Productividad
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9 frases para impulsar la productividad al delegar una tarea
Tal vez hayas leído el artículo de nuestro blog «10 frases que nunca se pueden decir al delegar una tarea». Si no lo has hecho, deja lo que estés haciendo y ponte a ello. El artículo ofrece información práctica sobre algunas frases que se escuchan a menudo en la oficina y siempre perjudican la productividad del trabajador. ¡A lo mejor incluso tú también dices algunas de ellas!
En respuesta a ese artículo, uno de nuestros lectores sugirió que elaboráramos una lista de cosas que puedes decirle a un compañero para impulsar su productividad cuando le pides que realice una tarea. De modo que, sin más preámbulos, presentamos...
7 frases para impulsar la productividad:
1. «Aquí tienes todos los documentos que necesitas para este trabajo.»
Cuando delegas una tarea en alguien, lo peor que puedes hacer es decirle que la haga sin proporcionarle al mismo tiempo acceso a los recursos necesarios para ello. Así le dificultas las cosas, las cuales con toda probabilidad acabarán mal. Si acabas de pedirle a alguien que se ponga a trabajar en un nuevo proyecto, asegúrate de proporcionarle todo lo necesario para ello: instrucciones, plantillas, contratos, etc.
2. «Puedes encontrar ejemplos de trabajos similares aquí.»
El proyecto ¿se ha hecho antes alguna vez? Una gran forma de enseñar a alguien a hacer un trabajo es mostrarle cómo lo han hecho otros antes. Así sabrá el resultado que se espera de él. Proporcionar referencias evitará que entregue un trabajo que no se ajuste a lo que pedías.
3. «¿En qué fecha crees que podrías tener listo el trabajo?»
Llegar a un acuerdo sobre las fechas de entrega en vez de imponerlas es una manera genial de garantizar que el trabajo estará terminado a tiempo. Da a la persona en quien delegas ocasión de informarte de otras asignaciones, y entonces podréis discutir si la fecha de entrega que tú prefieres es viable. Ello te proporcionará también la oportunidad de reorganizar sus prioridades en caso necesario.
4. «Si topas con alguna dificultad a la hora de hacer el trabajo, dímelo o díselo al equipo lo antes posible para que podamos pensar en una solución.»
Ofrécete a ayudar de manera explícita para que tu compañero no tenga miedo de acudir a ti con preguntas, ¡pero hazlo solo si hablas en serio! Al ofrecer tu apoyo o el del resto del equipo como recurso, contribuirás a eliminar obstáculos nada más aparezcan, y los proyectos podrán mantener las fechas de entrega fijadas. Cuanto más esperen para hacer preguntas o pedir ayuda, más se retrasará tu proyecto.
5. «Judy y John tienen experiencia en este tipo de tareas. No dudes en pedirles ayuda si la necesitas.»
Esto es parecido a proporcionar ejemplos de la tarea o proyecto que el trabajador debe llevar a cabo. Cuando delegues una tarea en un miembro de tu equipo, hazle saber quién tiene experiencia en ese tipo de trabajo para que sepa dónde puede resolver sus dudas. Darle esta información por adelantado evita que tu compañero corretee de acá para allá tratando de hallar respuesta a sus preguntas.
6. «La última vez hiciste un gran trabajo, así que creo que esta tarea / este proyecto también te saldrá redondo.»
Está demostrado que el refuerzo positivo funciona. Cuando muestras fe y confianza en las capacidades de una persona, ¡la estás animando a entregarte un trabajo excelente!
7. «Has estado trabajando muy duro, ¡tómate un descanso!»
Tomarse descansos es clave para mantener el nivel de productividad. Deja claro a los miembros de tu equipo que no pasa nada si se toman un descanso (siempre y cuando sea merecido). La técnica Pomodoro, por ejemplo, propone trabajar en intervalos de 25 minutos con pausas de tres a cinco minutos entre uno y otro.
Y 2 preguntas para impulsar la productividad:
Pese a lo dicho arriba, todos sabemos que, a veces, decirle a la gente «¡Estoy aquí para lo que necesites! ¡No dudes en pedirme ayuda!» no es suficiente. Es posible que a los miembros de tu equipo les dé demasiada vergüenza aprovechar tu ofrecimiento, o quizá piensen que darían una mala impresión si lo aceptan. Si realmente quieres asegurarte de que tus compañeros sean lo más productivos posibles, convierte tus frases en preguntas e invítalos a compartir contigo sus preocupaciones respecto al proyecto.
1. «¿Crees que encontrarás alguna dificultad (o te falta algo) que podría impedirte acabar a tiempo?»
Cuando le haces esta pregunta a un miembro de tu equipo, le estás dando ocasión de identificar posibles obstáculos que pudieran presentarse durante el trabajo en el proyecto. Algunas de sus respuestas podrían incluir la falta de documentación o que la colaboración con otro compañero del equipo no es muy fluida.
2. «¿Se te ocurre alguna forma de mejorar el proyecto que no impida cumplir con la fecha de entrega?»
¡Nunca se sabe qué grandes ideas puede uno recibir! Si tu compañero de equipo tiene una sugerencia magnífica para mejorar el proyecto o acelerar el proceso, deberías ser todo oídos. Es más probable que alguien se comprometa activamente con un proyecto si ha contribuido a la puesta en común de ideas.
¿Has llegado a escuchar alguna de estas frases en tu oficina?
Tenlas presentes la próxima vez que vayas a delegar una tarea, y cuéntanos si crees que sirvieron de ayuda. ¡Déjanos algún caso de éxito en los comentarios!
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