Workflow-Vorlagen sind vordefinierte Frameworks, die die Abfolge der Schritte festlegen, die erforderlich sind, um einen bestimmten Prozess oder eine Aufgabe abzuschließen. Sie dienen als Blueprints und helfen Teams, erfolgreiche Workflows zu replizieren und über ähnliche Projekte hinweg Konsistenz zu wahren. Durch den Einsatz von Workflow-Vorlagen können Organisationen die für Planung und Einrichtung verbrachte Zeit reduzieren, sodass Teams sich auf Ausführung und Bereitstellung konzentrieren können.
In diesem Artikel erkläre ich, was Workflow-Vorlagen sind, welchen Wert sie für Ihr Business liefern, und teile Praxisbeispiele, die ihre Wirkung im Einsatz zeigen.
Wichtige Erkenntnisse
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Vorlagen verkürzen die Einrichtungszeit und sichern Klarheit in wiederkehrenden Prozessen, damit Teams sich auf die Ausführung konzentrieren können, statt von Grund auf neu zu beginnen.
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Sie verbessern das Verständnis und die Verantwortlichkeit, indem sie jeden Schritt, jede Arbeitsrolle und jeden Entscheidungspunkt skizzieren, was besonders für abteilungs- oder rollenübergreifende Aufgaben nützlich ist.
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Skalierbare Systeme beginnen mit Flexibilität. Starke Vorlagen wachsen mit Ihrer Belegschaft, unterstützen Onboarding und sich wandelnde Prioritäten.
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Kontinuierliche Optimierung ist entscheidend. Die wirksamsten Vorlagen passen sich anhand von Feedback, Praxiseinsatz und Leistungsdaten an.
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Software wie Wrike beschleunigt den Fortschritt. Mit integrierten Frameworks, smarten Workflows und Anpassungsoptionen vereinfacht Wrike Zusammenarbeit und Umsetzung.
Inhaltsverzeichnis
Wie man Workflows aus Workflow-Vorlagen erstellt
Der Einsatz von Workflow-Vorlagen ist ein praktischer Weg, Einheitlichkeit in wiederkehrende Prozesse zu bringen. Damit aus einer Vorlage ein funktionierendes System wird, braucht es jedoch etwas Planung. So gehen Sie idealerweise vor:
Wählen Sie eine passende Workflow-Vorlage
Beginnen Sie damit, die Workflows zu identifizieren, die Sie organisieren müssen. Als Nächstes suchen Sie nach einer Vorlage, die mit Ihren Geschäftszielen im Einklang steht und Ihren Abläufen Wert bringt. Sie können interne Beispiele durchsehen, Beispiele für Projektstrukturpläne herunterladen oder nach früheren Maßnahmen suchen, die sich bewährt haben. Die richtige Vorlage bietet einen soliden Ausgangspunkt, sodass Sie erstellen können, ohne alles von Grund auf neu zu erstellen.
Wenn Workflows externe Zusammenarbeit einbeziehen, hat es sich bewährt, sowohl interne Abläufe als auch externe Interaktionen zu skizzieren. Diese Vorgehensweise erleichtert es Nutzern, zentrale Details zu importieren, Arbeitsrollen zuzuweisen und während des gesamten Geschäftsprozesses alle auf Kurs zu halten.
Vorlage anpassen
Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, ist es Zeit, sie anzupassen. Benennen Sie jeden Schritt um, definieren Sie Fristen, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und fügen Sie Felder hinzu, um zentrale Details nachzuverfolgen, etwa Freigabe-Workflows, Metadaten oder zugehörige Links für den Kontext.
Viele Plattformen erlauben Nutzern, benutzerdefinierte Felder anzulegen oder Links einzubetten, die Nutzer durch die nächsten Schritte führen. Diese Flexibilität erleichtert den Einsatz der Vorlage in der Praxis, besonders bei komplexen Workflows. Für weitere Beispiele besuchen Sie die Seite mit den Workflow-Vorlagen – dort finden Sie Varianten, die zum Ablauf Ihres Teams passen.
Workflow implementieren
Jetzt ist es Zeit für den Rollout. Bevor Sie auf Absenden klicken und alles zuweisen, stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, was sich ändert. Die Einführung verläuft erfahrungsgemäß reibungsloser, wenn Nutzern klare Dokumentation bereitgestellt wird – inklusive visueller Schritte, Arbeitsrollen und Anleitungen. Hilfreich ist auch, frühzeitig die wichtigsten Business Stakeholder zu identifizieren und sie durch den neuen Workflow zu führen, damit sie anschließend den Support für andere übernehmen können.
Je nach Ihrer Plattform müssen Nutzer möglicherweise Benachrichtigungen konfigurieren, Zugriffsberechtigungen festlegen oder Importregeln anpassen, damit sie mit den Werten Ihres Business übereinstimmen.
Überwachen und anpassen
Nach dem Launch beginnt die eigentliche Arbeit. Zu Ihren nächsten Schritten sollte gehören, die Leistung des Workflows zu überwachen. Achten Sie auf Verzögerungen, verpasste Aufgaben oder auf Backlog gestellte Freigaben. Möglicherweise müssen Sie Schritte neu strukturieren, Arbeitsrollen neu zuweisen oder zusätzliche Kontrollpunkte hinzufügen.
Das Wichtigste: Reagieren Sie schnell. Nutzen Sie Feedback, um Schwachstellen zu erkennen und nachzusteuern. Wenn Nutzer fortlaufend um Erläuterungen bitten oder Termine verpassen, ist das ein Zeichen, dass der Workflow zusätzliche Dokumentation oder einen einfacheren Zugriff auf geteilte Vorlagen braucht.
Selbst die besten Vorlagen brauchen Feinschliff, sobald sie im Einsatz sind. Mit regelmäßigen Überprüfungen halten Sie die Präzision Ihrer Workflows hoch, reduzieren Reibung und schöpfen langfristig mehr Wert aus dem Prozess.
Beispiele für Workflow-Vorlagen
Die richtigen Workflow-Vorlagen helfen Teams, abgestimmt zu bleiben, reduzieren Routinearbeit und bringen eine Projektstruktur in den Arbeitsalltag. Im Folgenden finden Sie Beispiele, die ich selbst genutzt habe oder die sich in verschiedenen Bereichen des Business bewährt haben – jeweils darauf ausgelegt, einen spezifischen Prozess zu unterstützen und den Fortschritt voranzutreiben.
Vorlagen für Projektmanagement-Workflows
Wenn ich ein Projekt leite, helfen Workflow-Vorlagen dabei, die Nutzer aufeinander abzustimmen. Ein solider Projektmanagement-Workflow beschreibt jede Phase klar – Meilensteine, Verantwortliche und Schlüsseltermine – damit alle wissen, was sie erwartet. Er dient als Prozesslandkarte, die dem gesamten Team Klarheit verschafft – vom Kick-off bis zur finalen Übergabe.
Diese Art von Workflow-Vorlage zeigt jeden Schritt des Workflows im Kontext und hilft Nutzern, Prioritäten zu setzen, den Fortschritt zu verfolgen und schnell auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Ich habe gesehen, wie Vorlagen die Effizienz in komplexen Projekten steigern, indem sie Workflows Struktur geben – ohne zusätzlichen Aufwand. Wenn mehrere Teams beteiligt sind, ist diese Klarheit umso wertvoller.
Kreative Workflow-Vorlagen
In kreativen Teams heißt schnell arbeiten nicht, auf Struktur zu verzichten. Wir haben Workflow-Vorlagen für alles genutzt – vom Konzept-Brainstorming bis zur Einholung finaler Freigaben für Werbekampagnen. Eine starke Workflow-Vorlage für kreative Prozesse zeigt die erforderlichen Workflow-Schritte vom Pitch bis zur Veröffentlichung.
Zum Beispiel umfasste ein neuer, von uns eingeführter Workflow die Asset-Erfassung, die Konzeptentwicklung, die Stakeholder-Freigabe und die Veröffentlichung. Diese Vorlagen vermitteln klar, wer in jedem Schritt verantwortlich ist, reduzieren Engpässe und geben dem Endnutzer die Sicherheit, dass unterwegs nichts übersehen wird.
HR-Workflow-Vorlagen
Ich habe mit HR-Teams gearbeitet, die Onboarding, Leistungsbeurteilungen und Offboarding in Workflow-Vorlagen verwalten. Jedes ihrer Beispiele war darauf ausgelegt, Reibung zu verringern und die Standardisierung zu erhöhen. Eine von uns für neue Mitarbeiter entwickelte Workflow-Vorlage half uns, Daten aus dem Recruiting zu erfassen, IT-Anfragen auszulösen und frühe Check-ins zu dokumentieren, alles in einem einzigen Ablauf.
Jeder Teil des Prozesses war strukturiert und wiederholbar, was uns half, dem neuen Teammitglied ein professionelles Onboarding zu gewährleisten und dem HR-Team Zeit sparte. Wenn jede Freigabe und jede Dokumenteinreichung in einem zentralen System nachverfolgt wird, ist es einfacher, den Fortschritt zu verwalten und Lücken zu vermeiden.
Vertriebs- und CRM-Workflow-Vorlagen
Vertriebsteams sind am stärksten, wenn Prozesse planbar sind. Deshalb empfehle ich stets eine Workflow-Vorlage, um Lead-Generierung, Prospecting und Deal-Tracking zu verwalten. Diese Vorlagen bieten ein strukturiertes Format, das Marketing-Kampagnen mit echten Chancen in der Pipeline verbindet.
In einem Beispiel enthielt unsere Vorlage Phasen für Lead-Scoring, Nurturing, Account-Zuweisung und Vertragsfreigaben. Indem wir jeden Schritt abbildeten und dort Automatisierung hinzufügten, wo sie sinnvoll war, halfen wir dem Vertriebsteam, schneller zu agieren, ohne an Genauigkeit einzubüßen. Jeder neue Workflow steigerte die Konsistenz unserer Nachverfolgung von Kundeninteraktionen.
IT- und Entwicklungs-Workflow-Vorlagen
Aus schnelllebigen Tech-Umgebungen weiß ich, wie wirkungsvoll eine gute Workflow-Vorlage für die Entwicklung sein kann. Entwicklungs-Workflows – etwa das Dokumentieren von Code-Änderungen, das Planen von Sprints und das Verwalten der Bereitstellung – entfalten ihr volles Potenzial, wenn eine klare Struktur vorhanden ist.
Unsere Workflow-Vorlage für die Entwicklung enthielt eine Aufschlüsselung der Aufgaben für Design, Qualitätssicherung, Bug-Tracking und Release-Management. Jeder Workflow-Schritt wurde so abgebildet, dass er mit den Sprint-Zielen harmonierte – so wurde es leichter, Ressourcen zu verwalten und Engpässe zu überwachen. Wenn wir Änderungen zur Freigabe absenden mussten, lief alles auf derselben Seite – kein Hin- und Herwechseln zwischen Tools mehr.
Warum Vorlagen verwenden?
Ich habe mit Teams aus unterschiedlichen Abteilungen und Branchen gearbeitet, und eines stimmt immer: Jedes Mal einen Workflow von Grund auf neu zu starten, bremst alles aus. Genau hier kommen Vorlagen ins Spiel. Sie fördern bessere Entscheidungen, schnellere Ausführung und stärkere Zusammenarbeit in Ihrer gesamten Organisation.
Effizienz: Verbringen Sie weniger Zeit mit dem Aufbau, mehr mit der Umsetzung
Vorlagen helfen mir, Workflows schnell zu erstellen, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. Statt jeden Geschäftsprozess von Grund auf aufzusetzen, kann ich eine fertige Struktur importieren und sie an die Anforderungen meines Teams anpassen. Viele Tools ermöglichen es Ihnen sogar, Aufgaben und Fristen automatisch zu delegieren – das verkürzt die Einrichtungszeit und reduziert manuellen Aufwand.
Das ist eine der schnellsten Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern, ohne Qualität einzubüßen.
Konsistenz: Halten Sie alle auf dem gleichen Stand
Wenn Prozesse von Team zu Team oder von Region zu Region variieren, gehen schnell Dinge unter. Mit standardisierten Workflow-Vorlagen folgen alle derselben Struktur – ganz gleich, ob sie neue Teammitglieder onboarden oder wiederkehrende Freigabe-Workflows managen. So bleiben Erwartungen klar und die Ausführung stringent – unabhängig davon, wer beteiligt ist.
Ich habe gesehen, wie Kontinuität dieser Art die Dokumentationsqualität verbessert, das Hin und Her reduziert und Compliance-Standards in wachsenden Teams wahrt.
Klarheit: Jeden Schritt und jede Arbeitsrolle im Vorfeld definieren
Ein Hauptgrund, warum Workflows ins Stocken geraten, sind unklare Zuständigkeiten. Eine gute Workflow-Vorlage skizziert jeden Schritt im Prozess und zeigt, wer wofür zuständig ist. Diese Klarheit hilft Nutzern, fokussiert zu bleiben und ihre Zuständigkeit wahrzunehmen – besonders wenn mehrere Teams beteiligt sind.
Ich schaffe in der Vorlage immer Platz, um zentrale Entscheidungspunkte zu dokumentieren, Referenz-Spezifikationen anzuhängen und den Ablauf mit Workflow-Diagrammen oder einfachen Listen zu visualisieren. Je klarer der Prozess wirkt, desto mehr Wert schafft er.
Skalierbarkeit: Vorlagen, die mit Ihrem Business mitwachsen
Wenn sich Organisationen weiterentwickeln, entwickeln sich auch ihre Workflows weiter. Eine starke Vorlage macht es leicht, Schritte zu bearbeiten, neue Zuweisungen hinzuzufügen und bei Bedarf die Nutzerzuordnung anzupassen. Sie müssen nicht bei Null anfangen, wenn eine Neueinstellung hinzukommt oder Ihr Team wächst; duplizieren und passen Sie einfach Ihren bestehenden Prozess an.
Diese Flexibilität erleichtert es, Ihren Betrieb zu skalieren und ohne ständige Nacharbeit die Ausrichtung zu wahren.
Kontinuierliche Verbesserung: Verfeinern und Wiederholen
Vorlagen sind nicht statisch. Ich behandle sie als lebende Dokumente oder Tools, die sich mit Feedback und Daten weiterentwickeln. Sobald ein Prozess in Gang ist, messe ich, was funktioniert, erkenne, was bremst, und aktualisiere die Workflow-Vorlage, um diese Verbesserungen abzubilden.
Mit der Zeit schafft dieser Zyklus aus Testen und Verfeinern eine stärkere Grundlage für das nächste Projekt oder den nächsten Prozess. Das ist ein einfacher Weg, institutionelles Wissen aufzubauen und die Effizienz unternehmensweit zu steigern.
Der Einsatz von Workflow-Vorlagen hilft Ihren Mitarbeitern, smarter zu arbeiten. Sie helfen Organisationen, ihre Prozesse zu visualisieren, die Einrichtungszeit zu verkürzen und zu verbessern, wie Teams zusammenarbeiten. Außerdem werden, sobald Sie ein verlässliches System aufgebaut haben, Skalierung und Optimierung zur zweiten Natur.
Kostenlose Workflow-Vorlagen
Der Zugriff auf kostenlose Workflow-Vorlagen ist ein praktischer Weg, die Arbeitsweise Ihres Teams zu verbessern, ohne zusätzliche Ressourcen zu binden. Diese Workflow-Vorlagen helfen, Ihre Workflow-Schritte zu rationalisieren, unterstützen ein schnelleres Onboarding und stellen ein strukturiertes Format bereit, das wiederholbare Abläufe vorgibt. Hier sind einige Ansatzpunkte für den Einstieg:
Smartsheet
Smartsheet bietet eine Bibliothek kostenloser, anpassbarer Vorlagen für alles von Projektmanagement-Workflows bis zur Dokumentenverfolgung. Jede Vorlage bietet ein Layout, das sich leicht an Ihren Geschäftsprozess anpassen lässt, mit klaren Aufgabenzuweisungen und Freigabepfaden. Außerdem sind diese Vorlagen für alle kostenlos herunterzuladen, sofern Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben.
Canva
Canva eignet sich am besten für Teams, die visuelle Klarheit benötigen. Die Vorlagen von Canva helfen Ihnen, Prozessdiagramme und Workflows zu erstellen, die gut über Abteilungen hinweg oder an den Endnutzer kommunizieren. Diese Workflow-Vorlagen sind besonders nützlich, wenn Sie interne Arbeit mit externen Präsentationen abstimmen möchten. Canva bietet eine Bibliothek mit kostenlosen und kostenpflichtigen Ressourcen, aber Sie müssen einen Account erstellen, um darauf zuzugreifen.
Miro
Für die Zusammenarbeit konzipiert, eignen sich die Vorlagen von Miro gut für Teams, die Input in Echtzeit benötigen. Die Vorlagen der Plattform helfen Ihnen, jeden Schritt zu visualisieren, Entscheidungen nachzuverfolgen und kommende Phasen zu planen – und halten alle aufeinander abgestimmt. Obwohl Miro viele Vorlagen anbietet, benötigen Sie einen kostenpflichtigen Account, um darauf zuzugreifen und sie voll zu nutzen.
ClickUp
ClickUp stellt herunterladbare Excel-Vorlagen bereit, die sich leicht importieren und anpassen lassen. Sie eignen sich, um Aufgaben zu steuern, Freigabe-Workflows nachzuverfolgen und wiederholbare Prozesse über mehrere Teams oder Business-Anforderungen hinweg anzupassen. Beachten Sie jedoch, dass Sie für viele dieser Vorlagen einen ClickUp-Account benötigen.
Kostenlose Optionen sind ein guter Einstieg, doch benutzerdefinierte Workflow-Vorlagen verschaffen Ihnen noch mehr Kontrolle und Flexibilität. Sehen wir uns an, wie Sie eine erstellen, die zu Ihrem Business passt.
Wie man eine Workflow-Vorlage in Microsoft Excel erstellt
Microsoft Excel ist ein Beispiel für ein flexibles Tool zum Erstellen von Workflow-Vorlagen. Es liefert Ihnen die Struktur, um Business Process Management zu unterstützen, sowie die Tools, mit denen Sie eine Prozesslandkarte grafisch erstellen.
1. Definieren Sie den Prozess
Beginnen Sie damit, Ihre Workflow-Schritte abzubilden. Halten Sie jede Aktion sowie alle Eingaben und Ausgaben fest, die für den Abschluss des gesamten Prozesses erforderlich sind. Das bildet die Grundlage für Ihre Vorlage und hilft, Bereiche zu erkennen, in denen Automatisierung später Mehrwert schafft.
2. Richten Sie die Tabelle ein
Erstellen Sie Spalten für Schrittnamen, Verantwortliche, Fälligkeitsdaten, Status sowie alle relevanten Dateien oder Dokumente. Ich füge üblicherweise Spalten für Abhängigkeiten und Notizen hinzu, damit andere Nutzer leicht folgen können.
3. Binden Sie die visuellen Elemente von Microsoft ein
Verwenden Sie die integrierten SmartArt- oder Formwerkzeuge von Microsoft, um ein Flussdiagramm zu erstellen, das Ihre Tabelle ergänzt. So erhält der Endnutzer sowohl eine visuelle als auch eine tabellarische Darstellung des Workflows.
4. Passen Sie an und speichern Sie
Passen Sie Labels, Spaltenüberschriften und die Formatierung an Ihre Geschäftsprozesse an und speichern Sie die Tabelle anschließend als Workflow-Vorlage. Sie können jederzeit zurückkehren, um sie zu ändern, oder auf Basis der Originaldatei einen neuen Workflow erstellen.
Wie man eine Workflow-Vorlage in Microsoft Word erstellt
Microsoft Word ist geeignet, wenn ich einen vereinfachten, visuellen Prozess mit einem Kunden oder einer funktionsübergreifenden Abteilung teilen muss. Es ist einfach, ein klares, gut verständliches Layout zu erstellen, dem jeder folgen kann.
1. Flussdiagramm einfügen
Gehen Sie zu Einfügen > SmartArt und wählen Sie ein Layout, das zu Ihrem Projektmanagement-Workflow passt. Ich beginne bevorzugt mit einem einfachen Prozesslayout in Microsoft Word und erweitere es bei Bedarf.
2. Flussdiagramm anpassen
Fügen Sie Ihre Workflow-Schritte hinzu, beschriften Sie die Formen mit Aufgabennamen und verwenden Sie Pfeile, um die Flussrichtung zu zeigen. Ergänzen Sie zusätzliche Informationen wie Statusindikatoren oder Fälligkeitsdaten direkt in jeder Form.
3. Diagramm formatieren
Optimieren Sie Farben, Schriftarten und Abstände im Layout, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Selbst in Microsoft Word hilft ein gut konzipiertes Diagramm dem Endnutzer, schnell zu erfassen, was erforderlich ist.
4. Speichern Sie die Vorlage
Wenn Sie Ihr Layout fertiggestellt haben, speichern Sie das Dokument als Microsoft-Vorlage. So können andere darauf zugreifen, es absenden oder bearbeiten, um es an spezifische Projekte oder Geschäftsziele anzupassen.
Wie man eine Workflow-Vorlage in GitHub erstellt
Für technisch orientierte Teams ist Microsoft womöglich nicht die beste Wahl. GitHub ist beispielsweise bei technikaffinen Nutzern beliebt und ermöglicht es Ihnen, standardisierte, wiederverwendbare Workflows mit automatisch integrierten Vorlagen zu erstellen.
1. Erstellen Sie ein GitHub-Repository
Richten Sie ein Repository ein oder nutzen Sie ein bestehendes, um Ihre Vorlagen zu speichern. Diese können in Ihrer Organisation oder Ihrem Team geteilt werden.
2. Definieren Sie den Workflow
Legen Sie im Ordner .github/workflow-templates eine .yml-Datei an, die die Auslöser, Aufgaben, Umgebung und Schritte Ihres Workflows beschreibt. Diese Methode wird häufig eingesetzt, um DevOps- oder CI/CD-Prozesse zu rationalisieren.
3. Fügen Sie Eingaben und Arbeitsrollen hinzu
Nutzen Sie Parameter und Eingabevariablen, um die Workflow-Vorlage flexibel zu gestalten. Diese Eingaben ermöglichen es anderen Nutzern, den Workflow an verschiedene Repos oder Umgebungen anzupassen, ohne die gesamte Workflow-Vorlage neu zu schreiben.
4. Absenden und teilen
Wenn alles fertig ist, senden Sie die Workflow-Vorlage ab und stellen Sie sie in Ihrer Organisation bereit. Ihr Team kann dieselbe Logik nun importieren und einheitlich anwenden. Dieser Ansatz eignet sich ideal für wiederkehrende Prozesse wie Bereitstellungen oder das Onboarding neuer Kunden.
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Sobald ich einige robuste Workflow-Vorlagen erstellt habe, konzentriere ich mich als Nächstes darauf, sie in Diagramme zu überführen. Dort wird der Prozess wirklich lebendig und stiftet echten Wert.
Workflow-Vorlagen helfen, die Arbeit zu strukturieren, aber Workflow-Diagramme zeigen, wie die einzelnen Schritte zusammenhängen. Eine Vorlage in ein visuelles Format zu überführen, macht es einfacher, sie mit Teams zu teilen, Feedback einzuholen und Ineffizienzen im Workflow aufzuspüren, die Ihnen sonst entgehen könnten.
Ein Workflow-Diagramm zeigt, wie ein Geschäftsprozess durch seine wichtigsten Phasen läuft, und hebt Freigaben, Entscheidungspunkte und Übergaben hervor. Es ermöglicht Nutzern, den gesamten Workflow schnell zu überblicken und zu verstehen.
Diese Diagramme fördern teamübergreifend mehr Effizienz. Die Abläufe vor Augen zu haben, erleichtert es, Schritte zu vereinfachen und Anpassungen vorzunehmen, die echten Wert schaffen. Als Beispiel habe ich Diagramme eingesetzt, um Freigabe-Engpässe zu identifizieren, doppelte Schritte zu reduzieren und für mehr Transparenz bei Nutzern zu sorgen, die erst im Verlauf in den Prozess einsteigen.
Kernelemente eines Workflow-Diagramms
Um ein Diagramm zu erstellen, das Ihren tatsächlichen Prozess präzise abbildet, berücksichtige ich stets einige Kernelemente:
- Start-/Endpunkte
Diese zeigen, wo der Prozess beginnt und wo er endet. Ich definiere sie in der Regel danach, wann die erste Aktion erfolgt (z. B. wenn ein Formular eingereicht wird) und wann die gesamte Arbeit abgeschlossen ist (z. B. die finale Freigabe oder Lieferung).
- Aufgaben
Als Rechtecke dargestellt, markiert jede Aufgabe eine konkrete Aktion oder Zuständigkeit. Kennzeichnen Sie diese eindeutig, besonders wenn einige Schritte durch Integrationen oder automatische Verarbeitung automatisch erledigt werden.
- Entscheidungspunkte
Rauten zeigen eine Wahl oder Bedingung an, die den nächsten Schritt bestimmt. Das ist entscheidend in Freigabe-Workflows oder überall dort, wo es je nach Ergebnis eines Freigabe-Prozesses mehrere Pfade gibt.
- Pfeile
Sie zeigen, wie Daten und Aktionen von einem Teil des Prozesses zum nächsten fließen. Fehlen in einem Diagramm Pfeile, fehlt auch Kontext.
Bewährte Verfahren für die Verwendung von Workflow-Vorlagen
Sobald Sie Ihre eigene Workflow-Vorlage erstellt haben, besteht die nächste Herausforderung darin, sie langfristig tragfähig zu machen. Das habe ich bei der Entwicklung von Vorlagen gelernt:
Beginnen Sie einfach, dann fügen Sie Komplexität hinzu
Ich beginne mit einem einfachen Workflow, damit das Team auf den Kernprozess konzentriert bleibt. Diese solide Basis zu schaffen, ist ein entscheidender Schritt, um Vorlagen zu entwickeln, die echten Wert liefern. Wenn alles reibungslos läuft, erstelle ich zusätzliche Ebenen, etwa bedingte Schritte oder funktionsübergreifende Freigabe-Prozesse.
Verbessern Sie mit realen Daten
Vorlagen werden mit der Zeit besser – besonders, wenn sie die tatsächliche Nutzung widerspiegeln. Ich überprüfe regelmäßig Daten zur Aufgabenerledigung und Team-Feedback, um Engpässe oder Unklarheiten zu erkennen. Das ermöglicht es Nutzern, die Vorlagenstruktur zu verfeinern und sie noch stärker an die Arbeitsweise im Business anzupassen.
Standardisieren Sie dort, wo es am meisten zählt
Es ist verlockend, jedes Detail zu optimieren, doch bei Workflows mit hohem Volumen oder großer Wirkung ist Standardisierung der Schlüssel. Standardisierte Workflow-Vorlagen sind besonders effektiv für Onboarding, Freigaben und wiederkehrende Projektzyklen, kurz: für jede Business-Aktivität, die in großem Maßstab reibungslos laufen muss. Sie sind für neue Nutzer einfacher zu befolgen und lassen sich bei anderen Nutzern schneller duplizieren. Mehr dazu, wie Sie komplexe Abläufe rationalisieren, finden Sie unter diesem verwandten Link.
Für Wiederverwendung konzipieren
Eine starke Workflow-Vorlage existiert nicht im luftleeren Raum. Ich entwickle meine mit dem Ziel, sie über Abteilungen, Projekttypen oder Teams hinweg wiederzuverwenden. Das bedeutet, allzu spezifische Formulierungen zu vermeiden und auf wiederverwendbare Vorlagen zu verlinken, die sich schnell austauschen lassen.
Schulungen und Dokumentation ergänzen
Selbst wenn ein Workflow für mich intuitiv ist, benötigen andere möglicherweise mehr Orientierung. Ich füge nach Möglichkeit Hinweise, Beispielvorlagen und Links zu unterstützenden Seiten hinzu. Diese kleinen Ergänzungen helfen Nutzern, häufige Fehler zu vermeiden und die Onboarding-Zeit zu reduzieren.
Weiter Schritte nach dem Erstellen Ihrer Workflow-Vorlage
Auch nach der Erstellung Ihrer eigenen Workflow-Vorlage ist die Arbeit nicht erledigt. Ein anschließender Prozess sorgt dafür, dass Ihre Vorlage zu einem verlässlichen System reift, dem andere vertrauen.
Holen Sie frühzeitig Feedback ein
Teilen Sie Ihre Vorlage zunächst mit einer kleinen Gruppe von Nutzern. Bitten Sie sie, den Prozess durchzugehen und unklare Schritte oder fehlenden Kontext zu kennzeichnen. Diese Art von Feedback hilft, Reibungspunkte zu erkennen, bevor die Workflow-Vorlage in der gesamten Organisation live geht.
Testen Sie die Gesamterfahrung
Setzen Sie die Vorlage in einem realen Szenario von Anfang bis Ende ein. Importieren Sie echte Dokumente, erledigen Sie jede Aufgabe und senden Sie Formulare oder Freigaben ab, um zu sehen, wie sich das System bewährt. Dieser Prozess hilft, Funktionslücken aufzudecken, die in der Planungsphase nicht offensichtlich sind.
Erstellen Sie eine Wissensdatenbank
Verlinken Sie die Seite Ihrer Workflow-Vorlagen mit verwandten Ressourcen – Schulungsvideos, Diagrammen oder Begleitmaterialien. So entsteht eine zentrale Referenz, auf die Ihr Team jederzeit zugreifen kann – immer dann, wenn es Unterstützung beim Verständnis eines Prozesses benötigt.
Halten Sie die Vorlage aktuell
Ein Workflow sollte sich mit Ihren Business-Anforderungen weiterentwickeln. Überprüfen Sie Ihre Vorlagen regelmäßig, um sie zu aktualisieren, Schritte zu verfeinern und neue Funktionen oder Systeme zu integrieren, die Ihr Team nutzt. Wenn Workflows regelmäßig gepflegt werden, haben Nutzer stets Zugriff auf die aktuellsten Informationen.
Zuständigkeiten dokumentieren
Weisen Sie Zuständigkeiten für Vorlagen-Updates zu. Ist klar, wer die Vorlage bearbeitet und verantwortet, bleiben Workflows konsistent, und Nutzer wissen jederzeit, an wen sie sich bei Fragen oder Anpassungen wenden können.
Organisatorischen Wert mit Vorlagen steigern
Der Einsatz von Workflow-Vorlagen sorgt für schnellere Ausführung und dafür, dass die Arbeit Ihres Teams wiederholbar, nachverfolgbar und widerstandsfähig wird. Wenn die richtige Struktur steht, können Workflows skalieren, sich anpassen und auf eine Weise Wert schaffen, die Ad-hoc-Prozesse einfach nicht erreichen.
Ich habe aus erster Hand erlebt, wie eine gut aufgebaute Workflow-Vorlage sowohl neue Mitarbeiter als auch erfahrene Nutzer unterstützt. Sie reduziert den Aufwand für die Einrichtung, vereinfacht die teamübergreifende Zusammenarbeit und hilft Organisationen, Business Process Management mit Zuversicht zu visualisieren.
Das Erstellen Ihres ersten Workflows oder die Verfeinerung eines bestehenden erfordert keine Perfektion. Konzentrieren Sie sich auf Fortschritt. Workflows entwickeln sich mit der Zeit weiter, und je mehr Sie sie als lebendige Dokumente behandeln, desto nützlicher werden sie für Ihr Team.
Wrike rationalisiert Workflow-Vorlagen
Wrike erleichtert das Erstellen von Workflows, die übersichtlich bleiben, sich mühelos skalieren lassen und Geschäftsprozesse stärken. Mit visuellen Tools, integrierter Automatisierung und einer Bibliothek einsatzbereiter Workflow-Vorlagen können Sie Projekte rationalisieren, ohne bei Null starten zu müssen.
Testen Sie Wrike 14 Tage kostenlos und erleben Sie, wie schnell Ihr Team vorankommt, wenn alles an einem Ort ist.