Was ist Geschäftsprozessmodellierung?

Geschäftsprozessmodellierung ist eine zentrale Methode innerhalb des Geschäftsprozess-Managements, die Teams dabei unterstützt, zu visualisieren, wie Arbeit durch ihre Organisation fließt. Durch die visuelle Abbildung interner Workflows erhalten Teams ein besseres Verständnis für jeden Schritt, erkennen Bereiche mit Handlungsbedarf und erzielen spürbare Prozessverbesserungen.

Zu den gängigen Methoden zählen Flussdiagramme, Datenflussdiagramme, und Gantt-Diagramme, die komplexe Prozesse vereinfachen und ihre Analyse erleichtern. Die meisten Tools zur Geschäftsprozessmodellierung konzentrieren sich auf zwei zentrale Zustände:

Ist-Zustand: Der aktuelle Prozess, exakt so dargestellt, wie er heute abläuft
Soll-Zustand: Eine zukünftige Version des Prozesses, nachdem Verbesserungen umgesetzt wurden

Auch wenn Sie dies auf Papier skizzieren oder Tabellen verwenden können, macht das Modellieren von Geschäftsprozessen mit Tools es deutlich einfacher, Genauigkeit sicherzustellen, Änderungen nachzuverfolgen und teamübergreifend zusammenzuarbeiten.

Warum Geschäftsprozessmodellierung nutzen?

Natürlich möchten Sie die bestmöglichen Ergebnisse erzielen und dauerhaft mit höchster Effizienz arbeiten. Wenn Sie auf Prozessmodellierung setzen, erhalten Sie die Chance, Ihre internen Prozesse und Workflows genauer unter die Lupe zu nehmen. Indem Sie grafisch abbilden, wie Arbeit über Tools, Arbeitsrollen und Entscheidungen fließt, gewinnen Teams ein klareres Verständnis dafür, was funktioniert, was ausbremst und wie sich Abläufe reibungsloser gestalten lassen.

Die Geschäftsprozessmodellierung unterstützt die Geschäftsprozessanalyse und vermittelt ein klares Verständnis der Prozessschritte, die in zentrale Geschäftsfunktionen eingebunden sind. So lassen sich Ineffizienzen leichter erkennen, Ihr aktueller Prozess mit dem idealen vergleichen und Änderungen vornehmen, die zu effizienteren Betriebsabläufen führen. Hier sehen Sie, welchen Wert die Prozessmodellierung Ihrem Unternehmen bringen kann.

Geschäftsprozess-Management stärken

Einer der wirksamsten Wege, Ihr Geschäftsprozess-Management zu verbessern, ist die visuelle Modellierung von Prozessen. Teams können Prozessdiagramme, Verhaltensdiagramme oder Kollaborationsdiagramme einsetzen, um Workflows aufzuschlüsseln und nachzuverfolgen, wie Informationen und Aufgaben durch die einzelnen Phasen fließen.

Diese Klarheit fördert bessere Entscheidungen – insbesondere, wenn Sie bestehende Workflows steuern oder abteilungsübergreifend mit unterschiedlichen Tools und Zeitleisten arbeiten. Konsequent eingesetzt, steigert die Prozessmodellierung die Prozessleistung und unterstützt Kosteneinsparungen, indem sie Fehler und doppelten Aufwand reduziert.

Geschäftsstrategien ausrichten

Die Prozessmodellierung verbindet übergeordnete Geschäftsziele mit den täglichen Maßnahmen, die diese unterstützen. Durch die Analyse der Funktion jeder Aufgabe im größeren Gesamtsystem erkennen Teams, ob Projekte mit den Unternehmensprioritäten übereinstimmen und die übergreifenden Geschäftsergebnisse unterstützen.

Das ist besonders wichtig in Teams mit mehreren organisatorischen Strukturen oder einem abgeschotteten Geschäftsbetrieb, wo es herausfordernd sein kann, alle auf dieselben Ergebnisse auszurichten. Prozessmodelle helfen Teams, Absicht und Realität zu vergleichen und in kürzerer Zeit strategischere Entscheidungen zu treffen.

Prozessoptimierung vorantreiben

Mit einem Verständnis des gesamten Prozesses können Teams Änderungen testen, Übergaben analysieren und Verzögerungen reduzieren. Durch die Simulation des Zusammenspiels verschiedener Arbeitsrollen mit Systemen und Aufgaben lassen sich Workflows leichter zu effizienten Prozessen umgestalten.

Auf Prozessoptimierung ausgerichtete Teams können die Prozessmodellierung nutzen, um neue Varianten vor der Umsetzung zu testen – und so das Vertrauen in den Plan zu erhöhen. Kleine Verbesserungen bei der Ressourcenzuweisung, im Kontrollfluss oder bei der Zeitplanung von Aufgaben führen im Zeitverlauf typischerweise zu deutlich größeren Erfolgen.

Workflow-Management rationalisieren

Da menschliches Talent zu den wichtigsten Ressourcen für den Erfolg zählt, müssen Sie Mitarbeitende dabei unterstützen, besser zu kommunizieren, um die Produktivität und die Gesamtleistung des Teams zu steigern.

Interne Teamkommunikation ist entscheidend für Aktivitäten wie:

Eliminierung eines redundanten Prozesses
Weitergabe eines neuen Prozesses an andere Teams
Schaffung eines standardisierten Prozesses, den alle Teams befolgen können

Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt

Wettbewerbsfähig zu bleiben bedeutet, mit Geschwindigkeit, Präzision und Anpassungsfähigkeit zu arbeiten. Prozessmodellierung hilft Teams, Ineffizienzen zu erkennen, Blocker zu entfernen und Ressourcen dort zu fokussieren, wo sie die größte Wirkung entfalten – ohne zusätzliche Komplexität. Damit bleibt Ihr Business dynamisch und besser darauf vorbereitet, Change Management zu bewältigen.

Forschung zeigt, dass hochinnovative Organisationen höhere Aktionärsrenditen und bis zu 20 % höhere Umsatzzahlen erzielen als jene, die zurückliegen. Mit der Fähigkeit, die Ablaufsteuerung zu visualisieren, Verbesserungen zu testen und effizientere Prozesse zu unterstützen, gewinnen Unternehmen die Klarheit und Struktur, die sie brauchen, um schneller zu reagieren und smarter zu skalieren.

Best Practices fördern

In großen oder verteilten Teams habe ich häufig erlebt, dass derselbe Workflow auf unterschiedliche Weise ausgeführt wird – selbst wenn die Abteilungen dasselbe Ziel verfolgen. Diese Uneinheitlichkeit führt zu Doppelarbeit, langsameren Ergebnissen und unnötiger Verwirrung.

Wenn Teams Prozessmodellierung einsetzen, ordnen sie Aufgaben und schaffen ein gemeinsames System dafür, wie Business-Funktionen abteilungsübergreifend ausgeführt werden. Die visuelle Struktur hilft, den Ansatz zu standardisieren, unnötige Abweichungen zu eliminieren und jeder beteiligten Arbeitsrolle Klarheit zu verschaffen.

Sobald diese Struktur steht, wird es deutlich einfacher, zu dokumentieren, was funktioniert, es unternehmensweit zu skalieren und langfristige operative Exzellenz zu fördern.

Gibt es unterschiedliche Techniken der Geschäftsprozessmodellierung?

Es gibt keine Patentlösung für die Modellierung von Geschäftsprozessen. Nach meiner Erfahrung hängt die richtige Modellierungstechnik meist von der Komplexität des Workflows und der Person ab, die die Modellierung verantwortet. Ein Projektmanager benötigt vielleicht einen High-Level-Überblick, um Zeitleisten zu koordinieren, während Business-Nutzer, etwa Ihr Vertriebsteam, mehr Details brauchen, um die täglichen Aufgaben zu steuern.

Es gibt über ein Dutzend anerkannter Vorgehensweisen für Prozessmodellierung und -analyse, jede mit eigenen Stärken. Im Folgenden betrachten wir einige der gängigsten.

Flowchart-Technik

Eine der am häufigsten genutzten Modellierungstechniken: Flowcharts machen komplexe Workflows leichter nachvollziehbar. Mit einer Mischung aus Symbolen und Verbindungen visualisieren Flowcharts jeden Schritt eines Prozessablaufs klar und helfen Teams, nachzuvollziehen, wie Arbeit zwischen Personen, Tools oder Systemen fließt.

Ich habe festgestellt, dass Flowcharts besonders nützlich sind, wenn Business-Nutzer und Prozessanalyse-Fachleute eine gemeinsame Referenz benötigen. Ein einziges Diagramm kann Logiklücken, unnötige Schleifen oder unklare Entscheidungspunkte sichtbar machen – was ohne visuelle Darstellung leicht übersehen wird.

Für größere Systeme sind oft mehrere Flowcharts nötig, um das Gesamtbild Ihrer Geschäftsprozessmodellierung abzubilden. Genau hier wird Workflow-Management-Software unverzichtbar: Sie macht es einfacher, Modelle teamübergreifend zu erstellen, zu verfeinern und zu teilen.

Datenflussdiagramme

Datenflussdiagramme (DFDs) konzentrieren sich darauf, wie Informationen zwischen den Schritten eines Prozesses fließen. Sie visualisieren die wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen Systemen, Aufgaben und Teams. Diese Abbildung erleichtert die Nachverfolgung von Eingaben, Ausgaben und Übergaben über den gesamten Workflow hinweg.

Ursprünglich von Edward Yourdon entwickelt, eignen sich DFDs besonders für Prozesse, in denen das Verständnis des Datenflusses wichtiger ist als das Nachverfolgen von Verantwortlichkeiten oder Zeitabläufen. Zwar sind sie nicht ideal, um komplexe Geschäftsprozessmodelle abzubilden, doch können sie für Teams, die Daten nutzen, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, ein nützliches Tool sein.

In Kombination mit anderen Methoden der Geschäftsprozessmodellierung unterstützen DFDs die kontinuierliche Verbesserung, indem sie verdeutlichen, wie Informationen im Hintergrund fließen – ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu langfristiger operativer Exzellenz.

IPO‑Modell

Das Input‑Prozess‑Output-Modell (IPO) bietet eine einfache Möglichkeit, die Funktionsweise eines Workflows aufzuschlüsseln. Es teilt jeden Prozess in drei klare Teile:

Inputs: Daten, Materialien oder Informationen, die in den Prozess einfließen
Prozess: Die Schritte, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind
Outputs: Die Ergebnisse oder Deliverables

Dieser Ansatz eignet sich besonders gut für Projektmanagement-Teams, die eine schnelle Methode benötigen, Zuständigkeiten abzubilden – insbesondere bei zeitkritischen Prozessen. Er hilft zudem, die Basis für das Geschäftsprozess-Design zu schaffen und unterstützt Teams dabei zu verstehen, was dazugehört, bevor sie in eine detailliertere Modellierung übergehen.

SIPOC-Diagramme

SIPOC-Diagramme sind ein Tool auf hoher Abstraktionsebene, um zu verstehen, wie ein Prozess vom Anfang bis zum Ende alle Beteiligten verbindet. Das Akronym steht für:

Lieferanten
Inputs
Prozess
Outputs
Kunden

Diese Methode ist ein zentraler Bestandteil des Six-Sigma-Frameworks und wird in der Geschäftsprozessanalyse typischerweise früh eingesetzt, um den gesamten Umfang eines Workflows zu skizzieren, bevor man in die Details eintaucht. Diese Methode visualisiert den gesamten Prozess so, dass Abhängigkeiten, Übergaben und Schlüsselbeteiligte klar hervortreten.

Im Kontext der Geschäftsprozessmodellierung dienen SIPOC-Diagramme als Brücke zwischen übergeordneter Strategie und detaillierteren Diagrammen und geben Teams einen gemeinsamen Startpunkt, um intelligentere Workflows aufzubauen, die Koordination zu verbessern und unnötige Komplexität zu reduzieren.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme zerlegen eine größere Initiative in kleinere Aktivitäten und zeigen, wie sich jedes Element in den Gesamtprozess einfügt. Sie gehören zu den praktischsten Tools, um den Fortschritt zu verfolgen, insbesondere wenn Sie enge Zeitleisten managen oder über mehrere Teams hinweg koordinieren.

Jeder Balken im Diagramm steht für eine Aufgabe oder Teilaufgabe und liefert ein klares Bild davon, was erledigt wird, wer die Aufgaben übernimmt und wie lange die einzelnen Schritte voraussichtlich dauern. Diese Transparenz hilft, Verzögerungen zu vermeiden, Prioritäten zu klären und sicherzustellen, dass kein Prozessschritt übersehen wird.

Auf die Modellierung von Geschäftsprozessen angewendet, bringen Gantt-Diagramme Präzision in Ihre Zeitleiste und helfen, Prozessschritte auf die tatsächliche Lieferung abzubilden. Sie sind besonders wertvoll für Teams, die sich auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentrieren – für bessere Koordination, klarere Planung und langfristige operative Exzellenz.

PERT-Diagramme

PERT-Diagramme („Program Evaluation and Review Technique“) helfen Teams zu visualisieren, wie lange ein Prozess dauern sollte und wo zeitliche Probleme Verzögerungen verursachen könnten. Jeder Knoten steht für eine Aufgabe oder einen Meilenstein und bietet eine klare Ansicht der Abhängigkeiten und der geschätzten Dauer.

Diese Technik ist besonders hilfreich in der frühen Phase der Geschäftsprozessanalyse, wenn Teams ein klares Verständnis benötigen, wie lange Aktivitäten dauern werden und wie sie zusammenhängen, um präzise Zeitleisten zu erstellen. Durch das Abbilden von Zeitschätzungen während der Geschäftsprozessmodellierung unterstützen PERT-Diagramme Teams dabei, den Betrieb zu rationalisieren, indem der Fokus auf die Aufgaben gelegt wird, die die Lieferung direkt beeinflussen.

Unified Modeling Language-Diagramme (UML)

Die Unified Modeling Language (UML) wurde ursprünglich für die Softwareentwicklung geschaffen, hat sich seitdem jedoch zur bevorzugten Modellierungsmethode für Teams entwickelt, die system-, Workflow- und abteilungsübergreifend arbeiten. Heute wird UML in der Geschäftsprozessmodellierung (BPM) breit eingesetzt, um komplexe Beziehungen zwischen Aufgaben, Arbeitsrollen und Technologien darzustellen.

Ein UML-Diagramm bietet Ihnen eine mehrdimensionale Ansicht eines Geschäftsprozesses und erfasst sowohl die technische Architektur als auch die menschlichen Interaktionen, die ihn antreiben. Dieser Detailgrad verschafft Teams ein tieferes Verständnis des Prozessflusses – insbesondere in Umgebungen, in denen Systemdesign und Prozessdesign eng miteinander verknüpft sind.

Mit mehr als 14 Typen von UML‑Diagrammen braucht es Erfahrung, um zu wissen, welche Sie einsetzen und wie Sie sie wirkungsvoll interpretieren. Zu den am häufigsten genutzten gehören:

Sequenzdiagramm
Aktivitätsdiagramm
Bereitstellungsdiagramm
Anwendungsfalldiagramm
Paketdiagramm
Kommunikationsdiagramm
Komponentendiagramm
Interaktionsübersichtsdiagramm
Zustandsdiagramm
Zeitverlaufsdiagramm
Klassendiagramm
Objektdiagramm
Kompositionsstrukturdiagramm

Wie arbeiten Geschäftsprozessmodellierung und -notation zusammen?

Die Geschäftsprozessmodellierung and Notation gibt Teams eine strukturierte Form der Kommunikation darüber, wie ein Geschäftsprozess funktioniert – auf Basis eines gemeinsamen Symbolsatzes, der für alle Beteiligten dasselbe bedeutet. Statt sich auf lose Diagramme oder uneinheitliche Formate zu verlassen, setzt BPMN visuelle Regeln ein, die für Klarheit sorgen und denen alle leicht folgen können.

Nach meiner Erfahrung hat die funktionsübergreifende Geschäftsprozessmodellierung und Notation (BPMN) die Kommunikation zwischen technischen und nicht-technischen Teams vereinfacht. Es ist ein praktischer Weg, einen komplexen Workflow in etwas zu übersetzen, das Teammitglieder mit jedem technischen Hintergrund interpretieren können, ohne jeden Schritt von Grund auf neu erklären zu müssen.

Diese Vorgehensweise bringt Struktur in die Geschäftsprozessmodellierung. Durch den konsequenten Einsatz von BPMN können Teams Unklarheiten reduzieren, Erwartungen ausrichten und sich darauf konzentrieren, was in jeder Phase geschehen muss. Diese Klarheit ist äußerst hilfreich, wenn Sie den Betrieb rationalisieren oder die Art und Weise neu gestalten wollen, wie Teams Arbeit erledigen.

Notation für die Geschäftsprozessmodellierung

Die Notation zur Geschäftsprozessmodellierung (BPMN) ist eine standardisierte Methode, Geschäftsprozesse in Diagrammen abzubilden. Sie verwendet einheitliche Symbole, um Aufgaben, Entscheidungen und Übergaben in einem Format zu beschreiben, das leicht zu erfassen und umzusetzen ist.

Für Teams, die mit komplexen Prozessen, Modellen und Notationen arbeiten, bietet BPMN eine gemeinsame visuelle Sprache. Es hilft Business-Analyse-Fachleuten, Projektverantwortlichen und Stakeholdern, Workflows einheitlich zu interpretieren, Missverständnisse zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Da BPMN einem strukturierten System folgt, unterstützt es auch präzisere Prozessanalysen und hilft Teams, Modelle zu entwickeln, die über Abteilungen und Tools hinweg skalieren.

Mit der Notation für die Prozessmodellierung erleichtert BPMN die Dokumentation des tatsächlichen Prozesses, das Erkennen von Lücken und die Ausrichtung des Modellierungsaufwands an übergeordneten Zielen des Prozessmanagements.

Im Folgenden betrachten wir die vier zentralen Elemente von BPMN:

Flussobjekte

In BPMN sind Flussobjekte die zentralen Bausteine, um zu visualisieren, wie ein Prozess funktioniert. Sie stehen für die Aufgaben, Auslöser und Entscheidungspunkte, die die Struktur von Geschäftsprozessen prägen. Die drei Haupttypen sind Aktivitäten, Ereignisse und Gateways.

Aktivitäten: Eine Aktivität steht für Arbeit, die innerhalb des Prozesses ausgeführt wird. Sie kann eine Aufgabe initiieren, ändern oder abschließen und ist in der Regel mit einem spezifischen Auslöser verknüpft, etwa einer Nachricht, einem Timer oder einer Eskalation. Zu den gängigen Aktivitätstypen gehören:

Meldung
Timer
Vergütung
Abbrechen
Eskalation
Signal
Fehler
Link

Ereignisse: Ein Ereignis markiert etwas, das während des Prozesses geschieht, etwa eine Start-, Änderungs- oder Endbedingung. Als abgerundete Rechtecke dargestellt, können Ereignisse Schleifen, Unterprozesse oder Zeitvorgaben enthalten, die beeinflussen, wie der Workflow fortschreitet.

Gateways: Ein Gateway führt eine Verzweigung oder eine Zusammenführung im Prozessfluss ein. Es hilft, Bedingungen oder Eingaben zu bewerten, und legt fest, welchem Pfad der Workflow folgen soll. Das ist ein nützliches Tool in der Geschäftsprozessanalyse, insbesondere beim Vergleich potenzieller Ergebnisse.

Jede dieser Komponenten spielt eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Prozessdiagrammen, die zeigen, wie Arbeit tatsächlich abläuft, und unterstützt eine konsistentere Geschäftsprozessmodellierung über Teams hinweg.

Artefaktobjekte

Artefakte fügen BPMN-Diagrammen Kontext und Details hinzu und helfen Teams, die Logik und die begleitenden Informationen hinter jedem Teil eines Geschäftsprozesses zu dokumentieren. Auch wenn sie den tatsächlichen Ablauf nicht beeinflussen, spielen sie eine Schlüsselrolle dabei, wie Teams ihre Modelle interpretieren und verfeinern.

In der Geschäftsprozessmodellierung werden drei gängige Typen verwendet:

Datenobjekte: Stehen für die entscheidenden Informationen, die zur Ausführung einer Aufgabe benötigt werden. Sie zeigen, welche Eingaben oder Ausgaben an eine bestimmte Aktivität gebunden sind, und verleihen dem Diagramm zusätzliche operative Tiefe.

Gruppe: Hebt eine Sammlung zusammengehöriger Aufgaben hervor, oft über verschiedene Teile des Prozesses hinweg. Auch wenn sie die Funktionsweise des Workflows nicht beeinflusst, hilft die Gruppierung, Abschnitte visuell zu strukturieren und die Gesamtlesbarkeit zu erhöhen.

Annotation: Fügt dem Diagramm erläuternden Kontext in Textform hinzu. Annotationen werden häufig genutzt, um die Absicht zu verdeutlichen, Ausnahmen zu beschreiben oder Stakeholder durch komplexe Bereiche des Modells zu führen.

Verbindungen

Verbindungselemente definieren, wie unterschiedliche Elemente innerhalb von BPMN-Diagrammen zueinander in Beziehung stehen. Sie geben Geschäftsprozessen Struktur, indem sie Aufgaben, Nachrichten und begleitende Informationen so miteinander verbinden, dass der tatsächliche Arbeitsablauf abgebildet wird. Als zentraler Bestandteil vieler Modellierungstechniken helfen diese Konnektoren, sowohl die Logik als auch den Ablauf eines Prozesses zu gestalten.

Assoziation: Stellt einen Link zwischen unterstützenden Informationen und dem Hauptprozess dar. Als gestrichelte Linie dargestellt, verbinden Assoziationen Elemente wie Text oder Artefakte mit einer Aktivität, einem Gateway oder einem Ereignis.

Sequenzfluss: Steuert die Reihenfolge, in der Aktivitäten stattfinden. Diese Flüsse werden als durchgezogene Linien mit Pfeilen dargestellt und können Bedingungen enthalten, die beeinflussen, wie Aufgaben durch den Workflow fortschreiten.

Nachrichtenfluss: Veranschaulicht die Kommunikation zwischen getrennten Beteiligten in einem Prozess. Häufig zwischen verschiedenen Pools eingesetzt, werden Nachrichtenflüsse als gestrichelte Linien dargestellt, die mit einem Kreis beginnen und in einem Pfeil enden — ideal, um sichtbar zu machen, wie Informationen über Teams, Systeme und Organisationsgrenzen hinweg fließen.

Swimlanes

Swimlanes strukturieren Diagramme zur Geschäftsprozessmodellierung, indem sie sichtbar machen, wer für jeden Teil des Workflows verantwortlich ist. Sie teilen das Diagramm in Pools und Lanes und erleichtern so das Verständnis, wie verschiedene Teams oder Arbeitsrollen zu einem gemeinsamen Prozess beitragen.

Lane: Kennzeichnet eine konkrete Arbeitsrolle oder eine beteiligte Einheit innerhalb eines Pools. Jede Lane zeigt die Aufgaben, die in die Zuständigkeit dieser Arbeitsrolle oder dieses Teams fallen. Diese Struktur erhöht die Transparenz der Verantwortlichkeit in Geschäftsprozessen und hilft Teams, Unklarheiten während der Ausführung zu vermeiden.

Pool: Bezeichnet eine übergeordnete Einheit im Prozess, etwa eine Abteilung, einen externen Partner oder eine eigenständige Organisation. Der Einsatz separater Pools in einem Diagramm hilft zu veranschaulichen, wie Arbeit über Teams hinweg oder zwischen Unternehmen fließt.

Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsprozess-Mapping und Prozessmodellierung?

Ich habe mit zahlreichen Teams gearbeitet, die Geschäftsprozess-Mapping und Geschäftsprozessmodellierung synonym verwenden. Obwohl beide eng miteinander verwandt sind, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke. Das Verständnis dieses Unterschieds kann Zeit sparen und spätere Unklarheiten vermeiden.

Beide sind im übergeordneten Rahmen des Geschäftsprozess-Managements wertvoll, insbesondere wenn Teams Workflows definieren, verbessern oder übergeben. Geschäftsprozess-Mapping wird typischerweise eingesetzt, um den Ist-Zustand eines Geschäftsprozesses zu dokumentieren. Es liefert ein klares, statisches Bild davon, wie Aufgaben erledigt werden, wer verantwortlich ist und wo Übergaben stattfinden.

Das kann zu Beginn hilfreich sein, doch es mangelt dem Geschäftsprozess-Mapping häufig an Flexibilität. Es ist ein Snapshot – hilfreich für Audits, Ad-hoc-Bewertungen oder Onboarding — unterstützt aber keinen langfristigen Wandel.

Geschäftsprozessmodellierung hingegen hilft Teams dabei, auszuloten, wie ein Prozess aussehen könnte oder sollte. Mit den richtigen Tools für die Geschäftsprozessmodellierung und passenden Modellierungsmethoden können Teams Verbesserungen erproben, alternative Abläufe abbilden und den Betrieb auf übergeordnete strategische Geschäftsziele ausrichten.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Möglichkeit, Aktualisierungen in einer Single Source of Truth zu zentralisieren. Anstatt isolierte Diagramme oder duplizierte Dateien zu verwalten, bietet die Modellierung Teams einen Ort, an dem sie zusammenarbeiten, verfeinern und ihre Prozesse im Laufe der Zeit skalieren können.

Wenn Ihr Team auf einen anpassungsfähigeren, wachstumsbereiten Ansatz für das Geschäftsprozess-Management hinarbeitet, bringt Sie die Geschäftsprozessmodellierung weiter als reines Prozessmapping allein.

So führen Sie Geschäftsprozessmodellierung durch

Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und die Abstimmung im Team verbessern möchten, ist eine klare Ansicht Ihrer Geschäftsprozesse ein hervorragender Ausgangspunkt. Ich habe festgestellt, dass Geschäftsprozessmodellierung den Nebel lichtet und es leichter macht zu verstehen, wo es hakt und was tatsächlich funktioniert.

Es gibt keinen universellen Ansatz, der zu jedem Team passt. Welche Methode Sie wählen, hängt davon ab, was Sie verbessern möchten und wie komplex Ihre Workflows sind. Dennoch können die meisten Teams mit einem einfachen Drei-Schritte-Prozess beginnen:

1. Den aktuellen Prozess dokumentieren

Beginnen Sie damit, den Ist-Zustand Ihres Prozesses festzuhalten. Das ist die Grundlage für alles, was folgt. Ihr Team kann jedes Tool verwenden, das am besten funktioniert – sei es ein digitales Whiteboard, eine Tabelle oder ein dediziertes Geschäftsprozessmodellierungs-Tool. Das Ziel hier ist, sichtbar zu machen, was im Workflow wirklich passiert, nicht, was passieren sollte.

2. Verbesserungspotenziale identifizieren

Wenn der Ist-Zustand erfasst ist, nehmen Sie sich Zeit, zu prüfen, wie der Prozess tatsächlich läuft. Suchen Sie nach Reibungspunkten oder Unstimmigkeiten und fragen Sie sich: Hilft dieser Schritt tatsächlich, die Dinge voranzubringen? Solche Klarheit kann aufdecken, wo Dinge ins Stocken geraten, sich wiederholen oder durch die Maschen fallen. Darauf aufbauend kann Ihr Team beginnen, die Struktur Ihrer Geschäftsprozesse mit mehr Fokus und Zuversicht zu verfeinern.

3. Gestalten Sie den künftigen Soll-Prozess

Da die Probleme jetzt klar sind, ist es Zeit, eine bessere Arbeitsweise zu modellieren. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Analyse, um die Soll-Version aufzubauen — eine neue Struktur, die effizientere, anpassungsfähige und skalierbare Workflows unterstützt. Mit den richtigen Tools für die Geschäftsprozessmodellierung können Sie diesen neuen Ablauf als Prototyp modellieren und teamübergreifend teilen, um Feedback einzuholen.

Top-Tipps für die Planung eines Projekts zur Geschäftsprozessmodellierung

Sobald Sie sich entschieden haben, Ihre Geschäftsprozesse genauer unter die Lupe zu nehmen, besteht der nächste Schritt darin, diese Absicht in Taten umzusetzen. Der Start eines Projekts zur Geschäftsprozessmodellierung kann sich anfangs überwältigend anfühlen – insbesondere, wenn Sie mit funktionsübergreifenden Teams arbeiten oder Legacy-Workflows angehen. Mit der richtigen Vorbereitung wird das jedoch deutlich leichter handhabbar.

Im Laufe der Jahre habe ich gelernt, dass die erfolgreichsten Modellierungsinitiativen mit Klarheit beginnen. Sie brauchen ein solides Verständnis davon, welche Modellierungstechniken Sie einsetzen, wie detailliert Ihre Diagramme sein sollten und wer an ihrer Ausgestaltung beteiligt sein muss. Hier sind einige Top-Tipps, um Ihre Geschäftsprozessmodellierung zu optimieren:

Halten Sie es einfach – und dennoch detailreich

Selbst erfahrene Teams tappen immer wieder in die gleiche Falle und vereinfachen den Prozess zu stark, um ihn übersichtlich zu halten. In der Theorie lässt sich das Diagramm dadurch leichter nachvollziehen. In der Praxis werden dabei jedoch oft gerade die entscheidenden Details weggelassen. Wenn Sie Geschäftsprozesse modellieren, können diese ausgelassenen Schritte später zu blinden Flecken führen.

Dieser Teil der Arbeit ist fast immer kollaborativ. Unterschiedliche Stakeholder bringen jeweils eigene Perspektiven ein, und nicht alle sehen den Prozess auf die gleiche Weise. Was für die eine Person nebensächlich wirkt, kann sich für eine andere Person, die versucht, die Leistung zu verbessern oder einen Engpass zu lösen, als Schlüsselfaktor erweisen.

Wenn das Ziel darin besteht, ein Modell zu erstellen, das Ihr Team tatsächlich nutzen und dem es vertrauen kann, muss jeder Teil des Prozesses berücksichtigt werden – auch diejenigen, die auf den ersten Blick nicht wichtig erscheinen.

Nutzen Sie eine geeignete BPM-Software

Geschäftsprozessmodellierung ist weit mehr als nur Diagramme. Jedes Element, jede Form und jedes Symbol in einem Geschäftsprozessmodell hat eine spezifische Bedeutung. Jede einzelne davon beschreibt einen bestimmten Prozess oder eine konkrete Handlung.

Nutzer, die eine leistungsstarke BPM-Software suchen, stellen fest, dass Wrikes All-in-One-Plattform alles bietet, was Ihre Teams für ein erfolgreiches Projekt zur Prozessmodellierung benötigen, einschließlich der Standardisierung des Anfrageeingangs, der Beschleunigung interner Prozesse durch Automatisierung und der Optimierung von Prozessen mithilfe benutzerdefinierter Dashboards.

Die Geschäftsprozessmodellierung zeigt, wie ein Prozess abläuft: wer verantwortlich ist, was Aktionen auslöst und wo es zu Engpässen kommen kann. Richtig umgesetzt hilft die Modellierung Ihren Teams, ihre Geschäftsprozesse klar zu verstehen und zu verbessern.

Mit Wrike können Sie Modelle erstellen, die zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passen. Sie können jeden Prozessschritt abbilden, Automatisierung nutzen und alles über ein einziges, anpassbares Dashboard nachverfolgen.

Erstellen Sie präzise Titel, die die Absicht erkennen lassen

Wenn Sie an einem Projekt zur Geschäftsprozessmodellierung arbeiten, ist Klarheit entscheidend. Wie Sie jeden Schritt benennen, sollte abbilden, was tatsächlich passiert – nicht nur für Ihr Team, sondern auch für alle, die das Diagramm später prüfen. Ich habe festgestellt, dass präzise, handlungsorientierte Titel Klarheit schaffen und zu besseren Entscheidungen führen.

Nehmen Sie etwa die Nachverfolgung, wie Gelder im gesamten Prozess eingesetzt werden. Statt vager Labels verschafft ein Titel wie 'Budgetnutzung' Stakeholdern ein direktes Verständnis davon, was geschieht – ohne zusätzliche Erläuterung.

Alternative Pfade klar darstellen

Wenn Sie Optionen abbilden, reichen Labels allein nicht aus. Damit das Modell wirklich nützlich ist, führen Sie Ihr Team durch, wie jede Alternative aussieht. Dazu gehört, wie sich das auf den Geschäftsprozess auswirkt, wer beteiligt ist und wo sich Übergaben ändern.

Das Ziel hier ist nicht Perfektion. Es geht darum, ein Modell zu entwickeln, das reale Möglichkeiten abbildet – selbst wenn Prozesse vom Kurs abweichen.

Prozesse mit vorgefertigten Vorlagen standardisieren

Die Vorlagen zur Geschäftsprozessmodellierung von Wrike sind ein smarter Weg, die leere Seite zu überspringen. Sie können einen Prozess auf die Anforderungen Ihres Teams zuschneiden und ihn projektübergreifend ausrollen, ohne jedes Mal die Struktur neu zu überarbeiten. Diese Konsistenz erleichtert es, den Fortschritt nachzuverfolgen und künftige Änderungen darauf auszurichten.

Warum Wrike die Prozessmodellierungssoftware ist, die Sie benötigen

Meiner Erfahrung nach bleiben Geschäftsprozesse selten lange statisch – und genau deshalb kann ein Tool wie Wrike den Unterschied machen. Es ist für Teams gemacht, die Flexibilität brauchen, ohne Struktur einzubüßen.

Wrike gibt Ihnen die Tools, um den gesamten Prozess abzubilden, Arbeitsrollen zuzuweisen, Übergaben zu automatisieren und alles teamübergreifend sichtbar zu halten. Wenn Sie Prozesse rationalisieren oder wiederholte Schritte in der Zusammenarbeit reduzieren möchten, lohnt sich ein genauerer Blick.

Außerdem bietet es eine große Bandbreite an Geschäftsprozess-Management-Software, sodass Sie Workflows abbilden und in Echtzeit ausführen. Das ist äußerst hilfreich, um Freigaben zu verwalten, Zeitleisten anzupassen oder einen Prozess zu aktualisieren – ohne alles andere zu beeinträchtigen.

Was ist Geschäftsprozessmodellierung?

Das Wichtigste in Kürze:

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