Airbnb steuert mit Wrike die umfangreiche, weltweite Erstellung seiner "Entdeckungen"

Hoon Kim

Creative Production Manager

Airbnb - eine Buchungs-Plattform, die neue Standards setzt, indem sie Reisenden ermöglicht, wie Einheimische zu leben und zu wohnen. So kommen Reisende zudem in Kontakt mit Menschen, die sich vor Ort auskennen und ihre Kultur und Gemeinschaft teilen wollen. Airbnb ist ein privates Unternehmen, das vor Kurzem mit 31 Milliarden US-Dollar bewertet wurde (TechCrunch, 9. März 2017).

Die Geschichte

Im Herbst 2016 startete Airbnb seinen neuen Dienst "Entdeckungen" - und wollte die kreative Produktion auf 50 Städte in aller Welt ausweiten

"Entdeckungen", eine Erweiterung der Reiseplattform von Airbnb, bietet Reisenden einen einzigartigen Zugang zu Menschen und Aktivitäten direkt vor Ort in von ihnen ausgewählten Städten. Reisende können zum Beispiel Havanas Musikszene gemeinsam mit einem preisgekrönten Sänger erkunden, in Santa Monica mit einem heimischen Surfer Wellen reiten oder die Kultur der Samurai mit einem Schwert-Artisten in Tokio kennenlernen. Airbnb unterstützt diese "Entdeckungen" mit aussagekräftigen Video-Trailern, die den jeweiligen Ausflug präsentieren und den ortsansässigen Anbieter vorstellen.

Nach der ersten Einführung von "Entdeckungen" im September 2016 setzte CEO Brian Chesky das Ziel, bis Ende 2017 das Angebot von 12 auf 50 Städte zu vervierfachen. Der Creative Production Manager, Hoon Kim, wurde damit beauftragt, den Prozess so zu optimieren, dass 4.800 Inhalte - einschließlich Fotos, Videos, digitale Poster und gedruckte Plakate - erstellt und redaktionelle Bearbeitungen vorgenommen werden können.

Ihre damalige Lösung - eine riesige Online-Tabelle - war einfach nicht flexibel genug. Sie war nicht geeignet für die schnell erfolgenden Änderungen und Versionierungen, die gleichzeitig von Hunderten von Nutzern vorgenommen wurden, und konnte die detaillierten Arbeitsabläufe und Übergaben der drei verschiedenen Produktionsteams und Koordinatoren der "Entdeckungen" nicht verwalten.

"Die Tabelle ist ständig abgestürzt. Letztendlich erstellten die Mitarbeiter Duplikate des Dokuments, um sich nur auf ihren eigenen kleinen Datenkosmos zu konzentrieren. Diese Dateien waren jedoch schnell überholt, da sie nicht mehr mit der Originaldatei verknüpft waren. Das führte zu einem riesigen Durcheinander", erklärt Kim. "Uns war bewusst, dass dies nicht die Lösung sein konnte."

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Für die Mitarbeiter, die tagtäglich damit zu tun haben, ist der Prozess viel einfacher geworden.

Hoon Kim

Creative Production Manager

Kim machte sich auf die Suche nach einem umfassenden Projektmanagement-Tool, das als Knotenpunkt für ihr Arbeitsmanagement dienen und Salesforce, Google Drive, Gmail und ihren Digital Asset Manager miteinander verbinden sollte. Das System sollte zudem in der Lage sein, die Erstellung ihrer Inhalte zu verwalten, was den komplexesten Teil der Veröffentlichung neuer "Entdeckungen" ausmachte. Außerdem benötigte Kim ein Tool, das so skalierbar ist, dass es nicht nur das riesige Volumen an zu erstellenden Inhalten verwalten, sondern auch ein schnell wachsendes Team unterstützen konnte.

Kim und sein Team entdeckten Wrike auf der Adobe Max Konferenz. Das Tool erfüllte nicht nur die strengen Sicherheitsstandards von Airbnb, es bot auch genau die einzigartige Kombination aus Funktionen, die sie benötigten: Organisieren & Suchen von Inhalten sowie Teammitgliedern nach Standort; zeitliches Planen & Koordinieren von Produktionen mit ortsansässigen Anbietern sowie den Projektkoordinatoren in San Francisco; Nachverfolgen von Projektdiskussionen, Entscheidungen und Freigaben; Nachverfolgen des Status von kreativen Inhalten innerhalb bestimmter Team-Arbeitsabläufe; und Echtzeit-Einblicke in den Stand der gesamten im System enthaltenen Arbeiten.

Airbnb wählte Wrike aufgrund seiner Skalierbarkeit. "Bevor wir angefangen haben Wrike zu nutzen, hat jeder versucht, in seinem eigenen System zu arbeiten. Das hat so nicht funktioniert", erklärt Kim. "Alle sind in ihrer eigenen Welt geblieben, ohne sich mit anderen auszutauschen. Das hat zu Chaos und Kommunikationsproblemen geführt."

Alles ist in Wrike an einem Ort zusammengeführt. Durch die verschiedenen Funktionen in Wrike konnten wir die Qualität unserer gesamten Inhalte verbessern, sicherstellen, dass sie einheitlich sind, und erkennen, in welchen Bereichen wir effizient arbeiten.

Hoon Kim

Creative Production Manager

Der Erfolg

Mit Wrike konnte Airbnb die Produktion seiner Sparte "Entdeckungen" transformieren und skalieren, die Kapazität und Arbeitsgeschwindigkeit erhöhen und gleichzeitig die Kosten senken

Ein flexibles, verbindendes System: Klare Arbeitsabläufe und vereinfachte Kommunikation

Kim benötigte ein Arbeitsmanagement-Tool, das Produktions-Teams und Prozesse verbinden sollte, damit die Administratoren der "Entdeckungen" sich mit Teammitgliedern in San Francisco, lokalen Produzenten, Fotografen und Kameraleuten in der jeweiligen Zielstadt sowie mit denjenigen, die sich an verschiedenen Airbnb-Standorten auf der ganzen Welt um die digitale Ablage kümmern, abstimmen können. Gleichzeitig musste das Tool eine einfache, benutzerfreundliche Oberfläche haben, die die Projektabgabe beschleunigt.

Zwei Mitglieder des Wrike-Teams, Client Success Manager Matt Williams und Deployment Consultant Regina Cassens, arbeiteten zusammen mit Kim an der Erstellung eines Prozesses, der die umfangreichen, rasend schnellen Produktions- und Freigabe-Arbeitsabläufe unterstützt, auf die das Airbnb-Team angewiesen ist.

"Sobald wir mit der eigentlichen Nutzung von Wrike und seinem vollen Funktionsumfang begonnen haben, wurde dieses eine, umfassende System zunehmend zur Realität. Das Team kann sich auf seinen eigenen Arbeitsstrom konzentrieren und gleichzeitig mit dem größeren Projekt in Verbindung bleiben", sagt Kim.

Wrikes Flexibilität ermöglichte es Kim, den Workspace seines Team so maßzuschneidern, dass es sich ausschließlich auf relevante Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren kann, statt auf das gesamte Großprojekt. "Es erleichtert die Suche nach Informationen ungemein, wenn Sie eingrenzen können, wo Sie suchen und mit wem Sie dann kommunizieren", sagt Kim. "Eine Liste mit 800 To-Do-Punkten ist viel überschaubarer, wenn man sie in kleinere Portionen aufteilt."

Das Projekt "Entdeckungen" stellt die Skalierbarkeit von Wrike unter Beweis

Kims Ziel mit Wrike bestand darin, die Prozesse so zu optimieren, dass seine derzeitigen Teams mehr Projekte ins Boot holen konnten, dafür aber weniger neue Mitarbeiter einstellen brauchten. Er wollte die Projekt-Lieferzeit verkürzen durch das Ausmerzen von Verzögerungen bei Übergaben, die Optimierung der Zusammenarbeit im Team und eine größere projektübergreifende Transparenz. "Wir benötigen kein so großes Team, um die Arbeit zu erledigen", sagt Kim. "Für die Mitarbeiter, die tagtäglich damit zu tun haben, ist der Prozess viel einfacher geworden."

Mit Wrike können die funktionsübergreifenden Teams der "Entdeckungen" viel schneller zusammenarbeiten. "Diese Teams arbeiteten in ihren eigenen Welten und versuchten, ihre Arbeit alleine zu erledigen. Seit wir Wrike haben, können sie sich auf andere Teammitglieder stützen. Sie können sie @erwähnen und ganz schnell Antworten auf ihre Fragen erhalten."

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Den Projektstand im Blick behalten und Arbeitsinformationen an einem Ort bündeln

Alle Teams nutzen Dashboards und Reports, um Projektstatus nachzuverfolgen und Teammitglieder über Übergaben zu informieren. "Dashboards und die Reporting-Funktion haben vielen der unaufhörlichen "Wie ist der Status"-E-Mails und -Meetings ein Ende bereitet. Um den Projektstand zu erfahren, brauchen die Mitarbeiter jetzt einfach nur einen Blick auf ihr Dashboard zu werfen, und können somit ihre Zeit effizienter einsetzen."

"Der größte Vorteil von Wrike besteht darin, dass überflüssige Kommunikation vermieden wird", fügt Kim hinzu. "Während wir früher viel Zeit mit der Suche nach Informationen verbracht haben, sind die Mitarbeiter mit Wrike viel unabhängiger und finden die gesuchten Informationen ganz alleine. Dies spart uns viel Zeit."

"Einer der größten Vorteile von Wrike besteht darin, dass es so viele Möglichkeiten gibt, wie Projekte und Aufgaben analysiert werden können", sagt Kim. "Wir können uns Daten auf agile Weise ansehen und so iterativer vorgehen. Wenn wir also einen Prozess verändern, dann ist keine riesige Generalüberholung vonnöten, es ist einfach eine kleine Optimierung."

Hoon Kim

Creative Production Manager

Die Superkräfte

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Professionelle Implementierung

Kim und Regina Cassens vom Professional Services Team in Wrike arbeiteten zusammen an der Festlegung benutzerdefinierter Arbeitsabläufe. "Wir erkannten die Leistungsfähigkeit von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen kombiniert mit der zusätzlichen Funktionalität von Dashboards, die wiederum auf diesen benutzerdefinierten Status basieren. Außerdem konnten wir auf Grundlage dieser Status verschiedene Reports erstellen", sagt Kim. "Das Verständnis des Arbeitsablaufs half ungemein bei der Optimierung unseres Standardprozesses."

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Automatische Projekterstellung mit Wrikes API & benutzerdefinierten Feldern

Kims Team arbeitete mit Wrikes Implementierungs-Team daran, Wrikes API so zu nutzen, dass "Entdeckungen" automatisch von Salesforce auf Wrike synchronisiert werden. Er wollte den Prozess beschleunigen, indem manuelle Dateneinträge und die Möglichkeit menschlicher Fehler beseitigt werden.

Das API wurde auch dafür verwendet, Inhalte in Wrikes Aufgabenbeschreibungen hochzuladen und auf lokale Märkte basierende Muster für Aufgabenzuweisungen zu erstellen. "Wir konnten die Aufgaben dahingehend gliedern, wohin der Ausflug geht, um was für einen Ausflug es sich handelt usw.", sagt Kim.

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Transparenz für strategische Entscheidungen

Wrike ermöglicht Kims Teams eine Transparenz, die mit ihrer vorherigen Lösung undenkbar gewesen wäre, und bietet die Möglichkeit, Ansichten zu filtern und eine Vielzahl von Echtzeit-Reports zu teilen. "Unser Führungsteam kann jetzt allgemeine Informationen und den Status eines oder mehrerer Märkte ansehen, um den Arbeitsumfang und Engpässe zu verstehen. Früher mussten für diesen Prozess die Mitarbeiter eigenhändig per E-Mail angeschrieben werden", sagt Kim. "Wir mussten ein Verzeichnis öffnen und nachzählen, wie viele Projekte wir erledigt hatten. Jetzt können wir einfach in unserem Dashboard nachschauen, welche "Entdeckungen" fertiggestellt sind."

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Die Produktion bei gleichbleibender Qualität steigern

Das verantwortliche Management-Team von Airbnb kann jetzt die Produktionsprozesse überwachen, um regionübergreifend Verzögerungen und Unstimmigkeiten zu erkennen. "Durch diesen hohen Grad der Sichtbarkeit und Transparenz auf allen Ebenen können wir bessere Entscheidungen treffen. Wir können sagen, dass etwas zu lange dauert oder zu viele Freigabe-Prozesse in Bearbeitung sind und wir effizienter vorgehen müssen, sowie die allgemeine Qualität im Auge behalten", sagt Kim.

Durch die kontinuierliche Überprüfung von Projekten können sie auch mögliche Prozessverbesserungen identifizieren, die weder die Qualität noch die Zeitpläne beeinträchtigen werden. "Eines der größten Highlights dieser verbesserten Transparenz ist die Tatsache, dass wir Effizienzen analysieren und bei gleichbleibender Qualität Zeit und Kosten sparen können", erklärt Kim. Mit Wrike hat sich die Qualität verbessert, die Kosten sind gesunken und die Prozesse wurden optimiert.

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Schnellere Prüfung und Freigabe von Inhalten

Bei den früheren Prozessen war die Freigabe von Inhalten ein Engpass, mit Wrike verläuft der Freigabe-Arbeitsablauf jedoch schnell und einfach. "Eine der tollen zusätzlichen Funktionen, die wir bei Wrike entdeckt haben, war das Freigabe-Tool", sagt Kim.

Wrike ermöglicht es dem Team, unabhängig vom Produktions-Status geeignete Freigabe-Status festzulegen. "Wir können Verzögerungen zwischen der Zuweisung eines Prüfers und der Freigabe des Projekts erkennen, und ob der Freigabe-Prozess abgeschlossen ist oder ob er noch aussteht", sagt Kim. "Wir wissen genau, um welche Aufgaben und Projekte es sich handelt, wissen wo die Dateien zu finden sind, wo die Dateien abgelegt werden müssen und können dann alles in einem einzigen System prüfen und freigeben lassen."

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Mehr Team-Agilität

Das Team der "Entdeckungen" bewertet sich ausweitende Prozesse immer wieder neu und kann Prozesse regelmäßig iterieren und weiterentwickeln. Kim hat herausgefunden, dass Wrike genau zu ihrem Prozess passt und die jederzeitige Anpassung von Elementen wie Berechtigungen, Vorlagen, benutzerdefinierten Feldern und Automatisierungen erleichtert.

"Einer der größten Vorteile von Wrike besteht darin, dass es so viele Möglichkeiten gibt, wie Projekte und Aufgaben analysiert werden können", sagt Kim. "Wir können uns Daten auf agile Weise ansehen und so iterativer vorgehen. Wenn wir also einen Prozess verändern, dann ist keine riesige Generalüberholung vonnöten, es ist einfach eine kleine Optimierung."

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