Ihre Kreativ-Prozesse klar zu dokumentieren.
  • Wählen Sie für alle projektbezogenen Informationen eine Single Source of Truth.
  • Unterteilen Sie große, einschüchternde Aufgaben in kleinere Blöcke, die besser verwaltbar sind. 
  • Definieren Sie Arbeitsablauf-Status, mit denen Mitarbeiter und Stakeholder Fortschritte auf einen Blick erfassen können.
  • Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Projekte und Aufgaben, um zu verhindern, dass man Zeit damit verschwendet, das Rad neu zu erfinden.
  • Automatisieren Sie sich wiederholende, alltägliche Aufgaben, wie die Zuweisung von Arbeit oder die Weitergabe von Aktualisierungen per E-Mail.
  • Überprüfen Sie stets Ihre kreativen Prozesse nach Möglichkeiten, sie zu verfeinern und zu optimieren.

Prozesse sind einer von vier wichtigen Bereichen, auf den sich Kreativ-Teams konzentrieren sollten, um eine skalierbare, hohe Produktionsqualität zu erreichen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihr Kreativteam von einer Produktionsabteilung in einen strategischen Partner des gesamten Unternehmens verwandeln, empfehlen wir Ihnen unser kostenloses E-Book Leitfaden zum Aufbau einer erstklassigen internen Kreativ‑Agentur.

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