¿Qué es la estimación de costes en gestión de proyectos?

Un proyecto vive y muere por su presupuesto. Tengamos en cuenta que un proyecto solo puede realizarse con todos los materiales y la mano de obra necesarios, y esos materiales y mano de obra cuestan dinero. Y en esta nueva realidad económica, las empresas buscan pagar cada vez menos por esos materiales y mano de obra y, al mismo tiempo, mantener, o incluso aumentar, la calidad y el alcance. Entonces, ¿cómo se elabora un presupuesto que haga que el proyecto llegue a buen puerto, pero manteniendo los costes al mínimo? Por eso es importante una estimación de costes adecuada.

La estimación de costes en gestión de proyectos es el proceso de prever los recursos financieros y otros necesarios para completar un proyecto dentro de un alcance definido. La estimación de costes tiene en cuenta cada elemento requerido para el proyecto, desde los materiales hasta la mano de obra, y calcula una cantidad total que determina el presupuesto de un proyecto. Una estimación de costes inicial puede determinar si una empresa da luz verde a un proyecto, y si el proyecto avanza, la estimación puede ser un factor en la definición del alcance del proyecto. Si la estimación de costes es demasiado alta, la empresa puede decidir reducir el proyecto en función de lo que pueda pagar. (También es necesario empezar a obtener financiación para el proyecto.) Una vez que el proyecto está en marcha, la estimación de costes se utiliza para gestionar todos sus costes asociados, a fin de que el proyecto se ajuste al presupuesto.

Elementos de la estimación de costes en gestión de proyectos

Existen dos tipos de costes principales que abarca el proceso de estimación de costes:

Costes directos: Son los costes asociados con un área única, como un departamento o un proyecto en particular. Ejemplos de costes directos son la mano de obra fija, los materiales y el equipo.
Costes indirectos: Son los costes en los que incurre la organización en general, como los servicios públicos y el control de calidad.

Dentro de estas dos categorías, entre los elementos típicos que se tendrán en cuenta en una estimación de costes cabe mencionar:

Mano de obra: el coste de los miembros del equipo del proyecto que trabajan en el proyecto, tanto en términos de salario como de tiempo.
Materiales y equipos: el coste de los recursos necesarios para el proyecto, desde herramientas físicas hasta software y permisos legales.
Instalaciones: el coste de usar cualquier espacio de trabajo que no sea propiedad de la organización.
Proveedores: el coste de contratar proveedores o contratistas externos.
Riesgo: el coste de cualquier plan de contingencia implementado para reducir el riesgo.