Как повысить гибкость компании благодаря платформе управления проектами
Как повысить гибкость компании благодаря платформе управления проектами

«Эпоха клиента». Постцифровой мир. Экономика реального времени. Все эти фразы используются все чаще для описания текущей ситуации в бизнесе. Организации движутся по пути цифровой трансформации. Но удастся ли им преуспеть в условиях постцифровой экономики?

Похоже, все эти красивые термины начинают восприниматься как пустой звук. Говорить красивые слова легко, но что в действительности пытаются делать организации? Ответ прост: конкурировать.

Конкуренция и гибкость

Еще во времена натурального обмена, когда экономические отношения только зарождались, достижение успеха было напрямую связано с конкуренцией. Уже тогда находились люди, готовые отдать больше бусин за мясо или более красивую поделку за бурдюк с водой. Валюта изменилась — от бус мы перешли к деньгам. Но и товары изменились тоже — от припасов, необходимых для выживания, мы перешли к информации и программному обеспечению. Но суть осталась прежней:

  • На рынке побеждает тот, кто оказывается быстрее.
  • На рынке побеждает тот, у кого лучший товар.
  • На рынке побеждает тот, кто оказывает лучшие услуги.

И если вам удастся объединить скорость, уровень обслуживания и качества товара, то, скорее всего, вы успешно обойдете конкурентов. Но если и есть в мире что-то постоянное, так это перемены. Наш мир изменяется очень быстро — практически с каждым днем. Совсем недавно беспилотные автомобили, видеосвязь, плоские экраны и виртуальная реальность были всего лишь фантазиями о будущем. Компания Google основана в 1998 году. Вы только представьте! В 1998 году Интернетом пользовался 41% взрослых жителей Америки. Сейчас у 96% американцев есть мобильные устройства, и большинство людей пользуются Интернетом постоянно.

Три способа повысить гибкость и маневренность компании благодаря платформе управления проектами и совместной работой 2

Организации должны приветствовать перемены, если хотят сохранить конкурентоспособность. Мы сейчас живем в эпоху гибкости. Это слово может показаться очередным модным термином, но это не так. Гибкость компании определяется как «качество, позволяющее организациям и компаниям быстро реагировать на изменения». А если у вас нет этого качества, вы рискуете повторить судьбу поисковой системы Ask Jeeves или бренда Palm Pilot.

Опросник

Подумайте о своей организации. Прокрутите в голове краткую речь о концепции вашего продукта. Вспомните недавние успехи. И, даже если это вызовет у вас неприятные чувства, вспомните период самых крупных неудач. А затем воспользуйтесь методикой SWOT и распишите свои сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. 

Три способа повысить гибкость и маневренность компании благодаря платформе управления проектами и совместной работой 3

Возьмите лист бумаги, начертите таблицу, подумайте еще пару минут и запишите свои мысли. Похвалите себя за сильные стороны, ведь именно они ведут вашу компанию к успеху! А теперь подумайте о слабых сторонах — что именно мешает вам опережать конкурентов? Что вы внесете в этот список?

  • Недостаток ресурсов?
  • Проблемы с прозрачностью данных?
  • Слишком сложные процессы?
  • Плохо стыкующиеся между собой системы?
  • Неэффективное взаимодействие?

Можете быть уверены — ваши проблемы не уникальны. Как вы можете услышать от коллег из других компаний, все организации испытывают трудности (даже Google). У любой организации есть свои отличительные черты, но в то же время есть и сходные факторы, такие как отраслевая принадлежность, размер компании и стадии ее развития (стартап, зрелая компания и т. д.). И это значит, что кому-то удается найти способы достичь успеха несмотря на препятствия.

Три главных фактора, препятствующих гибкости

Одна из крупнейших проблем, связанных с гибкостью компании, связана с тем, что гибкость подразумевает не только умение быстро вывести на рынок качественную продукцию и первоклассные услуги. Гибкость — это не только способность действовать быстро, но и умение мгновенно изменять курс в изменчивой среде. Клиенты требуют круглосуточного обслуживания с индивидуальным подходом. Конкурирующие компании могут находиться на соседней улице или на другом конце земного шара, и их цены и доступность могут оказаться гораздо более привлекательными, чем у вас. Бесплатная доставка на следующий день — это то, чего ждут от вас клиенты, а вовсе не конкурентное преимущество. Технологии развиваются очень быстро, и это, с одной стороны, помогает, но с другой — создает новые проблемы. Объем собираемых данных все время растет, но они могут не дать вам никаких особых преимуществ, если вы не сможете их проанализировать. Возможно, вы и вовсе не сумеете ими воспользоваться!

Вот три камня преткновения, с которыми сталкиваются компании, желающие повысить свою гибкость и конкурентоспособность:

  1. Разрозненные системы;
  2. Проблемы с прозрачностью данных;
  3. Недостаток гибкости, не позволяющий использовать максимально эффективные методы работы.

Возможно, это не единственные проблемы, с которыми может столкнуться ваша организация, но если вы их устраните, ваша производительность непременно повысится.

Пробовали ли вы платформу управления проектами и совместной работой?

Платформа управления проектами может устранить эти трудности. Она позволяет участникам команды обмениваться информацией и сотрудничать в едином пространстве вместо того, чтобы постоянно переключаться между электронной почтой и чатом или искать информацию во множестве различных приложений. Вице-президент и главный аналитик Forrester Research Марго Виртасион называет платформы управления проектами и совместной работой «центрами сотрудничества». Она объясняет: «Создаете ли вы цифровой контент, маркетинговую программу или даже повторяющийся бизнес-процесс, например процесс адаптации сотрудника, эти инструменты достаточно гибкие, чтобы вы могли спланировать свои действия и связаться с людьми, которые должны поделиться информацией или внести свой вклад в проект».

86% из более 1400 руководителей, преподавателей и сотрудников, опрошенных компанией Salesforce, назвали причиной срыва рабочих проектов отсутствие взаимодействия и неэффективный обмен информацией. Совместная работа и согласование действий не должны восприниматься как непреодолимые препятствия, ведущие вас к провалу. Вот несколько примеров того, как платформа управления проектами и совместной работой помогала компаниям действовать гибко и сохранять конкурентоспособность.

Разрозненные системы становятся достоянием прошлого

Большинство компаний испытывают трудности из-за использования разрозненных систем. Проекты и важные сведения о новых статусах хранятся в электронных письмах, документах, таблицах, базах данных и отчетах. Системы не связаны между собой, и, чтобы собрать информацию воедино, требуется несколько часов работы. Нет общего хранилища, где можно было бы найти все материалы и данные, необходимые для выполнения проекта. Работа отнимает у вас кучу времени и ресурсов. Для гибкой организации такой подход не годится.

3 Ways Collaborative Work Management Fuels Enterprise Agility 4
(Автор фотографии: Джон Тайсон, Unsplash)

Если у вас есть платформа управления проектами и совместной работой, все обсуждения, документы, комментарии и новости будут собраны в едином хранилище. Открыть их сможет каждый и в любое время. Сотрудники смогут быстро проверить статус, приступить к работе и решить, что нужно сделать дальше, не собирая совещание и не тратя времени на поиск нужной информации.

Руководители Ogilvy Australia, одного из крупнейших рекламных агентств в мире, решили оптимизировать составление брифов. Бриф позволяет клиентам сообщить о своих потребностях специалистам по работе с клиентами, которые затем передают эту информацию креативной команде, занимающейся разработкой материалов. Брифы можно составлять по результатам совещаний или переписки, и содержащаяся в них информация практически недоступна тем, кто не присутствовал при составлении. Руководители Ogilvy Australia хотели автоматически и последовательно отслеживать все этапы процесса, включая совместную работу, внесение изменений, подписание соглашений, а также утверждения каждой из сторон для более быстрой передачи материалов и адаптации новых участников команды.

Специалисты Ogilvy сотрудничали с Wrike, чтобы разработать настраиваемую форму запроса, позволяющую собрать всю необходимую информацию. «В Wrike я вижу актуальную информацию и текущие статусы, и это для меня большой плюс, — говорит Эшли Рисстром, старший менеджер по продуктам из компании Ogilvy Australia. — Мы можем подключиться к работе в любой момент, просмотреть последние комментарии и продолжить с того места, на котором остановились наши коллеги».

Платформа управления проектами и совместной работой может стать единым источником достоверной информации. Она устраняет трудности, связанные с удаленной деятельностью, и обеспечивает прозрачность всей рабочей информации. Специалистам Hootsuite она помогла уделять больше внимания обслуживанию клиентов и не тратить лишнее время на поиск данных. Wrike предложил централизованное хранилище, которое позволило специалистам Hootsuite собрать вместе все сведения о задачах и упростить создание отчетов. «Wrike и в самом деле помогает устранить эти барьеры, выступая в роли единого источника достоверной информации, так что все сотрудники из любых регионов получают доступ ко всем рабочим материалам, которые проходят через Wrike, — рассказывает Саймон Мор, менеджер по управлению ресурсами в компании Hootsuite. — Это позволяет всем сотрудникам, где бы они ни находились, видеть, что делают их коллеги, и помогает согласовать мнения и цели».

Согласие в команде — это просто

Многие организации испытывают трудности, связанные с прозрачностью данных. Прозрачность очень важна для согласования действий в команде, но достаточно трудно добиться такой ситуации, когда каждый из сотрудников постоянно находится в курсе событий. Задача сильно усложняется, когда команды работают удаленно в разных часовых поясах. Пример:

  • Как вы узнаете, что проект готов к проверке?
  • Могут ли ваши менеджеры быстро выяснить, кто из участников команды перегружен, а у кого есть свободное время?
  • Как вы учитываете расходы в зависимости от затраченного времени?
  • Можете ли вы, находясь вне офиса, сообщить клиенту информацию о статусе проекта?
  • Как вы обмениваетесь отзывами с участниками команды и клиентами?
  • Получают ли ваши сотрудники актуальную информацию о будущих проектах и сроках?
  • Как вы можете узнать, что объем работы позволяет вам нанять фрилансера или нового участника команды? 
3 Ways Collaborative Work Management Fuels Enterprise Agility 5
(Автор фотографии: Джошуа Коулман, Unsplash)

Есть инструменты, которые предоставляют всю эту информацию в отдельных системах, но повторим еще раз: требуется время, чтобы собрать данные из различных источников и составить полную картину. И для этого приходится отвлекать сотрудников от продуктивной работы, что значительно снижает вашу маневренность. Платформа управления проектами и совместной работой объединяет различные инструменты для управления ресурсами в единую систему, и в ней вам будет проще проверять рабочую загрузку и расходы. Кроме того, такая платформа позволяет экономить время, так что ваша команда станет более эффективной.

De’Longhi — известный мировой бренд, выпускающий кофемашины и бытовую технику для кухни и для дома. В ходе работы над проектом по обновлению сайта, в котором участвовали команды из разных стран Европы и разработчик из Непала, налаженный обмен информацией стал для сотрудников компании залогом успеха. Команде также требовалось решение для управления растущим числом запросов, поступающих по электронной почте, в чатах и по телефону. Шаблоны, формы запросов и автоматизация значительно упростили управление рабочими процессами в различных регионах.

«Wrike позволяет мне отсеивать все ненужное и каждый день выделять время на выполнение по-настоящему важных и неотложных задач, — говорит Рикар Мартин Соль, руководитель группы цифровых систем De’Longhi. — Наша основная команда невелика, и мы высвободили много времени, что позволило нам выполнять больше работы».

Маркетологам в компании Esurance приходилось справляться с потоком запросов, решать проблемы, связанные с прозрачностью данных, и управлять проверками, комментариями и процессами утверждения материалов. Управление проектами с помощью электронной почты оказалось неэффективным, и им было нужно гибкое и просто решение, позволяющее справиться с проблемами и улучшить совместную работу и общение внутри команды.

«До того, как у нас появился Wrike, нам пришлось работать над одним из очень сложных проектов, пользуясь только электронной почтой, — рассказывает Сабрина Вонг, менеджер проектов из Esurance. — Мне кажется, за месяц у нас на каждого участника команды приходилось около четырехсот электронных писем. Теперь, когда все пользуются Wrike и все отзывы хранятся централизованно, стало невероятно просто вернуться назад и найти ответы на все вопросы. И нам уже не нужно писать для этого по 3000 писем».

Такой рост эффективности на уровне команды приводит к повышению эффективности управления. И результатом становится улучшение организационной согласованности.

Работайте как вам удобнее — без оглядки на других участников команды

Нам приходится работать с теми ресурсами, которые у нас есть. Неважно, талант это или технический инструмент. Но не все инструменты одинаковы, и не все удобны в использовании. Всегда найдутся сторонники передовых и удобных для пользователя технологий и люди, предпочитающие традиционные подходы, которыми они пользовались на протяжении многих лет. Многие специалисты с большим трудом адаптируют предоставленные им инструменты к привычному стилю работы, и от этого часто страдает производительность.

Сотрудникам нужна возможность просматривать рабочие данные в различных форматах — используя графики, списки, таблицы или канбан-доски. Но многие инструменты предлагают только один режим просмотра. Платформу управления проектами и совместной работой можно легко настроить для использования различных стилей работы, чтобы было проще обеспечить прозрачность данных и улучшить согласованность действий. Вам нравятся панели задач? Или диаграмма Ганта, где показаны зависимости задач? Календарь со сроками? Платформа управления проектами и совместной работой все это даст!

Компания Airbnb внедрила платформу управления проектами и совместной работой, когда столкнулась с необходимостью расширить свой сервис «Впечатления». После запуска проекта исполнительный директор решил расширить количество городов-участников с 12 до 50, и для этого потребовалось столько новых материалов, что управлять ими в онлайн-таблице стало попросту невозможно. Сотрудникам компании был нужен единое рабочее пространство, которое можно было интегрировать с используемыми в команде инструментами, такими как Google Диск, Salesforce и корпоративная система управления цифровыми активами. Также требовалась возможность масштабирования по мере роста численности команды и объемов работы.

«До того, как мы начали пользоваться Wrike, все пытались работать в единой системе, и ничего не получалось, — вспоминает Хун Ким, руководитель креативного отдела в Airbnb. — Каждый занимался своей частью работы и не общался с остальными. Это приводило к бесконечным ошибкам и беспорядку. Одно из главных преимуществ Wrike состоит в том, что можно посмотреть на проекты и задачи с разных сторон. Возможность по-иному взглянуть на данные помогает нам быть гибче в вопросах организации работы. Так что если нам приходится менять процесс, то это просто маленькая подстройка, а не перекраивание всей машины».

Специалисты компании Nanometrics получили значительные преимущества благодаря возможности просматривать рабочие данные в разных форматах. Компания разрабатывает сейсмические сети для мониторинга и оценки сейсмических явлений и передачи точной информации специалистам. С изменением спроса на рынке компании удалось изменить направление исследований и разработок и увеличить объемы работ. В результате появилась необходимость в новом инструменте для управления приоритетами и рабочей загрузкой.

«График рабочей загрузки меня прямо выручает, — говорит Тед Сомервилль, руководитель программы исследований и разработок в компании Nanometrics. — Это удобно, это понятно, и я могу показать менеджерам по продукции и специалистам по продажам, какие проекты требуют больше усилий, и обсудить предложения по улучшению ситуации».

Не каждой организации удастся сократить длительность совещаний на 30 часов в неделю, как удалось компании Nanometrics, но платформа управления проектами и совместной работой гарантированно даст им возможность просматривать данные в различных форматах, а способность к масштабированию окажется очень кстати, когда компания начнет расти.

Платформа управления проектами и совместной работой помогает действовать более гибко

Платформы управления проектами и совместной работой способствуют повышению гибкости. А гибкому предприятию намного проще опережать конкурентов. Wrike — это ведущая платформа управления проектами и совместной работой, и число наших клиентов в разных странах мира превышает 18 тысяч. Wrike доверяют такие ведущие бренды, как Airbnb, OSF Healthcare, Esurance, Google, Hootsuite, Tiffany & Co., L’Oreal и многие другие. Wrike не только повышает продуктивность, но и помогает компаниям эффективно изменять приоритеты и способы обмена информацией, а также быстро и эффективно добиваться организационной согласованности. Зарегистрируйтесь и попробуйте бесплатную двухнедельную версию Wrike, чтобы увидеть, насколько увеличится ваша гибкость.

комментарии 0

К сожалению, этот контент недоступен из-за ваших настроек конфиденциальности. Для просмотра этого контента нажмите кнопку «Настройки файлов cookie» и согласитесь принимать рекламные файлы cookie.

Настройки файлов cookie