Demasiadas cosas por hacer y sin tiempo suficiente para acabar todo el trabajo.

¿Te suena? Bueno, no eres el único. 

Los profesionales de marketing afirman que el no tener horas suficientes en el día es uno de sus mayores problemas, según un informe de 2017 de la empresa de software de marketing Conductor. Esta dificultad se clasifica en el ranking justo después de tener el equipo adecuado y un presupuesto insuficiente. 

Como no es posible trabajar ininterrumpidamente, siempre hay que buscar nuevas formas de agilizar la carga de trabajo y sacar tiempo para las acciones que realmente tienen un impacto. En definitiva, de ejercer una mejor gestión del tiempo en marketing. Acabar con las tareas superfluas tanto tuyas como de tu equipo es mucho más fácil de decir que de hacer. 

La trampa de hacer algo “porque sí”

Sé lo que estás pensando: “¡Ah no, yo no! Siempre tenemos cuidado al reevaluar nuestros procesos de forma coherente. ¡No hacemos nada porque sí!”

Puede resultar difícil de admitir este tipo de error. Nada ilustra mejor lo fácil que es caer en esta trampa que la vieja historia del pastel de carne.

La anécdota dice algo así: 

Una madre está preparando pastel de carne con su hija adolescente. Cada vez que preparan esta receta, cortan los extremos del pastel de carne antes de meterlo al horno.

“Mama, ¿por qué siempre cortamos los extremos?”, preguntó un día la hija. La madre reflexionó sobre la pregunta, pero no fue capaz de responder. Por lo que se remitió a su madre, que, a su vez, se remitió a la suya.

Resulta que los extremos se solían cortar porque quien preparaba este plato originalmente no tenía una bandeja lo suficientemente grande como para que entrase todo el pastel, una tradición que se siguió transmitiendo.

Esta historia ilustra lo fácil que es mantener una práctica obsoleta (y totalmente innecesaria), simplemente porque siempre se ha hecho así.

Ahora puede que estés pensando que tu equipo puede sortear fácilmente esta trampa. Pero te sorprenderías. Hay una evidente crisis de los tres años entre los profesionales del marketing, un campo con una de las tasas de rotación del personal más elevadas. Cuando alguien se va, su manera de hacer las cosas pasa al recién incorporado y así una y otra vez. Antes de que te des cuenta, habrás caído en la trampa del pastel de carne y tu equipo estará cargando con métodos ineficaces.

Incluso si con frecuencia das la bienvenida a diversas caras nuevas en tu equipo, es importante que centres tu atención, tiempo y energía en lo que realmente importa y acabes con el trabajo superfluo que no aporta nada, con lo que conseguirás hacer una buena gestión del tiempo en marketing.

¿Cómo puedes separar eficazmente el grano de la paja? Estos cuatro útiles trucos te ayudarán a tomar el camino adecuado.  

Ahorrar tiempo

Gestión del tiempo en marketing: cómo acabar con las tareas superfluas

1. Plantea las preguntas complicadas

Todas y cada una de las campañas e iniciativas de marketing tienen un objetivo principal y global que las dirige: adquirir nuevos clientes, por ejemplo.

Es un objetivo ambicioso y jugoso. Pero sigue siendo muy fácil perder de vista el objetivo cuando te dejas llevar por las tareas cotidianas y los proyectos que intervienen en la campaña en cuestión. 

Si te quedas atascado en las minucias del día a día, no podrás fijarte en cómo encajan todas las piezas en la estrategia global y cómo intervienen al final. Acabarás por malgastar el tiempo en tareas y proyectos infructuosos en lugar de en el trabajo que realmente cuenta para la consecución del objetivo principal. 

Cuando tienes una posible nueva tarea o proyecto como parte de una campaña, tómate el tiempo necesario para acudir a tu equipo y plantear esta pregunta directa:

¿Cómo contribuye a alcanzar nuestro objetivo de [X]?

¿La serie de publicaciones del blog atraerá la atención hacia el contenido y mejorará la conciencia de marca? ¿Realizar el webinar gratuito aportará más candidatos posibles a las oportunidades en proceso de las que puede realizar el seguimiento el equipo de ventas?

Si tú y tu equipo respondéis a estas preguntas con mandíbulas flojas y miradas ausentes, puede que haya llegado la hora de reevaluar las posibles ventajas del trabajo en cuestión.

No obstante, esto no es algo que solo puedas hacer con posibles nuevas tareas. También puedes aplicar este mismo concepto a los proyectos y los procesos existentes.

Reserva un tiempo en el que podáis sentaros, depurar las tareas pendientes recurrentes y determinar cuáles te están llevando por el buen camino. Te sorprenderá ver que no es tan difícil hacer una buena gestión del tiempo en marketing y eliminar todas las tareas no necesarias.  

2. Reevalúa la utilidad de tus reuniones

Las reuniones son un asco; solo sirven para desorganizar la jornada y, al final, no se consigue nada.

Estas son quejas habituales. Y, para ser sincero, tienen fundamento. En una encuesta realizada a 2000 directores, los participantes afirmaron que el 30% del tiempo que dedican a las reuniones simplemente se pierde.

Este problema de las reuniones se agrava en los equipos de marketing, donde las reuniones son algo habitual. Un estudio demostró que los agentes de marketing dedican una media de 13 horas todas las semanas a las reuniones. 

El mismo estudio también concluyó que una reunión de marketing normal dura una hora y 42 minutos de media, 35 minutos más que la media en otros departamentos.

Entonces, ¿qué se puede hacer? No te podrás deshacer de las reuniones de un plumazo. Pueden ser temibles, pero son un mal necesario.

No te estamos proponiendo que canceles todas las reuniones del equipo para recuperar una hora extra o más de la jornada. Te recomendamos que juegues al Tetris con el calendario y que determines qué reuniones son necesarias y cuáles no lo son.

He aquí una serie de tácticas que te ayudarán: 

  • Pon la lupa en las reuniones recurrentes y determina si son realmente productivas. Pregúntate con sinceridad si se ha convertido en una especie de comprobación programada que podría hacerse por correo electrónico.
  • Pon la norma de que no habrá más reuniones sin un orden del día enviado con antelación por correo electrónico a sus asistentes. Crea una plantilla de orden del día que los miembros del equipo puedan usar fácilmente para sus propias reuniones.
  • Restringe el número de participantes únicamente a aquellos que tengan algo que aportar realmente.  
  • Finaliza todas las reuniones con instrucciones claras para que todos sepan cuáles son los pasos siguientes que se han de dar. Y, lo que es más importante, realiza un seguimiento de dichas medidas y mira a ver si se llevan a cabo. De este modo, seguro que aprovecharás el tiempo. 

¿Quieres una táctica más? Proporciona a todo el mundo la información suficiente sobre la reunión para que puedan decidir si tienen que asistir o no.  

Obtén más información acerca de esta estrategia en la reveladora intervención de David Grady en TED: 

3. Aprovecha los datos y los análisis

Los actuales ejecutivos de marketing, conocedores de las nuevas tecnologías, son rápidos a la hora de sacar su tarjeta de contacto tipo nerd. A la mínima mención de análisis y datos estadísticos, te dicen cómo usan los datos para tomar cada una de sus decisiones. ¿Es este el caso? 

Diversas investigaciones han demostrado que los ejecutivos de marketing no están tan sometidos a los datos como quieren creer.

Según una encuesta realizada a 257 ejecutivos de marketing, un asombroso 45% afirmaró que carecían de la capacidad necesaria para analizar los macrodatos, lo que implica que esa información a menudo queda intacta y sin usar.

“No solo los ejecutivos de marketing no obtienen datos, ni siquiera son capaces de captar lo que quieren los clientes en sus comunicaciones”, afirma Erik Sherman, que se remitía a la encuesta para Inc. “Hasta que no se mejore, ten en cuenta que gastarás más y obtendrás resultados mediocres”.

Otro estudio ofrece otro brusco despertar. En una encuesta realizada a cerca de 600 ejecutivos de marketing en la conferencia y muestra anual DMA, el 53% afirmaron que no recogen suficiente información de los clientes. 

Además, ha trascendido que la mayoría de los ejecutivos de marketing no van más allá de los aspectos básicos de la recopilación de datos para obtener la información que les ayudará realmente a tomar decisiones mejor fundamentadas. 

¿Qué demonios tienen que ver los datos con tu tiempo? Piensa de este modo: si no utilizas los datos estadísticos y los análisis que tienes a mano, estás haciendo elecciones sin fundamento que implican invertir tiempo en las tareas o iniciativas equivocadas. A fin de cuentas, estarás haciendo perder el tiempo a todo el mundo, y tú también. 

Los datos estadísticos que tienes que revisar pueden variar en función de las tareas y las campañas. Sin embargo, hay ciertos aspectos a los que debes prestar atención:

  • Conversiones: ¿Qué labores de marketing están consiguiendo conversiones y cuáles no?
  • Producción: ¿Qué clientes vuelven y cuáles no? Y lo que es más importante, ¿por qué te abandonan? 
  • Suscripciones y tasas de apertura de correo electrónico: ¿Está la gente interesada en tu mensaje? ¿Llegan a abrir tus correos? ¿Se registran para recibir el boletín de noticias o recibes muchas anulaciones de suscripciones? 
  • Rentabilidad: ¿Rinde el dinero que inviertes en publicidad? ¿O deberías considerar la opción de cambiar de estrategia?

Con tantos datos ahí afuera, solo estás viendo la punta del iceberg. 

Aprovechar los datos disponibles os permitirá a ti y a tu equipo concentraros en los siguientes pasos que realmente aportan algo a los resultados finales. Además, acabas con las tareas superfluos y sin fundamento. 

4. Agiliza tu tecnología

La tecnología es de gran ayuda para los ejecutivos de marketing actuales, especialmente las herramientas para productividad y gestión de proyectos. Pero tener demasiadas herramientas y sistemas puede llegar a dificultar el trabajo del equipo.

Por ejemplo, supongamos que uno de los miembros del equipo tiene que introducir información en una hoja de Excel y, a continuación, duplicarla en el panel de gestión de proyectos, un correo electrónico y un mensaje instantáneo. Si este es tu caso, no estás usando las herramientas de forma eficaz.

Según un informe de Conductor, el 67 % de los ejecutivos de marketing creen que tienen que analizar demasiados paneles e informes para obtener información esencial. 

Otro estudio indicó que, de media, los ejecutivos de marketing utilizan más de 12 herramientas diferentes, y alguno hasta 31 (algo que suena totalmente agobiante).

Estudio de marketing

Fuente de la imagen

Además, el 61% de los ejecutivos de marketing afirman que les gustaría tener una mejor integración de sus herramientas y unos procesos mejorados para compartir datos entre sus herramientas.

¿Crees que la tecnología que utilizas en tu equipo podría agilizarse? Tómate el tiempo necesario para hablar con los miembros del equipo y, de este modo, determinar si hay alguna herramienta de las que utilizas actualmente que solo ralentiza los procesos.

Además, asigna personas de referencia para analizar las herramientas existentes un poco más a fondo con el fin de determinar si hay otras formas de aprovechar mejor la tecnología que ya estás utilizando. ¿Hay alguna función que aún no hayas utilizado? ¿Hay alguna integración que podría ayudar a conectar sin problemas más herramientas de las que ya utilizas? 

Es probable que solo veas las funciones más destacadas, pero tus herramientas pueden hacer más. Investigar más a fondo podría ayudarte a eliminar la paja de tu lista de soluciones tecnológicas. 

Depende de ti

Si estás deseando acabar con la ineficacia de tu equipo de marketing (y, sinceramente, no debería ser así), estas cuatro estrategias te pondrán en el camino adecuado:

  • Pregúntate cómo contribuyen determinadas tareas a conseguir el objetivo general.
  • Reevalúa la productividad de las reuniones.
  • Aprovecha mejor tus datos.
  • Agiliza las herramientas y la tecnología que utilizas.

No obstante, una de las mejores cosas que puedes hacer es tener una charla sincera con tu equipo. ¿Dónde suelen atascarse? ¿Hay tareas repetitivas que consideran una pérdida de tiempo?

Recuerda que son los que dan la cara día sí y día también, por lo que cuentan con una información valiosa de cómo el trabajo puede ser más eficaz.

Finalmente, no tengas miedo de experimentar y ver cómo todo lo nuevo funciona en tu propio equipo, ya sea una nueva herramienta, un proceso reformado o algo totalmente nuevo. Un poco de ensayo y error te ayudará a llegar a una fórmula de éxito que mantenga a tu equipo en el camino de la productividad y la satisfacción. 

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