Por qué las hojas de cálculo te hacen perder dinero y tiempo

¡Ah, las temidas hojas de cálculo! Una monstruosidad de celdas que contiene todo lo relacionado con los proyectos. Dependes de ella como fuente principal de todas las actualizaciones, registros y aprobaciones. Y, como cada vez dependes más de las hojas de cálculo, acabas pasando más tiempo manteniéndolas que usándolas realmente. Has acabado engullido por el "agujero de la desesperación de las hojas de cálculo".

Puede que pienses: "Lo reconozco, dedico demasiado tiempo a las hojas de cálculo, pero merece la pena". ¿En serio?

Katy Scott, responsable de formación digital del Acuario de la bahía de Monterey, utilizaba las hojas de cálculo para poner en marcha los diferentes proyectos educativos del acuario. Pero las hojas de cálculo se convirtieron en un problema, pues requerían una cantidad de tiempo de mantenimiento que su equipo no tenía.

"Nuestros programas educativos son de los mejores del país y nuestro equipo los llevaba a cabo con hojas de Excel", afirma Scott. "Sin embargo, cuando nos dimos cuenta de que crecíamos y que no alcanzábamos los objetivos, nunca era por incompetencia, sino por problemas de comunicación".

Según nuestra encuesta sobre gestión del trabajo, el 64 % de los más de 1000 trabajadores encuestados afirmaron que normalmente guardaban la información en una hoja de cálculo o un documento basado en la nube. Aparte de ese 64 %, las tres principales causas de estrés en el trabajo son las siguientes:

  1. Problemas la priorización de las tareas
  2. Falta de información
  3. Objetivos de proyectos no realistas

Los datos están ahí: independientemente de todo el tiempo que dediques a las hojas de cálculo, estas son ineficaces y caras. Echemos un vistazo a los tres aspectos principales que tienes que sacrificar al gestionar una hoja de cálculo.

1. Tiempo malgastado

El tiempo es oro, e invertirlo en las hojas de cálculo significa perderlo.

Las hojas de cálculo crean silos. Los equipos se dividen en personas que trabajan en sus propias hojas de cálculo. Esto causa estragos. Tus equipos dan o reciben información conflictiva. Los datos antiguos se confunden con los más recientes. Y las prioridades no están claras. Nadie sabe en qué tiene que trabajar cada día. Es más, nadie recuerda para cuándo era: ¿hoy, ayer o hace dos semanas? Antes de que te des cuenta, tus mejores empleados malgastarán el tiempo actualizando una hoja de cálculo tras otra.

Analicémoslo: supongamos que tienes que gestionar un equipo de cinco personas. Cada miembro del equipo dedica una hora a la semana a actualizar las hojas de cálculo. Eso hace un total de cinco horas a la semana y 20 horas al mes. Digamos que el empleado medio a jornada completa cuesta unos 50 $ a la hora. Dicho esto, el mantenimiento de la hoja de cálculo te está costando aproximadamente 1000 $ al mes. ¡Vaya!

Solución: una herramienta de gestión del trabajo te puede ayudar a automatizar el trabajo administrativo que precisan las hojas de cálculo para que te puedas centrar en el trabajo más importante. Las herramientas como Wrike se ocupan de las tareas más tediosas y repetitivas, como la creación de plantillas y la asignación automática del trabajo. Además, te liberan a ti y a los miembros del equipo para que se dediquen al trabajo creativo para el que se les ha contratado.

2. Seguridad peligrosa

¿Qué sucede cuando envías una hoja de cálculo de Excel a tu equipo? Pues que la información confidencial de la hoja aparece en todas las bandejas de entrada. ¿Qué sucede si un empleado descontento abandona la empresa? ¿O si alguien ajeno a la empresa obtiene acceso a su correo electrónico?

El dinero, el tiempo y los errores que te cuestan las hojas de cálculo, área restringida

 

Las hojas de cálculo que se guardan localmente cuentan con algunas protecciones, como acceso restringido, pero están principalmente dirigidas hacia la estructura más que hacia los datos reales. Las hojas de cálculo de Excel con datos propios pueden ser extremadamente caras si se ponen en peligro. Por eso es importante consolidar la información en la medida de lo posible, para que puedas controlar el acceso a ella en todo momento.

Las hojas de cálculo en línea tienen mejores protecciones, como los permisos de visualización, pero sigues estando expuesto a un riego considerable.

Solución: compartir los datos en una herramienta de gestión del trabajo te permite personalizar completamente lo que quieres compartir y lo que quieres mantener en privado.

Gracias a Wrike, puedes seleccionar quién puede ver y editar los datos, así como eliminarlos en cualquier momento y mantener la información en un solo lugar seguro.

3. Datos inexactos

¿Estás seguro de tener la versión más reciente de una hoja de cálculo de Excel? Si la envías para que otras personas la puedan editar, ¿cómo lo sabes? Puedes estar malgastando el tiempo editando una hoja de cálculo antigua.

Claro está, las hojas de cálculo en la nube guardan todo el trabajo de forma automática. Pero no hay forma de ver las versiones anteriores. ¿Qué pasa si una de las partes interesadas quiere ver la versión original de algo? No será posible volver y obtener esos datos.

Por no hablar de los errores. Actualizar manualmente todo hace que sea posible cometer errores. A fin de cuentas, somos humanos.

De hecho, varios estudios durante los últimos años indican que el 88 % de todas las hojas de cálculo contienen errores "significativos". Y los problemas no terminan ahí.

Según el European Spreadsheet Risk Interest Group (EuSpRIG), un recurso global para la gestión de riesgos asociados a las hojas de cálculo, los errores que se cometen en ellas pueden tener un impacto tangible en las empresas, que van desde la pérdida de ingresos a fracasos económicos y fraude.

Solución: una herramienta de gestión del trabajo te permite a ti y a tu equipo trabajar en conjunto, de forma que todo el trabajo que haces sea en tiempo real. De este modo, siempre verás la versión más reciente. Todo se actualiza y guarda de inmediato. Si tienes que ver la versión antigua de algo, el historial de revisiones de Wrike te permite volver y acceder a las versiones antiguas del documento.

Ha llegado la hora de enterrar las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo hacen que te quieras tirar de los pelos. Entonces, ¿por qué seguir trabajando en ellas? Ha llegado la hora de valorar una solución que pueda mejorar los procesos y que permita a tu equipo enterrar el trabajo administrativo.

¿Sigues sin estar convencido? Consulta el gráfico comparativo que aparece a continuación y que resalta las diferencias entre hojas de cálculo y Wrike.

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