Инструменты, которые помогут вам повысить продуктивность

Вы изо всех сил стараетесь направлять работу вашей команды (и выполнение проектов) в правильное русло. Но будем честными: у вас слишком часто возникает ощущение, что вы бегаете по кругу.

Важные сообщения остаются без внимания, информация теряется, и работа вечно доделывается в последнюю минуту или того хуже — когда все сроки уже прошли.

Вы понимаете, что что-то нужно изменить, и поэтому ищете способы повысить эффективность своей команды и избежать бесконечной борьбы за то, чтобы закончить проект к дедлайну.

Считайте, что вам повезло. Мы составили список инструментов, которые помогут повысить производительность в вашей компании.

Проблема: вы не можете разобраться в зависимостях между задачами

Вы считаете, что ваши рабочие процессы эффективны и согласованы, но при этом что-то постоянно выбивается из колеи.

Задайте себе вопрос: при планировании проектов учитываете ли вы зависимости между задачами? Если задержится выполнение одной из задач, понимаете ли вы, как это повлияет на остальные задачи в проекте?

Если у вас довольно смутное представление о том, как продвигается проект, вы неизбежно потратите много времени на выяснение деталей и согласование сроков, а в конечном итоге можете сорвать и весь проект.

По данным исследования Института управления проектами (PMI) за 2017 г. «Пульс профессии», 11% руководителей называют зависимость между задачами основной причиной срыва проектов в 2016 году.

Рекомендуемый инструмент для решения этой проблемы: диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта позволяет легко выявлять зависимости задач на стадии планирования проекта. Благодаря этому вы сможете учесть их заранее, не дожидаясь, пока они нарушат ваш график.

Кроме того, диаграмма Ганта позволяет использовать метод критического пути. Это очень удобно, потому что он поможет вам определить самую длинную цепочку зависимых действий.

Если на этом критическом пути возникнет задержка, она притормозит весь проект целиком. Благодаря такой информации вы не только сможете понять, как задачи связаны между собой, но и поймете, у какой из задач есть запас времени, которым можно будет воспользоваться и не увеличить при этом длительность всего проекта.

Кроме возможности заранее спланировать зависимости, диаграмма Ганта может решить множество других проблем, в том числе связанных с координацией передачи данных по проекту и обеспечением прозрачности всего рабочего процесса.

Проблема: все задачи кажутся одинаково важными

Ваша команда завалена задачами. Почти все они кажутся вам одинаково приоритетными, и это сбивает с толку. Много времени расходуется на попытки выяснить, с чего нужно начать и к какой задаче лучше сначала приступить. 

Рекомендуемый инструмент для решения этой проблемы: матрица Эйзенхауэра

Когда речь идет об инструментах и методах решения проблем, матрица Эйзенхауэра поможет вам быстро выявить самые важные и приоритетные задачи.

Как это работает? Начертите квадрат и разделите его на четыре равные части. Возле левой стороны квадрата напишите у одной части «Важно», а у другой «Не важно». Вдоль верхней стороны обозначьте одну часть как «Срочно», а вторую — «Не срочно». У вас получится примерно вот такая схема:

Инструменты для решения проблем, которые помогут вам повысить продуктивность 2

А теперь разместите задачи в этих четырех частях квадрата. Допустим, эта статья для блога важная, но не срочная. Поместите ее в соответствующую часть квадрата. А графика для вебинара важная и срочная? В эту часть ее и занесите.

Рассортировав все задачи, вы сможете понять, за какие из них нужно браться немедленно, какие можно делегировать, а какие и вовсе отложить в долгий ящик.

  • Важные и срочные. Эти задачи находятся на самом верху в вашем списке приоритетов.
  • Неважные, но срочные. Эти задачи будут вторыми в списке, или вы можете отдать их кому-то на исполнение.
  • Важные, но несрочные. Отметьте время в календаре, чтобы выполнить эти задачи, когда ваша команда будет не очень сильно загружена.
  • Неважные и несрочные. Пока что об этих задачах можно не беспокоиться.

Вы можете начертить матрицу на бумаге или создать ее в Wrike — как вам удобнее. В любом случае вам понадобятся считанные минуты, чтобы разобраться в куче задач и решить, с какой из них начать. Иногда самые простые инструменты для решения бизнес-проблем оказываются наилучшими.

Проблема: участники вашей команды неэффективно расходуют рабочее время

Вот пугающая статистика: в среднем сотрудники тратят на выполнение продуктивной работы около 2,8 часа в день.

Ничего себе! Но почему мы так мало внимание уделяем фактической работе? Куда уходят остальные рабочие часы, и как можно лучше распорядиться своим рабочим временем?

На этот вопрос трудно дать однозначный ответ, пока вы и участники вашей команды не начнете вести учет времени.

Рекомендуемый инструмент для решения этой проблемы: учет времени

Когда вы станете рассматривать различные виды инструментов для решения проблем, обязательно включите в список функцию учета времени. Этот аналитический инструмент поможет вам выявить отвлекающие факторы, понять, какие задачи отнимают больше времени, чем нужно, и действовать более эффективно в рабочие часы.

Не пытайтесь тщательно следить за тем, как использует свое рабочее время каждый участник команды. Призывайте сотрудников учитывать свое время в индивидуальном порядке и совместно обсуждайте тенденции и возможности для улучшения. Это поможет всем вашим коллегам работать более добросовестно и не чувствовать, будто кто-то стоит над душой с секундомером в руке.

Есть великое множество инструментов для решения проблем, и большинство из них — это программы для учета времени. Так что у вас очень большой выбор. Вот несколько удобных вариантов:

А знаете, что еще в них хорошего? Все эти инструменты напрямую интегрируются с Wrike, и это позволит вам еще сильнее повысить продуктивность.

Проблема: ваши совещания не приносят особой пользы

Рабочие совещания — это необходимость, но они могут стать причиной снижения продуктивности вашей команды. Есть данные о том, что средний сотрудник посещает до 62 совещаний за месяц. Но знаете, что еще хуже? 37% этих совещаний абсолютно непродуктивны.

Невозможно полностью отказаться от обсуждений и мозговых штурмов. Но если вы подбираете инструмент или метод, который позволит вам избавиться от проблем и повысить эффективность, не забудьте о проблеме совещаний.

Ведь если вы не используете это время эффективно, то лишь отвлекаете участников своей команды от самого важного — от выполнения работы.

Рекомендуемый инструмент для решения этой проблемы: повестка дня

Сложно не отвлекаться от основной темы совещания, но повестка дня поможет вам обсудить именно те вопросы, которые вы собирались рассмотреть в ходе дискуссии.

Создайте шаблон повестки дня, который сможете использовать постоянно, чтобы тщательно распланировать каждое из своих совещаний. Как именно будет выглядеть ваш шаблон, вам решать, но не забудьте включить в него следующие элементы:

  • Цель совещания
  • Кто должен присутствовать на совещании
  • Какие темы должны быть рассмотрены
  • Кто ведет обсуждение каждой из тем
  • Выделенное количество времени на каждую тему

Раз уж речь идет о теме совещания, есть смысл проверить все повторяющиеся совещания, внесенные в ваш календарь. Убедитесь, что эти обсуждения все еще актуальны и не превратились в пустую трату времени.

Проблема: обмен информацией в команде происходит беспорядочно

Любой, кому приходилось работать в команде, подтвердит, что самой большой проблемой часто становится обмен информацией. Важные уведомления и сообщения хранятся где попало, нужная информация передается не тем исполнителям, и в результате замедляется работа над проектом.

По результатам проведенного в 2018 г. опроса американских специалистов, работающих на полной ставке, 49% респондентов заявили о проблемах с поиском документов, необходимых им для работы. А другое исследование показало, что 86% респондентов считают причиной срыва рабочих проектов отсутствие взаимодействия и неэффективный обмен информацией.

Рекомендуемый инструмент для решения этой проблемы: платформа для управления проектами, работающая в режиме реального времени

Все ваши обсуждения так и останутся в полном беспорядке, если вы не предоставите своей команде централизованное место для общения.

Прежде всего внедрите инструмент для общения в режиме реального времени (Slack — один из наиболее популярных инструментов), который позволит участникам команды обсуждать любые темы — от обновления статуса до неформальных бесед — и документировать все обсуждения.

Кроме того, на платформе управления проектами и совместной работой сохраняется все — от документов до проверок и комментариев — и хранится в едином удобном месте, что позволяет сотрудникам быстро находить необходимую информацию и ссылаться на нее.

Wrike интегрируется со Slack, так что вы сможете легко переходить с одной платформы на другую и избежать проблем, связанных с пересылкой информации.

Проблема: рутинные задачи отнимают слишком много времени

Вы сами не замечаете, как рутинная работа крадет ваши рабочие часы? День за днем приходится выполнять монотонные, повторяющиеся задачи. Конечно, их выполнение тоже приносит какую-то пользу, но разве не жалко тратить драгоценное время на выполнение простых механических действий? Представьте, сколько важных дел могли бы совершить участники вашей команды, если бы вы избавили их от рутины.

Рекомендуемый инструмент для решения этой проблемы: автоматизация

Слово «автоматизация» сразу же наводит на мысли о роботах и сложных рабочих процессах, но можете быть уверены — эффективность не обязательно связана с чем-то очень сложным и внушительным.

Решение Zapier (которое также интегрируется с Wrike) — одно из наших любимых. С помощью Zapier вы сможете легко настроить повторяющиеся рабочие процессы для часто выполняемых задач. Например, можно автоматически создавать задачи Wrike из строк в Google Таблицах или события календаря из задач Wrike.

Если вам не придется тратить целые часы на выполнение подобных действий, ваша команда сможет направить больше сил и энергии на решение креативных задач.

Используйте эти инструменты и повышайте продуктивность

Конечно, вы хотите, чтобы участники вашей команды полностью раскрыли свой потенциал и работали как единый отлаженный механизм. Но без усилий вы этого не добьетесь. Чтобы обеспечить бесперебойную работу, вам, как руководителю, нужно выявить все тормозящие факторы, а затем внедрить необходимые методы решения проблем.

Вам доступно множество инструментов для решения проблем, но мы рекомендуем начать со следующего списка:

  • Диаграмма Ганта
  • Матрица Эйзенхауэра
  • Учет времени
  • Повестка дня совещания
  • Инструмент для обмена информацией в режиме реального времени
  • Автоматизация

Пользуйтесь этими инструментами и вы избавитесь от лишних сложностей, а заодно увеличите эффективность и производительность вашей команды.

Хотите делать больше за меньшее время? Попробуйте бесплатную пробную версию Wrike, чтобы поднять продуктивность команды.

комментарии 0

Для просмотра данного контента необходимо согласиться с использованием cookie-файлов.

Узнайте подробности