Top Tech-Tool-Funktionen, die Kleinunternehmen benötigen, um produktiv zu bleiben

Deb Lee ist Coach für digitale Produktivität, zertifizierte Professional Organizer® Referentin, Evernote-zertifizierte Beraterin und beschreibt sich selbst als Appaholic. Sie ist auch die Frau, die hinter D. Allison Lee LLC steht, einer Produktivitätsberatung, die Kleinunternehmern und Unternehmensgründern hilft, produktivitätssteigernde Technologie zu nutzen. Deb ist außerdem völlig begeistert von sozialen Medien, Wordpress und Bloggen.

Die Verwendung von Tech-Tools zur Produktivitätssteigerung kann für Kleinunternehmer entscheidend sein. Technologie kann auch kleineren Unternehmen helfen, gegenüber größeren wettbewerbsfähig zu bleiben. Die gute Nachricht ist, dass es eine Fülle von Produktivitäts-Apps zur Auswahl gibt, was auch gleichzeitig eine Schwierigkeit darstellen kann. Es gibt eine so große Auswahl an Apps, dass es überwältigend sein kann, diejenige (oder eine Reihe davon) zu wählen, die sich für Ihr Unternehmen am Besten eignet. 

Bevor Sie also die neuesten und bestbewertesten Apps herunterladen, nehmen Sie sich kurz Zeit, Ihre Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse unter die Lupe zu nehmen. Das ist ein wichtiger erster Schritt der nicht übereilt erfolgen darf. Betrachten Sie es einmal so — wenn Sie Ihren physischen Arbeitsbereich einrichten und organisieren, verbringen Sie zunächst etwas Zeit damit, die Unordnung zu beseitigen und den optimalsten Raumplan zu erstellen - erst danach kauft man Ordner und Büroutensilien. So erzielen Sie die besten Ergebnisse und setzen außerdem Zeit und Geld weise ein.

  • Nach Abschluss Ihrer Bewertung werden Ihnen hilfreiche Informationen zur Verfügung stehen, etwa:
  • Was bisher funktioniert (damit Sie es weiterhin so machen können)
  • Die Prozesse, die fehlerhaft sind (damit Sie sie beheben können)
  • Die Aufgaben, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden sollten (damit Sie die besten Ergebnisse erzielen können)
  • Wichtigste Funktionen von Apps, die Sie benötigen (damit Sie Arbeitsabläufe effektiv ausführen können)

Dabei steht vor allem der letzte Punkt im Mittelpunkt des heutigen Blogposts. Warum? Hier der Grund: Man tappt schnell in die Falle etliche Apps herunterzuladen, weil sie beliebt und mit Funktionen vollgepackt sind. Bedenken Sie aber, dass Ihr Kleinunternehmen möglicherweise nicht alle diese Funktionen benötigt. Stattdessen sollten Sie zuerst Ihre Kernbedürfnisse identifizieren und Feedback von Ihrem Team darüber erhalten was es benötigt, um seine Arbeit zu leisten.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sind hier einige Top-Funktionen, nach denen Sie Ausschau halten sollten, wenn Sie auf der Suche nach den besten Apps für Ihr Unternehmen sind.

  1. Benutzerfreundlichkeit. Scheint selbstverständlich, richtig? Wenn eine Applikation schwer zu bedienen ist, werden Sie auch mehr Zeit damit verbringen, den Umgang damit zu erlernen. Schauen Sie bei Ihren Recherchen nach Apps, die ein Dashboard besitzen. Dashboards geben Ihnen einen tollen Überblick über Ihre Daten und machen es Ihnen leicht, zu den Informationen zu springen, die Sie benötigen. Bonuspunkte gehen dabei an diejenigen Apps, mit denen Sie das Dashboard anpassen können.
  2. Skalierbarkeit. Wie bereits erwähnt, sind einige Apps solide und haben unter Umständen mehr Funktionen als erforderlich. Das kann ablenkend und überwältigend sein. Worauf Sie achten sollten – vor allem zu Beginn – sind Apps, die Ihnen viel von dem bieten, was Sie gerade benötigen und es Ihnen außerdem ermöglichen Funktionen hinzuzufügen, während Ihr Unternehmen wächst. Suchen Sie nach Apps mit drei oder mehr Tarifen, aus denen Sie wählen können. Nehmen Sie sich die Zeit, um die Funktionen jeder einzelnen App zu überprüfen, insbesondere diejenigen, die Sie in Zukunft benötigen werden.
  3. Integrationen. Verwenden Sie bereits eine App, die für Ihren Arbeitsablauf unerlässlich ist? Wäre es nicht toll, wenn es sich mit anderen Apps integrieren ließe, die Sie Ihrem Arbeitsablauf hinzufügen möchten? Wenn Sie zum Beispiel ein Wrike-Nutzer sind, könnten Sie die Integration mit Gmail hilfreich finden, da Sie Aufgaben aus Ihren E-Mails erstellen können — ohne Google Mail verlassen zu müssen. Wrike funktioniert auch gut mit Microsoft-Teams und ermöglicht es Ihnen, Ihre Projekte und Aufgaben direkt innerhalb von Microsoft-Teams zu verwalten. Wie Sie sehen, können Ihnen Integrationen dabei helfen, Zeit zu sparen und mehr zu erreichen.
  4. Zusammenarbeit. Wenn Sie in einer Teamumgebung arbeiten, ist Zusammenarbeit eine Lebensweise. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Teammitglied Teile eines Projekts an eine andere Person übergibt (manchmal mehrmals), bevor das Projekt abgeschlossen werden kann. Es kann auch Fälle geben, in denen zwei oder mehr Personen gleichzeitig in Echtzeit an einem Dokument, einer Präsentationsfolie oder einem Tabellendokument arbeiten müssen (G Suite ist dafür hervorragend geeignet). Sorgen Sie dafür, dass die von Ihnen ausgewählten Applikationen es den Teammitgliedern leicht machen, miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

    Führen Sie Projektmanagement in Microsoft Teams ein und wandeln Sie Unterhaltungen in strukturierte Arbeit um.

  5. Reporting. Berichte und Geschäftsprozesse gehen oft Hand in Hand. Berichte sind im Grunde genommen Geschichten über Facetten Ihres Unternehmens, die durch Daten gesichert sind. Diese Daten können Ihnen dann helfen, herauszufinden, was Ihr nächster Schritt sein wird. Wählen Sie jedoch Apps, die Ihnen die Möglichkeit bieten, schnell Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihre Geschäftsentscheidungen unterstützen.
  6. Cloud-basiert. Wie zugänglich sind Ihre Daten? Können Sie von unterwegs darauf zugreifen? Um sicherzustellen, dass die Antwort Ja lautet, suchen Sie nach Apps, die Ihre Daten synchronisieren und in der Cloud speichern — nicht auf dem Computer in Ihrem Büro. Das wird Ihnen ein riesiges Zeitersparnis einbringen und in manchen Fällen auch helfen, unangenehme Situationen zu vermeiden. Wenn Sie zum Beispiel vergessen, ein wichtiges Dokument zu einem Kundengespräch mitzubringen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Wenn dieses Dokument in der Cloud gespeichert ist, können Sie es einfach abrufen, indem Sie sich in Ihrer Speicher-App anmelden (z. B. Dropbox). Sie können sogar Präsentationen direkt aus Apps in der Cloud ausführen (Evernote und Haiku Deck sind hier eine gute Wahl).
  7. Support. Egal wie einfach eine App zu bedienen ist, Sie werden wahrscheinlich Fragen haben. Oder es könnte ein Problem auftauchen. Sie und Ihr Team werden irgendwann Unterstützung brauchen. Wenn der Entwickler oder Service nicht verfügbar sind, wenn Sie ein Problem haben, wird dies einen direkten Einfluss auf Ihre Produktivität haben. Nur für den Fall, dass etwas schief läuft, möchten Sie idealerweise verschiedene Möglichkeiten haben, Hilfe zu erhalten (FAQs, Live-Chat, Telefon, E-Mail, Community-Message-Boards/Foren).

Natürlich sind dies nicht die einzigen Dinge, auf die Sie bei der Suche nach den besten Apps achten sollten, aber sie sind ein guter Ausgangspunkt. Übrigens, einen Stern können Sie solchen Apps verleihen, die plattform- und geräteübergreifend verwendet werden können, da Sie damit bequem alle Beteiligten in Ihr Team integrieren können, egal welche Art von Technologie sie verwenden. Bedenken Sie, dass die Zeit, die Sie sich für die Überprüfung Ihrer Unternehmensprozesse und die Suche nach den besten Technologie-Tools nehmen, die Produktivität steigern und Ihrem Kleinunternehmen helfen kann, wettbewerbsfähiger zu sein. Ich würde sagen, das ist gut investierte Zeit.

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