Facturación de proyectos

Cómo facturar por servicios profesionales

Las empresas de servicios profesionales por lo general, tienen que afrontar una serie de dificultades, desde una mala asignación de los recursos hasta flujos de trabajo y procesos ineficientes. El informe de Wrike de 2019«Professional Services Work Benchmark» reveló que el 17 % de las empresas encuestadas señaló «una facturación confusa o un seguimiento de las actividades confuso» como la razón principal de pérdida de clientes. 

La facturación es una tarea importante para cualquier negocio. Así es cómo se les paga a las empresas por el trabajo que realizan para sus clientes. Pero no siempre es un proceso sencillo. Puede resultar ineficiente y requerir mucho tiempo. 

Más de un tercio de los encuestados en la misma encuesta de Wrike dijeron que dedican de dos a tres horas a la semana a hacer un seguimiento de las horas facturables, mientras que el 10 % dijo que necesitan para ello cuatro horas o más a la semana. 

No todas las empresas de servicios profesionales facturan a los clientes de la misma manera. Por ejemplo, una empresa de marketing probablemente tendrá una estructura de facturación de sus servicios profesionales diferente a la de una compañía de servicios jurídicos o una firma de arquitectura. La causa de ello son las diferencias en la naturaleza de su trabajo. 

La estructura de facturación correcta, los métodos de seguimiento del tiempo y las condiciones de pago pueden ayudar a las empresas a evitar la pérdida de clientes, al igual que un buen software de facturación de servicios profesionales. Un método adecuado de control del tiempo también es importante porque ayuda a garantizar que las empresas no pierdan dinero al subestimar el trabajo facturable.  

Una solución de software eficiente debe optimizar el control del tiempo e introducir la automatización para tareas repetitivas o que requieren mucho tiempo.  

En esta sección, abordaremos diferentes modelos de facturación, el seguimiento de las horas facturables y la facturación a los clientes; también veremos cómo Wrike puede ayudar a que la facturación por servicios profesionales sea un proceso más ágil y eficiente.

Cómo escoger un modelo de facturación

La facturación por servicios profesionales no es un esfuerzo único. Lo que funciona para una empresa de TI puede no funcionar para una empresa de contabilidad, por eso es importante elegir un modelo de facturación que se adapte a la naturaleza del trabajo que se está realizando. 

Estos son algunos ejemplos de modelos de facturación frecuentemente empleados:

• Precio fijo/basado en el proyectoLa facturación por un precio fijo es quizás la forma más sencilla de facturar a un cliente. Se trata de facturar sobre la base de una tarifa acordada. Si las partes involucradas acuerdan que el coste total del proyecto será de 2000 USD, esa es la cantidad que se pagará al finalizar. Es un método idóneo para proyectos con muy pocos costes fluctuantes.
• Tarifa por días o por horasComo su nombre indica, se puede facturar a un cliente una tarifa por hora en función del tiempo dedicado a realizar el trabajo solicitado o los servicios de asesoramiento. Este tiempo es lo que denominamos horas facturables. Por su parte, una tarifa diaria es de naturaleza similar, pero, en lugar de recibir un pago por trabajo por hora, al asesor se le paga una tarifa diaria fija.
• Facturación por hitos La facturación por hitos es un modelo que activa el pago una vez que se han alcanzado determinados hitos del proyecto. Distribuye el importe de la tarifa a lo largo del ciclo de vida del proyecto en lugar de recibir el pago una vez que se entrega el producto final.
• Contrato por tiempo y materialesUn contrato por tiempo y materiales puede resultar más conveniente para empresas y clientes cuyos gastos están sujetos a una serie de variables como los costes de suministro y equipo. Un contrato por tiempo y materiales cubriría el coste de los materiales y otros gastos generales, más el coste de la mano de obra.

Contrato de precio fijo frente a contrato por tiempo y materiales

Los contratos de precio fijo y los contratos por tiempo y materiales son dos métodos de facturación muy diferentes. Una estructura de precios fija es idónea para las empresas que realizan trabajos que no están sujetos a los precios cambiantes de los materiales o la mano de obra. En cambio, un contrato de tiempo y materiales permite a los contratistas recuperar los gastos asociados con la ejecución del proyecto o la tarea cuando el resultado y los costes exactos no están claros desde el principio.

Por ejemplo, una empresa de contabilidad puede cobrar un precio fijo de 200 USD por elaborar una declaración de impuestos cada año. Este negocio no está sujeto a los costes fluctuantes de materiales u otras variables. Sin embargo, un contratista que construye una ampliación en tu casa tiene que tener en cuenta distintos gastos, muchos de los cuales no se conocen desde el principio. Los contratos por tiempo y materiales deben negociarse atentamente para establecer los costes laborales, los incrementos de precio de los materiales y lo que se considera trabajo facturable y no facturable.

Un cliente puede incluso solicitar una cláusula de precios máximos que ponga un límite a lo que el contratista puede cobrar. Esto desalienta los proyectos prolongados porque pone un techo a los costes que se pueden recuperar.

¿Qué es una tarifa de anticipo?

Una tarifa de anticipo es una cantidad de dinero que se paga con antelación para «retener» los servicios de asesores, abogados, etc. Un anticipo a menudo constituye una estimación del trabajo a realizar (es decir, tarifa por hora x horas estimadas para la finalización del proyecto/caso). 

Un cliente puede asimismo pagar una tarifa de anticipo continua mensual si necesita servicios durante un periodo de tiempo más largo que un único proyecto o caso. En este caso, el asesor se beneficia porque genera un flujo constante de ingresos fiables.

Horas facturables vs horas no facturables

Facturar a los clientes por el trabajo que realizas para ellos puede parecer bastante sencillo, pero puede tener sus propias complicaciones. Un control del tiempo ineficiente puede dar lugar a que tu empresa no cobre por la actividad facturable. De hecho, el 15 % del trabajo de asesoramiento no se factura a los clientes, según un estudio realizado por la London School of Economics. 

También puede parecer que no está claro qué es trabajo facturable y trabajo no facturable. En definitiva, el trabajo facturable es un trabajo que avanza y aborda las necesidades del proyecto o la iniciativa. 

¿Qué son las horas facturables en contraposición a las horas no facturables? 

Las horas facturables son las horas de trabajo que podemos cobrarle a un cliente. Por lo general, se trata de un trabajo necesario para completar un proyecto.

El trabajo no facturable incluye todo lo que pueda beneficiar a un empleado o a una empresa, pero no al resultado final de un proyecto. En términos generales, la formación de los empleados y la búsqueda de nuevas oportunidades comerciales no pueden considerarse trabajo facturable. Tampoco el tiempo dedicado a entretener a un cliente ni a prepararle una factura.

Entre las actividades facturables pueden incluirse tareas de investigación, trabajo de diseño, trabajo administrativo relacionado con el proyecto (generar y archivar la documentación del cliente, etc.) y otras tareas cruciales para la finalización del proyecto. Este trabajo facturable debe ser supervisado y puede llevarse a cabo haciendo uso de soluciones de software como Wrike. El temporizador de tareas de Wrike registra automáticamente cuánto tiempo se dedica a una actividad en particular. Los registros de tiempo también se pueden introducir y ver manualmente en la vista de registro de tiempo de Wrike. 

Entender bien qué se considera una tarea facturable frente a una no facturable puede ayudar a las empresas a comprender a qué dedican su tiempo los empleados. Por ejemplo, si observas que los empleados dedican mucho tiempo a tareas administrativas no relacionadas con el proyecto, puedes considerar automatizar partes de su flujo de trabajo.

Cómo calcular las horas facturables

El primer paso para calcular las horas facturables es definir qué se puede clasificar como trabajo facturable y qué como no facturable. Una vez que lo sepas, puedes usar un software de control del tiempo para determinar la cantidad de tiempo invertido en este trabajo.

Las horas facturables se pueden calcular sumando la cantidad de tiempo dedicado a las actividades facturables. Una vez que determines la cantidad de horas facturables que se le cobrarán a un cliente, puedes multiplicar las horas por una tarifa. Por ejemplo, la tarifa de un asesor puede ser de 75 USD la hora. Si pasa 5 horas trabajando en actividades relacionadas con el proyecto, enviará al cliente una factura de 375 USD.

Una empresa también puede cobrar tarifas más altas por determinados proyectos y por el trabajo realizado por determinados empleados, por lo que es fundamental mantener una buena organización y un registro de quién está trabajando en qué tareas.

El parte de horas en Wrike Resource: una forma sencilla de registrar el tiempo dedicado a las tareas

Facturar los proyectos a los clientes

Una factura es un documento que detalla la naturaleza y el coste de un servicio prestado. Este documento le dice al comprador qué, cuándo y cuánto debe pagar por un servicio.

En una factura normal deben figurar nombre comercial, fecha, descripción de los servicios, número de factura único y método de pago. También puede incluir condiciones de pago que pueden estipular elementos como un periodo de pago de 30 días y un recargo por demora.

Es importante que el documento incluya una fecha, un número de factura y una descripción precisos antes de que se entreguen al cliente. Los errores en una factura a veces pueden dar lugar a pagos atrasados, lo que puede suponer un problema para contratistas, autónomos y asesores.

Condiciones de pago habituales para los contratistas

Asegurar el pago a tiempo puede ser un proceso estresante para los contratistas y las empresas de servicios profesionales. Supongamos que, tras acordar las condiciones del contrato, has cumplido con el proyecto, pero ahora estás atascado esperando el pago de un cliente que se está demorando.

Establecer unas condiciones de pago puede ayudar a abordar los atrasos en los pagos.

Entre las condiciones de pago habituales para los contratistas se incluyen:

• un plazo de 7, 21 o 30 días para realizar el pago 
• Un cargo por pago atrasado además del cargo por el proyecto 
• 50 % del pago por adelantado 
• Descuento por pago anticipado

No está claro si estas condiciones de pago animan a los clientes a pagar a tiempo. En 2016, el porcentaje de empresas en China que pagaron puntualmente fue de un exiguo 26 %, mientras que las empresas que pagaron a 30-90 días de la emisión de la factura fue del 15,5 %.

Realizar un seguimiento de las horas facturables precisas y utilizar una estructura de tarifas útil para tu empresa son dos formas de que los contratistas y los equipos de servicios profesionales garanticen un proceso de facturación y fijación de precios eficaz. En todo ello, Wrike puede ayudarte.