Los responsables de marketing y también el resto de los directivos están obsesionados con el crecimiento. Proponen OKR agresivos con unos resultados ambiciosos que alcanzar. Este enfoque ejerce una gran presión sobre los equipos de captación para que consigan resultados cuantificables.

Con objetivos tan específicos — generar 2000 leads, aumentar la captación de clientes un 5%, las conversiones en un 2 %, etc.—, todo debería estar más que claro para que a los equipos les resultara fácil tomar las medidas oportunas, ¿no es así? ¡Pues no! Unos objetivos ambiciosos con métricas de éxito claras pueden acabar teniendo justo el efecto contrario: equipos paralizados y dificultades para saber por dónde empezar.

La presión por conseguir grandes cifras y aumentar la captación de clientes puede resultar agobiante y dificultar la definición de tareas concretas para alcanzar los objetivos deseados. Los equipos pasan el tiempo pensando y repensando, intentando dar un primer paso en alguna dirección.

El equipo de captación de clientes de Wrike se ha enfrentado a este problema y ha hallado nuevas tácticas para dividir las campañas en tareas asequibles. A continuación te ofrecemos los cuatro mejores consejos que nos han ayudado a conseguir y superar constantemente nuestros objetivos de la organización.

1. Empieza con preguntas, no con respuestas

En cuanto te comunican los OKR, te ves sometido a una intensa presión por encontrar las respuestas. Aunque, en realidad, se necesita justo lo contrario: empezar con preguntas. Aprender a plantear las preguntas adecuadas rápidamente puede ayudar al equipo a centrarse en lo más importante. En cuanto se definen los OKR, empezamos a pensar en qué canales podemos utilizar y qué mejoras podemos introducir. Esto nos ayuda a identificar qué teclas debemos tocar para generar resultados, además de ayudarnos a mejorar las estrategias con el fin de que sean más eficaces para alcanzar un objetivo concreto.

Algunas de las preguntas que nos planteamos para ponernos en marcha son las siguientes:

  • Expansión
    • ¿Podemos expandir nuestro marketing a otros idiomas y regiones?
    • ¿Hay alguna forma de aumentar el tráfico y que aún no estemos aprovechando?
    • ¿Hay otras formas de dirigirnos al perfil de nuestro cliente ideal o a la audiencia de la competencia?
  • Gestión de ofertas
    • ¿Cómo podemos mejorar nuestras ofertas?
    • ¿Las redes que usamos siguen generando un retorno de la inversión aceptable?
    • ¿Tenemos que reequilibrar los canales que usamos?
  • Optimización de la tasa de conversión (CRO, por sus siglas en inglés)
    • ¿Cómo podemos mejorar nuestras páginas de inicio?
    • ¿Tenemos alguna prueba que queramos aplicar y existe alguna forma de recoger el feedback?
  • Remarketing y retargeting
    • ¿Hay otras redes que podamos empezar a utilizar para nuestras campañas de retargeting?
    • ¿Qué tipos de emails debemos usar en las campañas de remarketing?
  • Análisis
    • ¿A qué datos debemos prestar atención para relacionarlos con nuestro OKR?
    • ¿Tenemos todos los datos necesarios?
    • ¿Cómo podemos visualizar mejor los datos?

A menudo los equipos entran en la rutina de hacer lo mismo de siempre a pesar de que afecte negativamente a los resultados. Nosotros intentamos cambiar de perspectiva cada trimestre, siguiendo la teoría de los cinco porqués para llegar a la raíz del problema. Al corregir constantemente el rumbo, afinamos el trabajo para garantizar la consecución de los resultados.

2. Semana a semana

Al trabajar con nuestros objetivos trimestrales, el equipo de captación de clientes crea cinco o seis proyectos específicos y empieza a proponer ideas. A continuación creamos tareas a partir de las mejores ideas y las empezamos a asignar a la cronología, que se divide en sprints semanales. Aunque tener una planificación nos ayuda a mantener el rumbo, no nos preocupa demasiado cuánto dura cada tarea. Llegados a este punto, es más importante centrarnos en el trabajo adecuado y en la mejora progresiva. Las tareas que no conseguimos realizar cada semana simplemente pasan al sprint de la semana siguiente.

Captación de clientes - Wrike

En nuestro scrum diario, elegimos las tareas más importantes que se han de realizar en el día y nos ponemos manos a la obra. Las herramientas de gestión de proyectos como Wrike pueden actuar como única fuente de información, además de ayudar a las personas a organizar el trabajo y colaborar de forma más eficaz. Utilizamos las carpetas de Wrike para agrupar y organizar las tareas.

Una de las funciones más ingeniosas es la de asignar una sola tarea a varias carpetas de Wrike, es casi como usar etiquetas, lo que facilita la búsqueda y el etiquetado de grupos de tareas. Dividir los objetivos en asignaciones concretas semanales y diarias nos ayuda a progresar de forma constante y cuantificable.

3. Genera confianza a través de la visibilidad y la transparencia

Estructurar el trabajo en proyectos, divididos por semanas, liga los pasos más prácticos con el objetivo empresarial general. Contamos con una panorámica general de lo que hace el equipo para alcanzar los objetivos de la organización. Con un solo vistazo, podemos dar respuesta a cuestiones muy concretas como “¿Qué tipo de retargeting estamos llevando a cabo?” o “¿Cómo es nuestra gestión de ofertas?”

Todas las personas vinculadas al sistema pueden ver fácilmente cuáles son los objetivos, qué pasos se están dando para conseguirlos y por qué. Además, como sabemos exactamente qué se ha hecho cada semana, podemos identificar rápidamente qué funciona y qué no funciona. Si notamos cualquier marcado descenso, podemos centrarnos en la semana en cuestión y saber exactamente qué ha pasado o qué ha cambiado.

Las campañas pueden fácilmente multiplicarse en número y distribuirse por decenas de sectores y redes. Es fundamental controlar todos los cambios de forma organizada y aquí es donde realmente destaca Wrike. Ser capaz de aplicar al instante información del proyecto a cambios concretos sería casi imposible en hojas de cálculo o en correos electrónicos. Además, las funciones de control de tiempo de Wrike añaden otra dimensión, ya que nos permiten realizar un informe con nuestros esfuerzos hora a hora.

4. Transmite conocimientos organizativos para que tu equipo progrese constantemente

Las organizaciones más eficientes son capaces de recopilar y transmitir los conocimientos rápida y de forma efectiva. Esto puede convertirse en un problema a medida que las empresas crecen y cruzan barreras geográficas, lingüísticas y culturales. Nuestro equipo utiliza Wrike como sistema de gestión del conocimiento, guarda los procesos, los procedimientos y las instrucciones junto con el trabajo en sí.

El trabajo relacionado con la captación de clientes puede constar de cientos de ajustes y miles de campañas concretas. Olvidar tan solo un paso puede cambiar los resultados. Por ejemplo, en Adwords, mantenemos las listas de exclusión de palabras ofensivas que no queremos que activen nuestros anuncios. Estas se tienen que añadir manualmente. Al crear listas de comprobación en nuestros procesos por medio de Wrike, podemos garantizar que nada de esto se nos pasa por alto.

Almacenar y compartir el conocimiento organizativo garantiza que el equipo no dependa de personas concretas. Pasamos menos tiempo cometiendo los mismos errores de siempre. De este modo, el equipo es libre para seguir mejorando y progresando.

Un equipo eficiente es un equipo eficaz

Con objetivos tan exigentes, para los equipos de captación de clientes es fundamental optimizar el trabajo. El impulso hacia adelante es esencial y la mejor forma de conseguirlo es por medio del progreso visible. Desglosar las campañas en tareas concretas y organizar estas tareas por meses, semanas y días te aporta una visibilidad competitiva de tu trabajo. Las herramientas de colaboración y gestión del trabajo como Wrike te pueden ayudar a alcanzar el equilibrio entre proporcionar datos que necesitas consultar con un solo vistazo y almacenar y archivar aprendizajes más profundos.

Los equipos de captación de clientes que utilizan herramientas como Wrike pueden ejecutar miles de campañas internacionales y muy complejas sin perder la visibilidad de cómo un mínimo cambio afecta a los resultados. Este tipo de transparencia puede conquistar a los directivos y ayudar al equipo a centrarse en cómo afrontar incluso los objetivos más ambiciosos.

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