Фазы жизненного цикла проекта
Вне зависимости от его содержания, каждый проект проходит более-менее одинаковые стадии. Хотя для каждого проекта требуется свой уникальный набор процессов и задач, структура всегда будет идентичной: начало, середина и окончание проекта. Это и есть жизненный цикл проекта.
Стадия инициации
Инициация — первая стадия в жизненном цикле проекта. Цель этой стадии — описание, разработка бизнес-кейса и согласование проекта. На этой стадии менеджер проектов может выполнять любые из следующих действий:
- Подготовка ТЭО проекта.
- Создание устава проекта.
- Определение ключевых заинтересованных сторон.
- Выбор инструментов управления проектами.
К концу этой стадии менеджер проектов должен отлично понимать цель и задачи, требования и риски проекта.
Стадия планирования
Стадия планирования — чрезвычайно важный этап, на котором создается дорожная карта проекта для всей команды. В ней прописаны цели и подробные данные проекта, позволяющие выполнить требования организации.
На этой стадии менеджеры проектов, как правило, выполняют следующие действия:
- Создание плана проекта.
- Разработка ресурсного плана.
- Определение целей и показателей эффективности.
- Обсуждение ролей и обязанностей с участниками команды.
- Создание рабочих процессов.
- Прогнозирование рисков и разработка планов действий в кризисных ситуациях.
Следующая стадия (исполнение проекта) обычно начинается с организационного совещания, на котором менеджер обозначает цели проекта для всех заинтересованных сторон. Перед совещанием менеджер должен обязательно выполнить следующие шаги:
- Формулирование видения и ожидаемых результатов.
- Выбор участников команды и распределение ролей.
- Разработка первоначального плана проекта.
- Определение метрик успешности проекта.
- Выявление возможных рисков и препятствий.
- Выбор способов взаимодействия в команде.
- Выбор лучших методик для команды.
- Убедитесь, что все располагают необходимыми инструментами и умеют ими пользоваться.
- Планирование организационного совещания.
- Подготовка повестки дня и презентации для совещания.
Стадия исполнения
На этой стадии происходит непосредственная работа над проектом. Вы получаете ожидаемые результаты и проверяете, выполняются ли требования к проекту. Именно на этом этапе требуется больше всего временных, финансовых и кадровых ресурсов.
Как было сказано выше, организационное совещание знаменует официальное начало стадии исполнения. Повестка такого совещания может выглядеть следующим образом:
- Знакомство: Кто есть кто?
- Общие сведения о проекте: Почему вы запускаете этот проект? Каковы его цели?
- Объем проекта: Какую работу вы будете выполнять?
- План проекта: Как выглядит дорожная карта проекта?
- Роли: Кто отвечает за отдельные составляющие проекта?
- Коммуникация: Какие каналы коммуникации вы будете использовать? Какие совещания и отчеты о статусе следует ожидать участникам команды?
- Инструменты: Какие инструменты и как вы будете использовать в ходе работы над проектом?
- Следующие шаги: Какие рабочие задачи необходимо выполнить прямо сейчас?
- Вопросы и ответы: Оставьте время на вопросы от участников команды.
Стадия контроля
Эта стадия идет параллельно со стадией исполнения. По мере исполнения проекта менеджер должен следить за тем, чтобы работа над всеми его составляющими шла правильно и была хорошо скоординирована. Если план проекта требуется изменить из-за непредвиденных обстоятельств или смены курса, это происходит именно на этой стадии.
На стадии контроля менеджер проектов может выполнять любые из следующих действий:
- Управление ресурсами.
- Контроль эффективности проекта.
- Управление рисками.
- Проведение отчетных совещаний и подготовка отчетов.
- Обновление графика проекта.
- Изменение плана проекта.
В конце этой стадии все согласованные ожидаемые результаты проекта должны быть достигнуты и приняты клиентом.
Завершение проекта
The closing phase is a critical step in the project management life cycle. It signals the official end of the project and provides a period for reflection, wrap-up, and organization of materials.
Project managers can:
- Take inventory of all deliverables
- Tie up any loose ends
- Hand the project off to the client or the team that will be managing the project’s day-to-day operations
- Perform a post-mortem to discuss and document any learnings from the project
- Organize all project documents in a centralized location
- Communicate the success of the project to stakeholders and executives
- Celebrate project completion and acknowledge team members
Now that you understand each stage in the project life cycle, choosing the right project management tool for you and your team is critical to project success. Read on for best practices when choosing a tool that fits your needs, and a guide to the features you should consider when assessing a project management software.
For more information on the project lifecycle, check out our video below:
Artem Gurnov
Артем — директор по развитию клиентов в Wrike. Ранее он занимал должность менеджера проекта, курируя команду менеджеров по успешной работе с клиентами (CSM). За годы работы по формированию команд и масштабированию бизнес-процессов он успешно реализовал множество проектов, от автоматизации взаимодействия с клиентами до настройки инструментов приоритизации задач для сотрудников отдела продаж и CSM.