Kollaboratives Arbeitsmanagement für mehr Agilität im Unternehmen

 

Das Zeitalter des Konsumenten. Die postdigitale Welt. Die Echtzeit-Wirtschaft. All diese Begriffe beschreiben das Umfeld, mit dem Unternehmen sich heute auseinandersetzen müssen. Unternehmen begeben sich auf eine „Reise“ zu ihrer digitalen Destination. Können sie in der postdigitalen globalen Wirtschaft bestehen?

Man könnte dies alles natürlich als reine Modewörter abtun. Reden ist leicht – doch was wollen Unternehmen wirklich erreichen? Im Wesentlichen nur eins: Sie wollen im Wettbewerb bestehen.

Wettbewerb und Agilität

Erfolg im Geschäft war schon immer mit einem gewissen Wettbewerb verbunden, selbst in den Anfangstagen der Wirtschaft, als noch Ware gegen Ware getauscht wurde. Damals hatte Erfolg, wer z. B. die meisten Perlen für ein Stück Fleisch bot oder die schönste Schnitzerei für einen Wasserkrug. Die Währung hat sich verändert – statt Perlen verwenden wir Geld. Und auch die Waren sind heute anders – wir handeln nicht mehr nur mit überlebenswichtigen Dingen, sondern mit Informationen oder Software. Doch die Prinzipien sind immer noch die gleichen: 

  • Wer am schnellsten auf dem Markt ist, gewinnt Marktanteile.
  • Wer das beste Produkt hat, gewinnt Marktanteile.
  • Wer den besten Service bietet, gewinnt Marktanteile.

Wer dann noch Geschwindigkeit, Produktqualität und Service zu einem überzeugenden Paket schnüren kann, bleibt der Konkurrenz locker einen Schritt voraus. Nur: Die einzige Konstante ist die Veränderung. Und die Welt verändert sich rasant, Tag für Tag. Es ist noch gar nicht lange her, dass selbstfahrende Autos, Videoanrufe, Flachbildschirme und virtuelle Realität reine Science Fiction waren. Google wurde 1998 gegründet. Denken Sie einmal darüber nach. Im Jahr 1998 gingen 41 % der Erwachsenen in den USA ins Internet. Heute besitzen 96 % aller Amerikaner ein mobiles Endgerät und die meisten Menschen sind den ganzen Tag lang online.

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Unternehmen müssen Mut zur Veränderung zeigen, um ihre Position zu behaupten und konkurrenzfähig zu bleiben. Wir haben eindeutig das Zeitalter der „Enterprise Agility“ (auf Deutsch etwa: Unternehmensagilität) erreicht. Das mag wie ein weiteres Modewort klingen – doch es steckt mehr dahinter. Enterprise Agility ist „eine Eigenschaft, die Institutionen und Unternehmen in die Lage versetzt, schnell auf Veränderungen zu reagieren“. Jedes Unternehmen muss heute ein gewisses Maß an Agilität besitzen, um erfolgreich zu sein und zu bleiben. Andernfalls läuft es Gefahr, der Ask Jeeves oder Palm Pilot seiner Branche zu werden.

Ein kleines Quiz:

Betrachten wir einmal Ihr Unternehmen. Formulieren Sie im Kopf Ihren Elevator Pitch. Denken Sie an Ihre jüngsten Erfolge. Und (auch wenn es Sie erschaudern lässt) an die weniger erfolgreichen Zeiten. Führen Sie nun eine schnelle SWOT-Analyse durch. 

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Das ist ganz einfach: Nehmen Sie ein Blatt Papier, kopieren Sie das Diagramm, denken Sie ein paar Minuten nach und halten Sie dann Ihre Ideen fest. Freuen Sie sich über Ihre Stärken — das ist es, was Sie erfolgreich macht! Sehen Sie sich nun Ihre Schwächen an – dies sind die Dinge, die Ihren Erfolg bremsen. Was haben Sie identifiziert?

  • Mangel an Ressourcen?
  • Probleme mit der Transparenz?
  • Komplizierte Prozesse?
  • Mühsam zusammengeflickte Systeme?
  • Uneinheitliche Kommunikation? 

Damit sind Sie nicht allein, das wissen Sie sicher. Ob Sie nun in einem monatlichen Mentoring-Meeting darüber diskutieren oder Geschichten von Freunden bei anderen Unternehmen hören: Jedes Unternehmen hat mit diesen Dingen zu kämpfen (selbst Google). Trotz der vielen Unterschiede gibt es auch viele Gemeinsamkeiten zwischen Unternehmen, über Branchen, Größenkategorien und Reifegrade (z. B. Startup, langjähriges Unternehmen usw.) hinweg. Also gibt es auch viele Beispiele dafür, wie sich solche Herausforderungen erfolgreich meistern lassen. 

Die 3 größten Hindernisse für Enterprise Agility 

Eines der größten Hindernisse, das der Enterprise Agility im Weg steht, ist die Tatsache, dass mehr dazu gehört, als gute Produkte mit einem guten Service möglichst schnell auf den Markt zu bringen. Agilität setzt voraus, dass Unternehmen nicht nur schnell sind, sondern auch extrem flexibel auf ein sich rasch veränderndes Umfeld reagieren können. Kunden verlangen einen personalisierten Service, der rund um die Uhr verfügbar ist. Wettbewerber, die Ihr Angebot in Bezug auf Preis oder Verfügbarkeit übertreffen, können gleich um die Ecke angesiedelt sein oder am anderen Ende der Welt. Kostenlose Lieferungen am nächsten Tag sind die Norm, kein Alleinstellungsmerkmal mehr. Technologien entwickeln sich rasant weiter, was helfen kann, aber auch schaden. Die erfassten Datenmengen wachsen ständig, aber das bringt Ihnen wenig, wenn Sie diese Daten nicht wiederfinden, geschweige denn nutzbringend analysieren können! 

Dies sind die drei wichtigsten Hindernisse, die Unternehmen daran hindern, agiler und wettbewerbsfähiger zu werden:

  1. Fragmentierte Systeme
  2. Mangelnde Transparenz
  3. Mangelnde Flexibilität, um die produktivste und erfolgreichste Arbeitsweise zu finden

Es kann natürlich diverse andere Hindernisse geben, aber wenn Sie diese drei Aspekte in den Griff bekommen, wird sich die Leistung Ihres Unternehmens deutlich verbessern. 

Kennen Sie kollaboratives Arbeitsmanagement?

Tools für das kollaborative Arbeitsmanagement können diese Probleme aus dem Weg räumen – und einiges mehr. Sie versetzen Teams in die Lage, an einem zentralen Ort zu kommunizieren und miteinander zu arbeiten, statt ständig zwischen „Produktivitäts-Apps“ wie E-Mail und Chat zu wechseln und Informationen aus verschiedensten Systemen zusammenzusuchen. Margo Vistacion, Vice President und Principal Analyst von Forrester, beschreibt Tools für kollaboratives Arbeitsmanagement als „Collaboration Points“. Sie erklärt: „Ob Sie nun digitalen Content, Marketingprogramme oder sogar wiederholbare Geschäftprozesse wie das Onboarding erstellen – diese Tools sind so flexibel, dass Sie Ihre Aktivitäten planen können und all die Personen erreichen, von denen Sie Informationen oder Beiträge brauchen.“

In einer Umfrage von Salesforce nannten 86 % der mehr als 1400 befragten Führungskräfte, Ausbilder und Angestellten einen Mangel an Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation als den Grund für Misserfolge am Arbeitsplatz. Zusammenarbeit und Abstimmung müssen aber keine unüberwindbaren Hürden sein. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele aus der Praxis, wie Unternehmen mit kollaborativem Arbeitsmanagement agiler werden, ihre Position behaupten und im Wettbewerb bestehen konnten.

Fragmentierte Systeme sind Geschichte

Die meisten Unternehmen kämpfen mit fragmentierten Systemen. Projekte, Parameter und Status-Updates verstecken sich in E-Mails, Dokumenten, Tabellen, Datenbanken und Reports. Systeme kommunizieren nicht miteinander, und die Zusammenstellung von Informationen dauert Stunden. Sie haben keinen Ort, an dem Sie alles finden, was Sie für die Projektabwicklung brauchen. Es kostet viel Zeit – und oft viel zu viel Frust und Mühe – voranzukommen. Ein agiles Unternehmen sieht anders aus.

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(Foto von Jon Tyson auf Unsplash)

Beim kollaborativen Arbeitsmanagement steht jede Nachricht, jedes Dokument, jeder Kommentar und jedes Update an einem zentralen Ort zur Verfügung. Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff. Teamkollegen können schnell den Status überprüfen, sich einen Überblick verschaffen und die nächsten Schritte planen, ohne erst eine Besprechung einzuberufen oder lange nach Informationen zu suchen.

Ogilvy Australia, Teil einer der größten Kommunikationsagenturen der Welt, wollte seinen Kreativ-Briefing-Prozess rationalisieren. Ein Kreativ-Briefing ist die Methode, mit der Kunden ihre Anforderungen dem Account-Team beschreiben und dieses dann das Kreativ-Team informiert, das die Assets entwickelt. Briefings können in Besprechungen oder E-Mail-Konversationen entstehen, zu denen andere keinen Zugang haben. Ogilvy Australia wollte einen Weg finden, um alle Prozessschritte über alle Projekte hinweg automatisch und zuverlässig zu erfassen, inklusive Zusammenarbeit, Veränderungen, Absprachen sowie Freigaben von jedem Beteiligten, um Übergaben und das Onboarding neuer Teammitglieder zu unterstützen.

Gemeinsam mit Wrike entwickelte Ogilvy ein maßgeschneidertes Anfrageformular, das eine einheitliche Erfassung aller erforderlichen Informationen sicherstellt. „Alles in Wrike ist live und auf dem aktuellen Stand, das ist für mich ein großes Plus,“ kommentierte Ashley Risstrom, Senior Production Manager bei Ogilvy Australia. „Wir können uns in den Job einklinken, die letzten Kommentare ansehen und dann sofort loslegen.“

Ein Tool für kollaboratives Arbeitsmanagement fungiert als Ihre Single Source of Truth. Es kann geografische Distanzen überwinden und schnelle, problemlose Einblicke in die Arbeit bieten. Bei Hootsuite war es dem Team dadurch möglich, sich ganz auf das Kundenerlebnis zu konzentrieren, statt Zeit mit der Suche nach Informationen zu verschwenden. Wrike stellt einen zentralen Ort zur Verfügung, an dem Hootsuite große Aufgabenvolumen handhaben und bequem über Fortschritte berichten kann. „Als zentrale Source of Truth hilft uns Wrike, Barrieren abzubauen, sodass alle Beteiligten in allen Regionen Zugriff auf alle unsere Aktivitäten haben“, erläuterte Symon More, Resource Manager bei Hootsuite. „So kann jeder von uns ganz einfach sehen, was die anderen tun, egal wo sie sind. Und das hilft uns, den Auftritt und das Ziel unseres Unternehmens konsequent abzustimmen.“

Koordinieren Sie Ihr Team – ohne großen Zeitaufwand

Viele Unternehmen kämpfen mit der Transparenz auf verschiedenen Ebenen. Koordinierte Teamarbeit erfordert Transparenz, aber es ist nicht immer einfach zu sehen, wer wann was tut. Und bei Teams, die über mehrere Standorte in verschiedenen Zeitzonen verteilt sind, ist die Herausforderung umso größer. Zum Beispiel:

  • Wie wissen Sie, wann das Projekt bereit für Ihre Prüfung ist?
  • Kann Ihr Manager schnell herausfinden, wer im Team überlastet ist und wer noch freie Kapazitäten hat? 
  • Wie messen Sie die aufgewendete Zeit im Vergleich zu den Budgetvorgaben? 
  • Wären Sie in der Lage, einen Kunden spontan über den aktuellen Projektstatus zu informieren? 
  • Wie teilen Sie Feedback mit Ihrem Team und Kunden? 
  • Haben Mitarbeiter Einblick in ihre anstehenden Projekte und Deadlines? 
  • Wie können Sie sicher sein, dass genug Arbeit ansteht, um die Einstellung eines freien Mitarbeiters oder neuer Teammitglieder zu rechtfertigen? 
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(Foto von Joshua Coleman auf Unsplash)

Natürlich gibt es Tools, die diese Informationen in separaten Systemen bereitstellen. Doch auch in dem Fall braucht es Zeit, um sich ein vereintes, komplettes Gesamtbild zu verschaffen. Diese Zeit steht dann nicht mehr für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung, und das beeinträchtigt Ihre Agilität. Im Gegensatz dazu fassen Tools für kollaboratives Arbeitsmanagement mehrere Ressourcenverwaltungs-Tools in einem einzigen System zusammen. So wird es einfach, Arbeitsauslastung und Budgets zu prüfen, Zeit zu sparen und insgesamt effizienter zu arbeiten.

De’Longhi ist eine weltweit bekannte Marke von Kaffeemaschinen und Haushaltsgeräten. Bei der Website-Neugestaltung in Zusammenarbeit zwischen Teams in Europa und einem Anbieter in Nepal war die reibungslose Kommunikation entscheidend. Das Team brauchte zudem eine Lösung zur Verwaltung der steigenden Anzahl von Anfragen, die per E-Mail, Telefon und Chat eingingen. Vorlagen, Anfrageformulare und Automation haben die Verwaltung von Arbeitsabläufen über Regionen und Projekte hinweg sehr viel einfacher gemacht.  

„Mit Wrike kann ich das Ganze tatsächlich in den Griff bekommen und zudem jeden Tag Zeit für Aufgaben freihalten, die wirklich wichtig und dringend sind“, erzählte Ricard Martín Sol, Group Digital Systems Manager bei De’Longhi. „Unser Team in der Konzernzentrale ist recht klein, und wir haben viel Zeit eingespart, wodurch wir jetzt mehr Arbeit annehmen können.“

Bei Esurance kämpfte das Marketingteam mit einer Flut von Anfragen, Transparenzproblemen und der Bearbeitung von Freigabe-Prozessen, Kommentaren und Asset-Freigaben. E-Mail reichte als Projektmanagement-Tool nicht mehr aus. Das Team brauchte eine flexible, intuitive Lösung, die diese Hindernisse beseitigen und die interne Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern würde.

„Vor Wrike haben wir ein besonders kompliziertes Projekt komplett per E-Mail gemanagt“, berichtete Sabrina Wong, Associate Content Project Manager bei Esurance. „Ich glaube, wir haben pro Monat und pro Teammitglied um die 400 E-Mails erhalten. Seit der Einführung von Wrike wird das Feedback komplett im Tool verwaltet, so dass es ganz einfach ist, bei aufkommenden Fragen einen Blick in die Projekthistorie zu werfen, statt mühsam 3.000 E-Mails zu durchsuchen.“

Diese neue Effizienz auf Teamebene macht auch Sie und Ihr Managementteam effizienter und effektiver, was wiederum zu einer besseren Abstimmung auf Unternehmensebene beiträgt.

Jeder nach seiner Fasson – auch bei der Arbeit im Team

Wir alle müssen mit dem arbeiten, was uns mitgegeben wird, seien es Talente oder Tools. Doch nicht alle Tools sind gleich, und nicht alle Tools sind benutzerfreundlich. Manche von uns lieben hochmoderne, benutzerfreundliche Technologie (Sie wissen schon, wen ich meine), während andere ihre gewohnten Tools bevorzugen, die sie seit Jahren benutzen. Viele Mitarbeiter haben Probleme damit, die bereitgestellten Tools an ihre bevorzugten Arbeitsweisen anzupassen, und dadurch leidet ihre Produktivität.

Jeder von uns hat gewisse Vorlieben, wenn es um die Visualisierung der Teamarbeit geht, seien es Diagramme, Listen, Tabellen oder Dashboards im Kanban-Stil. Doch viele Tech-Tools bieten nur eine einzige Ansicht. Tools für kollaboratives Arbeitsmanagement dagegen lassen sich problemlos an verschiedene Arbeitsstile anpassen und machen es leicht, die neu entdeckte Transparenz und verbesserte Abstimmung wirklich voll auszuschöpfen. Arbeiten Sie am liebsten mit Dashboards? Gantt-Diagrammen, die Projekt-Abhängigkeiten verdeutlichen? Kalendern mit Deadlines? Kollaboratives Arbeitsmanagement unterstützt all dies und mehr!

Auch Airbnb entschied sich für kollaboratives Arbeitsmanagement, als man vor der Aufgabe stand, das neue Angebot „Entdeckungen“ zu skalieren. Nach dem probeweisen Start in 12 Städten weltweit wollte der CEO die Entdeckungen schnell auf 50 Städte ausdehnen – und jeder Standort erforderte weitaus mehr Assets, als sich in der bisher verwendeten Online-Tabelle verwalten ließen. Das Team brauchte einen Arbeitsmanagement-Hub, der nicht nur seine gängigen Tools wie Google Drive, Salesforce und das digitale Asset-Management-System integrieren würde, sondern auch ausreichendes Skalierungspotenzial besaß, um ein wachsendes Team und einen wachsenden Projektumfang zu unterstützen. 

„Vor der Einführung von Wrike hat jeder versucht, in einem gemeinsamen Ökosystem zu arbeiten, und das hat einfach nicht funktioniert“, berichtete Hoon Kim, Creative Production Manager bei Airbnb. „Alle zogen sich in ihre eigene Welt zurück und sprachen nicht miteinander. Das hat viele Kommunikationsprobleme und Chaos verursacht. Einer der größten Vorteile von Wrike sind die vielen Möglichkeiten zur Visualisierung von Projekten und Aufgaben. Wir sind jetzt enorm flexibel in der Art und Weise, wie wir unsere Daten ansehen, und können dadurch iterativer arbeiten. Wenn wir jetzt einen Prozess abwandeln, ist das kein Riesenaufwand mehr, sondern einfach eine kleine Korrektur.“

Nanometrics hat eindeutig davon profitiert, Arbeit in verschiedenen Formaten anzeigen zu können. Das Unternehmen entwickelt seismische Netzwerke, die Erdbeben überwachen und messen und Personal in Schlüsselfunktionen mit zuverlässigen Daten versorgen. In Reaktion auf sich verändernde Marktanforderungen verlagerte das Team seine F&E-Schwerpunkte und stellte zusätzliche Mitarbeiter ein. Zur Verwaltung von Arbeitsauslastung und Prioritäten war eindeutig ein neues Tool erforderlich. 

„Die Arbeitsauslastungs-Ansicht hilft mir enorm“, kommentierte Ted Somerville, R&D Program Manager bei Nanometrics. „Sie ist praktisch, sie ist intuitiv. Ich kann mich mit den Produktmanagern und Vertriebsmitarbeitern hinsetzen und ihnen schnell zeigen, welche Projekte die meisten Kapazitäten veschlingen und wie wir die Dinge anders organisieren könnten.“

Nicht jedes Unternehmen kann den Zeitaufwand für Besprechungen um 30 Stunden pro Woche reduzieren wie Nanometrics, doch Tools für kollaboratives Arbeitsmanagement unterstützen flexible Ansichten und sind skalierbar, wenn die Anforderungen wachsen.  

Enterprise Agility durch kollaboratives Arbeitsmanagement

Wie diese Beispiele zeigen, sind Tools für kollaboratives Arbeitsmanagement ein Schlüsselfaktor für Enterprise Agility. Und ein agiles Unternehmen kann im Wettbewerb besser bestehen. Wrike ist ein führendes Tool für kollaboratives Arbeitsmanagement mit mehr als 18.000 Kunden weltweit. Wrike unterstützt führende Marken wie Stitch Fix, Airbnb, OSF Healthcare, Esurance, Google, Hootsuite, Tiffany & Co., L’Oreal und viele mehr. Wrike bietet mehr als Produktivität – es hilft Teams, schnell und effektiv Prioritäten anzupassen, Veränderungen zu kommunizieren und die Arbeit unternehmensweit zu koordinieren. Registrieren Sie sich für eine kostenlose 14-tägige Testphase und erleben Sie selbst, wie Wrike die Agilität Ihres Unternehmens auf ein neues Niveau heben kann.   

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