Как повысить гибкость компании благодаря платформе управления проектами

«Эпоха клиента». Постцифровой мир. Экономика реального времени. Все эти фразы используются все чаще для описания текущей ситуации в бизнесе. Организации движутся по пути цифровой трансформации. Но удастся ли им преуспеть в условиях постцифровой экономики?

Похоже, все эти красивые термины начинают восприниматься как пустой звук. Говорить красивые слова легко, но что в действительности пытаются делать организации? Ответ прост: конкурировать.

Конкуренция и гибкость

Еще во времена натурального обмена, когда экономические отношения только зарождались, достижение успеха было напрямую связано с конкуренцией. Уже тогда находились люди, готовые отдать больше бусин за мясо или более красивую поделку за бурдюк с водой. Валюта изменилась — от бус мы перешли к деньгам. Но и товары изменились тоже — от припасов, необходимых для выживания, мы перешли к информации и программному обеспечению. Но суть осталась прежней:

  • На рынке побеждает тот, кто оказывается быстрее.
  • На рынке побеждает тот, у кого лучший товар.
  • На рынке побеждает тот, кто оказывает лучшие услуги.

И если вам удастся объединить скорость, уровень обслуживания и качества товара, то, скорее всего, вы успешно обойдете конкурентов. Но если и есть в мире что-то постоянное, так это перемены. Наш мир изменяется очень быстро — практически с каждым днем. Совсем недавно беспилотные автомобили, видеосвязь, плоские экраны и виртуальная реальность были всего лишь фантазиями о будущем. Компания Google основана в 1998 году. Вы только представьте! В 1998 году Интернетом пользовался 41% взрослых жителей Америки. Сейчас у 96% американцев есть мобильные устройства, и большинство людей пользуются Интернетом постоянно.

Три способа повысить гибкость и маневренность компании благодаря платформе управления проектами и совместной работой 2

Организации должны приветствовать перемены, если хотят сохранить конкурентоспособность. Мы сейчас живем в эпоху гибкости. Это слово может показаться очередным модным термином, но это не так. Гибкость компании определяется как «качество, позволяющее организациям и компаниям быстро реагировать на изменения». А если у вас нет этого качества, вы рискуете повторить судьбу поисковой системы Ask Jeeves или бренда Palm Pilot.

Опросник

Подумайте о своей организации. Прокрутите в голове краткую речь о концепции вашего продукта. Вспомните недавние успехи. И, даже если это вызовет у вас неприятные чувства, вспомните период самых крупных неудач. А затем воспользуйтесь методикой SWOT и распишите свои сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. 

Три способа повысить гибкость и маневренность компании благодаря платформе управления проектами и совместной работой 3

Возьмите лист бумаги, начертите таблицу, подумайте еще пару минут и запишите свои мысли. Похвалите себя за сильные стороны, ведь именно они ведут вашу компанию к успеху! А теперь подумайте о слабых сторонах — что именно мешает вам опережать конкурентов? Что вы внесете в этот список?

  • Недостаток ресурсов?
  • Проблемы с прозрачностью данных?
  • Слишком сложные процессы?
  • Плохо стыкующиеся между собой системы?
  • Неэффективное взаимодействие?

Можете быть уверены — ваши проблемы не уникальны. Как вы можете услышать от коллег из других компаний, все организации испытывают трудности (даже Google). У любой организации есть свои отличительные черты, но в то же время есть и сходные факторы, такие как отраслевая принадлежность, размер компании и стадии ее развития (стартап, зрелая компания и т. д.). И это значит, что кому-то удается найти способы достичь успеха несмотря на препятствия.

Три главных фактора, препятствующих гибкости

Одна из крупнейших проблем, связанных с гибкостью компании, связана с тем, что гибкость подразумевает не только умение быстро вывести на рынок качественную продукцию и первоклассные услуги. Гибкость — это не только способность действовать быстро, но и умение мгновенно изменять курс в изменчивой среде. Клиенты требуют круглосуточного обслуживания с индивидуальным подходом. Конкурирующие компании могут находиться на соседней улице или на другом конце земного шара, и их цены и доступность могут оказаться гораздо более привлекательными, чем у вас. Бесплатная доставка на следующий день — это то, чего ждут от вас клиенты, а вовсе не конкурентное преимущество. Технологии развиваются очень быстро, и это, с одной стороны, помогает, но с другой — создает новые проблемы. Объем собираемых данных все время растет, но они могут не дать вам никаких особых преимуществ, если вы не сможете их проанализировать. Возможно, вы и вовсе не сумеете ими воспользоваться!

Вот три камня преткновения, с которыми сталкиваются компании, желающие повысить свою гибкость и конкурентоспособность:

  1. Разрозненные системы;
  2. Проблемы с прозрачностью данных;
  3. Недостаток гибкости, не позволяющий использовать максимально эффективные методы работы.

Возможно, это не единственные проблемы, с которыми может столкнуться ваша организация, но если вы их устраните, ваша производительность непременно повысится.

Пробовали ли вы платформу управления проектами и совместной работой?

Платформа управления проектами может устранить эти трудности. Она позволяет участникам команды обмениваться информацией и сотрудничать в едином пространстве вместо того, чтобы постоянно переключаться между электронной почтой и чатом или искать информацию во множестве различных приложений. Вице-президент и главный аналитик Forrester Research Марго Виртасион называет платформы управления проектами и совместной работой «центрами сотрудничества». Она объясняет: «Создаете ли вы цифровой контент, маркетинговую программу или даже повторяющийся бизнес-процесс, например процесс адаптации сотрудника, эти инструменты достаточно гибкие, чтобы вы могли спланировать свои действия и связаться с людьми, которые должны поделиться информацией или внести свой вклад в проект».

86% из более 1400 руководителей, преподавателей и сотрудников, опрошенных компанией Salesforce, назвали причиной срыва рабочих проектов отсутствие взаимодействия и неэффективный обмен информацией. Совместная работа и согласование действий не должны восприниматься как непреодолимые препятствия, ведущие вас к провалу. Вот несколько примеров того, как платформа управления проектами и совместной работой помогала компаниям действовать гибко и сохранять конкурентоспособность.

Разрозненные системы становятся достоянием прошлого

Большинство компаний испытывают трудности из-за использования разрозненных систем. Проекты и важные сведения о новых статусах хранятся в электронных письмах, документах, таблицах, базах данных и отчетах. Системы не связаны между собой, и, чтобы собрать информацию воедино, требуется несколько часов работы. Нет общего хранилища, где можно было бы найти все материалы и данные, необходимые для выполнения проекта. Работа отнимает у вас кучу времени и ресурсов. Для гибкой организации такой подход не годится.

3 Ways Collaborative Work Management Fuels Enterprise Agility 4
(Автор фотографии: Джон Тайсон, Unsplash)

Если у вас есть платформа управления проектами и совместной работой, все обсуждения, документы, комментарии и новости будут собраны в едином хранилище. Открыть их сможет каждый и в любое время. Сотрудники смогут быстро проверить статус, приступить к работе и решить, что нужно сделать дальше, не собирая совещание и не тратя времени на поиск нужной информации.

Руководители Ogilvy Australia, одного из крупнейших рекламных агентств в мире, решили оптимизировать составление брифов. Бриф позволяет клиентам сообщить о своих потребностях специалистам по работе с клиентами, которые затем передают эту информацию креативной команде, занимающейся разработкой материалов. Брифы можно составлять по результатам совещаний или переписки, и содержащаяся в них информация практически недоступна тем, кто не присутствовал при составлении. Руководители Ogilvy Australia хотели автоматически и последовательно отслеживать все этапы процесса, включая совместную работу, внесение изменений, подписание соглашений, а также утверждения каждой из сторон для более быстрой передачи материалов и адаптации новых участников команды.

Специалисты Ogilvy сотрудничали с Wrike, чтобы разработать настраиваемую форму запроса, позволяющую собрать всю необходимую информацию. «В Wrike я вижу актуальную информацию и текущие статусы, и это для меня большой плюс, — говорит Эшли Рисстром, старший менеджер по продуктам из компании Ogilvy Australia. — Мы можем подключиться к работе в любой момент, просмотреть последние комментарии и продолжить с того места, на котором остановились наши коллеги».

Платформа управления проектами и совместной работой может стать единым источником достоверной информации. Она устраняет трудности, связанные с удаленной деятельностью, и обеспечивает прозрачность всей рабочей информации. Специалистам Hootsuite она помогла уделять больше внимания обслуживанию клиентов и не тратить лишнее время на поиск данных. Wrike предложил централизованное хранилище, которое позволило специалистам Hootsuite собрать вместе все сведения о задачах и упростить создание отчетов. «Wrike и в самом деле помогает устранить эти барьеры, выступая в роли единого источника достоверной информации, так что все сотрудники из любых регионов получают доступ ко всем рабочим материалам, которые проходят через Wrike, — рассказывает Саймон Мор, менеджер по управлению ресурсами в компании Hootsuite. — Это позволяет всем сотрудникам, где бы они ни находились, видеть, что делают их коллеги, и помогает согласовать мнения и цели».

Согласие в команде — это просто

Многие организации испытывают трудности, связанные с прозрачностью данных. Прозрачность очень важна для согласования действий в команде, но достаточно трудно добиться такой ситуации, когда каждый из сотрудников постоянно находится в курсе событий. Задача сильно усложняется, когда команды работают удаленно в разных часовых поясах. Пример:

  • Как вы узнаете, что проект готов к проверке?
  • Могут ли ваши менеджеры быстро выяснить, кто из участников команды перегружен, а у кого есть свободное время?
  • Как вы учитываете расходы в зависимости от затраченного времени?
  • Можете ли вы, находясь вне офиса, сообщить клиенту информацию о статусе проекта?
  • Как вы обмениваетесь отзывами с участниками команды и клиентами?
  • Получают ли ваши сотрудники актуальную информацию о будущих проектах и сроках?
  • Как вы можете узнать, что объем работы позволяет вам нанять фрилансера или нового участника команды? 
3 Ways Collaborative Work Management Fuels Enterprise Agility 5
(Автор фотографии: Джошуа Коулман, Unsplash)

Есть инструменты, которые предоставляют всю эту информацию в отдельных системах, но повторим еще раз: требуется время, чтобы собрать данные из различных источников и составить полную картину. И для этого приходится отвлекать сотрудников от продуктивной работы, что значительно снижает вашу маневренность. Платформа управления проектами и совместной работой объединяет различные инструменты для управления ресурсами в единую систему, и в ней вам будет проще проверять рабочую загрузку и расходы. Кроме того, такая платформа позволяет экономить время, так что ваша команда станет более эффективной.

De’Longhi — известный мировой бренд, выпускающий кофемашины и бытовую технику для кухни и для дома. В ходе работы над проектом по обновлению сайта, в котором участвовали команды из разных стран Европы и разработчик из Непала, налаженный обмен информацией стал для сотрудников компании залогом успеха. Команде также требовалось решение для управления растущим числом запросов, поступающих по электронной почте, в чатах и по телефону. Шаблоны, формы запросов и автоматизация значительно упростили управление рабочими процессами в различных регионах.

«Wrike позволяет мне отсеивать все ненужное и каждый день выделять время на выполнение по-настоящему важных и неотложных задач, — говорит Рикар Мартин Соль, руководитель группы цифровых систем De’Longhi. — Наша основная команда невелика, и мы высвободили много времени, что позволило нам выполнять больше работы».

Маркетологам в компании Esurance приходилось справляться с потоком запросов, решать проблемы, связанные с прозрачностью данных, и управлять проверками, комментариями и процессами утверждения материалов. Управление проектами с помощью электронной почты оказалось неэффективным, и им было нужно гибкое и просто решение, позволяющее справиться с проблемами и улучшить совместную работу и общение внутри команды.

«До того, как у нас появился Wrike, нам пришлось работать над одним из очень сложных проектов, пользуясь только электронной почтой, — рассказывает Сабрина Вонг, менеджер проектов из Esurance. — Мне кажется, за месяц у нас на каждого участника команды приходилось около четырехсот электронных писем. Теперь, когда все пользуются Wrike и все отзывы хранятся централизованно, стало невероятно просто вернуться назад и найти ответы на все вопросы. И нам уже не нужно писать для этого по 3000 писем».

Такой рост эффективности на уровне команды приводит к повышению эффективности управления. И результатом становится улучшение организационной согласованности.

Работайте как вам удобнее — без оглядки на других участников команды

Нам приходится работать с теми ресурсами, которые у нас есть. Неважно, талант это или технический инструмент. Но не все инструменты одинаковы, и не все удобны в использовании. Всегда найдутся сторонники передовых и удобных для пользователя технологий и люди, предпочитающие традиционные подходы, которыми они пользовались на протяжении многих лет. Многие специалисты с большим трудом адаптируют предоставленные им инструменты к привычному стилю работы, и от этого часто страдает производительность.

Сотрудникам нужна возможность просматривать рабочие данные в различных форматах — используя графики, списки, таблицы или канбан-доски. Но многие инструменты предлагают только один режим просмотра. Платформу управления проектами и совместной работой можно легко настроить для использования различных стилей работы, чтобы было проще обеспечить прозрачность данных и улучшить согласованность действий. Вам нравятся панели задач? Или диаграмма Ганта, где показаны зависимости задач? Календарь со сроками? Платформа управления проектами и совместной работой все это даст!

Компания Airbnb внедрила платформу управления проектами и совместной работой, когда столкнулась с необходимостью расширить свой сервис «Впечатления». После запуска проекта исполнительный директор решил расширить количество городов-участников с 12 до 50, и для этого потребовалось столько новых материалов, что управлять ими в онлайн-таблице стало попросту невозможно. Сотрудникам компании был нужен единое рабочее пространство, которое можно было интегрировать с используемыми в команде инструментами, такими как Google Диск, Salesforce и корпоративная система управления цифровыми активами. Также требовалась возможность масштабирования по мере роста численности команды и объемов работы.

«До того, как мы начали пользоваться Wrike, все пытались работать в единой системе, и ничего не получалось, — вспоминает Хун Ким, руководитель креативного отдела в Airbnb. — Каждый занимался своей частью работы и не общался с остальными. Это приводило к бесконечным ошибкам и беспорядку. Одно из главных преимуществ Wrike состоит в том, что можно посмотреть на проекты и задачи с разных сторон. Возможность по-иному взглянуть на данные помогает нам быть гибче в вопросах организации работы. Так что если нам приходится менять процесс, то это просто маленькая подстройка, а не перекраивание всей машины».

Специалисты компании Nanometrics получили значительные преимущества благодаря возможности просматривать рабочие данные в разных форматах. Компания разрабатывает сейсмические сети для мониторинга и оценки сейсмических явлений и передачи точной информации специалистам. С изменением спроса на рынке компании удалось изменить направление исследований и разработок и увеличить объемы работ. В результате появилась необходимость в новом инструменте для управления приоритетами и рабочей загрузкой.

«График рабочей загрузки меня прямо выручает, — говорит Тед Сомервилль, руководитель программы исследований и разработок в компании Nanometrics. — Это удобно, это понятно, и я могу показать менеджерам по продукции и специалистам по продажам, какие проекты требуют больше усилий, и обсудить предложения по улучшению ситуации».

Не каждой организации удастся сократить длительность совещаний на 30 часов в неделю, как удалось компании Nanometrics, но платформа управления проектами и совместной работой гарантированно даст им возможность просматривать данные в различных форматах, а способность к масштабированию окажется очень кстати, когда компания начнет расти.

Платформа управления проектами и совместной работой помогает действовать более гибко

Платформы управления проектами и совместной работой способствуют повышению гибкости. А гибкому предприятию намного проще опережать конкурентов. Wrike — это ведущая платформа управления проектами и совместной работой, и число наших клиентов в разных странах мира превышает 18 тысяч. Wrike доверяют такие ведущие бренды, как Stitch Fix, Airbnb, OSF Healthcare, Esurance, Google, Hootsuite, Tiffany & Co., L’Oreal и многие другие. Wrike не только повышает продуктивность, но и помогает компаниям эффективно изменять приоритеты и способы обмена информацией, а также быстро и эффективно добиваться организационной согласованности. Зарегистрируйтесь и попробуйте бесплатную двухнедельную версию Wrike, чтобы увидеть, насколько увеличится ваша гибкость.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности