Intégrer la gestion d'actifs numériques aux solutions de gestion de projet

Une solution de gestion de projet est indispensable à toute équipe hautement productive : elle l'aide à organiser ses ressources et respecter les échéances. Cependant, même si une telle solution est en mesure de coordonner des tâches et des campagnes, les équipes créatives en sont encore réduites à gérer elles-mêmes la centralisation de leurs documents sources, fichiers en cours et actifs finaux pour que ceux-ci restent accessibles à tous.

Depuis une trentaine d'années, les outils de gestion d'actifs numériques se sont adaptés aux besoins en constante évolution des créateurs de contenu les plus prolifiques. Prenant ses racines dans la gestion des supports, la gestion d'actifs numériques est désormais indispensable à presque toutes les solutions technologiques au service du marketing en tant qu'allié de confiance en matière de stockage, d'organisation et de distribution d'actifs marketing partout dans le monde.

Mais depuis ces dernières années, la gestion d'actifs numériques couvre un périmètre plus large que la simple gestion d'actifs finaux. Elle est devenue incontournable dans le cycle de vie des contenus, de leur création jusqu'à leur approbation, distribution et archivage. Suite à cette évolution, c'est devenu une option viable de centralisation pour les équipes créatives qui utilisent des solutions de gestion de projet.

Voici trois stratégies grâce auxquelles l'intégration de la gestion d'actifs numériques à votre système de gestion de projet peut alimenter vos activités d'exploitation et améliorer vos flux de travail.

Cohérence de marque assurée sur tous vos projets

Les projets de marketing nécessitent une parfaite coordination des ressources et des intervenants pour garantir leur mise en oeuvre dans les temps et en cohérence avec la marque. Cette coordination peut déjà être difficile avec de petits projets isolés, mais la complexité se démultiplie lorsqu'il s'agit de grandes équipes, de nombreux projets et d'immenses bibliothèques. Les équipes opérationnelles qui travaillent au marketing et à la création s'assurent que les bons intervenants travaillent sur les bons projets avec les bonnes ressources.

Si votre système de gestion du travail peut vous aider à coordonner les intervenants et les projets, vous avez toujours besoin d'un moyen de garantir que chaque équipe utilise les bonnes ressources. Pour chaque projet, l'équipe de marketing doit envoyer des ressources de campagne au chef de projet concerné, qui les télécharge ensuite dans la solution de gestion du travail et les applique au projet en question. Même si ce système est gérable, il augmente le risque d'erreur humaine et celui d'obtenir des supports marketing qui ne sont pas cohérents avec la marque.

Lorsque les chefs de projet sont en mesure d'intégrer les ressources nécessaires directement depuis un outil de gestion des actifs numériques dans le projet concerné, ils fournissent à leur équipe créative des supports marketing préapprouvés pour n'importe quel projet sans avoir à télécharger de nouveaux fichiers ou sortir de la solution de gestion du travail. Ils peuvent ensuite associer ces ressources à des tâches, des campagnes et des utilisateurs spécifiques pour veiller à ce que tout le monde dispose des éléments nécessaires aux projets visuels, en cohérence avec la marque.

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Accès rapide, instantané aux actifs depuis une plateforme connue

La création de contenu est rarement un projet finalisé en une seule itération, il s'agit plutôt d'un processus continu qui consiste à faire des propositions, recevoir des commentaires, appliquer des modifications, jusqu'à ce que tout le monde soit satisfait du résultat. À cet égard, les équipes créatives ont souvent besoin d'accéder en permanence à de nouveaux fichiers de travail, au fur et à mesure de l'évolution du périmètre du projet et du concept.

Dans un flux de travail créatif classique, vous demanderiez de nouvelles ressources à votre équipe marketing et mettriez le projet en attente. À petite échelle ce fonctionnement ne prend peut-être pas beaucoup de temps, mais les heures gaspillées s'accumulent.

Lorsque la gestion des actifs numériques est intégrée à votre solution de gestion de projet, les équipes créatives accèdent rapidement à leurs ressources, par elles-mêmes, dans un système qu'elles connaissent déjà. Elles peuvent utiliser des tâches pour partager les contenus en cours d'élaboration avec d'autres collaborateurs et intervenants concernés, ce qui permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.

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Mise sur le marché rationalisée grâce à la publication instantanée

Même lorsque les entreprises disposent d'une solution de gestion des actifs numériques (ou de gestion de fichiers) et d'une solution de gestion de projet, si celles-ci ne peuvent pas communiquer, il est difficile de veiller à ce que les actifs finaux se retrouvent dans la gestion des actifs numériques en vue de leur distribution.

En effet, malgré les processus en place, une personne ou une équipe doit télécharger les actifs finaux depuis le système de gestion du travail et les charger dans le système de stockage. Si une notification de finalisation de projet est ignorée ou oubliée, l'actif associé est alors dans une impasse jusqu'à ce que quelqu'un remarque son absence. Un tel oubli crée souvent des retards et une déferlante d'e-mails à destination de l'équipe marketing.

Lorsque les deux solutions sont connectées, il suffit d'un clic pour télécharger les actifs finaux dans la gestion des actifs numériques depuis le flux de travail de vos chefs de projet, ce qui n'impacte quasiment pas leur mode de fonctionnement actuel. Les chefs de projets peuvent même ajouter des catégories et des mots-clés aux actifs à partir de leur solution de gestion de projet. L'équipe marketing peut ainsi retrouver plus facilement les actifs qu'elle est prête à publier. Il n'y a aucun décalage dans le temps et aucune erreur humaine n'est possible.

Systèmes de gestion des actifs numériques et de gestion de projet : une association idéale

En matière de création, tout l'enjeu réside dans la rationalisation et la simplification. En intégrant gestion de projet et gestion des actifs numériques, vous apportez la touche finale qui complète et fluidifie le cycle de vie du contenu, depuis sa création jusqu'à sa distribution.

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MediaValet et Wrike ont créé un partenariat dans le but d'aider les équipes marketing et de création à réunir le meilleur de la gestion d'actifs numériques et de la gestion de projets pour gagner du temps, développer la cohérence de leur marque et maximiser l'impact de leurs actifs.

Prêt à rationaliser votre flux de travail ? Téléchargez notre e-book « The Collaborative Work Management for Marketing Teams: A Buyer’s Guide » (Gestion du travail collaboratif au sein d'équipes marketing : guide d'achat) pour aider votre équipe à sélectionner l'outil de gestion de projet qui lui convienne. Indice : l'outil de gestion de projet le plus approprié sera celui qui s'intègre facilement à vos autres outils clés, votre outil de gestion des actifs numériques notamment !

Biographie de l'auteur : Carlie Hill est directrice marketing chez MediaValet, un important éditeur de système de gestion des actifs numériques installé à Vancouver, BC. Experte en gestion des actifs numériques et en marketing, elle s'efforce de proposer aux entreprises les outils dont celles-ci ont besoin pour maximiser le retour sur investissement de leur contenu numérique.

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