3 façons dont la gestion collaborative du travail alimente l'agilité d'une entreprise

Ère du client, monde post-numérique, économie en temps réel : ces termes sont fréquemment utilisés de nos jours pour décrire la situation actuelle des entreprises. Ces dernières ont entamé leur transformation numérique. Sont-elles compétitives dans l'économie mondiale post-numérique ?

Tout ceci commence à ressembler à des mots qui font le buzz, sans réalité sous-jacente. Il est facile de faire de beaux discours, mais qu'est-ce que les entreprises essayent de faire en réalité ? Un seul mot : se battre.

Concurrence et agilité

Depuis le début de l'entreprise, à l'époque du troc, la réussite a toujours été liée en partie à la concurrence. À cette époque, c'était à qui échangerait le plus de perles contre un morceau de viande ou la plus belle sculpture contre un vase. La monnaie a changé, les perles se sont transformées en argent. Quant aux marchandises, on est passé d'accessoires essentiels à la survie à des informations ou des logiciels. Mais les bases restent les mêmes :

  • Le plus rapide gagne des parts de marché.
  • Le meilleur produit gagne des parts de marché.
  • Le meilleur service gagne des parts de marché.

Et si vous êtes capable de combiner vitesse, service et produit exceptionnel, vous battez sûrement vos concurrents à plate couture. Une chose est certaine : la seule constante c'est le changement. Et le monde évolue rapidement presque chaque jour. Il n'y a pas si longtemps, les voitures autonomes, les appels vidéo, les écrans plats et la réalité virtuelle étaient des idées futuristes. Google a été créé en 1998, ne l'oublions pas. À l'époque, 41 % des Américains adultes se connectaient à Internet. Aujourd'hui, 96 % des Américains ont un appareil mobile et la plupart des gens sont en ligne constamment tout au long de la journée.

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Les entreprises doivent accepter et intégrer les changements pour rester compétitifs. Nous sommes en plein dans l'ère de l'agilité des entreprises. Ce n'est pas juste un mot à la mode. L'agilité des entreprises se définit comme suit : « qualité qui permet aux entreprises de répondre rapidement au changement ». Chaque organisation doit avoir un certain niveau d'agilité aujourd'hui pour continuer à prospérer. Sans quoi, elle risque de devenir le Ask Jeeves ou Palm Pilot de son secteur.

Interro surprise

Pensez à votre entreprise, à votre présentation éclair, à vos réussites les plus récentes. Et, même si cela vous fait grimacer, pensez à des périodes moins fastes. À présent, prêtez-vous à l'exercice suivant.

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Prenez une feuille, recopiez le tableau et prenez quelques minutes pour réfléchir et écrire vos idées. Félicitez-vous de vos forces, car elles sont la base de votre réussite ! Maintenant, regardez vos faiblesses, qui vous empêchent d'être concurrentiel. Qu'est-ce qui en ressort ?

  • Manque de ressources ?
  • Problèmes de visibilité ?
  • Processus compliqués ?
  • Systèmes entremêlés ?
  • Communication incohérente ?

Soyez rassuré, vous n'êtes pas un cas isolé. Que vous en discutiez dans un groupe d'encadrement mensuel ou que vous entendiez les commentaires de vos amis, toutes les entreprises connaissent des difficultés (même Google). Chacune dispose de facteurs de différenciation, mais il existe également de nombreuses similarités quels que soient le secteur, la taille de l'entreprise et les phases de son évolution (start-up, entreprise bien installée, etc.). Cela veut dire que d'autres ont réussi à dépasser les difficultés.

3 principaux obstacles à l'agilité des entreprises

L'agilité des entreprises ne se résume pas au fait de mettre rapidement sur le marché un produit fiable et un service haut de gamme, c'est là toute la difficulté. L'agilité implique non seulement des réactions rapides de la part des entreprises, mais également des changements de trajectoire parfois radicaux dans des environnements mouvants. Les clients attendent un service personnalisé 24h/24 et 7j/7. Vos concurrents peuvent être vos voisins ou une entreprise de l'autre côté de la planète, avec des tarifs et une disponibilité meilleurs que ce que vous offrez. La livraison gratuite, dès le lendemain, est la norme, et non plus le différenciateur. La technologie évolue rapidement, ce qui peut être une aide ou un frein. La collecte de données est en constante augmentation, mais la puissance de ces données ne peut être pleinement exploitée si vous n'êtes pas en mesure de les analyser — et encore moins de les consulter !

Les 3 principaux obstacles auxquels les entreprises font face en devenant plus agiles et concurrentielles sont les suivants :

  1. Systèmes fragmentés
  2. Visibilité
  3. Flexibilité d'adapter son travail pour une productivité et une réussite maximales

Vous rencontrerez peut-être d'autres obstacles, mais si ces 3-là sont surmontés, vous constaterez des améliorations au niveau des performances de votre entreprise.

Avez-vous essayé la gestion collaborative du travail ?

Les outils de gestion collaborative du travail peuvent remédier à ces difficultés et quelques autres. Ils permettent aux équipes de communiquer et collaborer dans un espace unique, plutôt que de perdre du temps à passer d'une « application de productivité » à l'autre (e-mails, messagerie instantanée) et à chercher des informations dans toutes ces applications. Margo Visitacion, vice-présidente et principale analyste de Forrester, appelle les outils de gestion collaborative du travail des « points de collaboration ». Elle explique : « Que vous fournissiez du contenu numérique, un programme marketing ou même un processus métier reproductible comme l'accueil de nouveaux collaborateurs, ces outils sont assez flexibles pour vous permettre de planifier vos activités et d'interagir avec les personnes qui ont besoin de partager des informations ou de contribuer aux projets. »

86 % de plus de 1 400 dirigeants d'entreprise, éducateurs et employés ayant répondu à une enquête de Salesforce ont cité le manque de collaboration ou l'inefficacité de la communication comme motif des échecs constatés dans le cadre professionnel. La collaboration et la cohérence ne sont pas nécessairement insurmontables et synonymes d'échec. Voici des exemples réels d'entreprises qui sont devenues plus agiles et ont pu rester dans la course grâce à la gestion collaborative du travail.

Les systèmes fragmentés font partie du passé

La plupart des entreprises bataillent avec des systèmes fragmentés. Les projets, les paramètres et les mises à jour de statut sont répartis dans des e-mails, des documents, des tableurs, des bases de données et des rapports. Les systèmes ne communiquent pas et la compilation d'informations demande des heures de travail. L'ensemble des éléments nécessaires pour terminer un projet ne se trouvent pas dans un seul emplacement. Tout cela prend du temps et, souvent, le travail avance au prix d'une frustration excessive. Ces entreprises ne peuvent pas être qualifiées d'agiles.

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(Photo de Jon Tyson sur Unsplash)

Grâce à la gestion collaborative du travail, chaque communication, document, commentaire et mise à jour est disponible dans un seul emplacement. Ces éléments sont accessibles à tous. Les collaborateurs sont en mesure de vérifier l'état, de connaître l'avancement et de déterminer la prochaine tâche à réaliser sans devoir organiser de réunion ni perdre de temps à chercher les informations.

Ogilvy Australia, une des plus grandes agences de publicité du monde, souhaitait rationaliser son processus de brief créatif. Le brief créatif sert à transmettre les besoins des clients à l'équipe responsable du compte, qui l'utilise ensuite pour communiquer avec l'équipe créative qui développe les ressources. Les briefs peuvent être développés suite à des réunions ou via des échanges d'e-mails, offrant peu de visibilité aux personnes qui ne sont pas présentes. Ogilvy Australia voulait suivre automatiquement chaque étape du processus de façon homogène sur tous ses projets, notamment la collaboration, les modifications et les accords, ainsi que les approbations de chaque partie prenante pour faciliter les transmissions et l'intégration de nouveaux membres à l'équipe.

Ogilvy a collaboré avec Wrike pour développer un formulaire de demande client visant à garantir que toutes les informations soient rassemblées de façon cohérente. « Tout ce que je consulte dans Wrike est en direct et dans son statut actuel, c'est un gros avantage pour moi » a déclaré Ashley Risstrom, responsable de production senior chez Ogilvy Australia. « Nous pouvons plonger dans le projet, consulter les derniers commentaires et prendre le relais. »

Un outil de gestion collaborative du travail peut être une source unique d'informations. Il peut réduire les écarts géographiques et offrir rapidement et facilement une visibilité sur le travail en cours. Pour Hootsuite, un tel outil a permis à son équipe de se concentrer sur l'expérience client, plutôt que de passer son temps à chercher des informations. Wrike fournit un emplacement centralisé qui permet à Hootsuite de gérer un grand nombre de tâches et d'établir facilement des rapports sur sa productivité. « Wrike nous a réellement aidés à faire disparaître les barrières en se positionnant comme source unique d'informations : tout le monde, dans toutes les régions, a accès à tout ce que nous faisons dans Wrike  », explique Symon More, gestionnaire des ressources chez Hootsuite. « Wrike offre un moyen vraiment simple pour tous, quel que soit l'endroit du monde où nous nous trouvons, de voir ce que les autres font et nous aide à harmoniser le discours et l'objectif de notre entreprise. »

Harmonisez votre équipe — rapidement

Beaucoup d'entreprises ont des difficultés à gérer la visibilité sur plusieurs fronts. Elle permet pourtant à votre équipe de rester cohérente et active, mais il n'est pas simple de savoir en permanence qui fait quoi. Le défi est d'autant plus important que les équipes travaillent à distance, avec des fuseaux horaires différents. Exemple :

  • Comment savez-vous que vous devez revoir ce projet ?
  • Vos chefs d'équipe sont-ils en mesure de savoir rapidement qui est surchargé et qui a des disponibilités ?
  • Comment suivez-vous le budget par rapport au temps passé ?
  • Seriez-vous capable d'indiquer à un client, à la volée, le statut de son projet ?
  • Comment partagez-vous les commentaires avec votre équipe et vos clients ?
  • Vos collaborateurs connaissent-ils les projets et les échéances à venir ?
  • Comment pouvez-vous être sûr que vous avez assez de travail pour embaucher un travailleur indépendant ou un nouveau membre dans l'équipe ?
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(Photo de Joshua Coleman sur Unsplash)

Il existe des outils qui peuvent fournir ces informations dans des systèmes séparés, mais, encore une fois, le rassemblement de données réparties dans différents silos pour créer une vue d'ensemble prend du temps. De plus, pendant ce temps-là, le personnel ne se consacre pas aux projets, ce qui peut affecter votre agilité. Les outils de gestion collaborative du travail combinent plusieurs outils de gestion des ressources en un seul système, et la consultation des charges de travail et du budget s'en trouve facilitée. Ce type de gestion fait également gagner du temps à votre équipe, qui devient par conséquent plus efficace.

De’Longhi est une marque internationale renommée pour ses machines à café, ses ustensiles de cuisine et son électroménager. Lors d'un projet de refonte du site Web, qui impliquait des équipes réparties en Europe et un fournisseur au Népal, la rationalisation de la communication est devenue cruciale. L'équipe avait aussi besoin d'une solution pour gérer le nombre croissant de demandes en attente, qui arrivaient par e-mail, appels téléphoniques et messagerie instantanée. Les modèles, formulaires de demande et l'automatisation ont largement facilité la gestion des flux de travail sur tous les lieux de travail et dans tous les projets.

« Grâce à Wrike je peux gérer et maîtriser les distractions et réserver du temps chaque jour pour me consacrer aux tâches réellement importantes et urgentes, » déclare Ricard Martín Sol, Directeur des systèmes numériques du groupe chez De’Longhi. « Notre équipe centrale est petite et nous avons gagné beaucoup de temps, ce qui nous permet de prendre en charge plus de travail. »

L'équipe marketing de Esurance devait gérer un déluge de demandes, de difficultés liées à la visibilité et à la gestion des révisions, commentaires et approbations associés aux ressources. Elle ne pouvait plus gérer ses projets via des e-mails et avait besoin d'une solution flexible et intuitive qui pourrait relever ces défis ainsi qu'améliorer la collaboration et la communication internes.

« Avant d'utiliser Wrike, même un projet particulièrement compliqué était entièrement géré par e-mail », explique Sabrina Wong, Chef de projet et Responsable contenu chez Esurance. « Je dirais que chaque membre d'équipe recevait peut-être 400 e-mails par mois. Maintenant que tout le monde utilise Wrike, tous les commentaires sont répertoriés, il est donc très facile de les parcourir et de répondre à nos propres questions. Il n'est plus nécessaire de parcourir 3 000 e-mails. »

L'efficacité au niveau des équipes se répercute au niveau de l'équipe de direction. La cohérence de l'entreprise en bénéficie grandement.

Travaillez à votre façon — même si ce n'est pas celle de votre équipe

Nous devons faire avec ce dont nous disposons, que ce soit du talent ou des outils technologiques. Cependant, tous les outils ne sont pas égaux ni faciles à utiliser. Il y a les adeptes des technologies conviviales axées sur l'interface (vous voyez de qui je veux parler), et ceux qui préfèrent les technologies traditionnelles qu'ils utilisent depuis des années. Nombreux sont les collaborateurs qui bataillent pour que les outils dont ils disposent fonctionnent de la façon dont ils souhaitent travailler, et leur productivité peut s'en trouver affectée.

Ils veulent être en mesure de consulter leurs travaux sous différents formats (diagramme, liste, tableau ou tableau de bord Kaban par exemple). De nombreux outils technologiques ne proposent qu'un seul format. Les outils de gestion collaborative du travail peuvent facilement être configurés pour divers styles de travail, ce qui simplifie la mise en œuvre de cette visibilité et de cette cohérence nouvellement acquises. Une préférence pour le tableau de bord ? Un diagramme de Gantt affichant les dépendances du projet ? Un calendrier avec des échéances ? La gestion collaborative du travail rend ces formats possibles !

Airbnb a mis en œuvre la gestion collaborative du travail pour faire évoluer sa nouvelle offre Expériences. Après l'avoir lancée dans un premier temps dans 12 villes du monde entier, le PDG a voulu l'étendre rapidement à 50 villes. Chacune d'entre elles nécessitait plus de ressources que le tableur en ligne utilisé jusqu'à présent ne pouvait prendre en charge. L'entreprise avait besoin d'une plateforme centrale de gestion du travail capable de s'intégrer aux autres outils couramment utilisés — Google Drive, Salesforce et son système de gestion d'actifs par exemple — et d'évoluer en parallèle de la croissance de l'équipe et de la charge de travail.

« Avant d'utiliser Wrike, tout le monde essayait de travailler dans un seul écosystème, mais sans succès, » a indiqué Hoon Kim, Directeur de la création chez Airbnb. « Chacun était dans son propre monde et personne ne se parlait, ce qui a entraîné beaucoup de problèmes et des erreurs de communication. L'un des principaux avantages de Wrike est la possibilité de visualiser les projets et les tâches de multiples manières. La possibilité de facilement passer d'un format de données à l'autre nous permet de travailler de façon plus itérative. Ainsi, lorsqu'on modifie un processus, ce n'est pas une refonte énorme, mais un simple ajustement. »

Nanometrics a bénéficié grandement de cette possibilité de consulter le travail en cours sous différents formats. L'entreprise développe des réseaux sismiques de surveillance et de mesure des événements sismiques et fournit des informations précises au personnel clé. Les besoins du marché évoluant, l'équipe a déplacé ses efforts de R&D et s'est développée. Un nouvel outil est alors devenu indispensable pour gérer la charge de travail et les priorités.

« La vue Charge de travail est une sorte de référence pour moi », déclare Ted Somerville, Directeur de programme R&D chez Nanometrics. « Elle est agréable, intuitive. Je peux rassembler les responsables de produit et les commerciaux, leur présenter rapidement les projets qui exigent une charge de travail importante et suggérer des arrangements différents. »

Ce n'est pas donné à toutes les entreprises de réduire le temps de réunion de 30 heures pas semaine comme Nanometrics l'a fait, mais les outils de gestion collaborative du travail permettent de consulter le travail en cours de façon flexible et évoluent pour prendre en charge votre croissance.

La gestion collaborative du travail rend les entreprises plus agiles

Les outils de gestion collaborative du travail sont de puissants catalyseurs d'agilité au sein des entreprises, comme le démontrent ces exemples. Et lorsqu'une entreprise est agile, elle est plus à même de se battre contre ses concurrents. Wrike est l'un des principaux outils de gestion collaborative du travail, avec plus de 18 000 clients de par le monde. L'entreprise accompagne des marques incontournables, notamment Stitch Fix, Airbnb, OSF Healthcare, Esurance, Google, Hootsuite, Tiffany & Co., L’Oreal, etc. Wrike ne se limite pas à la productivité et aide les entreprises à adapter leurs priorités efficacement, à communiquer sur les évolutions initiées et à mettre en cohérence leur organisation rapidement et efficacement. Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 14 jours afin de découvrir comment Wrike peut développer l'agilité de votre organisation.

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