Votre équipe est à l'œuvre, concentrée. Elle travaille dur pour finaliser le produit avant le lancement de la campagne. Tout le monde avance bien, et avec un peu de chance, vous terminerez dans les délais. Puis soudainement, la voilà... la demande ad hoc.

On passe à votre bureau, vous recevez un court e-mail ou un message instantané, on vous interpelle « Hé, j'allais te demander... » alors que vous vous servez un café dans la cuisine. Ces demandes surgissent soudainement, et même si ce sont généralement des tâches rapides, elles peuvent fortement affecter votre équipe.

Selon notre rapport de gestion du travail, pour lequel 1 400 travailleurs du savoir ont été sondés, le principal obstacle pour 60 % des répondants est de « travailler sur un nombre trop important de choses en même temps », suivi de « priorités incertaines » (31 %) et de « trop de demandes des autres » (28 %). Aujourd'hui, les responsables marketing passent seulement 36 % de leur temps sur le travail pour lequel ils ont été recrutés.

Il n'est pas surprenant que les demandes ad hoc figurent parmi les principaux obstacles à la productivité au travail. Et pourtant, les demandes ad hoc sont inévitables, elles sont nécessaires si l'on veut satisfaire les clients. Votre équipe marketing doit répondre rapidement aux demandes changeantes des clients, et donc faire preuve de flexibilité.

L'une des plus grandes difficultés pour les responsables marketing consiste à établir un processus qui permette d'intégrer les demandes ad hoc tout en minimisant les interruptions et la distraction pour votre équipe. Utilisez ces stratégies pour incorporer les tâches imprévues dans votre flux de travail et gérer toutes les demandes entrantes.

Planifiez les demandes ad hoc

Vous savez que vous recevrez des demandes ad hoc, donc laissez une marge de manœuvre lorsque vous planifiez la charge de travail et les sprints de votre équipe.

Vin D'Amico, le blogueur de Enterprise Agile suggère de prioriser les éléments selon les catégories A et B : les éléments A sont les tâches que l'équipe s'engage à réaliser durant le sprint, et les éléments B seront réalisés s'il reste du temps, mais ces derniers seront substitués par les demandes ad hoc au besoin. Ceci permet de garantir que l'équipe avance convenablement sur les objectifs principaux, tout en gardant une certaine flexibilité.

Visualiser la charge de travail de votre équipe est un autre moyen simple pour voir qui a la marge de manœuvre suffisante pour traiter une demande urgente lorsqu'elle survient, ou réorganiser les tâches tel que nécessaire pour ne pas surcharger une personne.

Visualisation de la charge de travail Wrike

Adoptez Agile pour être plus réactif

Mettre en place une méthodologie Agile permet à votre équipe marketing de réagir plus rapidement, et à votre flux de travail d'être beaucoup plus flexible lorsqu'il s'agit de traiter les demandes entrantes. 18 % des responsables marketing affirment qu'adopter Agile a renforcé la qualité de leur travail, et 16 % disent que leur équipe est plus en phase avec les priorités.

Il est important de noter ceci : Agile n'est pas synonyme d'improvisation, et adopter Agile ne signifie pas abandonner toute structure ou planification. Les deux composants essentiels de Agile sont la priorisation implacable et la communication constante dans l'équipe.

Cela signifie que votre équipe est plus à même d'identifier les demandes ad hoc étant des priorités à incorporer dans votre sprint, de les caser dans la charge de travail en cours, et de collaborer pour éviter qu'un déluge de demandes entrantes ne retombe sur un seul membre de l'équipe ou ne crée de goulots d'étranglement pour toute l'équipe.

Pour plus d'informations sur la mise en place de Agile dans votre équipe marketing, téléchargez gratuitement 7 étapes pour le développement d'une équipe de marketing Agile

Agissez en défenseur de votre équipe

En tant que responsable marketing, vous savez que même les meilleurs plannings peuvent capoter à cause d'une tâche inattendue. Votre travail consiste à traiter ces imprévus et à agir en défenseur pour que votre équipe reste concentrée.

Il est probable que votre équipe marketing soit bombardée de demandes dans leurs boîtes de réception, Slack, réunions, documents Google partagés et conversations de couloir. Non seulement il est impossible d'avoir une idée précise de la quantité de travail que vous recevez, mais il est également difficile de prioriser les tâches et de garantir que votre équipe possède les ressources nécessaires.

Toutes les demandes ad hoc doivent donc passer par vous, pour que vous puissiez compiler toutes les informations nécessaires et mettre de côté les tâches non urgentes avant qu'elles ne distraient votre équipe.

Nommez un tireur d'élite

Kirsten Minshall, fondateur du studio d'applications Web UVD basé à Londres, conseille de définir un poste spécial dans votre équipe : une personne qui puisse agir rapidement et gérer les demandes entrantes.

En travaillant étroitement avec vous comme défenseur, le tireur d'élite assigne les demandes ad hoc après les avoir analysées et acceptées comme priorités. Si aucune demande n'arrive, cette personne peut toujours travailler sur les tâches en attente pour rester productive. Mais cela permet au reste de votre équipe de se concentrer sur leurs tâches et leurs objectifs, tout en intégrant les tâches urgentes.

Vous pouvez également faire tourner le poste de tireur d'élite au sein de votre équipe pour que personne ne se sente isolé ou épuisé par un flux constant de demandes entrantes.

Formalisez le processus de demandes

Vous ne pouvez gérer ce que vous ne voyez pas. S'il vous est déjà arrivé de vous réunir personnellement avec un membre de votre équipe, et que celui-ci vous parle de son travail sur des tâches dont vous ne savez rien, il est temps d'instituer un processus de demandes formel.

Ceci implique la fin des demandes non officielles ou fortuites : votre équipe doit tout recevoir sous forme de demandes formelles. Et ceci, que la tâche soit minime ou que le poste de la personne la demandant soit ronflant.

Il est essentiel, pour que vous et votre équipe gardiez le contrôle sur une quantité importante de travail, d'établir un espace central vers lequel diriger toutes les demandes entrantes, les prioriser et trouver toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation du travail.

Au lieu d'avoir les demandes éparpillées dans des e-mails, sur des Post-it ou dans des tableurs, utilisez un tableau Scrum pour rapidement les prioriser, les assigner et les suivre. De cette manière, vous savez qui est à charge de chaque demande et quel est son statut, et tout doublon est facilement identifié et supprimé de la liste. Découvrez comment configurer votre tableau Scrum dans Wrike pour commencer dès aujourd'hui.

Tableau de bord Scrum
Tableau Scrum dans Wrike
« Wrike a réellement modifié et amélioré la façon dont nous fonctionnons en tant qu'équipe. Je regarde les nouvelles demandes entrantes, j'évalue la disponibilité des personnes cette semaine, et je transfère les demandes dans la boîte de réception Design, de sorte que l'équipe est au fait des priorités. » - Katelyn Good, responsable de la stratégie et de la mise en œuvre marketing à Lightspeed POS

Suivez toutes les tâches en cours

Comme de nombreuses tâches ad hoc sont des demandes invisibles, « extra-officielles », il est impossible d'évaluer la quantité de travail réellement assignée à votre équipe, ou de déterminer comment améliorer le processus pour aider votre équipe à faire de son mieux.

Bon nombre de responsables marketing se tourne vers des solutions de gestion de projet basées sur le Cloud pour faciliter la communication et le partage d'informations au sein des équipes. Cependant, même s'il existe des milliers d'outils pour aider les équipes marketing dans l'organisation et la collaboration sur les campagnes, peu de solutions sont, comme Wrike, conçues pour aider les équipes à gérer à la fois les projets planifiés et les demandes inattendues.

En assurant un suivi intégral dans un outil de gestion du travail, vous pouvez :

  • Obtenir une vision précise de la capacité actuelle de votre équipe, et voir à quoi se consacre chaque personne
  • Allouer les ressources de manière plus efficace, ou justifier l'incorporation de ressources ou de personnel additionnels
  • Mettre de côté les demandes non urgentes et permettre à votre équipe de rester concentrée sur les objectifs prioritaires de l'entreprise
  • Rendre le travail visible pour les dirigeants et les parties prenantes, de façon à ce qu'ils puissent suivre l'avancement de leurs demandes
  • Dire « non » (ou « pas aujourd'hui ») aux tâches non prioritaires et le justifier facilement

Travaillez de manière proactive, et non réactive

Définir un processus de traitement des demandes ad hoc permet à votre équipe de se concentrer sur les initiatives stratégiques essentielles qui permettent à l'entreprise de progresser, tout en gardant la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins des clients.

Plus votre planification reflète la réalité du travail de votre équipe (en rendant visible le travail invisible, en formalisant les nouvelles demandes, et en réservant du temps pour les tâches ad hoc), plus vous avez de flexibilité pour faire des ajustements et des corrections en cours de route, et plus vous tirez partie des bonnes opportunités.

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