3 Funktionen der besten Teamkalender

 

Kalender helfen Menschen schon seit Urzeiten, ihre Aufgaben zu koordinieren und erfolgreich zusammenzuarbeiten, sei es bei der Ernte oder beim Bau einer Pyramide. Doch die Arbeitswelt wurde schon damals immer komplizierter, weshalb die einfachsten Kalender bald nicht mehr ausreichten.

Der gregorianische Kalender, mit dem die meisten von uns heute vertraut sind, entstand Ende des 16. Jahrhunderts. Davor verließ man sich in Europa vorwiegend auf den julianischen Kalender, der allerdings jedes Jahr ein wenig mehr vom jüdischen Kalender und den astronomischen Jahreszeiten abwich und zu Verwirrung führte. Der gregorianische Kalender löste dieses Problem und wurde schnell in weiten Teilen der Welt übernommen, außer im Britischen Weltreich. Das ging eine Weile gut, bis die Briten nach einem Wechseljahr 11 Tage hinter allen anderen Ländern hinterherhinkten. Dies erklärt auch, warum in den USA der Geburtstag des legendären Präsidenten George Washington („President's Day“) am 22. Februar gefeiert wird, obwohl Washington nach damaliger Zeitrechnung am 11. Februar 1731 geboren wurde.

Erkennen Sie ein Problem?

Gegen zwei Geburtstage im Jahr wäre ja nichts einzuwenden – aber stellen Sie sich eine Geschäftswelt vor, in der wir mit unterschiedlichen Kalendern arbeiten. Ein Albtraum. 43 % aller Teams sind heute an verteilten Standorten tätig, oft in verschiedenen Zeitzonen, aber dennoch erwarten wir von ihnen, dass sie ihre Arbeit koordinieren, optimal zusammenarbeiten und effektiv kommunizieren. Ohne die richtigen Kalender-Funktionen zur Verwaltung ihrer diversen Projekte ist das kaum möglich.

Wie unsere Studie zu Stress am Arbeitsplatz zeigt, ist schlechte Kommunikation der größte Stressfaktor, obwohl 98% der Manager bis zu 87% ihrer Arbeitszeit allein für die Kommunikation aufwenden.

Unsere Teams brauchen Hilfsmittel, die mehr können als nur Deadlines festzuhalten. Sie brauchen Hilfe bei der Projektverwaltung und der Zusammenarbeit. Genau das bietet ein gutes Teamkalender-Tool – doch es ist oft nicht einfach, das richtige Tool zu finden und das optimale Gleichgewicht zwischen Effizienz einerseits und Datenfülle andererseits zu schaffen. Wir zeigen Ihnen, welche drei Funktionen der richtige Teamkalender bieten sollte.

Drei Funktionen der besten Teamkalender

Mehrere Teamkalender erstellen, farblich differenzieren und überlagern

Wer je versucht hat, die Aufgaben und Deadlines seines Teams in einem Kalender übersichtlich darzustellen, kann eins bestätigen: Das Ergebnis ist oft ein optisches und administratives Durcheinander! Die fortlaufende Aktualisierung und Bereinigung eines Teamkalenders ist mit viel Aufwand verbunden, und deshalb stoßen Tools wie Excel oder Google Calendar für solche Zwecke oft an ihre Grenzen.

Stellen Sie sich zum Beispiel den überlaufenden Kalender für ein Content-Marketing-Team vor. Die Aufgaben reichen von E-Books und Blogbeiträgen über Fallstudien und E-Mails bis hin zu Promotions, Webinaren und mehr – wenn der Kalender aber nur eine Reihe von Deadlines zeigt, lassen sich Abhängigkeiten und Überschneidungen kaum im Blick behalten und steuern. Einerseits ist es natürlich wichtig, all diese Aufgaben zentral zu verzeichnen, um einen Überblick über die Arbeitsauslastung zu haben, aber andererseits erfordert jede Art von Content einen ganz eigenen Ansatz. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie alles individuell optimieren und planen können.

Reicht es nicht, einfach eine lange To-Do-Liste zu führen, ohne den Kalender für jede Art von Content zu optimieren? Tatsache ist, dass Content Marketing drei Mal mehr Leads generiert und 62 % weniger kostet als Outbound-Marketing, aber nur 9 % aller Marketers über einen systematischen Content-Management-Prozess von der Produktion bis zur Distribution verfügen. Es gibt also viele potenzielle Kunden (und Einnahmen), die zurückgelassen werden. Wie können Sie angesichts dieser Fakten Ihren ROI maximieren?

Ein Beispiel: Unser Content-Marketing-Team bei Wrike arbeitet mit Wrike Calendars. Statt alle Assets in einem großen Kalender zu erfassen, erstellt das Team für jede Art von Content individuelle Kalender, die dann farblich differenziert und überlagert werden, um eine kombinierte Ansicht der Deadlines und Abhängigkeiten zu erhalten. Das Team kann alle seine Kalender überlagert anzeigen, nach Bedarf kombinieren oder einzeln aufrufen.

Bei so vielen verschiedenen Projekten und Assets ist es durch die Überlagerung von Kalendern leicht, Terminkonflikte zu erkennen. Sie können die Kalender-Anzeigen aber auch nach Status, Kanal, Zielgruppe usw. filtern. Dies hilft bei der Aufteilung der Arbeit, so dass unser Team sowohl den großen Überblick behält als auch Einzelaufgaben bis ins kleinste Detail anzeigen kann – in Echtzeit, ganz nach Bedarf.

Die Abstimmung beschränkt sich aber nicht nur auf Aufgaben und Deadlines. Sie können andere wichtige Kalender überlagern, wie z. B. Urlaubspläne, um sicherzustellen, dass bei Abwesenheiten nichts ins Stocken gerät. Die Möglichkeit, einzelne Kalender hinzuzufügen oder zu entfernen, hilft Ihrem Team bei der Optimierung seiner Strategie. Sie können auf Wunsch alles anzeigen, was Ihr Team tut, oder die Ansicht vereinfachen, um die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Punkte zu richten.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Die Möglichkeit, verschiedene Kalender zu erstellen, farblich zu differenzieren und nach Status, Kanal, Zielgruppe oder Projekttyp zu ordnen
  • Die Möglichkeit, problemlos verschiedene Kalender einzeln anzuzeigen oder mehrere zu überlagern

Funktionen, die Ihr Teamkalender benötigt 2

Geteilte Kalender mit zugrunde liegenden Projekten und Aufgaben verknüpfen, so dass alles vernetzt und auf dem neuesten Stand ist – ganz gleich, was passiert

Traditionelle Kalender sind ein gutes Hilfsmittel, um Meeting-Termine zu planen und Ihren Tagesablauf zu organisieren. Aber ganz egal, was wir auch tun: Unsere Arbeitstage laufen selten wie geplant. Aufgaben müssen neuen Gegebenheiten angepasst werden und Termine verschieben sich. Ihren eigenen Terminkalender haben Sie vielleicht noch im Griff, aber Ihr Team braucht für die Arbeitsplanung einfach mehr.

Ein traditioneller, starrer Kalender lässt sich nur mit viel Zeitaufwand aktualisieren und umordnen, weshalb man ihn letztendlich oft einfach ignoriert. Statt als wertvolle, zentrale Informationsquelle zu dienen, die ihr Team auf Kurs hält, wird er zu einer administrativen Last.

Die Realität ist, dass wir nicht einfach unsere Deadlines notieren und es dabei belassen können. Unsere Studie der Fachdienstleistungsbranche ergab, dass 97 % aller Projekte von Verzögerungen betroffen sind. Wir geben uns Mühe, aber irgendetwas passiert immer. Ganz gleich, ob Sie einfach nur ein paar Aufgaben umordnen oder die gesamte Deadline verschieben müssen – Ihr Teamkalender sollte Ihnen diese Anpassungen leicht machen.

Integrierte Kampagnen sind hier ein ausgezeichnetes Beispiel. Das zuständige Team muss funktionsübergreifend mit anderen Abteilungen wie Content, Vertrieb, Produktmanagement usw. zusammenarbeiten. Es jongliert mit Dutzenden von Projektelementen und zeitgleich anlaufenden Kampagnen. Deshalb ist es entscheidend, dass ihre Kalender in Echtzeit aktualisiert werden können und die Terminabstimmung zwischen den vielen Beteiligten kein Drama ist. Wie kann das Team also ohne viel Zusatzaufwand alles auf dem Laufenden halten?

Bei Wrike plant das Team für integrierte Kampagnen alles mit Wrike Calenders auf der Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement. Bei der Einrichtung eines Projekts in Wrike können die Teammitglieder ihre Aufgaben mitsamt Abhängigkeiten und Deadlines definieren. Durch Umschalten in eine Kalenderansicht wird der Kalender automatisch ausgefüllt. Müssen Sie dann eine Aufgabe umplanen, wird sie in der Kalenderansicht ganz einfach per Drag und Drop verschoben, oder das Datum wird in der Aufgabe geändert und erscheint automatisch im Kalender.

Benutzerfreundliche Funktionen wie diese machen es leicht, die besten Teamkalender auf dem neuesten Stand zu halten. Ein weiterer Vorteil: Weil Sie in Ihrem Projektmanagement-Kalender die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren können, werden beim Verschieben einer Aufgabe auch alle davon abhängigen Aufgaben automatisch angepasst. Terminänderungen waren noch nie so problemlos.

Nehmen wir an, Sie arbeiten an der Markteinführung eines neuen Produkts. Sie verwalten E-Mails, Pressemitteilungen, Blogartikel, Videos, Verkaufstraining und viele weitere Materialien, die alle voneinander abhängig sind. Wenn ein Aspekt sich verzögert, wirkt sich das auf andere Teams und Aufgaben aus. Ein Kalender, der mit Ihrem Projektmanagement-System integriert ist, macht es sehr viel einfacher, die Arbeit abzustimmen und alle wichtigen Deadlines im Blick zu behalten. Statt mehrere einzelne Kalender zu aktualisieren oder beteiligte Personen individuell zu benachrichtigen, können Sie in Wrike Calendars alle relevanten Informationen, Dateien und Konversationen speichern, so dass Ihr Team vom Kalender aus direkt zur Arbeit übergehen kann.

Die Verwendung einer gemeinsamen Kalender-App in einem Arbeitsmanagement-Tool wie Wrike bedeutet, dass geplante Aufgaben alle zugehörigen Informationen, Dateien und Konversationen enthalten, die interne Teams brauchen. In den Aufgaben vorgenommene Deadline-Änderungen werden automatisch übertragen, so dass jeder die aktuellsten Pläne und Termine sieht. Teammitglieder müssen also nicht mehr ihre Zeit damit verschwenden, Aufgaben-Infos ausfindig zu machen oder Aktualisierungen anzufordern.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Ein Teamkalender, der über Ihr Arbeitsmanagement-Tool die bestmöglichen Informationen bereitstellt, so dass Sie einfach auf Kalendereinträge klicken und Aufgaben in Angriff nehmen können
  • Drag-und-Drop-Funktionen zur einfachen Anpassung von Deadlines in der Kalenderansicht
  • Die Möglichkeit, Abhängigkeiten einzurichten, so dass Deadline-Änderungen automatisch auf abhängige Aufgaben übertragen werden

Funktionen, die Ihr Teamkalender benötigt 3

Informationsaustausch mit internen und externen beteiligten Personen in Echtzeit

Sie kennen sicher die Projektarbeit mit mehreren Teams oder Kunden, die alle einen sehr unterschiedlichen Informationsbedarf haben. Einige von ihnen wollen jedes einzelne Detail unter die Lupe nehmen, andere interessieren sich nur für die wichtigsten Deadlines oder Fortschrittsberichte. Ein flexibler Kalender verhält sich in solchen Situationen wie ein wahres Chamäleon, so dass Sie Ihre Prozesse und Tools nicht für jede beteiligte Person ändern müssen.

Wie schon im vorigen Abschnitt erwähnt, sollte Ihr Kalender unbedingt mit Ihrem Arbeitsmanagement-Tool integriert sein. Die nächste Ebene ist ein Kalender, den Sie flexibel intern und extern teilen können. Ein Teamkalender bietet eine der besten Möglichkeiten, Zeitleisten und Deadlines eines Projekts teamübergreifend darzustellen.

Profis der Fachdienstleistungsbranche wissen nur zu gut, wie wichtig es ist, diverse Teams laufend zu informieren, ohne sie zu überladen oder gegen Datenschutzvorschriften zu verstoßen. In unserer Studie dieser Branche waren die drei wichtigsten Gründe für Kundenabwanderung: Überschreitung von Projektbudgets oder -laufzeiten, Kommunikationsschwierigkeiten oder -verzögerungen sowie mangelnde Klarheit hinsichtlich des Projektstatus.

Transparenz ist absolut entscheidend. Sie müssen interne genauso wie externe beteiligte Personen auf dem Laufenden halten, und Sie brauchen einen Kalender, mit dem Sie kontrollieren können, wer welche Informationen erhält. Teams für Fachdienstleistungen beispielsweise geben ihren Kunden gern einen Überblick des Projektfortschritts, ohne sie mit Details zu überladen. Aber einige Kunden möchten jedes klitzekleine Detail sehen.

Sie brauchen also einen Kalender mit internem und externem Zugriff, der den Informationsaustausch vereinfacht. Mit Wrike können Sie zum Beispiel einen externen Link erstellen und beteiligten Personen bereitstellen, selbst wenn diese keinen Wrike-Account haben. Als Administrator behalten Sie die Kontrolle darüber, was Ihre externen Partner sehen. Sie können ihnen beispielsweise Zugriff auf die Kalenderaufgaben geben, aber nicht auf die weiteren Details des Projekts. So sehen andere Teams oder Kunden eine Darstellung des Projektverlaufs, während Sie Sicherheitsrisiken oder unnötige Informationsfluten vermeiden. Externe Links werden bei Projektänderungen automatisch aktualisiert, was gewährleistet, dass sich Lieferanten, Kunden und andere Dritte jederzeit über den Fortschritt Ihres Projekts im Klaren sind.

Die Kooperation und Koordination über Teams und Kunden hinweg wird mit geteilten Kalendern sehr viel einfacher. Kalender verschaffen Ihnen einen Überblick über Aufgaben und Deadlines, unterstützen die Abstimmung untereinander und bieten eine Visualisierung Ihres Projektzeitplans. Wenn beteiligte Personen ein Projekt in der Kalenderansicht sehen, statt eine lange Liste von Aufgaben zu durchsuchen, können Sie eher potenzielle Hindernisse oder Engpässe erkennen. Sie sehen genau, wie alles zusammenhängt und abläuft, was Vertrauen schafft und motiviert.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Ein Teamkalender, der interne und externe Links erstellt, die sie mit anderen Teams und mit Kunden teilen können
  • Die Möglichkeit, Datenschutz-Ebenen zu definieren und externen Teams genau abgestuften Datenzugriff zu bieten

Funktionen, die Ihr Teamkalender benötigt 4

Bessere Teamkalender für mehr Teamerfolg

Immer mehr von uns arbeiten an entfernten Standorten, mit verschiedenen Disziplinen und über Grenzen hinweg. Manche Unternehmen wachsen und gedeihen in dieser neuen Welt, während andere um ihr Überleben kämpfen. Ein Artikel im HBR stellte fest, dass Kommunikation und Koordination entscheidend sind, wenn Unternehmen nicht nur überleben, sondern wachsen und gedeihen wollen — und der richtige Teamkalender kann beides wirkungsvoll unterstützen.

Geben Sie jedem Mitarbeiter im Unternehmen einen flexiblen Teamkalender innerhalb einer Arbeitsmanagement-Lösung und etablieren Sie so gut definierte Arbeitsabläufe mit nahtloser Kommunikation, Koordination und Kooperation über Zeitzonen, Standorte, Teams und mehr hinweg.

Die Moral der Geschichte? Verhalten Sie sich nicht wie das alte England und hinken der Konkurrenz 11 Tage hinterher. Testen Sie jetzt Wrike 2 Wochen lang kostenlos und stimmen Sie all Ihre Teams mit Wrike Calendar optimal ab. Ihr Team wird es Ihnen danken.

Welche Kalenderfunktionen nutzt Ihr Team? Teilen Sie uns Ihre Meinung im unten stehenden Kommentarbereich mit! Auch diese Blog-Beiträge könnten für Sie von Interesse sein:

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