Qu'est-ce qu'un processus d'approbation de contenu efficace ?

Vous travaillez depuis un mois sur la conception d'une vidéo à destination du département chargé de la réussite client. Le lancement de celle-ci est programmée pour la semaine prochaine. Après avoir recherché activement les responsables de ce que vous pensez être l'approbation finale, ces derniers approuvent la vidéo mais vous renvoient vers l'équipe réussite client pour dernière vérification.

L'équipe en question vous suggère alors une série de modifications. Procédez-vous aux modifications, sachant que la vidéo a été approuvée par l'équipe dirigeante ? Et, une fois les changements effectués, renvoyez-vous la vidéo à l'équipe de direction pour qu'elle la révise encore une fois, même si cela pourrait retarder le lancement ?

Si vous vous êtes déjà retrouvé dans un tel pétrin pour approuver vos contenus, pas de panique ! Vous n'êtes pas les seuls. Même avec les outils de Communication Marketing les plus performants, les processus d'approbation de contenu sont toujours délicats.

Fouiller parmi les chaînes d'e-mails et de discussions chat pour retrouver les approbations requiert temps et organisation. Comprendre qui doit approuver quoi  et quand provoque frustrations et génère bien souvent des modifications de dernière minute. Entre les séances de brainstorming sur de nouveaux sujets, la phase de conception-rédaction et la publication des produits finis, il reste peu de place pour l'erreur.

Selon notre enquête sur la gestion du travail, 49 % des professionnels déclarent qu'« attendre l'action d'autres collaborateurs » est leur plus grand obstacle à la productivité. Et selon notre Digital Work Report 2018, 60% des marketers français déclarent avoir vu leur charge de travail quotidienne augmenter depuis un an. Le processus de rédaction du contenu doit ainsi faire l'objet d'un processus de révision et d'approbation efficace.

Tout processus d'approbation présente ses difficultés, surtout si on ne définit pas clairement le rôle de chaque partie prenante et chacune des étapes dès le départ. Passons en revue quelques stratégies à prendre en compte au moment d'élaborer un processus d'approbation de contenu.

1. Eviter les retards et les obstacles

Examinons le processus d'approbation de contenu type d'un travailleur freelance : les rédacteurs freelance se voient confier un projet avec une date d'échéance. Ils livrent leur travail à un correcteur qui peut transférer la version finale au directeur général. Le designer travaille ensuite sur cette version modifiée et se charge de la maquette visuelle qui sera soumise à l'approbation du directeur artistique. Enfin, le rédacteur en chef étudie la mise en page et donne son approbation ou demande des modifications de design / contenu.

Si le processus s'exécute via e-mail, il est pratiquement impossible d'effectuer un suivi claire des révisions effectuées. Lorsque les dates de livraison sont communiquées par e-mail, il n'y a aucun moyen de rappeler la date d'échéance de l'approbation à l'une ou plusieurs des parties prenantes du projet. Vous pouvez soit vous reposer sur le rédacteur en chef ou le directeur artistique pour qu'ils suivent la date d'échéance, soit la leur rappeler régulièrement. Dans ce cas de figure, nous seulement la responsabilité vous incombe, mais votre date d'échéance sera dépassée de source sûre avant même que vous puissiez agir.

Les retards et blocages ne sont pas seulement frustrants, ils ont des conséquences négatives sur les projets. Voilà pourquoi les équipes dirigeantes abandonnent aujourd'hui les e-mails au profit de solutions de gestion du travail collaboratif.

Assigner des tâches contenant descriptions et dates d'échéance fournit aux rédacteurs et aux parties prenantes une compréhension claire du calendrier d'approbation. Des notifications sont envoyées lorsque la date d'échéance se rapproche : un moyen efficace de libérer du temps et des ressources qui, dans le cas contraire, seraient utilisés pour envoyer des messages de rappel et obtenir des retours.

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2. Garder l'objectif final en tête

La dérive d'un projet se produit généralement lorsque les révisions successives modifient le contenu de telle sorte que celui-ci s'éloigne de l'objectif initial. Peut-être y a-t-il trop de cuisiniers dans la cuisine ? Ou peut-être que les parties prenantes ne savent pas quelles sont les approbations nécessaires pour avancer.

Les objectifs et les KPI ne sont pas les mêmes pour tout le monde. Quand trop de personnes sont impliquées dans la boucle de feedback, il peut se créer des malentendus. Assurez-vous que les objectifs fixés au départ sont la force motrice qui sous-tend toute décision prise durant le processus d'approbation du contenu.

Impliquez les parties prenantes dès le début pour que tout le monde s'accorde d'entrée de jeu sur les objectifs et les responsables de l'approbation. Lors du processus de création, faites le point régulièrement avec les parties prenantes pour vous assurer que le projet est sur la bonne voie pour atteindre les objectifs initiaux. Cela minimisera la confusion ou les désaccords au moment des approbations.

3. Ne laisser aucune place à l'erreur

Vous finissez par obtenir un e-mail avec l'approbation de la partie intéressée. Et c'est alors qu'en ouvrant la pièce jointe… vous découvrez qu'il s'agit d'une ancienne version.

Il est facile de s'emmêler les pinceaux avec les multiples versions d'un document téléchargées dans un fil de discussion et stockées dans les boîtes de réception des collaborateurs. Cela compromet la pertinence et la sécurité des documents, sans parler de la perte de temps que cela représente pour tout le monde.

Gardez tous vos documents dans un endroit unique, centralisé et mettez en place un système de contrôle de versions dans votre processus d'approbation de contenu pour éviter ce problème. Les versions de fichiers remplacent les fichiers existants, obsolètes, par des versions plus récentes, actualisées, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Vous avez besoin de récupérer la version ancienne d'un fichier ? Pas de problème. Si les outils de versionnage de fichiers mettent clairement en évidence quel fichier contient la dernière version, ils vous permettent également de revenir sur les versions précédentes et de les restaurer.

4. Définissez les responsabilités

Le manque d'appropriation est un problème commun du processus d'approbation de contenu. Les personnes qui en sont chargées ne sont pas toujours conscientes qu'elles sont obligées de donner un feedback à une date précise.

Or il se produit un effet domino négatif lorsqu'une personne ne fournit pas de feedback en temps et en heure. Assurez-vous que votre flux d'approbation de contenu définit clairement l'étape à laquelle se trouve chaque projet et notifie les responsables de l'approbation lorsque la balle est dans leur camp.

Imaginons que vous souhaitiez que votre nouveau slogan soit soumis à une approbation pour un événement à venir. Au lieu de créer le statut « Approbations » dans une liste, créez un flux de travail en associant les tâches aux noms des approbateurs : ainsi, chaque collaborateur impliqué sera notifié lorsque son intervention sera requise.

Derniers conseils sur la création d'un processus d'approbation de contenu

En matière d'approbations, la situation peut très vite dégénérer et engendrer des blocages. Suivez les conseils ci-dessous pour que vos objectifs soient alignés et que votre processus d'approbation soit harmonieux :

  1. Assignez des tâches et des dates d'échéance aux approbateurs afin qu'il n'y ait pas d'excuse pour les retards d'approbations.
  2. Ayez constamment à l'esprit le but à atteindre en vous accordant sur les objectifs et les approbations dès le départ et en faisant un point régulièrement pour vous assurer que vous êtes bien sur la bonne voie.
  3. Évitez les erreurs et la perte de temps avec le contrôle de version, afin que le document le plus récent soit toujours accessible.
  4. Définissez les responsabilités en créant un statut lié à un approbateur afin qu'il n'y ait pas de confusion à ce sujet.

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