プロフェッショナルサービスチーム全体に作業を効果的に割り当てる方法

ご自身および貴社のプロフェッショナルサービスチームがさらに多くの顧客やプロジェクトを引き受けるにつれ、要求を満たすためにさらにリソースが必要になります。 それはビジネスの成長に伴い、当然のことと言えるでしょう。 だから作業の委任方法を知ることは、長期的な成功のために大変重要なのです。適切な委任なしでは作業負荷が過剰になり、ストレスが溜まり、結果的に燃え尽き症候群につながってしまいます。

まず最初に、プロフェッショナルサービスとは何であるかを考えてみましょう。 簡潔に言うと、プロフェッショナルサービスとは、顧客が自身のビジネス管理を改善するために、ベンダーやエージェンシーが顧客に販売する製品またはサービスを意味します。 

チームのリモート管理、およびタスクの委任方法を理解することは、全体像に焦点を当てるための時間を生み出すだけではありません。 適切な委任により、社員に権限を与え、信頼関係と人間関係を築き、若手チームがより多くの責任を担い、最終的にリーダーシップの役割に昇進させることができるのです。 しかし、適切な委任は決して簡単な作業ではありません。 ご自身または貴社のプロフェッショナルサービスが、より効果的にまた容易に委任するためのコツや戦術をご紹介します。以下のタスクの効果的な委任方法をお読みください。

委任スキルの改善方法

効果的な委任方法の詳細を学ぶ前に、委任方法をより批判的に考えるために、マネージャ―が委任に苦労する理由を理解することが大切です。 

タスクの委任は、様々な理由から困難な作業になることがあります。 一般的にみられるいくつかの課題をご覧ください。

  • コントロールを手放すことの困難さ

    手綱を緩めるのは必ずしも容易なことではありません。小規模のチームから出発し、日々のタスクのほとんどをこなしてきた場合は特にそう言えるでしょう。 それらのタスクを他のスタッフに任せることは決して簡単なことではありません。 しかし組織が成長し、拡大するためには、それを実行しなければならない時があるのです。 

    チームの各メンバーは、様々な理由のもとに雇用されていることを忘れないでください。 優れた作業をこなして成功したいという気持ちは、ご自身も他のスタッフも同じです— しかし自分のスタッフを信頼して初めて、それが実現するのです。
  • 自分の方がより優れた作業をより迅速にこなせる—またはその両方できるという考え

    当初はもちろんそうでしょう。しかしそのような近視眼的な考え方は、各スタッフおよび会社全体の成長の妨害につながります。 ご自身も昔は同じ立場にあったことを忘れないでください。ご自身が特定のタスクを迅速にまた正確に完了できるのであれば、新しいチームメンバーもそれができるのです。
  • 作業の委任は、自身が仕事を避けているという考え 

    この誤った考え方は、強い労働倫理に根差していることが多いのですが、これも誤った考え方です。 作業の委任は、作業負荷のバランスを取り、より短期間で多くを達成するために不可欠なだけでなく、学習や成長の機会を従業員に提供し、最終的に組織の成功に貢献します。

チーム全体へのタスク委任方法

貴社のプロフェッショナルサービスチームやそのメンバーに、タスクを効果的に委任する方法の詳細を見てみましょう。 

  • 無作為に委任しない

    作業を効果的に委任するには、適切なタスクを適切なチームやメンバーに割り当てることが大変重要です。 マネージャーの皆さんは、上司としてチームやメ従業員の長所と短所、またそれぞれの好みを理解しなければなりません。 こうすれば、全員がより大きな成功を収めることができるのです。 
  • 特定のタスクをなぜ特定のチームやメンバーに委任するのかを明確にする 

    指導者としてもう一つ重要な点は、メンバー自身が気づいていない長所を識別することです。 特定のタスクをチームやメンバーに初めて委任する際には、そのタスクを委任する理由を的確に説明し、彼らががそのタスクを無事に完了できることに自信を持っていることを伝えてください。 
  • 明確な指示を与え、リソースを提供し、サポートする

    委任は単にタスクを引き渡し、それで終わりになるわけではありません。 マネージャーとして明確な指示や役に立つリソースを提供し、チームやメンバーが障害にぶつかった場合は継続的にサポートする必要があります。 
  • すべてを委任する

    責任とともに、タスクやプロジェクトを一定水準まで完了するために必要な権限も委任する必要があります。 従業員は、タスクやプロジェクトの進行過程において必要な意思決定をする権限を持っていないと思いがちです。 このような状況を避けるためにはまず、チームと担当者が発生する可能性のある質問や決定の種類を理解し、それらの質問に答えたり決定を下したりする権限が自分たちにあることを知らせます。

    あなた、またはチームメンバーがその権限以上のことを実行するのではないかと神経質になっている場合は、どのような種類の質問や意思決定を引き上げるべきか詳しく説明してください。 
  • レビューし、検証し、フィードバックを提供する

    タスクを他のメンバーに委任したからと言って、プロジェクト完了に対する自分の責任が無くなるわけではありません。 作業を委任し、もしそれがうまくいかなかったときに従業員やチームを非難するほど、信頼を損なうことはありません。 そのために、委任したすべての作業をレビューし、完了基準を満たしていることを確認し、肯定的で建設的なフィードバックを提供することが重要なのです。

Wrikeを使った作業の委任方法

複数のプロジェクトやタスクを追跡できるタスク管理システムがあれば、作業の委任が格段に容易になります。 Wrikeの強力なタスク管理機能なら、タスクを容易に割り当て、従業員の進捗状況を監視し、必要な際にはサポートやフィードバックを提供できます。 

Wrikeを使えば、作業の委任がどの程度シンプルになるか、是非ご確認ください。 今すぐ2週間の無料トライアルを始めましょう

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