Las ventajas inesperadas de reorganizar tu rutina de trabajo

Biografía de la autora:
Kat Boogaard (@kat_boogaard) es una escritora afincada en el medio oeste que trata temas relacionados con la carrera profesional, el desarrollo personal y el mundo del trabajo independiente. Es columnista de Inc., escribe para The Muse, trabaja como editora profesional para The Everygirl y contribuye en medios de toda la web.


Es despertador suena a las 7:15 todas las mañanas. En piloto automático, tu brazo derecho sale de entre las sábanas y pulsa ese botón de repetición tan tentador solo una vez. Cuando suena por segunda vez, echas un vistazo al correo electrónico desde el teléfono, te despegas las sábanas y te preparas para comenzar el día. Preparas una taza de café, coges un plátano y sales por la puerta.

La misma rutina de todas y cada una de las mañanas. De hecho, tu rutina matutina está tan arraigada que estás casi convencido de que podrías realizar cada uno de sus pasos con los ojos cerrados. Y, además, crees que eso es algo bueno. Ello implica que empiezas cada día siguiendo un sistema perfeccionado y eficaz, ¿verdad?

Así es, al menos en parte. Los humanos crecemos con las rutinas. Tenemos una para prácticamente todos los momentos: rutina matutina, rutina a la hora de comer, rutina vespertina, rutina nocturna e incluso rutina de fin de semana. La previsibilidad que acompaña a una rutina positiva (sí, has leído bien, pone "positiva") puede ser reconfortante e incluso nos puede servir para empujarnos hacia objetivos más ambiciosos.

Sin embargo, ¿puede una rutina llegar a perjudicar? ¿Puedes caer en la trampa de hacer cosas solo por el mero hecho de hacerlas, te beneficien o no?

Bueno, digamos que sí. Cuando eso sucede, tu querida rutina no te hace ningún favor. Reflexionemos sobre los motivos que nos llevan a apoyarnos en estos sistemas previsibles y la serie de efectos positivos que conlleva revisarlos de vez en cuando.

Calvin y Hobbes con las rutinas
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¿Por qué crecemos con las rutinas?

“Muchas personas consideran que es bueno tener un cierto sentido de la previsibilidad en su día, y las rutinas pueden ayudar a conseguirlo”, explica Andy Molinsky, profesor de conducta organizativa de la escuela internacional de negocios de la Universidad de Brandeis.

Bien pensado, justo es ese el motivo por el que todos tendemos a confiar en esta repetición de hábitos. Ya sea en el ámbito profesional o en el personal, la vida nos plantea dificultades. Sin embargo, saber que contamos con un sistema estable que nos ayuda a plantar cara a los aspectos desconocidos del día a día con un planteamiento de algún modo estratégico puede resultar tranquilizador.

Además, con tantas opciones diferentes entre las que podemos elegir cada día, las rutinas pueden reducir el agotamiento de tomar decisiones. “Nuestro cerebro consume la misma cantidad de energía para decidir si nos ponemos un vestido azul o uno rojo, que para decidir si nos sometemos a una operación a vida o muerte”, afirma Brigid Schulte, autora de Desbordados: cómo trabajar, amar y jugar cuando nadie tiene tiempo, y directora de Better Life Lab en New America. Según sus palabras, “las rutinas y los sistemas nos pueden ayudar a ahorrar energía mental y voluntad evadiendo todo el proceso de toma de decisiones”.

Gráfico sobre el agotamiento de tomar decisiones
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Cuando las rutinas nos perjudican

Hemos quedado en que las rutinas son algo bueno, normal y sencillo, ¿no? No tan rápido. Las cosas no son así de definitivas.

Sí, una rutina que por sistema te impulsa hacia un objetivo a largo plazo es algo beneficioso. Pero a menudo es fácil hacer las cosas por la fuerza de la costumbre y no porque te aporte algo. Como explica Schulte, “la investigación ha demostrado que nos ceñimos a lo que sabemos, solo porque nos resulta familiar, incluso aunque no sea bueno para nuestros intereses a largo plazo. Eso se llama tendencia a la inercia”.

Molinsky añade a este punto una historia del libro de Ellen Langer Mindfulness, en la que habla sobre generaciones de cocineros de la misma familia que, siguiendo la vieja receta familiar, siempre cortaban los extremos del pedazo de carne antes de colocarla en la bandeja.

Molinsky dijo que “solo cuando un amigo de la familia pidió la receta y preguntó sobre esta práctica tan poco habitual, la familia comenzó a investigar por qué cortaban los extremos del pedazo de carne”. Después de indagar en el tema, descubrieron que la receta empezó a seguir ese proceso porque la bandeja que utilizaba el cocinero original (hace más de 50 años) era demasiado pequeña y no cabía todo el trozo. “Siempre me gustó esta historia porque expresa la esencia real de una rutina sin sentido”, añadió Molinsky.

 

Es importante recordar que, aunque hay cantidad de sistemas que nos pueden servir como propósito positivo, no todas las rutinas son buenas por naturaleza. Además, incluso las rutinas que se consideran positivas pueden beneficiarse de cierto estímulo externo o de una revisión de vez en cuando.

Las cuatro ventajas de reorganizar tu rutina

Sí, por aterrador o ilógico que pueda parecer, cambiar intencionadamente las diferentes rutinas puede producir algún que otro resultado extraordinario. Esto es especialmente cierto en lo que respecta a la jornada laboral.

A continuación apuntamos algunas de las ventajas que tiene desviarse de lo predecible y cambiar los elementos del flujo de trabajo: desde una excelente atención a una mejor capacidad de retención.

1. Más atención

A pesar de las buenas intenciones, todos nos distraemos con facilidad a lo largo del día. Ya puedes plantearte organizar el trabajo que, antes de que te hayas percatado, estarás revisando las redes sociales o comprando en línea.

Si ya antes te has castigado por tener la capacidad de atención de un pez, tranquilo, hay un buen motivo por el que esto sucede: prácticamente todos estamos programados para hacerlo.

Especialistas en neurociencia han descubierto que nuestro cerebro busca constantemente la novedad, por lo que se distraerá con facilidad buscando algo novedoso”, dijo Schulte. Este es el motivo por el que puede ser tan útil revisar las rutinas: se crea la novedad que el cerebro busca constantemente y, de este modo, se incrementa tu compromiso con la tarea en cuestión, lo que te permite concentrarte en ella.

2. Mejor memoria

Muchos de nosotros pensamos que establecer rutinas beneficia a nuestra memoria. Si aplicamos un sistema, reducimos el riesgo de olvidar... emmm... ¿qué era?

No obstante, hay estudios que han demostrado que cambiar las rutinas puede mejorar la capacidad para retener información. (Por ejemplo, salir de la oficina para comer en lugar de comer delante del ordenador).

“Cuando cambiamos de lugar, trabajamos en un espacio diferente, caminamos a la hora de comer o combinamos diferentes tipos de desplazamientos, estimulamos nuestro hipocampo, el lugar en el que se almacena la memoria a largo plazo”, explicó Schulte. “Así pues, todos recordaremos nuestra vida con más profundidad y conexión emocional”.

El hipocampo en nuestro cerebro
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Benedict Carey, autor de Aprender a aprender, lo explica claramente cuando afirma que “cambiar el entorno de trabajo y los movimientos diarios, como ir por otra ruta a la oficina, por ejemplo, puede mejorar la eficacia del cerebro, lo que te permite retener más información y obtener mejores resultados”.

3. Más creatividad

Conoces esa sensación demasiado bien. Has estado de cara al ordenador durante lo que a ti te parece que han sido horas mirando fijamente ese amenazante cursor parpadeante. Sabes que tienes montañas de cosas por hacer, pero la creatividad no fluye. Te levantas para descansar un momento, vuelves y, de pronto, eres capaz de arrancar el proyecto sin impedimento alguno.

No te confundas, no fue por casualidad. El ejemplo explica el beneficio de tener un cierto nivel de flexibilidad en tu rutina.

Cuando estas dispuesto a escapar de los flujos de trabajo estándar, estás ejercitando la plasticidad neuronal del cerebro. Esa palabra fascinante e inabarcable básicamente significa que estás mejorando la capacidad de tu cerebro para conectar los puntos entre pensamientos diferentes y, por consiguiente, aumentando la creatividad y la capacidad de solución de problemas.

Plasticidad neuronal es mejorar la capacidad del cerebro para conectar las ideas
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Nuestra memoria es asociativa, es decir, somos capaces de conectar varias ideas en función de la relación que las una. Cuanto más plástico consiga ser nuestro cerebro, más ideas y conexiones creativas llegarán a nuestra mente.

Por eso, aunque puede ser tentador ampararte en tu rutina para ayudarte a superar un obstáculo para la creatividad, tal vez deberías probar algo completamente diferente.

4. La hora de la revisión

Volviendo al ejemplo de la bandeja para la carne, es evidente que todos podemos depender tanto de nuestras rutinas que ni siquiera nos damos cuenta de que ya no nos benefician. Actuamos con el piloto automático activado y sin pensarlo dos veces.

Así pues, quizá esta sea una de las mayores ventajas, aunque un tanto intangible, de cambiar las cosas: te das tiempo y espacio para revisar la rutina. ¿Qué te funciona bien? ¿Qué es lo que no te funciona tan bien? ¿Qué te ayuda a acercarte a tus objetivos y qué haces por hacer sin más? ¿De qué formas puedes mejorar y agilizar tu sistema diario?

Tu rutina de confianza a menudo puede convertirse en la típica rueda de hámster. Acabas corriendo más y más, sin retroceder para darte cuenta de que no te lleva a ningún lado. Pulsa el botón de pausa y examina tus hábitos con lupa. Puedes realizar los ajustes necesarios que te permitan avanzar de forma mucho más eficaz.

Cambiar

Puede ser más fácil decir que te vas a desviar de las rutinas que conoces y adoras que cumplirlo realmente, de hecho, puede que sientas que te estás traicionando. No obstante, puede que también sea necesario si quieres crecer y progresar.

Por suerte, el concepto de cambiar las cosas puede que no nos resulte tan ajeno como a priori pudiera parecer. “Si lo piensas bien, te has estando saltando la rutina toda la vida”, concluye Molinsky. “La rutina original era gatear pero, en un determinado momento, te levantaste e intentaste caminar. Para crecer, aprender y desarrollarnos, todos necesitamos deshacernos de ciertos aspectos de las rutinas.

Así pues, rétate hoy mismo a apagar el piloto automático y dar unos pasos más allá de los sistemas seguros y previsibles en los que normalmente te mueves. Puede que te sorprendas de todo lo bueno que te puede aportar.

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