Was ist Workflow-Orchestrierung? Und warum Ihr Team sie braucht

Wenn Arbeit sich über zu viele Tools verteilt und eine klare Struktur fehlt, ist das Chaos nicht weit.

Ich habe erlebt, wie Teams Stunden damit vergeuden, Status-Updates hinterherzulaufen, doppelten Aufwand zu betreiben und voneinander getrennte Systeme notdürftig zu integrieren – nur um Projekte am Laufen zu halten. Genau hier setzt die Workflow-Orchestrierung an – sie verbindet Ihre Tools und definiert einen strukturierten Pfad, sodass jede Aufgabe mit weniger Reibung und weniger Überraschungen vorankommt.

In diesem Leitfaden erkläre ich, was Workflow-Orchestrierung wirklich bedeutet, wann sich die Einführung lohnt und wie Sie Systeme so gestalten, dass Arbeit spürbar leichter wird. Ich zeige Ihnen außerdem, wie ich erlebt habe, dass Teams Wrike nutzen, um ausgerichtet zu bleiben, sich schnell anzupassen und Momentum aufzubauen – selbst wenn Prozesse komplex werden.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Workflow-Orchestrierung?

• Welchen geschäftlichen Wert liefern orchestrierte Workflows?

• Beispiele für Workflow-Orchestrierung in der Praxis

• 3 Schritte zur Orchestrierung eines komplexen Workflows

• Best Practices für die Orchestrierung von Workflows in Geschäftsprozessen

• Anwendungsfälle für Workflow-Orchestrierung

• Das beste intuitive Workflow-Orchestrierungs-Tool für jedes Team

Was ist Workflow-Orchestrierung?

Workflow-Orchestrierung ist der Prozess, Aufgaben, Systeme und Menschen über unterschiedliche Tools hinweg zu koordinieren, damit Arbeit von Anfang bis Ende reibungslos und effizient abläuft.

Anstatt jeden Teil eines Workflows isoliert zu verwalten, verbindet die Orchestrierung alles zu einem einheitlichen Prozess – automatisiert Übergaben, synchronisiert Daten und schafft Transparenz, sodass Teams mit weniger Reibung und mehr Kontrolle zusammenarbeiten können.

Welchen geschäftlichen Wert liefern orchestrierte Workflows?

Workflow-Orchestrierung bedeutet nicht, Struktur um der Struktur willen hinzuzufügen – es geht darum, ein System zu schaffen, das Ihrem Team hilft, fokussiert zu bleiben, sich anzupassen und über alle Abteilungen hinweg effizienter zu arbeiten. So unterstützt die Orchestrierung echte Business-Prioritäten:

Datenverarbeitung

Wenn Ihre Daten sich über Tabellen, Formulare und voneinander getrennte Tools verteilen, ist es schwer, das Gesamtbild zu erfassen. Die Orchestrierung führt alles zusammen. Sie können automatisieren und optimieren, wie Daten zwischen Systemen fließen – so wird es einfacher, abhängige Aufgaben nachzuverfolgen und einen Prozess aufzubauen, der Entscheidungen in Echtzeit tatsächlich unterstützt.

Fehlerbehandlung

Wenn Sie mehrere Schritte und Übergaben jonglieren, kann leicht etwas durchrutschen. Mit orchestrierten Workflows ist jede Freigabephase abgebildet, zugewiesen und sichtbar. Das bedeutet: weniger Lücken, schnellere Problemlösung und ein zuverlässigerer Prozess von Anfang bis Ende.

Datenpipelines

Ein leistungsstarkes System für Workflow-Orchestrierung fungiert als Rückgrat für Ihre Tools. Ganz gleich, ob Sie Jira, Slack, Salesforce oder interne Datenbanken anbinden: Sie können Datenpipelines aufbauen, die Aktualisierungen automatisch synchronisieren, alles abgestimmt halten und den Aufwand fürs Hinterherlaufen von Status-Updates reduzieren.

Digitale Transformation

Manuelle, isolierte Systeme durch schlanke Workflow-Orchestrierung zu ersetzen, zählt zu den größten Erfolgen einer digitalen Transformation. So passen Sie sich schneller an, arbeiten mit Klarheit und können sich darauf konzentrieren, das Business zu skalieren, ohne die Kontrolle über Qualität oder Konsistenz zu verlieren.

Skalierbarkeit

Sobald Ihr Prozess klar definiert ist und reibungslos läuft, können Sie skalieren, ohne die Arbeitsauslastung zu verdoppeln. Die Orchestrierung bietet Ihnen ein wiederholbares System, das die Effizienz sichert, selbst wenn Volumen oder Komplexität steigen.

Kommunikation

Wenn alle mit demselben System arbeiten, wird die Kommunikation deutlich einfacher. Die Orchestrierung reduziert Toolwechsel und verstreute Aktualisierungen, indem sie die Arbeit an einem Ort bündelt. Es ist klarer, wer was macht, was erledigt ist und was als Nächstes ansteht.

Beispiele für Workflow-Orchestrierung in der Praxis

Orchestrierungs-Workflows sind ein entscheidender Baustein für Teams, die sich über heterogene Systeme hinweg abstimmen und manuelle Routinearbeit reduzieren müssen. So setzen verschiedene Abteilungen sie in realen Szenarien ein.

Kundensupport

Im Support geht es um Klarheit und Geschwindigkeit. Die Orchestrierung hilft, spezifische Aufgaben wie Eskalationen oder SLA-Nachverfolgungen gezielt weiterzuleiten, ohne durch Toolwechsel Zeit zu verlieren. Wenn Ihr System Chatprotokolle, E-Mail und Ihr Customer-Relationship-Management (CRM)-Tool verbindet, können Support-Teams schneller agieren, Verzögerungen reduzieren und einen reibungslosen Betrieb über verschiedene Szenarien hinweg aufrechterhalten.

Human Resources

HR-Teams kümmern sich um alles vom Onboarding bis zum Offboarding, häufig über mehrere Tools hinweg. Workflow-Orchestrierung synchronisiert Updates, automatisiert die Papierarbeit und unterstützt IT-Teams bei der schnelleren Account-Einrichtung. Gleichzeitig erhalten Stakeholder Transparenz, ohne Updates hinterherlaufen zu müssen – entscheidend, um Prozesse zu skalieren und den Business-Erfolg zu unterstützen.

Marketing

Marketing-Teams jonglieren mit Kampagnen, Inhalten, Events und kanalübergreifender Koordination – oft unter hohem Zeitdruck. Workflow-Orchestrierung schafft Struktur, indem sie Aufgabenverwaltung, Asset-Freigaben und Performance-Tracking in einem schlanken Prozess verbindet. Anstatt Assets hinterherzulaufen oder sich durch E-Mails zu wühlen, können Teams Kampagnen-Workflows automatisieren, Aufgaben auf Basis von Auslösern zuweisen und jeden Schritt vom Briefing bis zum Launch nachverfolgen.

3 Schritte zur Orchestrierung eines komplexen Workflows 

Bevor Sie in die Automatisierung eintauchen, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und sich anzusehen, wie die Arbeit derzeit in Ihrem Team läuft. Workflow-Orchestrierung beginnt mit Klarheit — dem Verständnis des aktuellen Ablaufs, der Stellen, an denen er ins Stocken gerät, und der Frage, wie Sie die richtigen Tools und Personen miteinander verbinden. So gehe ich Workflow-Management und Prozess-Orchestrierung an.

Schritt 1: Prozesse abbilden

Effektives Prozess-Mapping beginnt damit, jede Aufgabe, Phase und Übergabe in Ihrem Prozess aufzulisten. Ich habe es als hilfreich empfunden, sogar Workflow-Diagramme zu verwenden. Notieren Sie, wer verantwortlich ist, welche Tools im Einsatz sind und wo es typischerweise hakt — insbesondere über verschiedene Legacy-Systeme hinweg oder bei verstreuten Tools.

Achten Sie auf typische Knackpunkte wie stockende Freigaben oder wiederholte Dateneingaben. Das sind klare Hinweise, dass Sie von Prozessautomatisierung und engerer Abstimmung profitieren.

Sie brauchen kein Diagramm – sondern ein klares Bild davon, was passiert und wo es hakt. Das ist Ihr Blueprint für den Aufbau eines vernetzteren, effizienteren Systems.

Wenn Sie Ihren bestehenden Workflow verbessern möchten, beginnen Sie mit einem vollständigen Verständnis davon, wo Sie aktuell stehen.

Schritt 2: Wählen Sie ein Tool für die Workflow-Orchestrierung

Sobald Sie Ihren Prozess abgebildet haben, finden Sie eine Plattform, die Ihre Systeme vernetzt und vereinfacht, wie Arbeit erledigt wird. Achten Sie auf Tools mit starken Integrationen, flexibler Automatisierung und einem Low-Code-Setup, damit Teams außerhalb der IT schnell erstellen und anpassen können.

Das Ziel ist, manuellen Aufwand durch smarte Regeln zu ersetzen, etwa das automatische Zuweisen von Aufgaben oder das Auslösen der nächsten Schritte, sobald sich ein Status ändert. Ein gutes Tool sollte auch die Nachverfolgung von Abhängigkeiten unterstützen, die Koordination über Teams hinweg erleichtern und die Arbeit zentralisieren, die zuvor über Apps verstreut war.

Mit der richtigen Workflow-Management-Software werden Ihre bestehenden Prozesse einfacher zu verwalten — und einfacher zu skalieren.

Leistungsstarke Integrationen

Sie benötigen eine Plattform, die mit den Business-Anwendungen spricht, die Ihre Teams bereits nutzen. Ob CRM, Chat-Tool oder Dokumentenspeicher: Das Orchestrierungssystem sollte alles in einem Workspace zusammenführen — sodass Sie nicht zwischen Systemen springen oder doppelten Aufwand betreiben müssen. Achten Sie auf Support über mehrere Plattformen hinweg und auf leistungsstarken API-Zugriff. Wrike verfügt beispielsweise über mehr als 400 Integrationen sowie die Möglichkeit, eigene zu entwickeln.

Anpassbare Regeln für die Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von Routineaufgaben ist der Bereich, in dem Orchestrierung sich wirklich auszahlt. Die besten Tools ermöglichen es Ihnen, Automatisierungsregeln für Ihre tatsächlichen Workflows zu erstellen: Aufgaben automatisch zuweisen, Arbeit auf Basis von Statusänderungen vorantreiben und Aktualisierungen auslösen, wenn sich Abhängigkeiten verändern. Mit minimalem Einrichtungsaufwand können Sie Verzögerungen reduzieren, manuelle Eingriffe verringern und Ihren ganzheitlichen Prozess am Laufen halten.

Tool-Transparenz

Gute Tools für die Workflow-Orchestrierung machen das Wesentliche sichtbar. Sie sollten sehen können, wer wofür verantwortlich ist, wie Projekte vorankommen und wo Hindernisse auftreten – ohne zu suchen. Dashboards, Berichte und Echtzeit-Updates erleichtern es, Lücken zu erkennen und schnell nachzusteuern. So erhalten Stakeholder auch, was sie brauchen, ohne herumfragen zu müssen.

KI und erweiterte Funktionen

Moderne Plattformen für die Workflow-Orchestrierung entwickeln sich rasant weiter und fügen Funktionen wie maschinelles Lernen und Unterstützung natürlicher Sprache hinzu. Diese Tools helfen IT-Teams, Automatisierungen programmatisch zu erstellen, Data Lakes zu verwalten und komplexe Prozesse ohne ständige manuelle Eingaben zu bewältigen.

Die Workflow-Orchestrierung stellt sicher, dass Sie Aufgaben automatisieren, die Fehlerbehandlung stärken und die Ressourcenzuweisung verbessern – und das im Einklang mit echten Business-Anforderungen. So wird es einfacher, zu skalieren, die menschliche Aufsicht zu reduzieren und optimierte Betriebsabläufe über unterschiedliche Systeme hinweg voranzutreiben.

Durch die Integration von Workflow-Automatisierung und smarter Orchestrierung optimieren Sie nicht nur Schritte. Sie bauen ein flexibles System auf, das mit der Nachfrage Schritt hält, die Workflow-Leistung verbessert und Teams die Klarheit gibt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Apache Airflow und Open-Source-Orchestrierungs-Tools

Wenn Ihr Team über tiefgehende technische Expertise verfügt, bieten Tools wie Apache leistungsstarke Orchestrierungsfunktionen. Solche Lösungen eignen sich hervorragend, um Daten-Streams aufzubauen und Aufgabenabhängigkeiten mit Python zu automatisieren, erfordern jedoch erheblichen Einrichtungsaufwand und fortlaufenden DevOps-Support.

Für Business-Nutzer, die Orchestrierung ohne Programmierung wünschen, vereint die Low-Code-Plattform von Wrike Automatisierung, Integrationen und Transparenz in einem einzigen Workspace – ohne dass Sie gerichtete azyklische Graphen verwalten oder Rechenressourcen bereitstellen müssen.

Schritt 3: Implementieren Sie Ihren orchestrierten Workflow

Die Einführung eines neuen Workflows ist nicht nur ein technischer Schritt – hier kommt alles zusammen. Die Implementierung erweckt Ihre Planung zum Leben und legt das Fundament für einen nahtloseren Prozess. Doch dieser Wandel muss bewusst erfolgen.

Beginnen Sie damit, Zugriffsrechte zuzuweisen und Ihre Einrichtung über mehrere Systeme hinweg zu überprüfen. Dieser Schritt ist besonders wichtig für größere Teams oder Prozesse, die Cloud-Services, Kundendaten oder HR-Tools verbinden.

Konzentrieren Sie sich anschließend auf den Rollout. So machen Sie es dauerhaft wirksam:

• Schulen Sie Ihr Team und führen Sie ein Onboarding nach einem Plan durch, der der Komplexität Ihres neuen Setups entspricht. Geben Sie ihnen Zeit, sich anzupassen, und setzen Sie bei Bedarf Techniken des Change Management ein.

• Richten Sie Ihre Reporting-Prozesse so ein, dass Sie nachverfolgen, wie die neue Orchestrierung abschneidet – und wie sich Ihr Team anpasst.

• Suchen Sie in Ihren Kennzahlen oder im Feedback Ihres Teams nach Optimierungspotenzial. Hier erkennen Sie Probleme frühzeitig und können fortlaufend nachjustieren.

• Erstellen Sie Blueprints für Ihre stärksten Workflows, damit Sie sie wiederverwenden können, ohne sie von Grund auf neu aufzubauen.

Indem Sie standardisieren, wie einzelne Aufgaben durch Ihre Systeme fließen, und sich wiederholende Aufgaben reduzieren, kann sich Ihr Team auf höherwertige Arbeit konzentrieren. Diese Phase kann einige Iterationen erfordern, doch sie ist es, die Orchestrierung in nachhaltigen Business-Impact verwandelt.

Best Practices für die Orchestrierung von Workflows in Geschäftsprozessen

Ich habe an genügend komplexen Workflows gearbeitet, um zu wissen: Orchestrierung funktioniert nur, wenn sie sich an dem orientiert, was Ihr Team tatsächlich benötigt. Wenn Sie eine Orchestrierungsstrategie entwickeln, suchen Sie nicht nach einem glänzenden neuen System — Sie schaffen etwas, das Menschen ermöglicht, ihre Arbeit besser, schneller und mit weniger Unterbrechungen zu erledigen.

Beginnen Sie mit dem, was für das Unternehmen wirklich zählt

Als Erstes kläre ich, welchen Geschäftsprozess wir verbessern wollen. Das kann die Optimierung von Aufgabenübergaben, die Unterstützung der Automatisierung von Geschäftsprozessen oder die Reduzierung menschlicher Fehler bedeuten. Was auch immer es ist, ich betrachte es als Ankerpunkt. So bleibt die Workflow-Orchestrierung an echten Geschäftszielen ausgerichtet, nicht an Technik um der Technik willen.

Setzen Sie auf Skalierbarkeit, nicht auf Perfektion

Ich versuche nie, alles von Anfang an zu automatisieren. Ich fange klein an — vielleicht mit ein paar automatisierten Aufgaben — und lasse den Prozess wachsen. Die besten Workflow-Orchestrierungen entwickeln sich mit dem Business weiter, insbesondere wenn Sie es mit komplexen Prozessen oder knappen Ressourcen zu tun haben. Es geht eher darum, ein Problem wirklich gut zu lösen, als zu früh einen kompletten Umbau zu erzwingen.

Verbinden Sie Tools, die für Sie bereits funktionieren

Eine gute Plattform für Workflow-Orchestrierung sollte Ihre Systeme miteinander sprechen lassen, ohne das Team auszubremsen. Ich setze auf Integrationen, die abbilden, wie das Team arbeitet – Aufgabenplanung, Dateifreigabe, Freigaben – und ergänze Workflow-Automatisierung dort, wo sie Zeit spart. Das hält die Leistung hoch und die manuelle Arbeit gering.

Stellen Sie Transparenz an vorderste Stelle

Ein Punkt, auf den ich immer bestehe, ist Transparenz. Ich möchte, dass Teams den aktuellen Stand der Arbeit kennen, ohne nachfragen zu müssen oder sich durch mehrere Apps zu wühlen. Workflow-Management ist nicht nur eine Frage der Geschwindigkeit – es geht darum, einen gemeinsamen Kontext zu schaffen, damit alle abgestimmt bleiben und Engpässe vermeiden.

Überdenken, verfeinern, wiederholen

Kein Prozess bleibt perfekt. Ich suche nach Stellen, an denen sich Verzögerungen einschleichen oder Schritte keinen Wert schaffen. Gute Orchestrierung Ihrer Prozesse heißt, reaktionsfähig zu bleiben – Ihr System anzupassen, wenn sich Business-Anforderungen verändern oder Teams wachsen.

Anwendungsfälle für Workflow-Orchestrierung

Die Analyse Ihres Workflows und die Anwendung der Prinzipien der Workflow-Orchestrierung können Teams in jeder Branche helfen. Um das zu belegen, haben wir mit drei Teams gesprochen, die ihre Workflows in Wrike aufgebaut und optimiert haben, um herauszufinden, welche Probleme sie lösen wollten, auf welche Tools sie jetzt setzen und welche Vorteile sie verzeichnet haben.

Siemens Smart Infrastructure

Siemens Smart Infrastructure verzeichnete im Betrieb Verlangsamungen – verursacht durch Informationssilos und nicht integrierte Tools. Bei komplexen Projekten und kleineren Aufträgen mit knappen Margen brauchten sie ein stärker vereinheitlichtes System. Mit der Workflow-Orchestrierung von Wrike ersetzten sie verstreute Systeme durch eine einzige Plattform mit SAP-Integration, mobilen Dashboards und flexiblen Vorlagen.

Jetzt bleiben 14.000 Teammitglieder in 20 Ländern abgestimmt und sorgen in großem Maßstab für konsistente Geschäftsprozesse.

BigCommerce

Als BigCommerce seine Expansion begann, um Enterprise-Kundschaft zu bedienen, machten verstreute Tabellen und Dokumente es schwer, den Überblick zu behalten. Mit Wrike nutzten sie Systeme zur Workflow-Orchestrierung, um Tools wie Slack, Salesforce und Jira zu verbinden. Aufgaben werden nun automatisch weitergeleitet, Projekte starten schneller, und Teams bleiben synchron.

Mit ihren neuen Arbeitsweisen ist die Betreuung der Enterprise-Kundschaft jetzt einfach. Als Ergebnis der Veränderung (und der harten Arbeit ihres Teams) verzeichnet BigCommerce eine Steigerung der Nutzungsrate um 102 %, schnelleres Reporting und deutliche Zuwächse bei KPIs wie Time-to-Value und Kundenzufriedenheit.

Ogilvy Australia

Ogilvy hat sich für Wrike entschieden, um sein papierbasiertes System abzulösen und Klarheit sowie Konsistenz in den Büros in Sydney, Melbourne und Brisbane zu schaffen. Mit eingeführter Workflow-Orchestrierung verfolgt das Team Kreativarbeit, Reviews und Freigaben jetzt auf einer Plattform. Kreativ-Briefings werden über optimierte Anfrageformulare gestartet und ersetzen das frühere Hin und Her durch einen schnelleren, klareren Prozess.

Laut Director Digital Operations Pedro Da Palma Rosa hat diese Umstellung „viel Zeit und Aufwand“ eingespart und sorgt dafür, dass Digital-, Print- und TV-Teams bei Projekten mit hohem Volumen eng abgestimmt bleiben.

Ein intuitives Workflow-Orchestrierungs-Tool für jedes Team

Workflow-Orchestrierung ist ein transformativer Prozess, der die besten Tools auswählt, Ihre Geschäftsprozesse integriert und Ihrem Team hilft, deutlich effizienter zu arbeiten.

Mit Fokus auf Zusammenarbeit, Optimierung und dem Abbau manueller Aufgaben versetzt Sie eine Workflow-Orchestrierung in eine deutlich stärkere Position, wenn Sie Ihre Organisation skalieren oder komplexere Aufgaben angehen möchten. Davon profitiert jedes Business.

Wenn Sie Wrike einsetzen, um Ihre Workflows zu zentralisieren und Ihre Tools zu integrieren, stehen Ihnen alle Tools und der Support zur Verfügung, die Sie durch die Veränderungen begleiten und Ihnen helfen, einen neuen Ansatz für die Arbeitsverwaltung umzusetzen.