Effektive Integration von Projektmanagement-Lösungen mit Digital Asset Management (DAM)

 

Kreativ-Teams verlassen sich auf Projektmanagement-Tools, um ihre Ressourcen zu organisieren, Mitarbeiter einzuteilen und Lieferfristen zu erfüllen. Die Koordination von Aufgaben und Kampagnen ist damit zwar abgedeckt, doch es bleibt eine Herausforderung, Ausgangsmaterial, Arbeitsdateien und fertige Assets zentral und für alle zugänglich aufzubewahren.

Im Laufe der letzten 30 Jahre haben sich die Tools für das Digital Asset Management (DAM) ständig weiterentwickelt, um mit wachsenden Content-Volumen Schritt zu halten. Nach seinen Anfängen in der Medienverwaltung ist DAM heute ein wichtiger Bestandteil praktisch jeder Marketing-Technologieplattform und ein unentbehrlicher Helfer bei der Speicherung, Organisation und Verteilung fertiger Marketing-Assets rund um die Welt.

In jüngsten Jahren hat das Digital Asset Management sogar eine entscheidende Rolle im gesamten Content-Lebenszyklus übernommen – von der Erstellung und Genehmigung bis hin zur Verteilung und Archivierung – und bietet damit eine ausgezeichnete Möglichkeit, im Zusammenspiel mit Projektmanagement-Tools das Zentralisierungsproblem kreativer Teams zu lösen.

Erfahren Sie mehr über drei Ansätze zur Integration von DAM in Ihr Projektmanagement-System, um operative Prozesse zu unterstützen und Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern.

Markenkontinuität bei allen Projekten

Die termingerechte Durchführung von Marketingprojekten unter Berücksichtigung aller Markenvorgaben erfordert eine perfekte Koordination von Ressourcen und Mitarbeitern. Das ist selbst bei kleinen Einzelprojekten keine Leichtigkeit, und sobald große Teams, zahlreiche Projekte und umfangreiche Bibliotheken ins Spiel kommen, wächst die Herausforderung um ein Vielfaches. Marketing- und Kreativabteilungen müssen dafür sorgen, dass die richtigen Fachkräfte mit den richtigen Assets am richtigen Projekt arbeiten.

Ihr Arbeitsmanagement-System kann zwar bei der Koordination von Mitarbeitern und Projekten helfen, ist aber nicht wirklich darauf ausgelegt sicherzustellen, dass jedes Team die richtigen Assets verwendet. Das Marketingteam muss für jedes Projekt die entsprechenden Kampagnen-Materialien an den Projektmanager senden, der diese dann in der Arbeitsmanagement-Software dem richtigen Projekt bereitstellt. Dieses System funktioniert, erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit von menschlichem Versagen und nicht markenkonformen Marketingmaterialien.

Können Projektmanager ihre Assets dagegen direkt aus einem Enterprise-DAM-System in das jeweilige Projekt importieren, stellen sie ihren Kreativen zuverlässig das korrekte Marketingmaterial für jedes Projekt bereit, ohne neue Dateien hochladen oder die Arbeitsmanagement-Lösung verlassen zu müssen. Anschließend können sie diese Assets mit spezifischen Aufgaben, Kampagnen und Nutzern verknüpfen – so haben alle was sie brauchen, um visuelle, markenkonforme Projekte abzuliefern.

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Schneller Asset-Zugriff auf einer vertrauten Plattform

Content-Creation ist keine schnell erledigte Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess: Sie reichen Ihre Arbeit ein, erhalten Feedback, implementieren Änderungen und wiederholen diesen Zyklus, bis jeder zufrieden ist. Also brauchen Kreative oft permanenten Zugriff auf neue Arbeitsdateien, wenn sich Veränderungen an Projektumfang und Design ergeben.

In einem traditionellen kreativen Arbeitsablauf würden Sie neue Assets von Ihrem Marketingteam anfordern, was das Projekt ins Stocken bringt und den Marketing-Kollegen zusätzliche Zeit kostet. Im Einzelnen mag das nicht lange dauern, aber im großen Ganzen summieren sich die verlorenen Stunden.

Wenn Sie dagegen DAM in Ihre Projektmanagement-Lösung integrieren, können Ihre Kreativen innerhalb eines vertrauten Systems selbstständig und ohne Zeitverzug auf die erforderlichen Assets zugreifen. Sie können Aufgaben einrichten, um Assets mit Kollegen und relevanten Stakeholdern zu teilen, so dass alle stets auf dem gleichen Wissensstand sind.

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Instant Publishing für effiziente Markteinführung

Selbst wenn Organisationen sowohl ein DAM (bzw. Dateiverwaltungssystem) als auch eine Projektmanagement-Lösung einsetzen, diese aber nicht miteinander integrieren, kann es Probleme geben – nicht zuletzt beim Weiterleiten der fertigen Assets an das DAM, bereit zur Verteilung.

Die erforderlichen Verfahren mögen existieren, doch ein Mitarbeiter oder Team muss die fertigen Assets in einem separaten Schritt aus dem Arbeitsmanagement-System herunter- und in ein Speichersystem hochladen. Falls ein Kollege eine Benachrichtigung zum Projektabschluss verpasst oder davon ausgeht, dass man sich anderswo bereits um die Sache kümmert, liegen die Assets solange auf Eis, bis sie vermisst werden. Das Resultat: verpasste Deadlines und verärgerte E-Mails vom Marketingteam.

Sind die beiden Lösungen jedoch miteinander verbunden, können Projektmanager die fertigen Assets ganz einfach (und ohne großen Zusatzaufwand) innerhalb ihres gewohnten Arbeitsablaufs per Mausklick in ein DAM hochladen. Sie können sogar direkt in ihrer Projektmanagement-Lösung relevante Kategorien und Schlagwörter zu den Assets hinzufügen, so dass sie für das Marketingteam leicht auffindbar sind, sobald die Veröffentlichung ansteht. Wartezeiten und menschliche Fehler sind damit ausgeschlossen.

DAM- und Projektmanagement-Systeme: Die perfekten Partner

Bei der Arbeit mit Kreativen geht es immer auch darum, Abläufe zu rationalisieren und zu vereinfachen. Durch die Integration Ihres Projektmanagement-Systems in ein DAM erhalten Sie das letzte Puzzlestück für einen reibungslosen Content-Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Verteilung.

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MediaValet und Wrike unterstützen Marketing- und Kreativteams gemeinsam dabei, die besten Merkmale aus dem Digital Asset Management und dem Projektmanagement miteinander zu verbinden, um kostbare Zeit zu sparen, die Markenkontinuität zu verbessern und die Wirkung Ihrer Assets zu maximieren.

Sind Sie bereit, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren? Laden Sie unser E-Book „Collaboration-Software für Marketing-Teams: Ein Leitfaden“ herunter und helfen Sie Ihrem Team, das richtige Projektmanagement-Tool für seine Anforderungen zu finden. Tipp: Das beste Projektmanagement-Tool wird sich problemlos in andere wichtige Tools wie z. B. Ihr DAM integrieren lassen!

Autoren-Info: Carlie Hill ist Marketing-Managerin bei MediaValet, einem führenden System für Digital Asset Management in Vancouver (BC, Kanada). Unter Einsatz ihrer DAM- und Marketingkompetenzen bietet sie Unternehmen die notwendigen Tools, um den ROI ihrer digitalen Inhalte zu maximieren.

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