Productivité : Top 7 des outils pour petites entreprises

Deb Lee est coach en productivité numérique, Certified Professional Organizer®, intervenante, consultante Evernote agréée, et addict aux applications (selon ses propres mots). C'est également la femme qui est à l'origine de D. Allison Lee LLC, une entreprise de conseil en productivité qui aide les fondateurs de petites entreprises et les dirigeants à tirer parti de la technologie pour accroître leur productivité. Deb vit actuellement une histoire d'amour intense avec le café, et elle est hautement addict aux réseaux sociaux, à Wordpress et aux blogs. L'utilisation des outils pour petites entreprises afin d'améliorer la productivité peut avoir un effet significatif. La technologie peut également aider les petites entreprises à rester compétitives face aux sociétés plus grandes. La bonne nouvelle est que les applications de productivité abondent. Ironiquement, il y a aussi une mauvaise nouvelle. Il existe un panel d'applications si large que choisir l'application (ou l'ensemble d'applications) qui convient le mieux à votre entreprise peut s'avérer complexe. 

Donc avant de télécharger les applications les plus récentes ou les plus intéressantes, prenez une minute pour revoir vos processus métier et vos flux de travail. Cette première étape est importante, donc ne la faites pas à la va-vite. Considérez les choses de cette façon : pour la configuration et l'organisation de votre espace de travail physique, vous devez d'abord passer du temps à ranger le désordre et à créer un plan de l'espace optimal avant d'acheter les meubles de rangement et les fournitures de bureau. De cette façon, vous obtenez ce dont vous avez besoin et vous utilisez intelligemment votre temps et votre argent.

  • Une fois ceci passé en revue, vous allez démarrerez en vous basant sur des informations utiles, telles que :
  • Qu'est-ce qui fonctionne (afin de continuer ainsi)
  • Quels processus sont dysfonctionnels (afin de les améliorer)
  • Quelles tâches doivent être associées à des membres spécifiques de votre équipe (afin d'obtenir les meilleurs résultats)
  • Quelles fonctionnalités d'application clés vous seront nécessaires (afin d'exécuter efficacement les flux de travail)

Ce dernier point sera le principal thème de notre article aujourd'hui. Voici pourquoi : on tombe facilement dans le piège en téléchargeant un éventail d'applications car elles sont populaires et qu'elles regorgent de fonctionnalités. Mais gardez à l'esprit que votre petite entreprise peut ne pas avoir besoin de ces fonctionnalités. En revanche, vous devez d'abord identifier vos besoins essentiels et obtenir des retours d'information de votre équipe concernant ce dont ils ont besoin pour faciliter leur travail. 

Pour vous aider à commencer, voici quelques fonctionnalités essentielles que vous devez rechercher lorsque vous êtes en quête d'applications pour votre entreprise.

  1. Facilité d'utilisation. Cela semble évident, n'est-ce pas ? Si l'application est difficile à utiliser, vous passerez plus de temps à en comprendre le fonctionnement. Dans vos recherches, trouvez des applications dotées d'un tableau de bord. Les tableaux de bord vous donnent un bon aperçu de vos données et facilitent l'accès aux informations dont vous avez besoin. Privilégiez les applications qui vous permettent de personnaliser le tableau de bord.
  2. Évolutivité. Comme je l'ai déjà dit, certaines applications sont robustes et peuvent avoir plus de fonctionnalités que nécessaire. Ceci peut être distrayant et accablant. Particulièrement au commencement, vous devez rechercher des applications qui vous offrent ce dont vous avez besoin à l'heure actuelle et qui vous permettent d'ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise. Cherchez des applications qui offrent 3 abonnements ou plus au choix. Prenez le temps de consulter les fonctionnalités de chacune, notamment celles dont vous aurez besoin à l'avenir.
  3. Intégrations. Utilisez-vous déjà une application qui est essentielle à votre flux de travail ? Ne serait-ce pas merveilleux si elle s'intégrait à d'autres applications que vous pourriez ajouter à ce flux de travail ? Par exemple, si vous utilisez Wrike, vous pourriez trouver l'intégration à Gmail très utile car elle vous permet de créer des tâches depuis vos e-mails, sans avoir à quitter Gmail. Wrike fonctionne également très bien avec Microsoft Teams et vous permet de gérer vos projets et vos tâches directement dans Microsoft Teams. Comme vous pouvez le constater, les intégrations peuvent vous aider à gagner du temps et à travailler plus vite.
  4. Collaboration. Lorsque vous travaillez dans un environnement d'équipe, la collaboration est un style de vie. Il n'est pas rare que l'un des membres de l'équipe remettre à quelqu'un d'autre des parties du projet (parfois plusieurs fois) avant que le projet ne soit terminé. Il peut également arriver que deux personnes ou plus aient besoin de travailler sur un document, des diapos ou un tableur simultanément en temps réel (G Suite est excellent pour cela). Assurez-vous que les applications que vous choisissez permettent aux membres de l'équipe de facilement communiquer et travailler ensemble.

    Déplacez votre gestion de projet dans Microsoft Teams et convertissez vos conversations en un travail structuré.

  5. Génération de rapports. Les rapports et les processus métier vont souvent de paires. Les rapports sont essentiellement des histoires concernant des facettes de votre entreprise corroborées par les données. Ces données peuvent ensuite vous aider à comprendre quelle sera votre prochaine étape. Ceci dit, choisissez des applications qui vous offrent la possibilité de rapidement obtenir des aperçus qui favoriseront vos décisions d'entreprise.
  6. Basé sur le Cloud. Vos données sont-elles accessibles ? Y avez-vous accès lorsque vous êtes en déplacement ? Pour vous assurer que ce soit le cas, recherchez des applications qui synchronisent et qui enregistrent vos données dans le Cloud, et non sur l'ordinateur de votre bureau. Ceci vous fait gagner énormément de temps, et vous permet de sauver les apparences également. Par exemple, si vous oubliez d'apporter un document important à un rendez-vous client, vous n'avez aucun souci à vous faire. Si ce document est stocké dans le Cloud, vous y accédez simplement en vous connectant à votre application de stockage (comme Dropbox). Vous pouvez même faire défiler des présentations directement depuis les applications dans le Cloud (Evernote et Haiku Deck sont de très bons choix).
  7. Assistance. Peu importe la facilité d'utilisation d'une application, vous aurez surement des questions. Un bug peut toujours arriver. Vous et votre équipe aurez besoin d'assistance à un moment donné. Si le développeur ou le service ne réagit pas lorsque vous rencontrez un problème, cela aura un impact direct sur votre productivité. Dans l'idéal, recherchez différents moyens d'obtenir de l'aide (FAQ, chat en direct, téléphone, e-mail, tableaux de messages de la communauté / forums) au cas où les choses déraillent.

Bien sûr, ce ne sont pas les seules choses à rechercher lors de votre quête des meilleures applications, mais c'est un excellent point de départ. D'ailleurs, vous pouvez également favoriser les applications qui peuvent être utilisées à travers différentes plateformes ou appareils car elles faciliteront l'adaptation de tous les membres de votre équipe, peu importe le type de technologie qu'ils utilisent. Ceci pris en compte, gardez à l'esprit que le temps que vous passerez à revoir vos processus métier et à trouver les meilleurs outils technologiques peut renforcer votre productivité et aider votre petite entreprise à être plus compétitive. Je dirais que c'est du temps bien utilisé.

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