Как избежать перегрузки при управлении проектами?

Вам, как менеджеру проектов, наверняка приходится управлять несколькими проектами одновременно. Вам кажется, что вы справляетесь, но рано или поздно в ходе работ над одним из проектов возникают проблемы и он начинает отнимать у вас все больше времени и сил. Неожиданно вы понимаете, что перегружены работой и совершаете ошибку за ошибкой. К сожалению, такая ситуация случается довольно часто.

Умение управлять множеством проектов одновременно и избегать перегрузок входит в число важнейших навыков как для менеджера проектов, так и для участников команд, работающих сразу над несколькими инициативами. В идеале все возникающие проблемы должны решаться без ущерба для остальных задач.

Ознакомьтесь с нашими советами о том, как управлять несколькими проектами одновременно, выполнять большие объемы работ и успешно справляться с чрезмерной загрузкой.

Какими могут быть последствия перегрузки?

Мы живем и работаем в быстро меняющейся среде с ограниченными ресурсами. Стремясь сохранить конкурентоспособность, большинство компаний считают непрактичным поручать проектной группе один проект за раз. Но когда менеджеры проектов перегружены, от этого страдает исполнение проектов.

Вот некоторые распространенные последствия такой перегрузки:

  • Задержки и пропущенные сроки. Чем большее число проектов и задач отслеживает менеджер проектов, тем выше риск, что что-нибудь будет упущено. 
  • Неожиданные проблемы. Чем меньше времени уделяет менеджер проектов тщательному планированию и исполнению, тем выше шанс, что все пойдет не так. К тому же, когда менеджер проектов перегружен, ему трудно заранее позаботиться о снижении рисков и избежании проблем.
  • Снижение эффективности. С ростом числа задач снижается количество времени, которое можно выделить на каждую из них. Часто это приводит к ухудшению качества работ.
  • Рост числа пропущенных дней и текучести кадров. Чрезмерная загрузка менеджеров проектов и участников команд может привести к эмоциональному выгоранию, прокрастинации и даже увольнению. 

Как управлять несколькими проектами одновременно?

Какое бы количество проектов вы ни отслеживали, всегда можно найти рекомендации о том, как управлять ими более эффективно:

  • Делегируйте обязанности. В вашей команде есть опытные сотрудники, способные взять на себя часть ваших рутинных задач? Делегирование позволит вам высвободить время, чтобы уделять внимание более важным вопросам.
  • Управляйте ожиданиями заинтересованных лиц. Менеджеры проектов могут чувствовать себя обязанными справляться с работой без жалоб. Но если ваш начальник и другие участники не понимают, насколько сильно вы загружены, они будут заваливать вас работой все больше и больше. И им вряд ли понравится, если вы с чем-то не справитесь.
  • Расставляйте приоритеты. Это очень важно, если ваши задачи или проекты конфликтуют между собой. Нужно только, чтобы все участники (включая представителей высшего руководства) согласились с вашими приоритетами, и тогда вы сможете быстрее разрешить конфликт. 
  • Не ищите легких путей. Возможность «срезать путь» и отказаться от каких-то важных дел может выглядеть соблазнительно, но у таких поступков часто бывают последствия. Например, если из-за занятости вы не посетите совещание по проекту, то можете не узнать о какой-то важной новости или потеряете еще больше времени, выясняя, что же вы пропустили.
  • Используйте правило 80/20. Это правило гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Сосредоточившись на основных аспектах каждой из проблем, а не на мелких деталях, вы сможете избежать микроменеджмента и при этом обеспечить успешное выполнение проекта.

Как справиться с чрезмерной загрузкой без расширения штата?

Менеджер проекта может обнаружить, что ему приходится справляться с перегрузкой в одиночку — без возможности кому-то делегировать часть своих обязанностей. Если вы не можете нанять ассистента, а участники команды загружены собственной работой, что вам остается?

Предлагаем шесть советов по борьбе с перегрузками, когда у вас нет возможности взять в команду нового человека.

  • Отказывайтесь от дополнительной работы. Не всегда можно ответить «нет» своему работодателю. Но если вам предлагают что-то новое, а вы и так загружены по уши, попытайтесь отказаться или отложить работу над новым заданием, пока не освободитесь.
  • Старайтесь не перенапрягаться. Если вас напрягает количество задач в списке, попытайтесь разбить их на удобные этапы и выполнять по одной группе за раз. А также не забывайте делать перерывы и ищите свои способы расслабиться, чтобы не довести себя до выгорания.
  • Убеждайтесь, что сроки достижимы. Создание реалистичного плана проекта имеет огромное значение, если вам приходится справляться с кучей дел. Чем более жесткий ваш график работ по проекту, тем скорее вы столкнетесь с перегрузкой в случае любых неожиданностей.
  • Улучшайте организацию рабочего времени. Вы сможете успевать больше, если сможете уделять больше внимания организации рабочего времени и избавитесь от отвлекающих факторов.
  • Внедряйте необходимые инструменты. Использование диаграмм Ганта, панелей задач и других инструментов, помогающих улучшить прозрачность данных, позволяет сократить время на обновление информации по проекту и проведение отчетных совещаний.
  • Используйте автоматизацию. Автоматизируя рутинные, повторяющиеся задачи, вы экономите время сотрудников, позволяя им уделять внимание более полезной работе.

Методы управления проектами, позволяющие справиться с чрезмерной загрузкой

Есть несколько методик управления проектами, которые помогают справляться с высокой загруженностью и избежать перегрузки. Они включают в себя:

  • Управление зависимостями. Связав взаимозависящие задачи, вы сможете отслеживать влияние различных графиков и находить способы сбалансировать рабочую загрузку, не задерживая выполнение проекта. 
  • Использование инструментов для распределения ресурсов. Решения для распределения ресурсов позволяют выявлять ситуации, когда вам или участникам вашей команды поручено слишком много задач. С помощью такого решения вы сможете перераспределять работу между участниками и находить людей, имеющих возможность взять дополнительные задания.
  • Повышение прозрачности. Применение таких инструментов, как календари с общим доступом, диаграммы Ганта, панели задач и отчеты в режиме реального времени, помогают держать всех участников команды в курсе дела и при этом тратить меньше времени на информирование. А также позволяют выполнять проекты с максимальной результативностью.
  • Возможное внедрение Agile-методологий. Agile-методологии управления проектами подходят не для каждого типа проектов. Но в подходящей ситуации они могут помочь справиться с высокой нагрузкой, поскольку нацелены на повышение эффективности.
  • Избегание неконтролируемого расширения объема проекта. Четко определите объем проекта и убедитесь, что любые изменения проходят через соответствующую процедуру управления изменениями. Это поможет избежать увеличения объема работ по проекту, которое может оказаться непосильным для вашей команды.

Применяйте графики рабочей загрузки для избежания перегрузок

Wrike Resource — это решение для планирования загруженности команды, которое дает менеджерам проектов прозрачность данных и гибкость возможностей, позволяя сбалансировать рабочую загрузку и повысить эффективность. Используя наши графики рабочей загрузки, вы сможете управлять загруженностью участников команды, приоритизировать задачи в зависимости от доступности персонала и планировать распределение рабочих заданий. Вы сможете оперативно переносить сроки задач или заменять исполнителей, чтобы разрешать конфликты и равномернее распределять рабочую загрузку. Подпишитесь на бесплатную пробную версию, и вы сами увидите, как Wrike помогает избежать перегрузок.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности