Tres formas en que la gestión del trabajo colaborativo estimula la agilidad empresarial

 

 

 

La era del cliente. El mundo posdigital. La economía en tiempo real. Todos estos términos se usan con frecuencia hoy en día para describir el estado actual de las empresas. Las organizaciones están en medio de un «viaje» a través de la transformación digital. ¿Pueden competir en la economía global posdigital?

Todo esto suena a palabras de moda vacías de contenido. Es fácil hablar del tema, pero ¿qué están intentando hacer realmente las organizaciones? En una sola palabra: competir.

Competencia y agilidad

Desde los inicios de la actividad comercial, cuando se practicaba el trueque, el éxito siempre ha tenido un carácter competitivo. En aquel entonces, había quien estaba dispuesto a cambiar la mayor cantidad de cuentas por carne, o la mejor talla por un recipiente de agua. La divisa ha cambiado: de cuentas a monedas. Y las mercancías han cambiado también: de productos básicos de supervivencia a información o software. Pero los elementos esenciales siguen siendo los mismos:

  • El más rápido para vender gana cuota de mercado.
  • Quien tiene el mejor producto gana cuota de mercado.
  • Quien tiene el mejor servicio gana cuota de mercado.

Y si puedes combinar velocidad, servicio y un excelente producto, es probable que ganes la competición con ventaja. Pero si hay algo cierto es que la única constante es el cambio. Y el mundo está cambiando rápidamente, casi a diario. No hace mucho, los vehículos sin conductor, las videollamadas, las pantallas planas y la realidad virtual eran ideas del futuro. Google se fundó en 1998. Piénsalo. En 1998, el 41 % de los adultos estadounidenses se conectó a la red. En la actualidad, el 96 % de los estadounidenses tiene un dispositivo móvil y la mayoría están constantemente conectados a internet durante todo el día.

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Las organizaciones deben adoptar el cambio para seguir siendo relevantes y competitivas. Sin duda, esta es la era de la agilidad empresarial. Suena como otra palabra de moda más, pero está llena de significado. La agilidad empresarial se define como «una cualidad distinta que permite a las instituciones y corporaciones responder rápidamente al cambio». Hoy toda organización debe tener cierto nivel de agilidad para lograr el éxito y mantenerlo. De lo contrario, se arriesgan a convertirse en el Ask Jeeves o la Palm Pilot de cada sector.

Examen sorpresa

Piensa en tu organización. Revisa mentalmente el argumento de venta. Piensa en tus éxitos más recientes. Y, aunque te produzca escalofríos, piensa en algunos momentos menos exitosos. Ahora, haz un rápido análisis DAFO.

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Continúa, toma papel, copia la tabla, tómate unos minutos para pensar y anota tus ideas. Date una palmadita en la espalda por tus fortalezas, ¡es lo que te brinda el éxito! A continuación, observa tus debilidades: es lo que te dificulta el ser competitivo. ¿Qué te viene a la cabeza?

  • ¿Falta de recursos?
  • ¿Problemas de visibilidad?
  • ¿Procesos complicados?
  • ¿Sistemas combinados a la fuerza?
  • ¿Comunicación incoherente?

Tranquilo, no estás solo. Tal vez lo hayas hablado en un grupo de tutoría mensual o te lo haya soplado algún amigo de otra empresa, lo cierto es que todas las organizaciones pasan por dificultades (incluso Google). Cada organización tiene sus diferenciadores, pero también hay muchas similitudes entre industrias, tamaños de organización y fases (empresa emergente, empresa madura, etc.). Y eso significa que otros han encontrado formas de impulsar el éxito a pesar de las dificultades.

Los tres obstáculos principales para la agilidad empresarial

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrenta la agilidad empresarial es que implica mucho más que actuar con rapidez en el mercado, tener un producto sólido y ofrecer un servicio impecable. La agilidad exige que las organizaciones no solo se muevan con velocidad sino que sean capaces de adaptarse a los entornos que cambian rápidamente. Los clientes exigen un servicio personalizado 24 horas todos los días de la semana. Tanto al lado de tu oficina como en la otra punta del mundo puedes encontrar empresas competitivas con precios y disponibilidad que pueden superar tu oferta. Hoy la entrega gratuita es un diferenciador. Mañana eso mismo puede convertirse en algo que los clientes dan por sentado. La tecnología está evolucionando rápidamente, y esto puede ser útil y, al mismo tiempo, perjudicial. La recopilación de datos aumenta todo el tiempo, pero el poder de esos datos quizá no se aproveche por completo si no es posible desglosarlos. ¡Si hasta a veces cuesta acceder a ellos!

Los tres principales obstáculos con los que se encuentran las empresas en su camino para ser más ágiles y capaces para competir son:

  1. Sistemas fragmentados
  2. Visibilidad
  3. Flexibilidad para trabajar de la manera más productiva y exitosa

Es posible que estos no sean los únicos obstáculos a los que se enfrenta tu organización, pero si los abordas, verás mejoras en el rendimiento de la misma.

¿Has probado con la gestión del trabajo colaborativo?

Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo pueden resolver estos problemas y muchos otros. Permiten que los equipos se comuniquen y colaboren en un solo lugar, en vez de perder el tiempo moviéndose entre «aplicaciones de productividad» como el correo electrónico y el chat, y buscando información entre aplicaciones. La vicepresidenta y analista principal de Forrester, Margo Vistacion, llama a las herramientas de gestión del trabajo colaborativo «puntos de colaboración». Como explica, «ya sea que estés entregando contenido digital, un programa de marketing o incluso un proceso empresarial repetitivo como la contratación, estas herramientas son lo suficientemente flexibles como para que puedas planificar tu actividad y comunicarte con las personas que necesitan compartir información o contribuir a los proyectos».

El 86 % de más de 1400 ejecutivos corporativos, educadores y empleados encuestados por Salesforce nombraron la falta de colaboración o la comunicación inefectiva como la razón de los fracasos en el lugar de trabajo. La colaboración y la convergencia no deben convertirse en grandes obstáculos que te hagan fracasar. Estos son algunos ejemplos reales de cómo la gestión del trabajo colaborativo ha permitido a las empresas ser ágiles, mantener su relevancia y competir.

Los sistemas fragmentados pertenecen al pasado

La mayoría de las empresas tienen que lidiar con sistemas fragmentados. Proyectos, parámetros y actualizaciones de estado habitan correos electrónicos, documentos, hojas de cálculo, bases de datos e informes. Los sistemas no se comunican entre sí y, para recopilar información, se requieren horas de trabajo. No hay un único lugar donde encontrar todo lo necesario para completar un proyecto. Para avanzar en el trabajo, hace falta tiempo y, a menudo, cantidades desorbitadas de frustración. Eso no contribuye a la agilidad de la organización.

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(Fotografía de Jon Tyson en Unsplash)

Con la gestión del trabajo colaborativo, todas las comunicaciones, documentos, comentarios y actualizaciones están disponibles en un solo lugar. Cualquiera en cualquier momento puede acceder a todo ello. Los empleados pueden verificar rápidamente el estado, comenzar de inmediato a producir y determinar qué se debe hacer a continuación sin tener que programar una reunión o perder el tiempo buscando información.

Ogilvy-Australia, una de las mayores agencias de publicidad del mundo, quería optimizar su proceso de briefing creativo. El briefing creativo es la forma en que los clientes comunican sus necesidades al equipo de cuentas, y estos lo utilizan para comunicarse con el equipo creativo que desarrolla los activos. Los briefings pueden surgir de reuniones o en intercambios de correo electrónico, lo que brinda poca visibilidad a quienes no se encuentren en la sala o en la lista de correo. Ogilvy Australia quería hacer un seguimiento automático de cada paso del proceso de manera coherente en todos los proyectos, incluidos la colaboración, los cambios y los acuerdos, así como las aprobaciones de cada parte interesada, a fin de facilitar los traspasos y la incorporación de nuevos miembros al equipo.

Ogilvy trabajó con Wrike para elaborar un formulario de solicitud personalizado a fin de garantizar que toda la información quedara reflejada de manera coherente. «Todo lo que veo en Wrike es en directo y en su estado actual, lo cual es una gran ventaja para mí», señaló Ashley Risstrom, director de producción en Ogilvy Australia. «Podemos acceder directamente al trabajo, mirar los últimos comentarios, tomar el relevo y ponernos manos a la obra».

Una herramienta de gestión del trabajo colaborativo puede ser la única fuente fiable de información. Puede acortar distancias geográficas y proporcionar visibilidad del trabajo de manera rápida y sencilla. Al equipo de Hootsuite le ha permitido centrarse en la experiencia del cliente, en vez de en la búsqueda de información. Wrike proporciona una ubicación centralizada que permite a Hootsuite manejar grandes volúmenes de tareas e informar fácilmente sobre la productividad. «En efecto, Wrike nos ayuda a romper barreras actuando como una fuente esencial de información, por lo que todos en todas las regiones tienen acceso a todo lo que hacemos a través de Wrike», explica Symon More, gestor de recursos en Hootsuite. «Se trata de una manera verdaderamente sencilla de que todo el mundo, sin importar desde donde, vea lo que hacen los demás y, asimismo, ayuda a alinear la voz y el propósito de nuestra empresa».

Coordina a tu equipo, ¡rápido!

Muchas organizaciones lidian con la visibilidad desde varios frentes. La visibilidad es fundamental para mantener a tu equipo coordinado y preparado para actuar, pero no es fácil saber todo el tiempo cómo le va a cada uno. El desafío se multiplica cuando hay equipos remotos que trabajan en diferentes zonas horarias. Surgen preguntas como:

  • ¿Cómo saber cuándo ese proyecto está listo para su revisión?
  • ¿Pueden tus jefes averiguar rápidamente quién en su equipo está sobrecargado y quién más disponible?
  • ¿Cómo controlar el presupuesto en relación con el tiempo empleado?
  • ¿Serías capaz de proporcionar a un cliente sobre la marcha información actualizada acerca del estado de su proyecto?
  • ¿Cómo transmites tus opiniones a tu equipo y a tus clientes?
  • ¿Los empleados tienen conocimiento de sus próximos proyectos y plazos?
  • ¿Cómo puedes estar seguro de que hay suficiente trabajo que justifique la contratación de un profesional independiente o un nuevo miembro del equipo?
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(Fotografía de Joshua Coleman en Unsplash)

Existen herramientas que pueden proporcionar esa información en sistemas separados pero, de nuevo, hace falta tiempo para recopilar datos de diferentes silos de información y obtener una idea completa de la situación. Además, estos recursos dificultan que el personal genere grandes cambios en su trabajo, lo que implica una disminución de la capacidad de moverse con agilidad. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo combinan múltiples herramientas de gestión de recursos en un solo sistema, por lo que es fácil verificar las cargas de trabajo y el presupuesto. La gestión del trabajo colaborativo también permite ahorrar tiempo, lo que favorece la eficiencia del equipo.

De’Longhi es una marca mundial célebre por sus máquinas de café, sus aparatos de cocina y sus productos de cuidado del hogar. Al emprender un proyecto de rediseño del sitio web, que involucró a equipos de toda Europa y un proveedor en Nepal, la agilización de la comunicación resultó fundamental para el éxito del proyecto. El equipo también necesitaba una solución para gestionar el creciente número de pedidos en cola, que llegaban por correo electrónico, llamadas telefónicas y chats. Las plantillas, los formularios de solicitud y la automatización han facilitado considerablemente la gestión de los flujos de trabajo en distintas ubicaciones y proyectos.

«Wrike garantiza que, en efecto, puedo gestionar y contener todo el ruido, así como reservar tiempo cada día para hacer tareas que son realmente importantes y urgentes», señala Ricard Martín Sol, jefe de sistemas digitales del grupo en De’Longhi. «Nuestro equipo central es pequeño y hemos ganado mucho tiempo, lo que significa que podemos asumir más trabajo».

El equipo de marketing de Esurance estaba haciendo frente a un aluvión de solicitudes y problemas de visibilidad, y con gran dificultad gestionaba reseñas, comentarios y aprobaciones de activos. El correo electrónico ya no era una herramienta eficaz de gestión de proyectos, por lo que necesitaban una solución flexible e intuitiva que respondiera a esos desafíos y mejorara la colaboración y la comunicación internas.

«Antes de usar Wrike, un proyecto especialmente exigente se gestionaba en su totalidad por correo electrónico», explica Sabrina Wong, gestora de proyectos de contenido asociada en Esurance. «Diría que recibimos unos 400 mensajes de correo electrónico al mes por miembro del equipo. Ahora que todos usan Wrike, todos los comentarios se registran en la herramienta, por lo que es muy fácil regresar y responder nuestras propias preguntas. Así no tendremos que leer 3000 mensajes de correo electrónico».

Toda esa eficiencia a nivel de equipo se traduce también en mayor eficiencia y efectividad para ti y tu equipo de gestión. Y, sin duda, esto incrementa la alineación organizativa.

Trabaja a tu manera, ya sea de forma similar o distinta a tu equipo

Tenemos que trabajar con lo que se nos ha dado, ya sean recursos humanos o herramientas tecnológicas. Sin embargo, no todas las herramientas son iguales ni fáciles de usar. Hay defensores de la tecnología orientada al diseño y fácil de usar (ya sabes de quién estoy hablando), y personas que prefieren la tecnología tradicional que han usado durante años. Muchos empleados se esfuerzan para que las herramientas que se les dan funcionen de la manera que ellos quieren, lo que significa que la productividad puede verse afectada.

Desean poder ver el trabajo en diferentes formatos: un gráfico, una lista, una tabla o un tablero Kanban. Muchas herramientas tecnológicas ofrecen solo una vista. Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo se pueden configurar fácilmente en función de diferentes estilos de trabajo deseados, lo que facilita que esa visibilidad recuperada y la alineación mejorada funcionen. ¿Prefieres un tablero? ¿Un diagrama de Gantt que muestra las dependencias del proyecto? ¿Un calendario con fechas de entrega? ¡La gestión del trabajo colaborativo puede hacer esto posible!

Airbnb puso en marcha la gestión del trabajo colaborativo ante la necesidad de ampliar su nueva oferta de Experiencias. Lanzada inicialmente en 12 ciudades de todo el mundo, el director general quería expandirse rápidamente a 50 ciudades, y cada una requería más activos de los que razonablemente se podían administrar en la hoja de cálculo en línea que el equipo había estado utilizando. Necesitaban un centro de gestión del trabajo que se integrara con sus herramientas de uso común, incluidos Google Drive, Salesforce y su sistema de gestión de activos digitales, y que pudiera ampliarse para dar apoyo a un equipo y a una carga de trabajo cada vez mayores.

«Antes de usar Wrike, cada uno intentaba trabajar en un ecosistema, y eso no estaba funcionando», comenta Hoon Kim, director de producción creativa de Airbnb. «Cada uno estaba en su mundo y nadie se comunicaba con los demás. Y eso ocasionaba un caos tremendo y errores de comunicación». Una de las mayores ventajas de Wrike es que hay muchas maneras diferentes de entender los proyectos y las tareas. La capacidad de ser ágiles en el sentido de cómo miramos los datos realmente nos permite ser más reiterativos. Así que cuando cambiamos un proceso, no estamos haciendo una gran revisión, sino un pequeño ajuste».

Nanometrics claramente se ha beneficiado de poder ver el trabajo en varios formatos. La empresa desarrolla redes sísmicas para controlar y medir eventos sísmicos y proporcionar información precisa al personal competente. A medida que cambiaron las necesidades del mercado, el equipo redirigió sus esfuerzos de I+D y creció, lo que dejó claro que se necesitaba una nueva herramienta para gestionar la carga de trabajo y las prioridades.

«La vista de la carga de trabajo ha funcionado en cierto modo como un referente para mí», señala Ted Somerville, jefe de programas de I+D de Nanometrics. Es agradable, intuitiva, y puedo sentarme con los jefes de producto y el personal de ventas para que vean rápidamente qué proyectos están ocupando gran parte de la carga de trabajo y sugerir ideas sobre cómo ir avanzando».

No todas las organizaciones pueden reducir el tiempo de reunión en 30 horas a la semana, como hizo Nanometrics, pero las herramientas de gestión del trabajo colaborativo permiten vistas de trabajo flexibles y son escalables para favorecer el crecimiento.

La gestión del trabajo colaborativo impulsa la agilidad empresarial

Las herramientas de gestión del trabajo colaborativo son un poderoso facilitador de la agilidad empresarial, como lo demuestran los anteriores ejemplos. Y cuando la empresa es ágil, está en mejores condiciones para competir y vencer a la competencia. Wrike es la herramienta de gestión del trabajo colaborativo líder del mercado, con más de 18 000 clientes en todo el mundo. Wrike impulsa marcas líderes como Stitch Fix, Airbnb, OSF Healthcare, Esurance, Google, Hootsuite, Tiffany & Co. o L’Oreal, entre otras. Wrike va más allá de la productividad, para ayudar a los equipos a cambiar de manera efectiva las prioridades, comunicar los cambios y lograr la alineación organizativa de manera rápida y efectiva. Regístrate para un periodo de prueba de 14 días gratuito y verás cómo Wrike es capaz de activar la agilidad de tu organización.

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