ビジネスプロセスモデリングとは？

チームの生産性を高めようとするのであれば、まずは日々の組織運営の状況を明確に把握しておくべきです。 どこが行き詰まっているのか? 何がスムーズに進行しているのか？ パフォーマンスの現状と目標とのギャップを埋めるにはどうすればよいのか？これらの点を追求しましょう。

私の経験では、非効率要因を検出して有意義な変革に最速で着手できる方法の1つは、プロセスの可視化です。 研究では、ビジュアルツールは人材のパフォーマンスの向上を可能にするものであり、チームの認識の統一、ボトルネックの解消、成長の支援に取り組む際に実際に効果を発揮することが示されています。

この記事では、ビジネスプロセスモデリング（BPM）により内部ワークフローが構造化されて明確化される仕組みと、それがチームの迅速かつ賢明な意思決定にどのように役立つのかを説明します。

目次：

• ビジネスプロセスモデリングとは？

• ビジネスプロセスモデリングを使用する理由

• さまざまなビジネスモデリング手法

• ビジネスプロセスのモデリングと表記法を同時に機能させる方法とは？

• ビジネスプロセスマッピングとビジネスプロセスモデリングの違いとは？

• ビジネスプロセスモデリングの実施方法

• ビジネスプロセスモデリングプロジェクト計画の策定に役立つヒント

• Wrikeが必須のプロセスモデリングソフトウェアである理由

ビジネスプロセスモデリングとは？

ビジネスプロセスモデリングは、ビジネスプロセス管理における重要な技法であり、チームが組織内での業務の流れを可視化する場合に有用です。 社内ワークフローを視覚的に表現することで、チームは各ステップをより深く理解し、注意が必要な領域を見つけ、有意義なプロセス改善を行うことができます。

一般的な方法には、フローチャート、データフロー図、ガントチャートなどがあり、これらは複雑なプロセスを簡略化して分析しやすくします。 大半のビジネスプロセスモデリングツールは、次の2つの主要な状態に焦点を当てます。

• 現状：現在のプロセス（現在の機能状態がありのまま示される）

• 将来：改善実施後の未来のプロセス

これらは紙に描くこともスプレッドシートを用いることもできますが、ツールを使ってビジネスプロセスをモデリングすることで、正確性の確保、変更の追跡、チーム間のコラボレーションが格段に容易になります。

ビジネスプロセスモデリングを使用する理由

当然ながら、どの企業も最高の成果を達成し、常に最高の効率で運営したいと考えています。 組織はプロセスモデリングを採用することで、内部プロセスとワークフローをより深く調査する機会を得ることができます。 ツール、役割、意思決定における作業の流れをグラフィカルに表現することで、何が機能して何が遅れているのか、よりスムーズに業務を進めるにはどうすればよいのかをチームがしっかりと理解できるようにします。

ビジネスプロセスモデリングは、ビジネスプロセス分析を補助し、主要なビジネス機能に関連するプロセスステップを明確に理解できるようにします。 これにより、非効率要因の特定、現在のプロセスを理想的なプロセスとの比較、および、業務の効率化につながる変更が容易になります。 ここからは、プロセスモデリングによって企業にもたらされる価値についてご説明します。

ビジネスプロセス管理の強化

最も効果的なビジネスプロセス管理改善法の一つは、プロセスの視覚的モデリングです。 チームは、プロセス図、行動図、またはコラボレーション図を使用して、ワークフローを分解し、各段階における情報やタスクの移動を追跡することができます。

このレベルの明確さがあれば、特に既存のワークフローを管理する場合や、異なるツールやタイムラインを使用している複数の部門にまたがって仕事をする場合の意思決定がより強力になります。 プロセスモデリングを一貫して使用すると、エラーや重複作業が減るため、プロセスのパフォーマンスが向上し、コスト削減につながります。

ビジネス戦略の整合化

プロセスモデリングは、高レベルの目標とそれを支える日常活動を結びつけます。 広範なシステム内で各タスクの機能を分析することにより、チームは、プロジェクトが会社の優先事項に合致しているかどうか、ビジネス成果全体を支持しているかどうかを確認できます。

これは、複数の組織構造があるチームや事業運営がサイロ化しているチームでは特に重要になります。全員が同じ成果を目指して集中することが難しい場合があるためです。 チームがプロセスモデルを活用すれば、意図と現実を比較でき、より戦略的な意思決定をより短時間で行うことができます。

プロセス最適化の強化

チームはプロセス全体を理解することで、変更をテストし、引き継ぎを分析し、遅延を減少させることができます。 さまざまな役割とシステムやタスクとの相互作用をシミュレーションすることで、ワークフローを効率的なプロセスに再構築することが容易になります。

プロセスの最適化を重視しているチームは、モデリングを用いて実装前に新しいバリエーションをテストすることもでき、それによって計画の信頼性が高まります。 通常、リソース配分、制御フロー、またはタスクタイミングのわずかな改善は、時間が経過すると非常に優れた成果につながります。

ワークフロー管理の効率化

成功のための最も重要なリソースの1つは人材であるため、生産性とチーム全体のパフォーマンスを向上させるには、スタッフ間のコミュニケーションを強化する必要があります。

以下のような活動には、組織内におけるチーム間コミュニケーションが不可欠です。

• 不必要なプロセスを排除する

• 新しいプロセスを他のチームと共有する

• すべてのチームが従うべき標準化されたプロセスを作成する

市場競争力の強化

競争力を維持するには、スピード、精度、適応性をもって業務を遂行する必要があります。 プロセスモデリングは、非効率要因を特定し、障害要因を取り除き、複雑さを増すことなく最も影響の大きい部分にリソースを集中させるのに役立ちます。 これにより、ビジネスの活力が維持され、変革管理への対応力が高まります。

研究によると、革新性の高い組織は、遅れを取っている組織に比べて、株主還元率が高く、収益率が最大で20％も高いことが分かっています。 制御フローを視覚化し、改善点をテストし、より効率的なプロセスをサポートできるため、企業はより迅速に対応し、よりスマートに規模を拡大するために必要な明確さと構造を獲得できます。

ベストプラクティスの促進

大規模なチームや分散型のチームでは、各部署の目標が同じであっても、同じワークフローが異なる方法で実行されるのをよく見かけます。 このような一貫性の欠如は、作業の重複や結果の遅れ、不必要な混乱につながります。

チームがプロセスモデリングを使用する場合、タスクを整理し、部門間でのビジネス機能の実行方法を統一するために共通のシステムを構築します。 視覚的な構造があれば、アプローチが標準化され、不要なバリエーションが排除され、関与するすべての役割が明確になります。

この構造が確立されると、何が機能するかを文書化し、大規模に複製し、長期的なオペレーショナル・エクセレンスをサポートすることが非常に容易になります。

さまざまなビジネスモデリング手法

ビジネスプロセスをモデリングするにあたって、万能のアプローチはありません。 私の経験では、適切なモデリング手法は通常、ワークフローがどれほど複雑であるか、そしてそれをマッピングする責任者が誰であるかに依存します。 プロジェクトマネージャーはタイムラインを調整するために高レベルの概要を必要とするかもしれません。一方、営業チームのようなビジネスユーザーは日常業務を指揮するために細かい情報を必要とするかもしれません。

モデリングプロセス分析へのアプローチ方法の種類は多数あり、それぞれに独自の長所があります。 ここで最も一般的な方法をいくつか取り上げます。

フローチャート法

フローチャートは最も広く使用されているモデリング技法の一つであり、複雑なワークフローの実行を容易にします。 シンボルとコネクタを組み合わせて使用すると、プロセスフローの各ステップが視覚的に明確に表現されるので、人材、ツール、システムにおける作業の移動の分析に役立ちます。

フローチャートは、ビジネスユーザーとプロセスアナリストが共通の参照情報を必要としている場合に特に有用であることが分かりました。 1つの図だけで、ロジックのギャップ、不要なループ、不明瞭な判断ポイントなどが浮き彫りになります。これらは可視化しないと見逃されがちです。

大規模なシステムでは、ビジネスプロセスモデリングの全体像の把握に複数のフローチャートが必要となる場合があります。 そのためにはワークフロー管理ソフトウェアが不可欠であり、チーム間でのモデルの作成、洗練、共有が容易になります。

データフロー図

データフロー図（DFD）は、プロセス内のステップ間で情報がどのように移動するかに焦点を当てたものです。 システム、タスク、チーム間の相互依存関係を視覚的にマッピングします。 このマッピングにより、ワークフロー全体の入力、出力、引き継ぎの追跡が容易になります。

DFDはEdward Yourdonによって開発されました。責任やタイミングを追跡することよりもデータの流れを理解することの方が重要となるプロセスでよく使用されます。 複雑なビジネスプロセスモデリングのマッピングには理想的ではありませんが、データを使用してより良いビジネス成果を達成したいチームにとっては便利なツールとなります。

DFDを他のビジネスプロセスモデリング手法と併用すると、背後で情報がどのように動いているかが明らかになり、継続的な改善対策に役立ちます。これは、長期的なオペレーショナル・エクセレンスを達成するための重要なステップです。

IPOモデル

IPO（インプット-プロセス-アウトプット）モデルを使えば、ワークフローの実行方法を簡単に分析できます。 どのプロセスも次の3つの明確な部分に分割されます。

• インプット：プロセスに入ってくるデータ、材料・資料、または情報

• プロセス：タスクを完了するための手順

• アウトプット：結果または成果物

このアプローチは、特に時間的制約のあるプロセスを扱う場合に責任をすばやくマッピングする方法を必要とするプロジェクト管理チームに適しています。 また、ビジネスプロセスの設計の基礎を築くのにも役立ち、これによってチームはより詳細なモデリングに進む前に何が関与しているのかを把握しやすくなります。

SIPOC図

SIPOC図は、プロセスが最初から最後まで関係者全員とどのようにつながっているかを理解するために使用される高レベルのツールです。 この略語は以下の頭文字を取っています。

• Supplier（サプライヤー）

• Input（インプット）

• Process（プロセス）

• Output（アウトプット）

• Customer（顧客）

この手法は、シックスシグマフレームワークの中核部分として、業務プロセス分析の初期段階で使用され、詳細に入る前にワークフローの全体的な範囲を概説するものです。 この手法では、依存関係、引き継ぎ、主要な担当者を強調表示することで、プロセス全体を可視化します。

ビジネスプロセスモデリングの文脈においては、SIPOC図は、広範な戦略とより詳細な図をつなぐ架け橋となり、チームにとっては、スマートなワークフローを構築し、協力体制を改善し、不要な複雑要素を削減するための共通の出発点となります。

ガントチャート

ガントチャートは、大きなプロジェクトを小さなアクティビティに分解し、それぞれのピースが全体のプロセスフローの中でどのようにつながるかを示した図です。 これは、進捗を追跡するための最も実用的なツールの一つであり、特に厳しいタイムラインを管理している場合や、複数のチームで調整を行う際に役立ちます。

チャートの各バーはタスクまたはサブタスクを表し、現在実行されている活動の内容、タスクの実行者、各ステップの所要時間が明示されます。 この可視性により、遅延を防ぎ、優先順位を明確にし、プロセスステップの見落としを防ぐことができます。

ガントチャートをビジネスプロセスモデリングに適用すると、タイムラインが正確になり、プロセスステップを実際のデリバリーと比較するのに役立ちます。 調整の改善、計画の明確化、長期的なオペレーショナル・エクセレンスを実現するためにビジネスプロセスを改善することに重点を置いているチームにとって、ガントチャートは特に価値があります。

PERT図

PERT（プログラム評価レビュー法）図は、プロセスの所要時間と、タイミング問題により遅延が発生する可能性があるポイントを可視化するのに役立ちます。 各ノードはタスクやマイルストーンを表しており、依存関係と推定期間が明確に表現されます。

この手法は、ビジネスプロセス分析の初期段階において、チームが正確なタイムラインを構築するために、アクティビティの所要時間とそれらのつながりを明確に把握する必要がある場合に特に有用です。 PERT図では、ビジネスプロセスモデリング中に推定時間がマッピングされるため、チームはデリバリーに直接影響を及ぼすタスクに集中して取り組むことで業務を効率化できます。

統一モデリング言語図（UML）

統一モデリング言語図（UML）はもともとソフトウェア開発用に構築されたものですが、今では、システム、ワークフロー、部門を超えて作業するチームにとって頼りになるモデリング手法となっています。 現在、UMLは、ビジネスプロセスモデリング（BPM）において、タスク、役割、技術の複雑な関係を表現するために広く使用されています。

UML図ではビジネスプロセスが多面的に表現され、技術アーキテクチャとそれを推進する人間関係が集約されます。 この詳細度により、特にシステム設計とプロセス設計が密接に関連している環境において、チームはプロセスフローをより深く理解することができます。

UML図は14種類以上あるため、どれを使用すべきかが分かり、それらを効果的に解釈する方法を理解するには、ある程度の経験が必要です。 よく使用されているものは次の通りです。

• シーケンス図

• アクティビティ図

• デプロイメント図

• ユースケース図

• パッケージ図

• コミュニケーション図

• コンポーネント図

• インタラクション概要図

• ステート図

• タイミング図

• クラス図

• オブジェクト図

• 複合構造図

ビジネスプロセスのモデリングと表記法を同時に機能させる方法とは？

ビジネスプロセスモデリング表記法は、関係者全員にとって同じ意味を持つ共通の記号セットを使用して、プロセスの仕組みを体系的に伝える方法です。 BPMNでは、不正確な図や一貫性のないフォーマットに頼るのではなく、物事を明確でわかりやすくする視覚的ルールを適用します。

私の経験では、職能横断型のビジネスプロセスモデリング表記法（BPMN）は、技術チームと非技術チームの対話を簡素化するのに役立ちました。 これは、複雑なワークフローを、技術レベルを問わずどのチームメンバーでも解釈できるものに変換する実用的な方法です。

このアプローチは、ビジネスプロセスモデリングに構造をもたらします。 チームはBPMNを一貫して使用することで、混乱を減らし、期待事項を整合化し、各段階で実行すべき作業に集中することができます。 このように明確化しておくと、業務の効率化や作業遂行方法の再設計を行う際に大いに役立ちます。

ビジネスプロセスモデリング表記法

ビジネスプロセスモデリング表記法（BPMN）は、図を通じてビジネスプロセスを視覚的に表現するための標準化された方法です。 一貫した記号を使用して、読みやすく行動しやすい形式で、タスク、決定、引き継ぎを表現します。

複雑なプロセスやモデルや表記法を扱うチームにとって、BPMNは共通の視覚的言語となります。 これは、ビジネスアナリスト、プロジェクトリーダー、関係者が、ワークフローを同じ方法で解釈するのに役立ち、混乱を減らし、コラボレーションをより容易にします。 BPMNは構造化されたシステムに従っているため、より正確なプロセス分析をサポートし、チームが部門やツールを横断するモデルを構築するのに役立ちます。

BPMNでは、プロセスモデリング表記法を使用することで、実際のプロセスの文書化、ギャップの特定、および、より広範なプロセス管理目標に対するモデリング作業の整合化を容易にします。

ではBPMNの4つの主要な要素を見てみましょう。

フローオブジェクト

BPMNにおいて、フローオブジェクトは、プロセスがどのように機能するかを視覚化するために使用するコアコンポーネントです。 これは、ビジネスプロセスの構造を形成するタスク、トリガー、判断ポイントを表します。 その3つの主要タイプは、アクティビティ、イベント、ゲートウェイです。

アクティビティ：アクティビティは、プロセス内で実行される作業を表します。 タスクを開始、変更、または完了させることができ、通常は、メッセージ、タイマー、エスカレーションなどといった特定のトリガーに接続されます。 以下は一般的なアクティビティの種類です。

• メッセージ

• タイマー

• 補償

• キャンセル

• エスカレーション

• シグナル

• エラー

• リンク

イベント：イベントは、開始状態、変更状態、終了状態など、プロセス中に発生する事柄を示します。 イベントは、丸みを帯びた長方形で表され、ワークフローの進め方に影響するループ、サブプロセス、タイミングルールなどが含まれる場合があります。

ゲートウェイ：ゲートウェイは、プロセスフローに分岐や統合を取り入れるものです。 条件やインプットの評価、および、ワークフローがたどるべき経路の決定に役立ちます。 これは、ビジネスプロセス分析中、特に潜在的な結果を比較する際に便利なツールです。

これらの各コンポーネントは、作業が実際にどのように行われているかを示すプロセス図を作成する役割を果たし、これによって、チーム間におけるビジネスプロセスモデリングの一貫性が強化されます。

アーティファクトオブジェクト

アーティファクトオブジェクトは、BPMN図にコンテキストと詳細を追加するものであり、チームがビジネスプロセスの各部分の背後にあるロジックと裏付け情報を文書化するのに役立ちます。 これらは実際のフローには影響しませんが、チームによるモデルの解釈・改良方法において重要な役割を果たします。

ビジネスプロセスモデリングにおいて使用される一般的なタイプが3つあります。

データオブジェクト：タスクの実行に必要な重要な情報を表します。 どのインプットやアウトプットが特定のアクティビティに結びついているかを示すのに役立ち、図をより深く操作できるようになります。

グループ：プロセスのさまざまな部分にまたがっていることが多い関連タスクをまとめて強調します。 グループ化は、ワークフローの機能には影響しませんが、セクションを視覚的に整理することで全体的な読みやすさを向上させます。

アノテーション：記述されたコンテキスト（注釈）を図に追加するものです。 アノテーションは、意図を明確にする場合や、例外を説明する場合、利害関係者がモデルの複雑な領域を把握しようとする場合に役立ちます。

接続

接続オブジェクトは、BPMN図におけるさまざまな要素の相互関連性を定義するものです。 これらは、作業の実際の進行を反映した方法で、タスク、メッセージ、裏付け情報を結びつけることで、ビジネスプロセスに構造をもたらします。 これらコネクターは、多くのモデリング手法の中核をなす部分であり、プロセスのロジックとフローの両方の形成に役立ちます。

アソシエーション：裏付け情報とメインプロセス間のつながりを表します。 点線で表現され、テキストやアーティファクトなどの要素をアクティビティ、ゲートウェイ、イベントに結び付けます。

シーケンスフロー：アクティビティが発生する順序を指定するものです。 これらのフローは矢印の付いた実線で表示され、ワークフローにおけるタスクの進行に影響する条件が含まれる場合があります。

メッセージフロー：プロセス内の異なる参加者間のコミュニケーションを示します。 メッセージフローは、異なるプール間で頻繁に使用され、円で始まり矢印で終わる破線であらわされます。チーム、システム、組織的境界を越えて情報がどのように移動するかを示すのに有用です。

スイムレーン

スイムレーンはワークフローの各部分の担当者を示すもので、ビジネスプロセスモデリング図の整理に役立ちます。 図をプールとレーンに分割することで、異なるチームや役割が共通のプロセスにどのように貢献するのかを理解しやすくします。

レーン：プール内の特定の役割または貢献者を表します。 各レーンは、その個人またはチームが責任を負うタスクを表します。 この構造により、ビジネスプロセス内のアカウンタビリティの透明性が向上し、作業実行中の混乱を予防できます。

プール：部門、外部パートナー、または別組織など、プロセスへの幅広い参加者を表します。 1つの図の中で個別のプールを使用することで、チーム間または企業間における作業の流れを示すのに役立ちます。

ビジネスプロセスマッピングとビジネスプロセスモデリングの違いとは？

私が共に働いてきたチームの多くが、ビジネスプロセスマッピングとビジネスプロセスモデリングを混同していました。 これらは密接に関連していますが、目的が異なります。 この違いを理解することで、時間を節約し、混乱を未然に防ぐことができます。

どちらも、ビジネスプロセス管理の広範な実践の中で価値があり、特にチームがワークフローの定義、改善、または引き継ぎに取り組んでいる際に有用です。 プロセスマッピングは通常、ビジネスプロセスの現在の状態を文書化するために使用されます。 これにより、タスクの完了方法、担当者、引き継ぎが発生する場所が明確で静的な図として示されます。

これは初期段階では役立ちますが、プロセスマッピングは柔軟性に欠けることがよくあります。 これはスナップショットであり、監査、一度きりの評価、オンボーディングなどには役立ちますが、長期的な変化には対応できません。

一方、ビジネスプロセスモデリングは、プロセスの可能性や在り方を探求する場合に役立ちます。 適切なビジネスプロセスモデリングツールとモデリング手法があれば、チームは改善点をテストし、代替フローをマッピングし、より大きな戦略的目標に合わせて業務を調整することができます。

もう一つの大きな利点は、最新情報を唯一の信頼できる情報源に一元化できることです。 断片的な図や重複したファイルを管理する代わりに、モデリングを利用すれば、チームが共同作業やプロセスの改善、長期間のプロセス拡張を1か所で行うことができます。

ビジネスプロセス管理に対するアプローチとして、適応性が高く成長に対応できるものをチームが目指しているのであれば、ビジネスプロセスモデリングがもたらす利点はプロセスマッピングだけにとどまりません。

ビジネスプロセスモデリングの実施方法

作業の効率化とチームの整合性の改善を目指している場合、ビジネスプロセスの概要を明確lにするいことから始めるのが最適です。 私は、ビジネスプロセスモデリングを活用することで、ノイズが打ち消され、停滞箇所と実際に機能しているものを把握しやすくなることを発見しました。

どのチームにも当てはまる普遍的なアプローチなど存在しません。 改善しようとしていることやワークフローの複雑さによって、選択すべき方法が変わります。 とはいえ、ほとんどのチームは単純な3段階プロセスから始めることができます。

1. 現在のプロセスを文書化する

プロセスの現状をとらえることから始めます。 これがすべての基本です。 チームは、デジタルホワイトボード、スプレッドシートや専用のビジネスプロセスモデリングツールなど、最適なツールを使用できます。 この段階での目標は、ワークフローの中で発生すべきことではなく実際に発生していることを可視化することです。

2. 改善すべき領域を特定する

現在の状態が明らかになったら、プロセスが実際にどのように実行されているかを時間をかけて評価してください。 摩擦点や矛盾点を探して、このステップは実際に物事を前進させるのに役立っているのかと自問してみてください。 このような明確化によって、作業の原則、反復、欠落などが発生している箇所が明らかになります。 そこから、チームはより集中し自信を持ってビジネスプロセスの構造改革に着手できます。

3. 将来のプロセスを設計する

問題が明確になったこのタイミングで、より良い作業方法をモデル化します。 分析結果をもとに、より効率的で適応性が高くスケーラブルなワークフローをサポートする新しい構造の将来のバージョンを構築してください。 適切なビジネスプロセスモデリングツールを使用して、その新しいフローのプロトタイプを作成し、チーム間で共有してアドバイスを受けます。

ビジネスプロセスモデリングプロジェクト計画の策定に役立つヒント

ビジネスプロセスを詳しく調べることに決めたら、次のステップはその意図を行動に移すことです。 特に職能横断型チームと仕事をしている場合や、レガシーワークフローに取り組んでいる場合、最初のうちは、ビジネスプロセスモデリングのプロジェクトの立ち上げ作業に圧倒されるかもしれません。 しかし、適切な準備をしておけばはるかに管理しやすくなります。

私は長い年月をかけて、最も成功したモデリングの取り組みが明確化から始まることを学びました。 使用するモデリング手法、図表の詳細度、図表の形成に関与させるべき人材をしっかりと把握しておく必要があります。 ここで、ビジネスプロセスモデリングを最適化するためのヒントをいくつかご紹介します。

シンプルでありながら詳細に

経験豊富なチームであっても、全体をすっきりまとめようとして、プロセスを過度に単純化するという同じトラップに陥ります。 理論的には、過度な単純化により図が分かりやすくはなります。 しかし実際には、最も重要な詳細が抜けてしまうことがあります。 ビジネスプロセスモデリングを行う際に、これらの欠けているステップが、後で盲点となってしまう可能性があります。

ほとんどの場合、この部分は共同作業です。 さまざまな関係者が独自の視点を持ち込みます。誰もが同じ観点でプロセスを見ているわけではありません。 ある人にとっては些細なことであっても、別の人にとってはパフォーマンスの向上やボトルネックの処理を試みるべき重要な要素であるということがあるのです。

チームが実際に使用できて頼れるモデルを構築することを目指すのであれば、最初は重要でないように見える部分も含め、プロセスのあらゆる部分を考慮する必要があります。

適切なBPMソフトウェアを利用する

ビジネスプロセスモデリングは単なる図ではありません。 ビジネスプロセスモデルのすべての要素、形状、記号には特定の意味があります。 それぞれが特定のプロセスやアクションの概要を示しています。

堅牢なBPMソフトウェアを求めるユーザーは、Wrikeのオールインワンプラットフォームには、標準化されたインテーク、自動化による内部プロセスの加速、カスタムダッシュボードによるプロセスの最適化など、プロセスモデリングプロジェクトを成功させるためにチームが必要とするものがすべてそろっていることに気づきます。

ビジネスプロセスモデリングでは、担当者、アクションのトリガーとなるもの、問題が発生する可能性がある箇所などを含め、プロセスがどのように機能するのかが明示されます。 モデリングが上手に実行されると、チームは各自のビジネスプロセスを明確に理解し、改善することができます。

Wrikeを利用すれば、チームによる実際の運用方法に合わせてモデルを構築できます。 1つのカスタム可能なダッシュボードから、各プロセスステップのマッピング、ビジネスプロセス自動化の使用、あらゆるものの追跡を行うことができます。

意図を示した正確なタイトルを作成する

ビジネスプロセスモデリングプロジェクトを進める際には、明確性が重要になります。 各ステップのタイトルは、チームだけでなく、後で図のレビューを担当する人にもわかりやすいものにするべきです。 私は、正確でアクションベースのタイトルを付けることで、混乱の防止とより良い意思決定が可能になることを実感しています。

プロセス全体における資金の使用状況を追跡するというアクションを考えてみてください。 曖昧なラベルではなく、「予算使用状況」などのようなタイトルにすれば、説明がなくても、関係者は何が行われるのかを直接理解することができます。

代替経路を明確に示す

オプションをマッピングする場合、ラベルを付けるだけでは不十分です。 モデルを有用なものにするために、チームに各代替案の概要を説明してください。 概要には、ビジネスプロセスへの影響、関与する人、引き継ぎが変わる箇所などが含まれます。

ここでの目標は完璧を目指すことではありません。 プロセスが軌道から外れた場合でも現実の可能性が反映されるモデルを構築することです。

既成のテンプレートを使用してプロセスを標準化する

Wrikeのビジネスプロセスモデリングテンプレートは、空白ページを回避するための賢い手段です。 チームのニーズに合わせてプロセスを調整しながら、構造を何度も作り直すことなく、プロジェクト全体に展開できます。 この一貫性により、進捗状況の追跡と将来の変更の整合化が容易になります。

Wrikeが必須のプロセスモデリングソフトウェアである理由

私は自分の経験から、ビジネスプロセスが長い間静止していることはまれであり、だからこそWrikeのようなツールが違いを生むと言えます。 このツールは、構造を失わずに柔軟性を求めるチームに向けて構築されています。

Wrikeには、プロセス全体の綿密な計画、役割の割り当て、引き継ぎの自動化、あらゆるものの可視化を実現できるツールが用意されています。 プロセスの合理化や、繰り返しの多いコラボレーションステップの削減を検討しているのであれば、このツールを詳しく調べてみる価値があります。

また、幅広いビジネスプロセス管理ソフトウェアツールを備えているため、ワークフローをリアルタイムでマッピングして実行できます。 これは、何一つ中断することなく、承認の管理、タイムラインの調整、プロセスの更新を行う際に非常に役立ちます。