Il existe trois principaux facteurs déterminants pour la réussite d'un nouveau projet ou campagne :

  1. Excellente communication d'amont en aval et inversement, de manière à ce que chacun soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les progrès, les défis et les résultats atteints.
  2. Gestion de projets organisée de manière à pouvoir garantir leur clôture dans les délais et dans les limites budgétaires imparties.
  3. Collaboration entre membres de l'équipe et avec les différents départements de manière à recueillir davantage d'idées et encourager l'innovation.

Mais attention, dans les environnements de travail innovants que l'on rencontre aujourd'hui, ce serait une erreur de s'intéresser à ces facteurs pris chacun séparément. Vous pouvez vous améliorer dans ces trois domaines simultanément en vous concentrant sur un seul aspect de votre travail : votre gestion collaborative de projets. Vous intéresser de plus près à ce concept permettra à chacun, depuis la direction jusqu'aux employés, de communiquer entre collègues, de gérer des projets et des idées, de collaborer activement dans le cadre des tâches à accomplir et de travailler avec efficacité.

Le meilleur moyen d'améliorer votre gestion collaborative de projets consiste à convaincre votre équipe d'abandonner un système d'échange d'e-mails obsolète au profit d'un logiciel spécialement conçu à cet effet.

Les principes clés d'une gestion collaborative de projets efficace

Que vous décidiez de continuer à utiliser vos anciennes méthodes ou que vous recherchiez un nouvel outil de gestion collaborative de projets, nous vous invitons à tenir compte de ce qui suit :

1. Vous avez besoin d'un outil de mise à jour en temps réel

Certains logiciels en ligne ou basés dans le Cloud permettent à votre équipe de partager et de suivre les mises à jour en temps réel. Dès qu'une modification intervient, celle-ci peut être vue par tous les utilisateurs. Autrement dit, votre équipe ne risquera jamais de travailler par inadvertance avec des informations périmées (ex. feuilles de calcul) et la collaboration pourra progresser facilement et efficacement.

2. Les collègues doivent avoir la possibilité de travailler simultanément

La collaboration en temps réel est aujourd'hui le nouveau paramètre de référence pour un travail d'équipe optimal. L'un des premiers outils bien connus dans ce domaine est Google Docs ; un participant effectue une mise à jour du document mis en ligne, un autre peut y apporter des modifications simultanément ou simplement observer le déroulement du processus. Wrike est un outil de gestion collaborative de projets offrant ces mêmes fonctionnalités de collaboration en temps réel pour les tâches et projets.

3. Vous pouvez discuter d'un travail pendant qu'il s'accomplit

Au lieu d'utiliser un premier outil pour échanger des conversations et un second pour le travail en cours, il serait préférable de recourir à un seul système permettant d'engager des conversations pendant le déroulement même de ce travail. De cette manière, si vous devez intégrer un nouveau participant au projet ou déléguer le travail à une autre personne, il vous sera également possible de communiquer les informations concernant les décisions qui ont déjà été prises et les conversations en lien avec le projet. Les nouveaux participants pourront directement se mettre au travail et atteindre leur vitesse de croisière, sans perdre du temps à devoir leur expliquer les moindres détails du projet.

4. Vous avez besoin d'un endroit consolidé pour enregistrer et stocker toutes les informations entourant vos projets professionnels.

Aujourd'hui, les informations sont le plus souvent conservées à divers emplacements tels que les boîtes de réception électroniques, les plates-formes de stockage en ligne ou le disque dur de votre ordinateur. Une telle dispersion rend quasiment impossible de garantir que chacun des membres de votre équipe de travail possède les informations les plus récentes.

Si vous souhaitez améliorer votre gestion collaborative de projets, il importe de prévoir un emplacement unique où seront centralisées toutes les informations se rapportant à un travail, à savoir toutes les tâches ponctuelles, projets à long terme, fichiers, conversations, comptes rendus de réunion et rapports. Ceci permettra à vos employés de toujours avoir un accès direct et immédiat aux informations dont ils ont besoin, sans devoir jongler avec plusieurs outils.

5. Vous devriez pouvoir modifier certains détails d'un projet en le faisant immédiatement savoir à votre équipe

Chaque équipe éprouvera la nécessité, à un moment ou un autre, de modifier certains détails ou priorités du projet. Votre système ou vos outils doivent vous permettre d'actualiser le travail et de prévenir immédiatement votre équipe de toutes les modifications apportées, de manière à ce que chaque personne participant à un projet d'envergure majeure puisse être en possession des dernières mises à jour.

6. Vous devriez avoir la possibilité de voir les étapes suivantes

Un logiciel efficace pour la gestion collaborative de projets vous permet de planifier les tâches et projets ultérieurs, au moyen de la planification, de diagrammes de Gantt, de dépendances entre tâches et d'autres outils encore. Vous aurez la capacité d'organiser vos tâches et projets selon un modèle logique, de planifier et surveiller la progression des travaux de bout en bout de manière à ne rien omettre, et de vérifier si vos collègues nécessitent éventuellement de l'aide. À l'issue de chacun de vos projets, votre équipe pourra immédiatement s'atteler aux prochains travaux prioritaires.

Outil gratuit pour la gestion collaborative de projets

Si vous avez décidé d'implanter un logiciel de gestion collaborative de projets, essayez Wrike, entièrement gratuit pendant deux semaines, avec possibilité de mise à niveau par la suite. Invitez votre équipe à découvrir Wrike, bouclez un petit projet ensemble au moyen de ce logiciel et vous constaterez par vous-même comment nous pouvons renforcer l'efficacité de votre travail en équipe.

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