Dependencias de tareas frente a flujos de trabajo personalizados: cuándo usar cada uno en Wrike

Wrike es una herramienta increíblemente flexible que ofrece varias formas para que tu equipo pueda configurar los proyectos, realizar el seguimiento del progreso y alcanzar los objetivos. ¿Alguna vez habías tenido tantas opciones? Utilizar Wrike puede ser como entrar en una heladería que ofrece más de 20 sabores y querer probarlos todos.

Una de las elecciones más habituales que sopesan los usuarios de Wrike es "¿Debería registrar el progreso del proyecto utilizando un flujo de trabajo personalizado o bien confiar en una cadena de dependencias de tareas?"

Aquí te ofrecemos consejos útiles que te ayudarán a decidirte. Ten en cuenta que esto no es únicamente un caso en el que hay que elegir, ya que puedes utilizar una combinación de ambos métodos para gestionar eficazmente tu trabajo.

Cuándo utilizar una cadena de dependencias de tareas en Wrike

Muestra de la cadena de dependencias de tareas en Wrike

Crear una cadena de tareas independientes enlazadas unas a otras empleando dependencias permite mostrar qué tareas se producen en cada momento, quién las realiza y en qué orden preciso se suceden. Resulta de gran importancia y ofrece valor para cualquier equipo basado en proyectos u orientado a las entregas (si piensas que tu equipo no tiene proyectos ni entregas, atención, alerta de spoiler: no es así).

Hay dos motivos que debes tener en cuenta al configurar el trabajo de este modo:

1. Cronologías autoajustables

Las dependencias de Wrike te indican el orden en que deben sucederse las tareas. Por ejemplo, puedes tener hasta cinco tareas que deben seguir una secuencia concreta (primero la tarea 1, luego la tarea 2, etc.).

Las cronologías autoajustables te ayudan a actualizar automáticamente las fechas de entrega de las tareas enlazadas cuando los planes avanzan o retroceden. Si la tarea 3 finaliza unos días más tarde de lo previsto, puedes actualizar su fecha de entrega en consecuencia, y las fechas de inicio y finalización de las tareas 4 y 5 se pospondrán del mismo modo. Además, si nos damos cuenta de que la tarea 2 se puede finalizar más rápidamente de lo previsto, acortar su duración y adelantar la fecha de entrega cambiará automáticamente las tareas 3 a 5 a fechas anteriores también: no tiene sentido quedarse a esperar el inicio de los pasos siguientes.

2. Correos electrónicos para estar preparados

Uno de los principales obstáculos de un proyecto aparece al no darse cuenta de que debes empezar en tu parte del proyecto. A no ser que vigiles de cerca el progreso de tus compañeros (algo que no les gustará de seguro) o que vengan inmediatamente a informarte de que han acabado su tarea (algo que no harán), tendrás que esperar hasta la próxima reunión en la que se informe del estado, cuando te darás cuenta de que podrías haber empezado tu parte hace tres días.

En lugar de lo anterior, podrías utilizar una cadena de tareas enlazadas en Wrike para recibir un correo de notificación cuando alguien finalice la tarea que estabas esperando. Configura dependencias entre las tareas y asegúrate de tener asignada la tarea del flujo de trabajo de la que eres responsable. En cuanto Jack haga clic en "Completar" en la tarea 1, la persona asignada para la tarea 2 recibirá un correo electrónico que le indicará que ha llegado el momento de iniciar su trabajo. Ahora tu equipo no tendrá que vigilar todas las fases para asegurarse de que el trabajo se está realizando lo más rápidamente posible.

Simplemente recuerda que configurar una cadena de tareas dependientes puede ser una solución excesivamente rígida para tu equipo. Si no estás atado a tu cronología original, no es tan fácil manipular el flujo de trabajo mientras utilizas el método de estados y flujo de trabajo personalizados. Todas las tareas no estándar que se añadan al conjunto (un paso extraordinario, descansos imprevistos, etc.) afectarán a la cronología y habrá que gestionarlas en la cadena de dependencias, lo que podría requerir la repetición de parte del trabajo. Recomendamos encarecidamente que todos los que empleen esta metodología de dependencias dediquen tiempo a recibir una formación rudimentaria formal en gestión de proyectos para conocer aspectos como la ruta crítica, el síndrome del lavadero y la gestión de riesgos.

Ventajas de las dependencias de tareas:

  • Cronologías perfectamente centradas con fechas de entrega fácilmente anticipables e hitos de entrega
  • Delegación de responsabilidades clara: todos sabrán quién trabaja en qué, cuándo lo hace y en qué orden
  • La visibilidad en capas permite a los gestores de proyectos supervisar iniciativas complejas, mientras que los colaboradores concretos solo tendrán que centrarse en qué tiene que trabajar cada uno durante la semana
  • El diagrama del plan base te mostrará la comparación entre cómo ha colaborado el equipo en el proyecto con la estimación original
  • Ideal para vincular solo dos o tres tareas dependientes cuando deseas recibir una notificación de correo electrónico para estar preparado

Desventajas de las dependencias de tareas:

  • Depende de fuertes prácticas de gestión de proyectos y acuerdos del equipo sobre cronologías y responsabilidades
  • Requiere una supervisión constante por parte del propietario del proyecto con el fin de garantizar que no es necesario realizar cambios en el plan
  • No es fácil incluir proyectos con cambios imprevistos como aprobaciones, revisiones o varias rondas de cambios

Cuándo utilizar un flujo de trabajo en Wrike

Flujos de trabajo personalizados de muestra en Wrike

Gracias a Wrike Empresa puedes aprovechar los flujos de trabajo personalizados para añadir más flexibilidad al flujo de trabajo. Hay dos lógicas tras el paso de una sola tarea a través de una serie de estados únicos en un flujo de trabajo personalizado:

1. Conservar la información

Si produces contenido y el resultado final se basa en información de varias personas, odiarás malgastar el tiempo utilizando una cadena de tareas. Tendrás que adjuntar tu versión de un archivo a una tarea, marcarla como completada y avisar a la siguiente persona de la secuencia. Entonces la siguiente persona tendrá que volver a la tarea anterior, descargar el archivo, editarlo, adjuntarlo a su propia tarea, marcar la tarea como finalizada y avisar a la siguiente persona, y así sucesivamente.

En lugar de ello, solo con cambiar el estado personalizado y la persona asignada de una sola tarea, puedes utilizar la función de versiones de archivos de Wrike para consolidar todos los archivos y las versiones en un solo lugar, lo que agiliza el flujo de trabajo del equipo.

Del mismo modo, las anotaciones del campo de descripción que tengan que pasar de una persona a otra serán más fáciles de encontrar, modificar y editar si se conservan en una sola tarea, que si se mueven y duplican entre tareas. No quieres que el personal dedique (o malgaste) su tiempo estudiando las tareas para buscar la versión más reciente de la información cuando la puedes consolidar fácilmente en una sola tarea.

2. Procesos no lineales

Para ir de A a Z, en ocasiones tienes que pasar por A, B, C y todas las 27 letras por orden antes de acabar el proyecto. El la mayoría de los casos, ese no es el caso en absoluto. Tendrás que hacer encaje de bolillos y avanzar y retroceder entre pasos, personas, etc. antes de alcanzar el final Z. Ese puede ser un flujo de trabajo perfectamente normal y productivo, pero si has configurado tu cadena de tareas para que siga una trayectoria prescrita, el trabajo se desorganizará.

Así pues, si te basas en un flujo de trabajo personalizado, podrás pasar de un estado a otro, avanzar y retroceder con facilidad, y pasar el bastón de mando del paso siguiente a las personas correspondientes.

Un buen ejemplo es, de nuevo, la generación de contenido. A menudo, la generación de contenido comenzará con una idea para después realizar el borrador del texto, editarlo, designarlo, aprobarlo y publicarlo. No obstante, cada documento de contenido puede pasar por todas las revisiones, ediciones y designaciones necesarias, de forma que sea casi imposible determinar con antelación cuántos pasos de revisión se necesitan. Si utilizas un flujo de trabajo personalizado en lugar de una cadena de tareas, el contenido puede pasar fácilmente de "Borrador" a "En revisión" y volver de un paso a otro tantas veces como sea necesario, cambiando cada vez quién es la persona asignada y responsable de la fase actual.

Ventajas de los flujos de trabajo personalizados:

  • Asombrosa flexibilidad (como se indica arriba)
  • Los informes exhaustivos, especialmente con los paneles de control, muestran exactamente en qué punto se encuentra una tarea de un determinado proceso, y los gestores pueden averiguar fácilmente qué está actualmente "En revisión" o "A la espera de aprobación"
  • Código de colores para facilitar el progreso de las tareas y verificarlas de un vistazo
  • Menos tareas que desordenan tu espacio de trabajo
  • Los marcadores de progreso más claros reducen la necesidad de celebrar reuniones extraordinarias para informar del estado

Desventajas de los flujos de trabajo personalizados:

  • Las fechas de entrega no están vinculadas a cambios de estado, por lo que es necesario cambiar continuamente la fecha de entrega de la tarea para que refleje cuándo debe empezar el paso siguiente
  • Insignificante, pero conviene tenerlo en cuenta: Las personas asignadas no están vinculadas a estados concretos, por lo que si alguien es responsable de la redacción y otra de la revisión, o bien deberás (1) tener la tarea asignada y saber quién es el responsable de cada fase, o bien tendrás que (2) cambiar las personas asignadas cada vez que modifiques el estado.

Más información acerca de cómo utilizar los flujos de trabajos personalizados y las dependencias de tareas

¡Por eso las hemos creado! Confiar solamente en la gestión de una larga cadena de dependencias de tareas puede ser complicado sin una buena formación en gestión de proyectos.

No olvides que estas dos metodologías siempre se pueden combinar para conseguir una colaboración increíblemente eficaz. Determinados pasos de la cronología de un proyecto podrían precisar de estados especializados para gestionar mejor su progreso y poder ajustarse en una cadena más larga de tareas conectadas por dependencias. En última instancia, cada proyecto tendrá diferentes necesidades y estamos aquí para apoyar cualquiera de los métodos que te permitan trabajar mejor.

Si sigues sin saber cuál es la mejor forma de usar los flujos de trabajo personalizados y las dependencias de tareas para tu equipo y quieres obtener más información, ponte en contacto con nosotros en support@team.wrike.com o déjanos un comentario más abajo. Estamos pendientes para responder a todas tus preguntas.

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