Automatisation de la gestion de projet, 3 mythes qu'il est temps d'oublier

L'automatisation a radicalement changé notre façon de vivre, aussi bien au bureau, comme à l'extérieur. Nous pouvons programmer nos agendas avec des rappels hebdomadaires sur nos téléphones, mettre en place un système de facturation automatique afin que les factures soient réglées en temps et en heure, et même nous équiper d'un distributeur automatique de croquettes pour ne pas laisser nos adorables chatons mourir de faim. Le but de l'automatisation est de déléguer les tâches répétitives et fastidieuses afin que les individus puissent consacrer leur temps et leur énergie à un travail plus important (et plus plaisant). De plus, l'automatisation des tâches répétitives apporte une cohérence et une précision que les humains ne sont pas toujours capables de maintenir. C'est pourquoi l'automatisation de la gestion de projet est devenue l'un des principaux facteurs de différenciation dans le domaine de la gestion du travail. Vous pouvez être amené à gérer des projets de tout type, des plus simples aux plus complexes, avec différents niveaux de collaboration entre les équipes. La mission d'un chef de projet est d'assumer les responsabilités et de jongler avec différents projets, quel que soit leur niveau de complexité. À mesure que la production augmente et que les ressources diminuent, l'automatisation des tâches fastidieuses devient un facteur déterminant du succès. Si on ne procède pas à l'optimisation des processus via l'automatisation, on perd de l'énergie sur du travail routinier et l'élan finit par faiblir.

Ces tâches à faible impact sont plus communes qu'on ne le pense. En effet, 70 % des travailleurs ont l'impression de passer 40 % de leur temps sur des tâches routinières, selon notre rapport sur l'excellence opérationnelle. De plus, les tâches qui occupent 45 % du temps des employés pourraient être automatisées grâce à l'adoption de technologies éprouvées, selon une étude menée par McKinsey & Company. Alors pourquoi les organisations hésitent-t-elles encore à prendre la voie de l'automatisation ?

Examinons certaines des idées erronées les plus répandues concernant le processus d'automatisation et la manière d'utiliser l'automatisation à votre avantage :

1. L'automatisation conduit à la suppression d'emplois

La plupart des individus, lorsqu'ils pensent à l'automatisation, imaginent les robots en maîtres du monde. Aussi ridicule que cela puisse paraître, il y a là une part de vérité. En 2018, Amazon Go ouvrait ses première supérettes « sans caisse » avec le slogan « Pas de queue. Pas de caisse » placardé sur sa vitrine. Cette marche implacable vers l'automatisation se traduit par une peur collective bien réelle liée à la sécurité de l'emploi.

Pourquoi est-ce faux ? l'automatisation de la gestion de projet apporte un souffle nouveau au travail, car elle permet d'effectuer les tâches fastidieuses inhérentes à celui-ci.

C'est exactement comme quand vous préparez un gâteau. Avant de mettre le moule au four, vous devez d'abord mélanger tous les ingrédients ; il s'agit d'un processus prenant beaucoup de temps et d'énergie, qui n'en demeure pas moins nécessaire avant la cuisson. Vous pouvez soit mélanger les ingrédients manuellement, soit utiliser un mixeur pour le faire à votre place. Le mixeur ne cuit pas le gâteau ; il permet seulement d'automatiser une tâche compliquée et vous libère du temps pour que vous puissiez vous consacrer à autre chose.

L'automatisation des processus via un logiciel de gestion de projet ne permet pas de faire le travail à votre place (même si certaines personnes l'auraient bien voulu). Elle rationalise et standardise le travail répétitif pour que vous puissiez vous consacrer au travail qu'une machine ne peut pas faire, tel que la résolution de problèmes et la prise de décision.

Comment le logiciel Wrike peut-il vous aider ? Les modèles Wrike vous donnent un point de départ pour le travail répétitif, afin que vous n'ayez pas à réinventer la roue. Ils permettent aussi de créer des standards et d'améliorer la qualité en apportant un cadre cohérent pour exécuter les projets. Assignez automatiquement les tâches et définissez des flux de travail personnalisés pour en finir avec les réunions-bilan, et faites gagner du temps à votre équipe pour une meilleure productivité.



2. L'automatisation de la gestion de projet entrave la créativité

En raison de la nature de l'automatisation, il est compréhensible que certains pensent que celle-ci inhibe la créativité. En 1913, Henry Ford révolutionna le secteur industriel en introduisant le travail à la chaîne pour réaliser une production de masse. Cela a rendu possible la production de biens à grande échelle de façon constante, en laissant peu de place à l'erreur.

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Aujourd'hui, la créativité et l'expérimentation sont incontournables pour stimuler l'innovation. L'idée d'utiliser une machine pour créer le même résultat encore et encore semble aveulissant et dénué de liberté créatrice.

Pourquoi est-ce faux ? l'automatisation de la gestion de projet stimule la créativité car elle libère du temps pour être créatif. Même les projets les plus créatifs exigent un processus établi et des limites bien définies pour être couronnés de succès.

Certains créatifs s'accorderaient à dire que disposer d'une liberté totale peut finalement être paralysant pour la créativité. « En général, vous avez besoin de certaines limites pour être créatif », confie Alyssa Kibiloski, graphiste chez Exploding Kittens. « Si on vous donne carte blanche, vous êtes libre de faire ce que vous voulez, mais vous n'avez aucune certitude concernant les paramètres ».

Cette théorie, « le paradoxe du choix », développée par le psychologue américain Barry Schwartz, explique pourquoi trop de liberté n'a rien de libérateur, au contraire elle se révèle plutôt néfaste. Bénéficier d'une structure dans le processus créatif ajoute des paramètres et permet aux créatifs de se concentrer sur le travail qu'ils aiment faire.  

Comment le logiciel Wrike peut-il vous aider ? Les formulaires de demande Wrike vous permettent de personnaliser les demandes de projets d'autres équipes, afin que vous disposiez à l'avance de toutes les informations dont vous avez besoin et que vous puissiez démarrer sans délai. Ils permettent également de rationaliser le processus en dirigeant toutes les demandes entrantes vers un système unique, pour que vous n'ayez pas à basculer entre différentes plateformes pour prioriser les demandes.

Avec Wrike Proof il n'y a rien de plus facile que de laisser un commentaire et d'approuver le travail directement depuis une tâche, afin que votre équipe ne passe pas son temps à poursuivre les parties prenantes. Il suffit de désigner des approbateurs pour une tâche et ils sont instantanément notifiés lorsque la balle est dans leur camp.

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« J'aime comment Wrike permet aux créatifs de comprendre où en est leur calendrier et où devrait en être le projet, tout en leur laissant un peu de liberté et l'occasion de développer leur créativité. Wrike ne bride pas la créativité, il la stimule ». Alyssa Kibiloski, graphiste chez Exploding Kittens

3. L'automatisation réduit la nécessité de collaborer

Automatiser quelque chose qui a un jour été fait à la main suscite la peur d'une perte d'authenticité chez beaucoup de personnes. Il y a des nuances que seules les individus peuvent apporter en travaillant ensemble en vue de créer quelque chose d'original.

Le succès du synthétiseur dans l'industrie de la musique en est un bel exemple. La finalité du synthétiseur est de moduler et d'imiter les caractéristiques sonores d'un orchestre ou d'une performance acoustique. Il a initialement reçu un accueil positif dans le monde du rock progressif, mais a été très mal vu par les défendeurs du rock classique pour des raisons évidentes. Ses détracteurs soutenaient que les synthétiseurs étaient tricheurs par nature ; vidant la musique de son authenticité et dénigrant les instruments que les musiciens ont su maîtriser après tant d'efforts. Les gens ont du mal à adopter les choses lorsqu'elles semblent artificielles et synthétiques.

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Pourquoi est-ce faux ? l'automatisation sensibilise les individus et améliore la collaboration en brisant les silos.

Rester au fait des statuts des projets est compliqué pour tout le monde. Ce sont les dirigeants qui en souffrent le plus, en essayant de suivre de près les initiatives importantes tout en cherchant des solutions pour rapprocher les équipes afin de diriger une entreprise de façon cohérente. Si les cadres n'ont pas idée des progrès réalisés vers l'atteinte des objectifs opérationnels et que le département marketing ne communique pas avec celui des ventes sur ce sur quoi il est en train de travailler, c'est comme si les gens travaillaient pour des entreprises différentes. Les réunions s'accumulent, les mises à jour de statut entrent par une oreille et sortent par l'autre et finalement, tout le monde se remet à s'ignorer réciproquement.

Disposer d'un espace partagé où les dirigeants et les équipes peuvent obtenir une vue d'ensemble des projets en cours permet à tout le monde de travailler conjointement. Les parties prenantes peuvent repérer les problèmes potentiels et rajuster le tir avant que ces derniers ne deviennent plus graves.  

Comment le logiciel Wrike peut-il vous aider ? Les rapports automatiques et les tableaux de bord permettent à tout le monde de travailler en synchronisation. Une plus grande visibilité et une meilleure connaissance des initiatives importantes permet aux parties prenantes d'examiner les détails d'un projet ou de simplement vérifier où il en est. Générez automatiquement des rapports hebdomadaires, mensuels ou trimestriels, afin que les managers et les dirigeants sachent comment sont utilisées les ressources et puissent prendre des décisions stratégiques en fonction des indicateurs de performance.

Cessez de vivre dans la peur de l'automatisation de la gestion de projet

Le moment est venu de commencer à adopter l'automatisation de la gestion de projet. En automatisant les tâches fastidieuses mais nécessaires, votre équipe peut réaliser le travail qu'elle est censée réaliser. L'automatisation augmente la visibilité et rapproche les équipes en encourageant la collaboration et l'engagement.

Gardez à l'esprit que l'automatisation n'est pas quelque chose que vous mettrez en place pour ne plus y penser. Comme pour tout le reste, elle exige un engagement constant de la part de votre équipe pour l'optimiser et l'adapter aux changements de votre entreprise.

Cependant, la vérité est la même : l'automatisation ne remplace pas la composante humaine pour fonctionner. Elle l'améliore. « Il y a une certaine dose d'ingéniosité humaine qui ne peut pas être remplacée parce que l'on résout des problèmes pour d'autres humains », affirme Daniel Codella, responsable du marketing de contenu senior chez Wrike. « Et rien ne connaîtra mieux les humains que nous-mêmes ».

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