Gestión del correo electrónico: 10 trucos ingeniosos para vaciar tu bandeja de entrada

Para aquellos de nosotros que cada mañana contemplamos cientos de correos electrónicos nuevos en nuestra pantalla, el concepto inbox zero (conseguir que el correo pendiente no consuma nuestro tiempo de trabajo) puede parecer en un primer momento una proeza mítica, como encontrar el Santo Grial o dar con un tesoro enterrado. A los colegas que lo consiguen regularmente, los vemos con una mezcla de envidia y recelo: lo suyo tiene que ser cosa de brujería, ¿verdad?

Prueba estos 10 consejos y técnicas no solo para lograr el inbox zero, sino para además permanecer en él. Y sin trucos mágicos.

Truco n.º 1: emplea la técnica Yesterbox de Tony Hsieh

La idea básica es la siguiente: hoy solo leerás y responderás los correos electrónicos de ayer. La inmensa mayoría de los correos no requieren una respuesta inmediata el mismo día que llegan, de manera que puedes dejar que los mensajes nuevos de hoy entren en tu bandeja sin que te distraigan o alteren. Mañana, cuando te levantes, ya sabrás exactamente cuántos mensajes tienes que revisar, por lo que podrás planificar tu día de forma más precisa.

Hsieh, director general de Zappos, afirma que de hecho este enfoque le permite responder más correos que antes: todo el mundo recibe una respuesta al día siguiente, en vez de una semana o un mes después, o... nunca. Obviamente, pueden responderse en el día aquellos correos que sean realmente urgentes, pero estos casos no se dan con excesiva frecuencia.

Un consejo profesional de Hsieh: si usas Outlook, oculta tu sección «Hoy» para centrarte en los mensajes del día anterior. Puedes encontrar más detalles aquí: http://yesterbox.com/

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Truco n.º 2: aplica la regla de los 2 minutos

Sigue la sugerencia del método GTD de David Allen: si contestar el correo te va a llevar menos de dos minutos, hazlo ya. ¡No lo dejes para luego!

Truco n.º 3: programa una reunión con tu bandeja de entrada

Reserva cierto tiempo cada día para revisar tu correo, ya se trate de una hora entera a media mañana o de tres ojeadas de 20 minutos al comienzo, a la mitad y al final del día. No mires tu correo en ningún otro momento. No lo mantengas abierto en una pestaña del navegador, acechando al fondo mientras trabajas. Desactiva las notificaciones. Al dedicar un tiempo programado a atender tu bandeja de entrada, no la tendrás todo el día en la cabeza y aun así estarás al día de tus mensajes.

¿Te gustaría saber qué hora es la mejor para revisar tu correo? Este artículo afirma que la mejor hora para hacer limpieza en tu bandeja de entrada es dos horas después de haber comenzado a trabajar.

Truco n.º 4: prueba Unroll.me

Esta aplicación reúne todas tus suscripciones a listas y boletines de correo electrónico en un solo resumen diario. Así, en vez de decenas de correos que revisar, solo tienes uno. Cancelar tu suscripción a las listas de correo resulta sencillo, y dado que con esta aplicación puedes echar un rápido vistazo a todas las ofertas y actualizaciones en un solo mensaje, perderás mucho menos tiempo con el correo «basura». Si estás suscrito a muchos blogs por correo electrónico, plantéate usar un lector RSS como Feedly o Inoreader para mantenerte informado de sus actualizaciones en vez de tener atascada la bandeja de entrada.

Truco n.º 5: reprograma tus correos

Instala Boomerang para Gmail y podrás programar tus correos para que te vuelvan a aparecer a una hora concreta. Es una herramienta genial para los mensajes que requieren hacer algunas consultas antes de poder responder, y para agrupar tareas similares.

Digamos que estás buscando a alguien para cubrir un puesto vacante en tu empresa y no paran de llegarte correos de candidatos potenciales, cuyos currículos tienes la costumbre de revisar los viernes por la mañana. Bien, entonces solo tienes que reprogramar los correos de los demandantes de empleo para que vuelvan a aparecer en tu bandeja de entrada el viernes por la mañana. No los tendrás ocupando sitio en tu bandeja, distrayéndote ni reclamando tu atención, pero seguirás encargándote de procesarlos y desalojarlos después.

Truco n.º 6: que no te dé miedo borrar

Si se trata de algo importante, volverán a ponerse en contacto contigo. De manera que, si tienes aunque sea la más mínima duda de si hace falta que guardes un correo, sencillamente bórralo.

Tu papelera guardará los correos borrados 30 días, por lo general, así que en caso de que borres algo que no debes, siempre puedes recuperarlo. Pero confía en nosotros, el 99 % de las veces no hará falta.

Truco n.º 7: modifica tu respuesta automática para cuando no estés en la oficina

Las vacaciones son algo fabuloso, pero regresar y encontrarte con una avalancha horrorosa de nuevos mensajes puede resultar deprimente, y tal vez tardes siglos en quitártelos de encima. Sustituye el mensaje estándar de la respuesta automática por ausencia de la oficina por el siguiente: «Estaré ausente de la oficina entre el 10/11 y el 18/11, por lo que no veré tu mensaje. Te ruego que vuelvas a enviar tu correo a partir del 18/11». Después filtra todos los mensajes entrantes enviándolos directamente a la papelera en el periodo que estés ausente. Si se trata de un asunto importante y la fecha límite para atenderlo aún no ha pasado, volverán a ponerse en contacto contigo; y tú regresarás de las vacaciones con una bandeja de entrada vacía.

Truco n.º 8: pon todas tus acciones pendientes en Wrike

Traslada las tareas pendientes que haya en tu bandeja de entrada a tu espacio de trabajo, donde tienes el resto de ellas. Los complementos para Outlook y Apple Mail y el gadget para Gmail de Wrike convierten rápidamente los correos electrónicos en tareas, de manera que puedes despejar tu bandeja de entrada y ponerte de verdad a trabajar en asuntos pendientes en vez de dejar que languidezcan en ese purgatorio que es el inbox. Te beneficiarás de una mejor organización y de un correo más manejable.

Truco n.º 9: saca las conversaciones de tu bandeja de entrada

Mantén tu bandeja de entrada despejada limitando el volumen de correo que generas. Evita una cadena de respuestas por correo levantándote de la mesa para ir a conversar en persona, llamando por teléfono o enviando un mensaje instantáneo.

Truco n.º 10: juega a Email Game

Los consejos anteriores te ayudan a mantener la bandeja de entrada despejada, pero ¿cómo limpias la montaña de correos sin leer que tienes ahora mismo en la bandeja? Limpiar tu bandeja de entrada no tiene por qué ser una lata: ¡haz que resulte divertido! El juego Email Game te da un tiempo fijo para que ejecutes una de las siguientes acciones sobre cada correo: contestar, reenviar, etiquetar, archivar, borrar o saltar para mirarlo más adelante. Acumula puntos por vencer al cronómetro, que establece un tiempo de actuación dependiendo de la extensión de cada correo. Una vez que hayas acabado con la tanda de mensajes, recibirás un informe de resultados con el tiempo que has ahorrado y tu puesto en la clasificación de jugadores. ¡Tan solo intenta no obsesionarte con batir tu marca personal!

Inbox zero quiere decir «no desperdiciar ni un segundo en tu bandeja de entrada»

¿Sabías que la auténtica definición de inbox zero, tal y como fue originalmente acuñada por Merlin Mann, no tiene nada que ver en realidad con el número de correos sin leer? Es la cantidad de atención que tienes ocupada por el correo electrónico, hasta qué punto te agobia tu bandeja de entrada. Sí, no tener ningún correo en tu bandeja de entrada es una forma de alcanzar esa situación, pero no es la única. Así que no te desanimes si no alcanzas este nivel de productividad a diario, o nunca. El verdadero logro es descubrir un sistema que te funcione, para que el correo electrónico no domine tu vida. Prueba con estos trucos, ¡y no olvides contarnos qué tal te ha ido!

Wrike puede ayudarte a organizar y gestionar todas tus tareas pendientes y recordatorios. Prueba gratuitamente la aplicación hoy mismo y haz de tu bandeja de entrada un lugar más productivo.

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