Каким должен быть «правильный» процесс согласования?

Как и все специалисты по маркетингу, контент-маркетологи вынуждены непрерывно предоставлять свежий контент, чтобы поддерживать работу механизма контент-маркетинга. То есть, им постоянно не хватает времени. Разрываясь между мозговыми штурмами и публикацией или передачей клиенту финальных версий, они, можно сказать, живут без права на ошибку. За разработкой концепции и написанием контента сразу же следует процесс согласования, который непременно должен быть успешным.

Проблемы, связанные с согласованием

Есть несколько постоянных проблем, которые возникают в ходе любого процесса согласования, если не прояснить некоторые моменты с самого начала. Например:

  • Задержки и «узкие места» из-за слишком большого (или, наоборот, маленького) числа утверждающих лиц или из-за слишком сложного процесса утверждения.
  • Недостаток ясности: непонятно, кто что должен утверждать, и какая именно часть работы нуждается в согласовании.
  • Бесконтрольное расширение объема проекта: из-за постоянных правок контент так сильно меняется, что уже не может выполнить поставленных целей.
  • Ошибки: несмотря на пройденный процесс согласования, контент содержит в себе ошибки из-за невозможности найти ответственных или из-за путаницы с версиями файлов.

Так каким должен быть идеальный процесс согласования?

Традиционное согласование: линейная структура, как в издательстве

В издательском деле цепочка согласования совершенно линейна и представляет собой каскадный процесс. Каждый этап работы должен быть завершен и согласован, прежде чем он будет передан следующему исполнителю в цепочке.

Вот как выглядит этот процесс:
Писатель > Редактор-корректор > Ответственный редактор > Дизайнер > Творческий директор > Главный редактор, утверждающий финальный вариант.

Обычно внештатному писателю дают задание и устанавливают срок. Его текст передается редактору (обычно выполняющему также функции корректора), который затем может передать отредактированный вариант ответственному редактору. После этого версия текста ложится на стол дизайнера, который готовит макет и отдает его на утверждение творческому директору. Наконец, макет проверяет главный редактор и или утверждает его, или требует исправить дизайн или текст.

Этот процесс совершенно прост и прозрачен для всех участников. Нужно лишь опасаться «узких мест», когда один из участников (редактор, творческий директор, главный редактор) оказывается завален более срочной работой.

 

Цифровое согласование: проверка и утверждение в режиме онлайн

Но линейному процессу есть альтернатива. Решения для управления проектами, такие как Wrike, позволяют привлекать к участию в каждом этапе согласования нескольких исполнителей и назначать любого из участников цепочки ответственным за утверждение финального варианта. То есть, группа редакторов может одновременно работать над одним и тем же текстом, и один из редакторов в этой цепочке должен будет подписать финальный вариант.

Вот как выглядит этот процесс:
Писатель > Несколько редакторов > Дизайнер > Несколько утверждающих > Владелец проекта, отдающий в печать финальный вариант.

Такое решение, как Wrike for Marketers с функцией согласования помогает понять, кто что должен согласовывать, и даже рассылает напоминания о том, что есть работа, дожидающаяся согласования. Также благодаря этой функции сразу становится видно, какой статус присвоен той или иной части контента и кто еще должен проверить очередной вариант.

Финальные рекомендации по созданию процесса согласования

Чтобы ваш процесс согласования был эффективным, советуем предпринимать следующие действия:

  • 1. Распределяйте роли для утверждающих лиц.
    Решите, кто что должен делать и за кем остается последнее слово (то есть, кто является владельцем той или иной части контента). Тогда не придется гадать о том, кто именно обязан утвердить кампанию или статью в блоге.
  • 2. Периодически выполняйте проверку.
    Месяца через два проверьте, насколько гладко работает система. Если она слишком часто буксует, возможно, причина заключается в ее излишней сложности.
  • 3. Забудьте об электронной почте.
    И, главное, прекратите использовать электронную почту для получения утверждений. С ней слишком легко можно потерять важный комментарий или инструкцию по проверке. Пользуйтесь рабочим инструментом, гарантирующим полную подотчетность и позволяющим сразу же видеть все комментарии и статусы утверждения.

Вас интересует функция согласования в Wrike?

Попробуйте Wrike for Marketers!
У вас уже есть аккаунт Wrike? Свяжитесь с нами или позвоните по номеру: 877-779-7453.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности