Tabla Scrum o Kanban: ¿Cuál es el mejor para crear un plan de proyecto?
Actualmente hay mucha terminología confusa en el ámbito de la gestión de proyectos. ¿Scrum o Kanban? Te ayudamos a compararlas con el fin de determinar el mejor método para planificar tu proyecto.
Gestionar proyectos es sencillo y eficaz con Wrike
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Además de haber batido records de audiencia en Netflix, La Casa de Papel va mucho mas allá de ser la historia de un gran atraco: Sergio Marquina, alias El Profesor, te da la clave para ser un buen gestor de proyectos.
Por qué necesitas una plantilla de proyectos de Motion Graphics
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La importancia de la gestión de proyectos: preguntas y respuestas con Robert Kelly
Hemos hablado con Robert Kelly, jefe del departamento de gestión de proyectos y socio ejecutivo de Kelly Project Solutions, LLC, sobre el valor de la gestión de proyectos y la repercusión que tiene en la empresa.
Dependencias de tareas frente a flujos de trabajo personalizados: cuándo usar cada uno en Wrike
Wrike es una herramienta increíblemente flexible que ofrece varias formas para que tu equipo pueda configurar los proyectos, realizar el seguimiento del progreso y alcanzar los objetivos. ¿Alguna vez habías tenido tantas opciones? Utilizar Wrike puede ser como entrar en una heladería que ofrece más de 20 sabores y querer probarlos todos. Una de las elecciones más habituales que sopesan los usuarios de Wrike es "¿Debería registrar el progreso del proyecto utilizando un flujo de trabajo personalizado o bien confiar en una cadena de dependencias de tareas?" Aquí te ofrecemos consejos útiles que te ayudarán a decidirte. Ten en cuenta que esto no es únicamente un caso en el que hay que elegir, ya que puedes utilizar una combinación de ambos métodos para gestionar eficazmente tu trabajo. Cuándo utilizar una cadena de dependencias de tareas en Wrike Crear una cadena de tareas independientes enlazadas unas a otras empleando dependencias permite mostrar qué tareas se producen en cada momento, quién las realiza y en qué orden preciso se suceden. Resulta de gran importancia y ofrece valor para cualquier equipo basado en proyectos u orientado a las entregas (si piensas que tu equipo no tiene proyectos ni entregas, atención, alerta de spoiler: no es así). Hay dos motivos que debes tener en cuenta al configurar el trabajo de este modo: 1. Cronologías autoajustables Las dependencias de Wrike te indican el orden en que deben sucederse las tareas. Por ejemplo, puedes tener hasta cinco tareas que deben seguir una secuencia concreta (primero la tarea 1, luego la tarea 2, etc.). Las cronologías autoajustables te ayudan a actualizar automáticamente las fechas de entrega de las tareas enlazadas cuando los planes avanzan o retroceden. Si la tarea 3 finaliza unos días más tarde de lo previsto, puedes actualizar su fecha de entrega en consecuencia, y las fechas de inicio y finalización de las tareas 4 y 5 se pospondrán del mismo modo. Además, si nos damos cuenta de que la tarea 2 se puede finalizar más rápidamente de lo previsto, acortar su duración y adelantar la fecha de entrega cambiará automáticamente las tareas 3 a 5 a fechas anteriores también: no tiene sentido quedarse a esperar el inicio de los pasos siguientes. 2. Correos electrónicos para estar preparados Uno de los principales obstáculos de un proyecto aparece al no darse cuenta de que debes empezar en tu parte del proyecto. A no ser que vigiles de cerca el progreso de tus compañeros (algo que no les gustará de seguro) o que vengan inmediatamente a informarte de que han acabado su tarea (algo que no harán), tendrás que esperar hasta la próxima reunión en la que se informe del estado, cuando te darás cuenta de que podrías haber empezado tu parte hace tres días. En lugar de lo anterior, podrías utilizar una cadena de tareas enlazadas en Wrike para recibir un correo de notificación cuando alguien finalice la tarea que estabas esperando. Configura dependencias entre las tareas y asegúrate de tener asignada la tarea del flujo de trabajo de la que eres responsable. En cuanto Jack haga clic en "Completar" en la tarea 1, la persona asignada para la tarea 2 recibirá un correo electrónico que le indicará que ha llegado el momento de iniciar su trabajo. Ahora tu equipo no tendrá que vigilar todas las fases para asegurarse de que el trabajo se está realizando lo más rápidamente posible. Simplemente recuerda que configurar una cadena de tareas dependientes puede ser una solución excesivamente rígida para tu equipo. Si no estás atado a tu cronología original, no es tan fácil manipular el flujo de trabajo mientras utilizas el método de estados y flujo de trabajo personalizados. Todas las tareas no estándar que se añadan al conjunto (un paso extraordinario, descansos imprevistos, etc.) afectarán a la cronología y habrá que gestionarlas en la cadena de dependencias, lo que podría requerir la repetición de parte del trabajo. Recomendamos encarecidamente que todos los que empleen esta metodología de dependencias dediquen tiempo a recibir una formación rudimentaria formal en gestión de proyectos para conocer aspectos como la ruta crítica, el síndrome del lavadero y la gestión de riesgos. Ventajas de las dependencias de tareas: Cronologías perfectamente centradas con fechas de entrega fácilmente anticipables e hitos de entrega Delegación de responsabilidades clara: todos sabrán quién trabaja en qué, cuándo lo hace y en qué orden La visibilidad en capas permite a los gestores de proyectos supervisar iniciativas complejas, mientras que los colaboradores concretos solo tendrán que centrarse en qué tiene que trabajar cada uno durante la semana El diagrama del plan base te mostrará la comparación entre cómo ha colaborado el equipo en el proyecto con la estimación original Ideal para vincular solo dos o tres tareas dependientes cuando deseas recibir una notificación de correo electrónico para estar preparado Desventajas de las dependencias de tareas: Depende de fuertes prácticas de gestión de proyectos y acuerdos del equipo sobre cronologías y responsabilidades Requiere una supervisión constante por parte del propietario del proyecto con el fin de garantizar que no es necesario realizar cambios en el plan No es fácil incluir proyectos con cambios imprevistos como aprobaciones, revisiones o varias rondas de cambios Cuándo utilizar un flujo de trabajo en Wrike Gracias a Wrike Empresa puedes aprovechar los flujos de trabajo personalizados para añadir más flexibilidad al flujo de trabajo. Hay dos lógicas tras el paso de una sola tarea a través de una serie de estados únicos en un flujo de trabajo personalizado: 1. Conservar la información Si produces contenido y el resultado final se basa en información de varias personas, odiarás malgastar el tiempo utilizando una cadena de tareas. Tendrás que adjuntar tu versión de un archivo a una tarea, marcarla como completada y avisar a la siguiente persona de la secuencia. Entonces la siguiente persona tendrá que volver a la tarea anterior, descargar el archivo, editarlo, adjuntarlo a su propia tarea, marcar la tarea como finalizada y avisar a la siguiente persona, y así sucesivamente. En lugar de ello, solo con cambiar el estado personalizado y la persona asignada de una sola tarea, puedes utilizar la función de versiones de archivos de Wrike para consolidar todos los archivos y las versiones en un solo lugar, lo que agiliza el flujo de trabajo del equipo. Del mismo modo, las anotaciones del campo de descripción que tengan que pasar de una persona a otra serán más fáciles de encontrar, modificar y editar si se conservan en una sola tarea, que si se mueven y duplican entre tareas. No quieres que el personal dedique (o malgaste) su tiempo estudiando las tareas para buscar la versión más reciente de la información cuando la puedes consolidar fácilmente en una sola tarea. 2. Procesos no lineales Para ir de A a Z, en ocasiones tienes que pasar por A, B, C y todas las 27 letras por orden antes de acabar el proyecto. El la mayoría de los casos, ese no es el caso en absoluto. Tendrás que hacer encaje de bolillos y avanzar y retroceder entre pasos, personas, etc. antes de alcanzar el final Z. Ese puede ser un flujo de trabajo perfectamente normal y productivo, pero si has configurado tu cadena de tareas para que siga una trayectoria prescrita, el trabajo se desorganizará. Así pues, si te basas en un flujo de trabajo personalizado, podrás pasar de un estado a otro, avanzar y retroceder con facilidad, y pasar el bastón de mando del paso siguiente a las personas correspondientes. Un buen ejemplo es, de nuevo, la generación de contenido. A menudo, la generación de contenido comenzará con una idea para después realizar el borrador del texto, editarlo, designarlo, aprobarlo y publicarlo. No obstante, cada documento de contenido puede pasar por todas las revisiones, ediciones y designaciones necesarias, de forma que sea casi imposible determinar con antelación cuántos pasos de revisión se necesitan. Si utilizas un flujo de trabajo personalizado en lugar de una cadena de tareas, el contenido puede pasar fácilmente de "Borrador" a "En revisión" y volver de un paso a otro tantas veces como sea necesario, cambiando cada vez quién es la persona asignada y responsable de la fase actual. Ventajas de los flujos de trabajo personalizados: Asombrosa flexibilidad (como se indica arriba) Los informes exhaustivos, especialmente con los paneles de control, muestran exactamente en qué punto se encuentra una tarea de un determinado proceso, y los gestores pueden averiguar fácilmente qué está actualmente "En revisión" o "A la espera de aprobación" Código de colores para facilitar el progreso de las tareas y verificarlas de un vistazo Menos tareas que desordenan tu espacio de trabajo Los marcadores de progreso más claros reducen la necesidad de celebrar reuniones extraordinarias para informar del estado Desventajas de los flujos de trabajo personalizados: Las fechas de entrega no están vinculadas a cambios de estado, por lo que es necesario cambiar continuamente la fecha de entrega de la tarea para que refleje cuándo debe empezar el paso siguiente Insignificante, pero conviene tenerlo en cuenta: Las personas asignadas no están vinculadas a estados concretos, por lo que si alguien es responsable de la redacción y otra de la revisión, o bien deberás (1) tener la tarea asignada y saber quién es el responsable de cada fase, o bien tendrás que (2) cambiar las personas asignadas cada vez que modifiques el estado. Más información acerca de cómo utilizar los flujos de trabajos personalizados y las dependencias de tareas ¡Por eso las hemos creado! Confiar solamente en la gestión de una larga cadena de dependencias de tareas puede ser complicado sin una buena formación en gestión de proyectos. No olvides que estas dos metodologías siempre se pueden combinar para conseguir una colaboración increíblemente eficaz. Determinados pasos de la cronología de un proyecto podrían precisar de estados especializados para gestionar mejor su progreso y poder ajustarse en una cadena más larga de tareas conectadas por dependencias. En última instancia, cada proyecto tendrá diferentes necesidades y estamos aquí para apoyar cualquiera de los métodos que te permitan trabajar mejor. Si sigues sin saber cuál es la mejor forma de usar los flujos de trabajo personalizados y las dependencias de tareas para tu equipo y quieres obtener más información, ponte en contacto con nosotros en [email protected] o déjanos un comentario más abajo. Estamos pendientes para responder a todas tus preguntas.
¡Adiós, silos! Cinco herramientas que los agentes de marketing deben centralizar mediante la gestión del trabajo
Aquí tienes las cinco herramientas con las que todos los agentes de marketing deberían sincronizar su plataforma de gestión del trabajo para limitar los silos de marketing, minimizar los costes de cambio y agilizar los flujos de trabajo.
Cómo 5 expertos en gestión de proyectos crean un plan de gestión de proyectos infalible
Una planificación inadecuada puede arruinar tu proyecto incluso antes de empezar a trabajar. El cambio de expectativas, el recorte de presupuestos y los frustrantes malentendidos pueden descarrillar incluso el proyecto más sencillo y estresar a todos los que participan en él. Un plan de proyecto minucioso puede prevenir el síndrome del lavadero, presupuestos exagerados y objetivos perdidos. No obstante, sentarte para planificar un proyecto puede resultar una tarea abrumadora. ¿Cómo puedes prever con precisión cuánto durará una tarea? ¿Cómo traduces las expectativas de las partes interesadas en productos concretos? ¿Y qué pasa si algo sale mal? Hemos recopilado consejos de 5 expertos avezados en gestión de proyectos que saben perfectamente qué se necesita para crear un plan de gestión de proyectos de éxito. Componentes fundamentales de un plan de gestión de proyectos ¿Qué debes incluir en tu plan de gestión de proyectos? Según la galardonada bloguera sobre gestión de proyectos Elizabeth Harrin, un plan de proyecto minucioso incluye estos elementos: Declaración sobre la definición del proyecto: se trata de información sobre de qué trata el proyecto y cuál es su objetivo; es decir, una declaración breve que resume el propósito, los objetivos y los productos finales. Estrategia de ejecución: explica cómo se desarrolla el proyecto. ¿Qué metodología utilizarás? ¿La entrega se realizará con un solo lanzamiento o por etapas? Ámbito: ¿qué se incluye y qué no en el proyecto? Incluye la estructura desglosada de tu trabajo y los productos clave. Programa: en función de la minuciosidad con que se defina el proyecto, puede tratarse de información general de alto nivel de cuándo se completarán elementos específicos o puede incluir tu diagrama de Gantt detallado completo con hitos y fechas de entrega. Organigrama: una descripción general de la jerarquía del equipo del proyecto, las funciones y las responsabilidades. Si en tu proyecto participan varios equipos o departamentos, debe tratar cómo estos equipos trabajarán juntos, quiénes son las partes interesadas y quién es el responsable de cada producto. Matriz RACI: este diagrama ayuda a determinar exactamente quién hará qué en tu proyecto. Se trata de una matriz de todas las actividades de un proyecto, asociadas con todas las funciones pertinentes, incluidas las personas responsables (asignadas para completar el trabajo), ante las que se rinden cuentas (tienen competencias de aprobación, negación o veto), a las que se consulta (necesitan aprobar o contribuir) y ser informadas (necesitan saber información sobre la acción o decisión). En cada intersección de actividad y función, se asigna una persona específica a cada función. Obtén una plantilla de la matriz RACI descargable aquí. Autor de la imagen: racichart.org Plan de gestión de riesgos y registro de riesgos: aunque incluyas cada céntimo en el presupuesto y definas cada hito, ningún proyecto, por pequeño que sea, está libre de riesgos. Crea un plan para identificar y mitigar los riesgos desde el principio. Puedes acceder a una guía paso a paso para evaluar y gestionar los riesgos aquí. Detalles presupuestarios: incluye las horas extraordinarias previstas, los cursos formativos, las tarifas de consultoría, los equipos y consumibles, las adquisiciones de compra, los gastos de viaje, etc. Algunas de estas cifras pueden ser difíciles de concretar con anticipación, pero trata de ser lo más preciso posible y recuerda a todo el mundo que tu presupuesto es una estimación. Plan de comunicaciones y programa de informes: incluye detalles sobre cómo con quién te comunicarás, qué compartirás, con qué frecuencia y de qué forma. Plan de adquisición: si necesitas comprar algo como parte del proyecto (software, materiales, etc.), aquí es donde debes explicar cómo buscarás y elegirás un proveedor y gestionarás el contrato. Plan de gestión de información: detalla cómo almacenarás y compartirás la información del proyecto, cómo controlarás la documentación y de qué forma preservarás la seguridad de los datos del proyecto. Plan de gestión de calidad: explica cómo gestionarás la calidad del proyecto, cuáles son tus normas de calidad, cómo pretendes cumplir tales normas y qué programa propones para los puntos de control o las auditorías de calidad. Puede parecer que hay demasiada información que tratar, pero recuerda que este es solo un plan de gestión de proyecto de ejemplo. Un buen plan de proyecto no tiene que incluir necesariamente todos los elementos de esta lista. Como Harrin indica, “Un documento más largo no hace que parezcas más inteligente u organizado. Lo único que plantea es la posibilidad de que nadie lo leerá aparte de ti". Lo mejor es un plan de proyecto sencillo y fácil de leer. Empieza por una declaración de trabajo (SOW) Según Brad Egeland, gestor de proyectos de TI profesional, autor y consultor, la base de un plan de proyecto de éxito es una declaración de trabajo. ¿Por qué? Porque posiciona a todo el mundo en la misma página al inicio. Después, cuando surgen nuevas necesidades y se crea el síndrome del lavadero, puedes volver al documento de la declaración de trabajo para consultar cuál era el propósito exacto del proyecto cuando se creó. La declaración de trabajo debe incluir una declaración general del propósito o el valor empresarial, la descripción de los productos del proyecto, la definición de los hitos, la estimación de esfuerzos, la cronología, el coste y una descripción de alto nivel de las funciones y responsabilidades del equipo. Configura un temporizador Max Wideman, famoso gestor de proyectos y coautor de la guía original de los fundamentos de gestión de proyectos, aboga por un método eficaz para la planificación del proyecto. Su enfoque SCOPE-PAK te ayudará a elaborar un plan de proyecto en 60 minutos o menos (Wideman te insta a que realmente configures un temporizador). Convoca a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo para determinar lo que quieres conseguir y cómo hacerlo. Paso 1: partes interesadas. Anota con quién hay que ponerse en contacto para obtener ayuda, información o aprobaciones, y define el patrocinador del proyecto. Si la lista es larga, clasifícala por agentes más y menos importantes. Paso 2: componentes. Se trata de la estructura desglosada de tu trabajo. Enumera todos los elementos y las sugerencias relevantes para tu trabajo (deja la evaluación para más adelante; por el momento, solo tienes que indicarlos). Limítate a 30 elementos y, si empieza a parecer que el equipo está buscando elementos para añadirlos, deja este paso y avanza. Paso 3: objetivos y resultados. Anota el objetivo del proyecto y luego define cuáles deberían ser los resultados. Verifica tu trabajo; para ello, plantea: "Si lleváramos a cabo todos los elementos de trabajo indicados en el paso 2, ¿deberíamos conseguir los objetivos?" Paso 4: posibles alternativas. ¿Qué otras alternativas permitirían conseguir el objetivo del proyecto? ¿Existe una forma más eficaz de alcanzar tus objetivos? Paso 5: economía y problemas. ¿Cuál es la estrategia de financiación del proyecto? ¿Qué prioridad se le da con respecto a otros proyectos? ¿Qué recursos necesitarás? ¿Qué problemas se plantearán? Paso 6: plan de ataque. Mira la lista de elementos de trabajo y decide cuáles debes llevar a cabo primero. Etiquétalos con una A y continúa con las letras B, C, D, etc. Luego, plantéate qué se puede hacer simultáneamente con los elementos A o B, y así sucesivamente. Esta es la forma en que definirás el programa de tareas. Paso 7: previsiones y riesgos. ¿Qué problemas puede plantear cada tarea? ¿Cómo puedes mitigar los riesgos o crear soluciones alternativas? Paso 8: indicadores clave de éxito. Identifica a las 3 o 4 partes interesadas más importantes y pregúntales "¿Con qué podríais estar más contentos?". Las respuestas son los indicadores del éxito del proyecto. Decide cómo se puede medir cada uno cuando el proyecto haya acabado. Puedes y debes continuar trabajando para aclarar el plan de trabajo del proyecto, pero en tan solo una hora habrás definido un sólido plan de ataque, con la identificación de las partes interesadas, la aclaración de los objetivos y la definición de los resultados. No planifiques en exceso Según Ricardo Vargas, un especialista en gestión de proyectos con prestigio internacional, una noción de urgencia es el ingrediente más importante de un proyecto de éxito. Los gestores de proyectos necesitan tener la capacidad de satisfacer con rapidez las necesidades de los clientes y de las partes interesadas, para lo que es preciso actuar, y no sentarse en una mesa de reuniones para debatir sobre los plazos y los presupuestos. El proyecto no resulta atractivo para nadie sobre el papel, por lo que debes mejorar el proceso de planificación lo máximo posible. Incluye en el plan de proyecto solo lo que resulte fundamental y, después, ponte en marcha. Vargas usa una versión consolidada de las instrucciones de planificación descritas en la guía de los fundamentos de gestión de proyectos, y tú puedes obtener más información sobre las particularidades de cada aspecto de su proceso de planificación en su blog. Elabora un plan sencillo Los planes de proyecto se pueden complicar con rapidez, sobre todo en cuanto las partes interesadas y los patrocinadores del proyecto empiezan a evaluar. Para asegurarte de no complicar demasiado las cosas, el bloguero de gestión de proyectos Kiron Bondale sugiere empezar con las 5 preguntas clave para proporcionar el contexto y las perspectivas para los detalles de tu plan de proyecto. Por qué: ¿Cuáles son los beneficios empresariales fundamentales que aporta la realización de este proyecto? Qué: ¿Qué se incluye en el ámbito del proyecto? Quién: ¿Cuáles son las funciones básicas necesarias para lograr lo que abarca el ámbito del proyecto? Cuándo: ¿Cuándo debe entregarse lo que se incluye en el ámbito del proyecto, a fin de conseguir los beneficios? Dónde: ¿Cuál es el lugar más propicio para desarrollar el trabajo? ¿Dónde usarán los clientes y usuarios finales lo que se incluye en el ámbito del proyecto? Solo después de haberte parado a responder a estas preguntas debes continuar con el "cómo" del proyecto. Prácticas recomendadas para planificar la gestión de proyectos Como puedes observar, incluso entre los propios expertos en gestión de proyectos existen algunos enfoques distintos en cuanto a la creación de un plan de proyecto. No existe una única manera correcta, sino una práctica recomendada con la que los gestores de proyectos profesionales están de acuerdo: dedicar tiempo a definir y acordar los objetivos principales con las partes interesadas del proyecto antes de empezar a ejecutarlo. Otra práctica recomendada que se debe seguir es convocar una reunión inicial sobre el proyecto. Aprovecha la oportunidad de adecuar el equipo a los objetivos del proyecto, aclarar funciones y responsabilidades, establecer normas para el éxito y elegir la metodología y las herramientas para la gestión del proyecto. Sigue nuestros consejos para celebrar la reunión inicial perfecta del proyecto que permitirán marcar las pautas acertadas para el equipo. Por último, documéntate todo lo que puedas. Registrar el progreso del proyecto te ayudará a analizar el rendimiento y a tomar decisiones más informadas.
Trabajo desde casa, híbrido o en la oficina a tiempo completo: cómo saber cuál te funciona mejor
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