Funciones de herramientas clave para mejorar la productividad en empresas pequeñas

Deb Lee es técnica en productividad digital, organizadora profesional certificada, ponente, consultora certificada de Evernote y adicta a las aplicaciones, según ella misma se describe. Además, es la mujer que está detrás de D. Allison Lee LLC, una firma de consultoría de productividad que ayuda a pequeños empresarios y fundadores a aprovechar la tecnología para aumentar la productividad. Deb está actualmente locamente enamorada del café y es fanática de las redes sociales, de Wordpress y de los blogs.

Usar herramientas tecnológicas para ayudar a mejorar la productividad puede cambiar las reglas del juego para los pequeños empresarios. La tecnología también puede ayudar a las empresas más pequeñas a seguir siendo competitivas con respecto a las más grandes. Lo bueno es que hay cantidad de aplicaciones destinadas a mejorar la productividad entre las que poder elegir. Paradójicamente, también eso es lo malo. Hay tal abanico de aplicaciones entre las que elegir que optar por una (o algunas de ellas) que sea la mejor para tu empresa puede ser agobiante. 

Así pues, antes de descargar las mejores y más novedosas aplicaciones, dedica unos instantes a revisar tus flujos de trabajo y procesos empresariales. Se trata de un primer paso importante, así que no te apresures. Piensa de este modo: cuando estés configurando y organizando tu espacio de trabajo físico, primero dedicas tiempo a deshacer el desorden y crear el plan espacial más adecuado, después ya compras recipientes de organización y elementos básicos para la oficina. De este modo, obtienes lo que necesitas y puedes invertir tiempo y dinero de forma inteligente.

Cuando hayas terminado la revisión, tendrás información útil, como:

  • Qué funciona (para seguir haciéndolo)
  • Los procesos que no sirven (para que los puedas corregir)
  • Las tareas que deberías asignar a determinados miembros del equipo (para poder obtener los mejores resultados)
  • Funciones clave de aplicaciones que vas a necesitar (para poder ejecutar de forma eficaz flujos de trabajo)

Es precisamente este último punto en el que nos vamos a centrar en la entrada de hoy. El porqué: es muy fácil caer en la trampa de descargar un puñado de aplicaciones porque simplemente son populares y están repletas de funciones. Pero ten en cuenta que puede que tu pequeña empresa no necesite tal cantidad de funciones. En lugar de ello, debes identificar las necesidades fundamentales primero y recoger la opinión de tu equipo acerca de qué necesitan para mejorar su trabajo. 

Para ayudarte a ponerte en marcha, aquí tienes algunas de las principales funciones que deberías buscar cuando te propongas encontrar las mejores aplicaciones para tu empresa.

  1. Usabilidad. ¿A que parece algo insignificante? Si la aplicación es complicada de usar, dedicarás más tiempo a tratar de averiguar cómo se hace. Y, cuando investigues, busca aplicaciones que dispongan de un panel. Los paneles te ofrecen una buena visión general de tus datos y te facilitan pasar a la información que necesitas. Dale más puntos a aquellas que te permitan personalizar el panel.
  2. Escalabilidad. Como ya he dicho, algunas aplicaciones son buenas y pueden tener más funciones de las necesarias. Pero eso puede desviar tu atención y agobiarte. Lo que debes buscar, especialmente al comienzo, son aplicaciones que te den mucho de lo que buscas directamente y que te permitan añadir funciones a medida que vaya creciendo tu empresa. Busca aplicaciones que te ofrezcan tres planes o más entre los que poder elegir. Tómate tu tiempo para revisar las funciones de cada una, especialmente aquellas que vas a necesitar más adelante.
  3. Integraciones. ¿Ya utilizas una aplicación que es fundamental para tu flujo de trabajo? ¿No sería estupendo si se pudiera integrar con otras aplicaciones que tal vez quieras añadir al flujo de trabajo? Por ejemplo, si utilizas Wrike, puede que te resulte útil la integración con Gmail, pues te permite crear tareas a partir de correos electrónicos, sin salir del correo. Wrike también funciona bien con Microsoft Teams y puedes gestionar tus proyectos y tareas desde la propia plataforma. Como ves, las integraciones te pueden ayudar a ahorrar tiempo y que consigas hacer más.
  4. Colaboración. Cuando trabajas en un entorno de equipo, la colaboración es un modo de vida. No es raro que un miembro del equipo entregue partes de un proyecto a otra persona (en ocasiones, varias veces) antes de completar el proyecto. También puede haya ocasiones en las que dos personas o más tengan que trabajar en un documento, una presentación de diapositivas u hojas de cálculo simultáneamente en tiempo real (G Suite es excelente para esto). Asegúrate de que las aplicaciones que elijas faciliten a los miembros del equipo la comunicación y el trabajo conjunto.

    Incorpora la gestión de proyectos en Microsoft Teams y transforma las conversaciones en un trabajo estructurado.

  5. Generación de informes. Los informes y los procesos empresariales a menudo van de la mano. Los informes son básicamente historias sobre aspectos de tu empresa que se respaldan con datos. Esos datos luego te pueden ayudar a averiguar cuál será tu próximo paso. Dicho esto, elige aplicaciones que te den la capacidad de guardar rápidamente información que ayudará a justificar tus decisiones empresariales.
  6. Basada en la nube. ¿Cuán fácil es acceder a tus datos? ¿Puedes tener acceso a ellos mientras viajas? Para asegurarte de que la respuesta sea afirmativa, busca aplicaciones que se sincronicen con tus datos y los almacenen en la nube, no en el ordenador de tu oficina. Esto te ahorrará gran cantidad de tiempo y también te ayudará a proteger tu reputación. Por ejemplo, si te olvidas de llevar un documento importante a la reunión con un cliente, no tienes de qué preocuparte. Si dicho documento se guarda en la nube, puedes recuperarlo simplemente iniciando sesión en tu aplicación de almacenamiento (por ejemplo, Dropbox). Incluso puedes realizar presentaciones directamente desde aplicaciones en la nube (Evernote y Haiku Deck son buenas opciones).
  7. Soporte. Independientemente de lo fácil de usar que sea una aplicación, es probable que te surjan dudas. O tal vez aparezca un error. Tu equipo y tú necesitaréis ayuda en algún momento. Si el desarrollador o el servicio desaparece en combate, tienes un problema, y ello repercutirá directamente en tu productividad. Idealmente, querrás disponer de varias formas de recibir ayuda (preguntas frecuentes, chat en directo, teléfono, correo electrónico, paneles/foros de mensajes en la comunidad) por si acaso algo no va bien.

Por supuesto, estas no son las únicas cosas que deberías buscar en las mejores aplicaciones, pero son un excelente punto de partida. Por cierto, también puedes dar una buena puntuación a aplicaciones que se puedan utilizar entre diversas plataformas y dispositivos, pues harán más fácil que todo tu equipo esté en la misma onda independientemente del tipo de tecnología que utilice.

Con ello en mente, recuerda que el tiempo que dediques a revisar tus procesos empresariales y a buscar las mejores herramientas tecnológicas puede mejorar la productividad y ayudar a tu pequeña empresa a ser más competitiva. Yo diría que es un tiempo bien invertido.

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