Cinco formas en las que un software de gestión del trabajo ayuda a mejorar la experiencia de cliente (CX)

 

 

 

Antes todo solía ser mucho más fácil para las firmas de servicios profesionales. Proyectos de calidad entregados a tiempo y sin salirse del presupuesto era sinónimo de clientes satisfechos. Pero todo ha cambiado. Los presupuestos son cada vez más ajustados, la competencia ha aumentado y se ha globalizado, las organizaciones han perfeccionado sus capacidades internas, y muchas de las ofertas que en su día fueron diferenciadoras se han mercantilizado.

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas de servicios profesionales actuales para destacar y ganar cuota de mercado? En pocas palabras: ofrecer una experiencia de primera clase es lo que ahora mismo te diferencia. Aunque esto es más fácil decirlo que hacerlo. Para crear una experiencia de cliente impecable, todas las partes de tu organización han de estar coordinadas. Esto exige una gran inversión de tiempo y recursos. Una de las inversiones más asequibles y con mejores resultados que una firma de servicios profesionales puede hacer es en software colaborativo de gestión del trabajo (CWM, por sus siglas en inglés). 

Cinco formas en que tu software de gestión del trabajo te ayuda a mejorar la experiencia de cliente

1. Coordina a tu equipo.

Para mejorar la experiencia de cliente de una forma extraordinaria, primero todos los integrantes de la organización han de comprender exactamente qué aporta su trabajo al conjunto. La coordinación es fundamental para ofrecer una experiencia de cliente uniforme. El software de gestión del trabajo puede aportar a tu organización visibilidad y reparto de responsabilidades para acabar con el aislamiento y coordinar a todos los equipos. 

Es esencial que todo el equipo pueda ver cómo los proyectos progresan y cómo avanza la organización hacia la consecución de los objetivos. Los paneles de control compartidos son una forma sencilla de mantener informada a la gente sobre proyectos y coordinadas en cuanto a los pasos que se han de dar.

En lugar de dedicar horas a recopilar datos y hacer números, aprovecha algunas de las soluciones de gestión del trabajo que ofrecen generación automática de informes para ayudar a los equipos a visualizar rápidamente todos los estados y el progreso del trabajo en un formato fácil de entender. Esto aporta a todas las personas de la organización la visibilidad y la información necesarias para tomar decisiones más unificadas y relevantes.

2. Ayuda a mantener la seguridad mientras aumenta la transparencia y la colaboración.

Toda relación profesional o personal se construye sobre la confianza. Los clientes dependen de los equipos de servicios profesionales para administrar la responsabilidad sobre los datos confidenciales y a menudo privan de la información necesaria debido a asuntos de seguridad. En nuestro informe del estudio sobre servicios profesionales, el 60 % de los participantes estaban de acuerdo con que los asuntos relacionados con la seguridad de los datos impiden a sus equipos ser flexibles y crear mejores relaciones con los clientes.

Para seguir siendo competitivo, tu equipo tiene que desarrollar una estrategia de seguridad que proteja los datos de los clientes. El software de gestión del trabajo elimina o limita los riesgos de varias formas. Como la comunicación y la transferencia de activos se realiza en la propia herramienta, hay poco riesgo de falsificación de correos electrónicos, adjuntos sospechosos o archivos comprimidos de remitentes desconocidos. 

Las plataformas de gestión del trabajo colaborativo con funciones de permisos pueden proteger la propiedad intelectual del cliente en un proyecto. Las funciones de acceso controlado y los permisos avanzados a carpetas pueden garantizar que únicamente los miembros designados del equipo tengan acceso a varios datos de los clientes.

3. Permite a los equipos diseñar el recorrido del cliente.

Mejorar la experiencia de cliente no es algo que pueda hacerse de un día para otro, se tiene que diseñar desde el inicio hasta el final. Empieza creando una experiencia impecable asignando cada punto de contacto e interacción y, a continuación, idea formas de mejorar cada paso. Los equipos deben pensar en cada pregunta, necesidad e idea que sus clientes podrían tener en cada momento y, a partir de ahí, desarrollarlo de formas que deleiten a sus clientes y aporten valor. 

Las mejores herramientas de gestión del trabajo te permiten crear flujos de trabajo personalizados que se correspondan con el recorrido de los clientes y garanticen que el equipo ofrezca una experiencia coherente de principio a fin. Cuando un proceso se asigna y todos los integrantes del equipo comprenden cada componente y cómo encajan entre ellos, puedes empezar a identificar oportunidades de mejora. Transformar este proceso en un flujo de trabajo personalizado garantiza que no te pierdas ni un solo paso y que la experiencia sea uniforme. Además, ayuda a crear carpetas únicas o espacios en la herramienta de gestión del trabajo que permitan a los equipos ver mejor cómo las diferentes tareas encajan entre ellas y contribuir a mejorar la experiencia de cliente.

El software de gestión del trabajo puede vincular tus herramientas y automatizar gran parte de tus procesos para una mayor coherencia. Al aprovechar las integraciones y liberarse del trabajo tedioso, tu equipo es libre para centrarse en la experiencia como conjunto.

4. Mejora tu capacidad para registrar y responder al feedback.

El feedback de los clientes es fundamental para tu empresa, pero es increíblemente complicado recopilarlo de forma eficaz y aún más difícil aplicarlo. Los comentarios sobre la experiencia del cliente ayudarán a tu equipo a identificar y priorizar las áreas con margen de mejora y facilitarán la retención de los clientes en el futuro.

El software de gestión del trabajo te puede ayudar a recopilar comentarios, compartirlos y convertirlos en tareas prácticas. Las herramientas de revisión y aprobación te pueden ayudar a centralizar los comentarios y acortar los ciclos de intercambio de feedback. Marcar visualmente los activos mantiene los comentarios en su contexto y sin ambigüedades, mientras que asignar revisores a las tareas directamente agiliza las entregas y crea un registro de aprobaciones.

Mantener los comentarios y lo aprendido directamente vinculado al trabajo en una herramienta de gestión del trabajo garantiza que la información más valiosa no se pierda y facilita la transformación de los comentarios en tareas prácticas.

5. Reduce la pérdida de tiempo y recursos.

Si se utiliza correctamente, el software de gestión del trabajo puede ayudar a los equipos a automatizar y descargarse de gran cantidad de trabajo, lo que libera tiempo y recursos. La automatización se puede utilizar para reducir o eliminar la introducción manual de datos y el traslado de los datos entre sistemas. Esto permite a los equipos centrarse más en crear y mantener las relaciones con los clientes, que es algo que algunos de los equipos de servicios profesionales más influyentes pueden hacer hoy en día.

Usar las integraciones de las herramientas de gestión del trabajo para vincular la mayor cantidad posible de herramientas existentes incrementa la claridad y permite a las personas seguir usando las aplicaciones que más les gustan. Una API flexible puede ayudar a tu organización a personalizar herramientas para usos muy concretos, lo que aporta un increíble valor. 

La mejor inversión que puede realizar tu empresa

La inversión en mejorar la experiencia de cliente ha demostrado su rentabilidad. Si bien es cierto que las firmas de servicios profesionales se enfrentan a una complicada batalla para tratar de diferenciarse, la experiencia del cliente es una de las formas más eficaces de hacerlo y depende totalmente de ti.

La mayor dificultad es coordinar a tu equipo y los clientes. Las herramientas de gestión del trabajo que se pueden personalizar y configurar te pueden ayudar a conseguirlo de varias formas. Con más visibilidad, reparto de responsabilidades y claridad, tu equipo podrá operar con un nivel de consistencia que te diferenciará del resto de la competencia y deleitará a tus clientes. Miles de los principales servicios profesionales de todo el mundo han optado por construir su negocio en Wrike. ¿Preparado para ver cómo puede ayudar a tu organización? Inicia una prueba gratuita hoy mismo.

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