Как выполнять проекты в точном соответствии с графиком

Представьте, что вы собираетесь построить дом. Станете ли вы сразу копать фундамент, рассчитывая, что разберетесь со всеми деталями по ходу дела? Скорее всего, нет. Прежде чем браться за инструмент, вы составите план.

Вы должны иметь четкое представление обо всех необходимых этапах и о специалистах, которые будут участвовать в строительстве. Вам нужно будет знать порядок выполнения задач (не станете же вы устанавливать крышу, когда у вас еще нет стен!). И, самое главное, вы составите график, чтобы завершить этапы работ в срок.

Разве этот пример не доказывает, какое огромное значение имеет планирование?

Даже если речь идет не о строительстве дома, менеджеры проектов ответственны за то, чтобы проекты выполнялись эффективно и своевременно. Процесс планирования необходим для устранения препятствий, эффективного использования ресурсов, а также для того, чтобы сдавать проекты вовремя и без превышения сметы.

И тут встает вопрос о графике работ по проекту. Давайте обсудим, что такое этот график и как его составить, чтобы ваш дом (то есть проект) был успешно завершен.  

Что такое график работ по проекту?

График работ по проекту (часто в форме диаграммы Ганта) включает в себя все этапы, необходимые для выполнения проекта, начиная от запуска и заканчивая сдачей отчетных материалов.

О сдаче проекта следует упомянуть особо. Ваш график работ не должен заканчиваться на моменте создания и оформления отчетных материалов.

Например, сотрудники маркетингового агентства не должны считать проект по созданию электронной книги завершенным, когда у них на руках окажется готовый PDF-файл. Проект будет завершен только после сдачи — то есть после того, как клиент предоставит отзыв, подпишет акт сдачи-приемки оказанных услуг и выложит электронную книгу на своем сайте.

Сдача проекта — это очень важный завершающий этап. Во многих организациях помимо менеджеров проектов, которые координируют и контролируют ход работ, есть специальные менеджеры по сдаче проекта. Они ответственны за то, чтобы проект был доведен до конца.

А если у вас нет ни тех, ни других? Не волнуйтесь. Ваш график работ по проекту поможет вам следить за ходом выполнения работ и гарантировать, что проект будет благополучно доведен до финишной черты.

Шесть шагов для соблюдения графика работ по проекту

График очень важен, но лишь в том случае, если он правильно составлен.

Что нужно знать, чтобы составить собственный график работ и выполнить важнейший процесс сдачи отчетных материалов по проекту? Вот шесть шагов, которые необходимо выполнить.

1. Определите объем работ

Прежде чем приступить к составлению календарного плана проекта, вам нужно четко знать, что включают в себя отчетные материалы. Это поможет вам в планировании, а также позволит проинформировать всех участников проектной группы.

Для начала составьте краткое описание объема проекта. Оно может быть простым или сложным в зависимости от самого проекта. Но описание должно включать в себя следующую информацию:

  • Цель. Укажите контекстные данные о том, почему выполняется этот проект и какая цель должна быть достигнута.
  • Отчетные материалы. Перечислите основные отчетные материалы, которые будут указаны в графике работ по проекту.
  • Требования заказчика. Опишите критерии, которые должны быть соблюдены, чтобы отчетные материалы были признаны приемлемыми.

Часто в описании объема проекта указывают сведения о сметной стоимости, заинтересованных лицах, ограничениях, исключениях и проектных допущениях. Но для начала давайте остановимся на самом простом варианте.

Если рассматривать наш пример с маркетинговым агентством, выпускающим для клиента электронную книгу, то простой образец описания объема проекта может выглядеть примерно так:

Мы создаем и выпускаем 12-страничную электронную книгу для клиента XYZ с подробной информацией о кадровых процессах с целью повысить число подписчиков на почтовую рассылку клиента.

Вы видите, какие основные компоненты включены в это описание? Вот они:

  • Цель: повысить число подписчиков на почтовую рассылку клиента.
  • Отчетные материалы: электронная книга с подробной информацией о кадровых процессах.
  • Требования заказчика: объем электронной книги должен составлять 12 страниц.

Когда вы стремитесь быстрее приступить к работе над проектом, этот этап может показаться вам ненужной формальностью. Но такое описание поможет гарантировать, что у всех участников команды будут одинаковые ожидания в отношении проекта, и что они получат одинаковые инструкции.

Представьте, что на этом этапе вы выбираете тип дома, который станете строить. Ранчо? Двухэтажный особняк? Небольшой загородный домик для отдыха? Это важная контекстная информация, которая нужна вам до того, как вы перейдете к следующему этапу.

2. Создайте иерархическую структуру работ (WBS)

Теперь, когда вы выяснили, какими будут ваши отчетные материалы, пора разбить их на еще более мелкие фрагменты. Процесс создания иерархической структуры работ может показаться вам сложным или даже пугающим, но на самом деле это не так.

В ходе этого процесса нужно всего лишь подумать о том, какие вехи постепенно приведут к завершению проекта. Не путайте их с отдельными задачами и обязанностями — это должны быть реальные, существенные материалы, связанные с вашим проектом.

В нашем примере с электронной книгой мы знаем, что будем сдавать заказчику электронную книгу размером в 12 страниц. Но в ходе выполнения проекта мы создадим несколько промежуточных материалов, а именно:

  • Черновик текста
  • Черновой вариант дизайна электронной книги
  • Целевую страницу
  • Анонс электронной книги для рассылки по эл. почте

Чтобы выполнить проект, эти четыре материала должны быть созданы в нужной последовательности. Разбейте ваш проект на соответствующие рабочие этапы.

3. Составьте список задач

Теперь вместо большого проекта у вас есть четыре вехи, с которыми нужно работать — создание черновика текста, чернового дизайна, целевой страницы и анонса для почтовой рассылки.

Благодаря этой более удобной структуре вам будет проще выявить задачи, связанные с вашим проектом. Подумайте о том, какие задачи нужно выполнить для создания этих материалов. Какие действия нужно предпринять в правильном порядке?

Например, для создания чернового варианта текста электронной книги, ваша команда должна будет выполнить следующие действия:

  • Провести исследование
  • Запланировать интервью со специалистами
  • Провести интервью
  • Составить план текста
  • Написать черновой вариант текста
  • Отредактировать текст

Повторите этот же процесс для каждого из запланированных материалов. Вы получите полный список задач, выполнив которые, сможете завершить проект.

4. Выявите зависимости задач

Каждая задача по отдельности может казаться достаточно легкой. Но любой менеджер проекта скажет вам, что их тесная взаимосвязь значительно усложняет проект.

Поэтому очень важно выявить все зависимости задач на этапе планирования — до того, как вы начнете составлять график работ по проекту. Разобравшись в зависимостях между задачами, вы сможете составить план работ по проекту, который окажется гораздо более продуманным и эффективным.

Вооружившись списком задач, посмотрите, как они связаны между собой. Ваши дизайнеры должны создать схемы и инфографику для электронной книги. Но смогут ли они начать до того, как получат текст и статистические данные от группы разработки контента? Скорее всего, нет.

Отметьте все эти зависимости сейчас, чтобы учесть их на последующих этапах.

5. Оцените время, необходимое для выполнения задачи

Чтобы создать как можно более точный график проекта, вам нужно хотя бы приблизительно знать, сколько времени займет выполнение той или иной задачи. Это поможет вам устанавливать более реалистичные сроки.

Посмотрим правде в глаза — оценить затраты времени на выполнение задачи может быть очень сложно, в том числе из-за ошибок планирования и излишнего оптимизма. Чтобы не впасть в идеализм и не установить невыполнимые сроки, обратитесь за помощью к сотрудникам, работающим над проектом.

6. Создайте диаграмму Ганта

Итак, вы уже разобрались с целями проекта, материалами, задачами. зависимостями и ожидаемыми сроками. Это означает, что у вас есть все необходимое для составления графика работ по проекту — в форме диаграммы Ганта.

На диаграмме Ганта отображаются задачи, относящиеся к проекту, рядом с временной шкалой. Задачи при этом показаны в виде горизонтальных полос. Длина каждой полосы соответствует ожидаемому промежутку времени, отведенному на выполнение задачи. Такая диаграмма представляет в наглядном виде календарный план, а также позволяет отслеживать весь ход выполнения проекта.

В ходе жизненного цикла проекта менеджер может пользоваться диаграммой Ганта для корректировки длительности задач, сроков выполнения и зависимостей, чтобы действовать в соответствии с изменяющимися приоритетами и избежать возможных задержек.

Для максимальной результативности диаграмма Ганта должна быть доступна всем участникам проектной группы с самого начала работ. Это позволяет использовать более целостный подход, характеризующийся высоким уровнем взаимодействия, — когда все участники проектной группы оказываются вовлечены в работу с самого начала, а не подключаются на различных этапах. В результате повышается прозрачность информации и уровень подотчетности в команде.

Не надо недооценивать этап сдачи работ

Ваш проект будет считаться незавершенным, пока он не будет сдан, и именно поэтому за сдачу проекта во многих организациях отвечает отдельный специалист. Этот финальный этап имеет очень большое значение.

Тем не менее, вы можете выполнить этот важный этап даже без менеджера, отвечающего за сдачу проекта.

Ваш график работ по проекту поможет вам успешно создать план, следить за ходом выполнения работ и гарантировать, что проект будет благополучно доведен до финишной черты. Дополнительные советы по составлению графиков работ см. в статье «Почему нарушается график работ по проекту и как с этим бороться».

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности