¡Por fin es verano! En lo alto brilla el sol y tú estás a kilómetros de distancia de la oficina con un refresco en la mano.

¡Ping! ¿Qué es eso? Son tus compañeros, que te escriben porque el proyecto más importante del año está a punto de empezar mientras estás de vacaciones y necesitan algo YA.

¿Te suena de algo? Tal vez sea porque puedes imaginarte perfectamente a tu equipo detrás de esa notificación. Este verano, cerca del 63 % de los estadounidenses se tomarán seis días o más de vacaciones, según nuestro Informe de productividad del verano 2018. Sin embargo, el 34 % afirman que tienen pensado trabajar o estar disponibles durante las vacaciones. Además, el 32 % de las personas que trabajan durante las vacaciones afirman que lo hacen porque “disfrutan más de las vacaciones” si saben que todo va como la seda en el trabajo. Y ni siquiera la mitad de los participantes afirman que están listos para volver al trabajo al acabar las vacaciones.

 

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Todos los empleados necesitan desconectar durante las vacaciones. Los estudios han demostrado que trabajar en exceso provoca problemas de salud (como insomnio y depresión) y a su vez, estos problemas repercuten en la capacidad de los trabajadores para concentrarse, innovar y rendir.

Entonces, ¿cómo puedes impedir que los empleados se desgasten y asegurarte de que el equipo se tome esas vacaciones que tanto necesitan sin sentir que pierden el ritmo con las incesantes cargas del trabajo?

El secreto está en la planificación. Preparar a los miembros del equipo para disfrutar y desconectar durante las vacaciones les ayudará a volver al trabajo con una nueva actitud (¡y un bonito bronceado!), en lugar de sentir la presión de consultar el correo cuando deberían estar relajándose bajo una sombrilla. Analicemos algunas técnicas para que tu equipo pueda desconectar durante las vacaciones y relajarse como se merece.

1. Designa una persona de referencia

En cuanto un miembro del equipo solicite vacaciones, designa a otro integrante para que actúe como su sustituto mientras esté fuera. Anuncia el plan de acción al equipo y a los clientes con antelación para que estén informados.

“Esta persona debe poder mantener el campamento vigilado mientras estás fuera y, al revés, cuando él o ella se tome vacaciones”, Mary Hladio, experta en entornos de trabajo y presidenta de Ember Carriers Leadership Group afirmó a Forbes. “Tu segundo de a bordo debe tomar notas por ti en reuniones importantes, atender llamadas o correos electrónicos urgentes si no es posible contactar contigo y tomar decisiones o responder a preguntas en tu nombre”.

Al designar a una persona de referencia permites que el trabajo continúe mientras los propietarios del proyecto están de vacaciones. Además, se produce una transición fluida para los miembros del equipo que están fuera y les da la confianza necesaria para disfrutar y desconectar durante las vacaciones.

2. Comunícate regularmente

Anunciar las próximas vacaciones al equipo con suficiente antelación siempre es buena idea, pero prepárate para que dicha información les entre por un oído y les salga por el otro. Recuerda a los miembros del equipo de vez en cuando las vacaciones que están por llegar, especialmente al hablar de las próximas fechas de vencimiento y de las cargas de trabajo. De este modo, podrán planificar y distribuir los próximos proyectos y tareas correctamente.

¿No tienes tiempo para incluir recordatorios de las vacaciones? ¿Temes que no se respete la programación? Crea un calendario de vacaciones que te permita asignar y registrar las vacaciones aprobadas. Revisa este calendario durante las reuniones semanales del equipo y asegúrate de que todo el grupo pueda acceder a él con facilidad.

3. Garantiza al equipo la visibilidad del trabajo 

Las notificaciones no deseadas empiezan donde acaba la visibilidad. Habrá que interrumpir a los compañeros que estén de vacaciones si los demás no pueden encontrar lo que necesitan y saben que quien está de vacaciones tiene la clave.

Adopta una solución fiable de gestión del trabajo que sirva como única fuente de información para todo lo relacionado con los proyectos. Las integraciones con otras herramientas que utiliza el equipo, como Gmail y Slack, ayudan a centralizar mejor la información fundamental. Las estructuras por carpetas de fácil navegación o las funciones de búsqueda garantizarán que nunca se pierda nada.

Contar con una sola fuente de información para todo el equipo también garantiza a los trabajadores que estén de vacaciones que la información de los proyectos esté actualizada y sea precisa antes de configurar el mensaje automático de "fuera de la oficina". Los que se queden tendrán todo lo que necesiten a mano, sin necesidad de notificaciones de última hora.

Evita que te impidan desconectar durante las vacaciones. ¡Añade tus proyectos a Wrike!

4. Asegúrate de atar los cabos sueltos

Aunque has designado a otra persona para que cubra tu ausencia, haz que los que se vayan de vacaciones finalicen la mayor cantidad posible de trabajo antes de irse. Los correos sin responder, las aprobaciones pendientes o las medidas que todavía no se han llevado a cabo deben cerrarse o marcarse con un estado claro.

La mayoría de las soluciones de gestión del trabajo facilitan la visualización de las tareas completadas o las que están en curso. Utiliza estados de flujo de trabajo personalizados, como “En revisión” o “A la espera de respuesta”, para anotar con claridad las fases del proyecto y registrar las tareas de forma general. De este modo, para los recién llegados de vacaciones, será más fácil retomar el trabajo por donde lo dejaron, poner en marcha la colaboración de equipos y ayudar a las personas de referencia designadas a gestionar mejor los pasos siguientes.

5. Plan para el regreso

No hagas que la vuelta de las vacaciones sea más dura de lo necesario. Deja tiempo suficiente para que los recién llegados se pongan al día e intenta no poner plazos ajustados justo tras su regreso. Pide a las personas de referencia que gestionen las solicitudes urgentes que lleguen durante uno o dos días tras su regreso a la oficina.

Haz que los encargados temporales elaboren un breve resumen de los elementos que precisarán su atención inmediata tras las vacaciones. Esta estrategia no solo les da unas instrucciones claras al volver, sino que, además, les ayuda a centrarse en descansar y relajarse en lugar de hacer listas de tareas pendientes mentales durante las vacaciones.

6. Predica con el ejemplo

Pon en práctica lo que predicas: si metes el portátil en la maleta, lo esperable es que el equipo haga lo mismo. Según nuestra encuesta, el 45 % de los milenials aceptan trabajar durante las vacaciones si su jefe también lo hace.

Si te preocupa el volcán de correos que estallará mientras estés fuera, sigue los pasos de Brad Feld, director general de Foundry Group. Brad configura un mensaje automático de fuera de la oficina para informar a los receptores de lo que sucederá con sus mensajes mientras está de vacaciones:

No voy a leer este correo. Cuando vuelva, archivaré todo y empezaré con la bandeja vacía.

Si se trata de algo urgente que necesita que alguien lo solucione antes del 12 de agosto, envíeselo a mi asistente Mary (mary@foundrygroup.com). Ella se asegurará de hacérselo llegar a la persona correcta.

Si quiere que yo lo lea, vuelva a enviarlo después del 12 de agosto.

¿Parece complicado? Quizá ha llegado la hora de acabar con el correo electrónico de una vez por todas.

Hora de relajarse

Las vacaciones no tienen que ser estresantes para tu equipo. Todo el mundo necesita (y merece) descanso y relajación. Con la preparación suficiente y las herramientas adecuadas, los miembros de tu equipo podrán disfrutar plenamente y desconectar durante las vacaciones para después volver al trabajo renovados y listos para ponerse en marcha:

  • Designa a una persona de referencia que haga que los proyectos avancen, tome notas en las reuniones, responda a preguntas y demás en nombre de la persona que está de vacaciones.
  • Crea un calendario de vacaciones en tiempo real y repásalo con frecuencia con el equipo para que todos estén informados.
  • Establece una única fuente de información para todo lo relacionado con los proyectos con el fin de dar a los miembros del equipo visibilidad del trabajo de los demás.
  • Asegúrate de que los miembros del equipo que se vayan de vacaciones aten la mayor cantidad de cabos sueltos posibles antes de su partida y marca los proyectos no finalizados con estados de flujo de trabajo claros.
  • Ayuda a los miembros de tu equipo que están de vacaciones a planificar su regreso varios días antes de iniciar las vacaciones y dales un margen de un par de días para que se adapten.
  • Predica con el ejemplo y deja el portátil en casa durante las vacaciones. Los empleados harán lo mismo.

Para obtener más información sobre lo que pueden hacer los directores para asegurarse de que los miembros de su equipo disfruten y puedan desconectar durante las vacaciones y sobre los hábitos de los empleados en ellas, descarga gratis nuestro informe de la encuesta.

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