Fünf Regeln, um Ihre Marketing-Operations erfolgreich zu skalieren
Marketing-Abteilungen stehen unter einem enormen Leistungsdruck. Das Budget wächst nicht, die Erwartungen aber schon. Wie leistet man mit weniger Ressourcen immer mehr, ohne dabei die Qualität zu kompromittieren? Für Marketing-Leiter in wachsenden Unternehmen, die vorhaben, ihre Programme auszudehnen, ist die Skalierung der Marketing-Operations von höchster Priorität. Damit sind aber erhebliche Herausforderungen verbunden: verschiedene Teams zu koordinieren und dabei Prioritäten, Ressourcen und Metriken so zu verwalten, dass sie nicht bremsend wirken, ist nicht einfach. Aber größer muss nicht heißen langsamer oder weniger effektiv. Durch die Skalierung Ihrer Marketing-Operations, kann Ihre wachsende Marketing-Organisation schlank und agil bleiben, und weiterhin Kampagnen liefern, durch die Kunden beeindruckt und Ihr Geschäftswachstum gefördert werden. Um Ihre Marketing-Operations erfolgreich zu skalieren, achten Sie auf diese fünf Regeln. Regel 1: Sorgen Sie dafür, dass Strategie & Prozesse skalierbar sind Größer heißt nicht immer besser. Bei der Skalierung von Marketing-Leistungen kann es unnötig komplex werden, Zusammenarbeit kann behindert und das Team verlangsamt werden. Intelligente Planung ist erforderlich, um diese Wachstumsschwierigkeiten zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf Ihrer Marketing-Abteilung zu sichern. Reduzieren bevor man vergrößert. Prüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse auf Straffungs-Möglichkeiten, überlegen Sie, welche Marketing-Anstrengungen einen positiven ROI erzeugen, und reduzieren Sie, was nicht so gut läuft. Die folgenden Fragen helfen dabei zu erkennen, ob sich Ihre aktuelle Lage für eine Vergrößerung eignet: Wissen Sie, worin sich Ihre Marke von denen der Mitbewerber in wichtigen Märkten oder in Bereichen, die Sie für eine Expansion anvisiert haben, unterscheidet? Können Sie diesen Unterschied deutlich artikulieren? Eine erfolgreiche Skalierung bedeutet, dass Sie wissen, was bereits akquirierte Kunden anzieht und bindet, und dass Sie dieses Wissen für ein Wachstum einsetzen, das nachhaltig ist. Regel 2: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team bereit ist Denken Sie über Ihr Team nach, die aktuelle Arbeitsauslastung und die Verantwortlichkeiten. Ist das Team ausgerüstet, um mit einer Steigerung fertig zu werden, ohne dass dabei bestehende Kunden, Produkte und Dienstleistungen zu kurz kommen? Wenn Ihre Marketing-Koordinatoren auch noch andere Abteilungen unterstützen, etwa PR und Kundendienst, Analyse von Leistungsdaten sowie die Implementierung neuer Marketing-Tools, dann machen sie jetzt schon zu viel. Kehren Sie zum Schritt eins zurück, um den Einsatz und die Abläufe zu straffen, so dass Ihr Team über ausreichende Bandbreite für eine Ausdehnung verfügt. Man könnte auch die Mitarbeiterzahl aufstocken, so dass Arbeitsauslastung und die Verantwortlichkeiten des Teams ausbalanciert werden. Fragen Sie sich als Nächstes: Verfügt Ihr Team über die erforderliche Expertise für den Start einer erfolgreichen Kampagne in den neuen Regionen oder Branchen, die Sie erschließen wollen? Wenn nein, sollten Sie jetzt neue Mitarbeiter einstellen oder Aufträge nach außen vergeben bis Sie besser in der Lage sind, zu beurteilen, welche Expertise Ihr Team benötigt? Analysieren Sie Ihr aktuelles Team, um die Stärken und die Expertise der einzelnen Mitglieder zu erfassen, die Expertise-Lücken zu ermitteln und Mitarbeiter einzustellen, die diese Lücken füllen. Regel 3: Nicht delegieren können heißt, nicht skalieren können Gemäß einem Bericht des CMO Council and Deloitte sagen 45% aller CMOs, dass sie den Großteil ihrer Zeit damit verbringen, Marketingpläne, Budgets und Kampagnen zu prüfen und zu genehmigen. 42% verbringen die meiste Zeit des Tages in Meetings. 66% wünschen, sie hätten mehr Zeit für Geschäftsstrategien mit anderen Führungskräften des Unternehmens, und 55% wollen mehr Zeit haben, um innovative neue Marketing-Ansätze zu implementieren. Nur wenige Marketing-Leiter haben die Zeit, die erforderlich ist, gute Entscheidungen zu erarbeiten. Nehmen Sie sich also Zeit für die wichtigen Fälle, und delegieren Sie die anderen, wann immer möglich. Richten Sie Ihr Team so ein, dass sie gute Entscheidungen zu den aktuellen Marketing-Initiativen machen können, so dass Sie sich selbst dann auf neue Strategien konzentrieren können. Da viele Marketing-Aufgaben wiederholend sind, etwa die Organisation von Kampagnen, Themen planen und veröffentlichen, oder Veranstaltungen organisieren, so wiederholen sich auch die Entscheidungen, die Ihr Team zu diesen Initiativen treffen müssen. Zum Beispiel, auf welche Segmente oder Kanäle sollte die neue Kampagne abzielen? Mit welchen Kennzahlen soll der Erfolg überwacht werden? Für sich wiederholende Aufgaben und Projekte erstellt man am besten Vorlagen, so dass Prozesse standardisiert und leicht zu befolgen sind. Richten Sie Report-Dashboards ein, die es leicht machen, Ergebnisse zu messen und zu teilen. Durch diese Transparenz ist es leicht, sich schnell in Kampagnen einzuklinken, ohne dazu die ganze Zeit in Meetings verbringen zu müssen, und Ihr Team bleibt ausgerichtet auf die Prioritäten und jeder weiß, welche Verantwortlichkeiten die Kollegen haben, und auf welche Ziele sie hinarbeiten. E-Mails und Tabellen sind so ziemlich die am wenigsten skalierbare Lösung. Finden Sie also ein Arbeitsmanagement-Tool, das mit Ihrem Team wachsen kann. Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, Ihre Optionen zu bewerten, und das Richtige für Ihre Bedürfnisse zu finden. Regel 4: Automation bevorzugen Der zentrale Aspekt des Marketing: Die richtige Mitteilung an die richtige Person zur richtigen Zeit schicken. Während Sie Ihre Marketing-Maschine ausbauen und simultane, komplexe Kampagnen starten, wird es immer schwieriger das zu tun. Um mit der Komplexität und der Menge an Kunden- und Kampagnen-Daten Schritt zu halten, benötigen Sie Technologien, die Ihre Marketing-Anstrengungen verfolgen, analysieren und optimieren. Wie kann man sich vergrößern ohne dabei das Persönliche zu verlieren, das so gut bei Ihren Kunden angekommen ist und Ihre aktuellen Erfolge angetrieben hat? Durch den wirkungsvollen Einsatz von Marketing-Automation-Tools können Sie sehr gezielte Mitteilungen an Leads schicken und den Marketingzyklus verkürzen. Durch automatischen, regelmäßigen Kontakt über E-Mails und Social Media ist es leichter, Beziehungen zu zukünftigen Kunden aufzubauen und zu ermitteln, wann sie wirklich kaufbereit sind. Und durch die Automatisierung Ihrer kreativen Arbeitsabläufe verschlanken Sie sich wiederholende Aufgaben, verringern die Fehlerhäufigkeit und können schneller ausführen. Regel 5: Was nicht messbar ist, kann nicht verbessert werden Eine jüngst durchgeführte Studie von HubSpot ermittelte, dass nur 23% aller Unternehmen Ihre Umsatzziele übertreffen — und von denen, die Ihre Ziele nicht übertreffen, kennen 74% nicht die Anzahl der monatlichen Website-Besuche, Leads, MQLs oder Sales Opportunities, die sie benötigen. Wie kann man seinen Kundenstamm und seine Einnahmequellen erweitern, wenn man nicht weiß, wie Leads in den Marketing-Trichter hineinkommen oder sich dort hindurch bewegen? Verfolgt man die richtigen Dinge, wird Wachstum zu einer viel leichteren Aufgabe. Konzentrieren Sie sich auf Kennzahlen, die Sie zu einem kundenorientierten Unternehmen machen, so dass Sie ausführbare Daten und rechtzeitiges Nutzer-Feedback erhalten, durch die Ihr Unternehmen nach Vorn kommt. Ermitteln Sie, welche Marketing-Initiativen Ergebnis-fördernde Werte erzeugen, den ROI fördern und Ihrem Team ausgereifte Leads zuführen. Die Fähigkeit, die aus Ihren jeweiligen Marketing-Aktivitäten entstehenden Umsätze korrekt diesen Aktivitäten zuordnen zu können, ist ein wichtiger Schlüssel, um zu erkennen, wo man die Ressourcen einsetzen muss, um Wachstum zu fördern. Grundlegende Kennzahlen wie Lead-Volumen und Website-Verkehr sind wichtig, taucht man aber nicht tiefer, erhält man keine wichtigen Einsichten über die eigene Marketing-Performance und über wertvolle Möglichkeiten für Verbesserungen. Das Verhältnis MQL zu SQL, uninteressierte Abonnenten und andere fortschrittliche Marketing-Kennzahlen werden Ihnen einen tieferen Einblick darüber vermitteln, was Ihren Erfolg antreibt und worauf Sie sich konzentrieren sollten. Messen Sie nicht nur die Ergebnisse von Kampagnen; messen Sie auch den Aufwand, der dafür betrieben wird. Beurteilen Sie Kampagnen-Performance anhand von zwei Faktoren: Hat Ihr Aufwand die gewünschten Ergebnisse erzielt? Und hat das Ergebnis die erforderlichen Ressourcen gerechtfertigt? Wachstum maximieren und schlank bleiben Mit dem richtigen Fundament für Marketing-Operations können Sie Ihre Marketing-Organisation zu einem reaktionsbereiten Team heranwachsen lassen, das aus Kundenbedürfnissen und Markt-Trends kapitalisieren kann. Teams, die agiles Marketing einsetzen, bleiben schlank und verbessern dabei Produktivität und Effizienz. Tatsächlich haben 7 Schritte zu einem agilen Marketing-Team tiefgreifende Strategien, durch die Ihr Team noch agiler werden kann. Quellen: Oktopost.com, Blog.marketo.com, Inc.com, Blog.Hubspot.com
Gewusst wie: Ad-hoc-Anfragen bewältigen, bevor sie Ihr Marketing-Team entgleisen lassen
Ihr Team ist konzentriert an der Arbeit und bemüht sich intensiv, alles Benötigte vor dem Start der Kampagne fertigzustellen. Sie machen gute Fortschritte und mit ein wenig Glück können Sie Ihre Termine tatsächlich auf den Punkt einhalten. Und dann schlägt sie plötzlich zu.... die Ad-hoc-Anfrage. Das Vorbeigehen an einem Schreibtisch des Kollegen, die schnelle E-Mail- oder Chat-Nachricht, das "Hey, ich wollte Sie fragen...," während Sie sich eine frische Tasse Kaffee in der Küche holen. Diese Anfragen tauchen aus dem Nichts heraus auf und auch wenn es sich dabei um Aufgaben handelt, die normalerweise schnell erledigt werden, können sie Ihr Team hart treffen. In unserem Work Management Report haben wir 1.400 Wissensarbeiter gefragt, welches ihre größten Produktivitätshemmnisse sind: "zu viele Dinge gleichzeitig bearbeiten“ (60%), "unklare Prioritäten" (31%) und "zu viele Anfragen von anderen" (28%). Heutzutage verbringen Marketer oft nur 36% ihrer Zeit mit der Arbeit, für die sie angestellt wurden. Es überrascht nicht, dass Ad-hoc-Anfragen absolute Produktivitätskiller am Arbeitsplatz sind. Und trotzdem sind Ad-hoc-Anfragen nicht nur unvermeidbar, sie sind notwendig, um Kunden zufrieden zu halten. Ihr Marketing-Team muss reaktionsfähig auf die wechselnden Bedürfnisse der Kunden sein und das erfordert Flexibilität. Eine der größten Herausforderungen für Marketing-Manager ist die Einrichtung eines Prozesses, der Ad-hoc-Anfragen in einer Weise unterbringt, dass Störungen und Ablenkungen des Teams minimal bleiben. Verwenden Sie diese Strategien, um unerwartete Aufgaben in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren und die eingehenden Anfragen überschaubar zu halten. Ad-hoc-Anfragen einplanen Sie wissen, dass Ad-hoc-Anfragen kommen werden, lassen Sie also ein wenig Spielraum, wenn Sie die Arbeitsauslastung Ihres Teams und Sprints planen. Enterprise Agile Blogger Vin D'Amico schlägt vor, dass man Positionen als A oder B priorisiert: A-Positionen sind Aufgaben, für die sich Ihr Team verpflichtet, sie in diesem Sprint zu erledigen, und B-Positionen sind Aufgaben, die erledigt werden, wenn es die Zeit erlaubt, die aber bei Bedarf auch durch Ad-hoc-Anfragen ersetzt werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team echte Fortschritte bei den primären Zielen macht, wobei gleichzeitig eine gewisse Flexibilität möglich ist. Die Arbeitsauslastung Ihres Teams zu visualisieren ist eine weitere einfache Möglichkeit zu sehen, wer noch Spielraum für eine unweigerlich kommende dringende Anfrage hat. So können Sie Aufgaben zudem nach Bedarf umschichten, um zu verhindern, dass eine Person mit Arbeit überlastet wird. [caption id="attachment_417149" align="aligncenter" width="820"] Arbeitsauslastungs-Ansicht in Wrike[/caption] Agile einsetzen, um besser reagieren zu können Durch den Einsatz agiler Methoden kann Ihr Marketing-Team reaktionsfähiger werden und Ihr Arbeitsablauf wird sehr viel flexibler, wenn es um eingehende Anfragen geht. 18% aller Marketer sagen, dass die Umsetzung von Agile zu einer Verbesserung ihrer Arbeitsqualität geführt hat, und 16% sagen, dass Ihr Team besser auf die Prioritäten eingestellt ist. Es ist wichtig zu beachten: Agile ist nicht dasselbe wie Improvisation, und Agile anzunehmen bedeutet nicht, Verzicht auf Struktur und Planung. Zwei wichtige Komponenten von Agile sind erbarmungslose Priorisierung und ständige Team-Kommunikation. Das bedeutet, dass Ihr Team besser in der Lage ist, zu erkennen, bei welchen Ad-hoc-Anfragen es um Prioritäten geht, die es Wert sind, sie in Ihren Sprint zu integrieren, in die aktuelle Arbeitsauslastung einzuplanen, und miteinander zusammenzuarbeiten, so dass durch eine hereinströmende Flut von Anfragen kein einzelnes Teammitglied versinkt oder Engpässe für das ganze Team entstehen. Erfahren Sie mit diesem kostenlosen Download mehr darüber, wie agile Methoden in Ihr Marketing-Team integriert werden können: 7 Schritte zu einem agilen Marketing-Team Wirken Sie für Ihr Team als Puffer Als Marketing-Leiter wissen Sie, dass selbst die besten Pläne durch eine einzige Überraschung entgleisen können. Es ist Ihre Aufgabe, diese Überraschungen in Zaum zu halten und für Ihr Team als Puffer zu wirken, damit sich Ihr Team konzentrieren kann. Es ist gut möglich, dass Ihr Marketing-Team derzeit von Anfragen in ihren Posteingängen, durch Slack, Meetings, geteilte Google Docs und Flurgespräche bombardiert wird. Es ist nicht nur unmöglich, sich ein genaues Bild über den Umfang der hereinströmenden Arbeit zu machen, sondern es ist auch schwierig, Aufgaben zu priorisieren und zu gewährleisten, dass Ihr Team die Ressourcen hat, die es benötigt. Alle Ad-hoc-Anfragen müssen so gelenkt werden, dass sie erstmal zu Ihnen kommen; so können Sie alle notwendigen Informationen sammeln und unwichtige Aufgaben herausfiltern, bevor sie Ihr Team ablenken. Einen Revolverhelden ernennen Kirsten Minshall, Gründerin des in London basierten Web-Applikationsstudios UVD, schlägt vor, eine besondere Funktion in Ihrem Team zu definieren— jemand der schnell "aus der Hüfte schießen” und eingehende Anfragen übernehmen kann. In enger Zusammenarbeit mit Ihnen als Puffer nimmt der Revolverheld die Ad-hoc-Anfragen entgegen, die überprüft und als prioritär akzeptiert wurden. Stehen keine solchen Aufgaben an, kann er immer für Aufgaben im Backlog eingesetzt werden, um produktiv zu bleiben. Aber dadurch kann der Rest Ihres Teams darauf konzentriert bleiben, Ihre Ziele auszuführen und zu erreichen, während trotzdem noch Platz für dringende Aufgaben bleibt. Die Revolverheld-Rolle kann auch unter Ihren Teammitgliedern rotiert werden, so dass keine einzelne Person das Gefühl hat, durch den stetigen Strom eingehender Anfragen isoliert oder ausgebrannt zu werden. Den Anfrage-Prozess formalisieren Man kann nur Dinge verwalten, die man auch sieht. Haben Sie schon mal bei einem Einzelgespräch mit einem Teammitglied hören müssen, dass er oder sie an einem Auftrag arbeitet, von dem Sie nichts wissen? Dann ist es Zeit, einen förmlichen Anfrage-Prozess einzurichten. Das bedeutet, keine inoffiziellen Anfragen im Vorbeigehen mehr: Alles muss zuerst per formellem Antrag zu Ihnen, bevor es zum Team kommt. Egal wie klein die Aufgabe oder wie groß der Titel desjenigen, der die Anfrage hat. Die Einrichtung einer zentralen Stelle, von der aus Sie alle eingehende Anfragen dirigieren, priorisieren und alle erforderlichen Informationen finden können, um den Auftrag richtig zu machen, ist für Sie und Ihr Team von essentieller Bedeutung, um den ganzen Wahnsinn in den Griff zu bekommen. Anstelle von verstreuten E-Mails, Notizen oder Tabellenkalkulationen benutzen Sie ein Scrum-Board, um Aufgaben schnell priorisieren, zuweisen und verfolgen zu können. Dadurch wissen Sie, wer für jede Anfrage zuständig ist und wie ihr Status ist, und doppelte Anfragen können leicht identifiziert und aus der Warteschlange gelöscht werden. Lernen Sie, wie man in Wrike ein Scrum-Dashboard einrichten kann, um loszulegen. [caption id="attachment_414564" align="aligncenter" width="820"] Scrum-Dashboard in Wrike[/caption] "Wrike hat tatsächlich verändert und verbessert, wie wir als Team funktionieren. Ich schaue mir die neu eingegangenen Anfragen an, beurteile wer diese Woche Zeit hat, und schiebe diese dann in den Design-Posteingang, so dass das Team die Prioritäten kennt." Katelyn Good, Leiterin für Marketing-Strategie & Umsetzung bei Lightspeed POS Alles verfolgen woran Sie arbeiten Da so viele Ad-hoc-Anfragen unsichtbar sind, „nicht in den Büchern", ist es unmöglich zu quantifizieren, wie viel Arbeit Ihr Team eigentlich macht – oder zu bestimmen, wie Sie Prozesse verbessern können, um Ihrem Team zu helfen, sein Bestes zu geben. Viele Marketing-Leiter wenden sich an Cloud-basierte Projektmanagement-Lösungen, um Ihren Teams bei der Kommunikation und dem Teilen von Information zu helfen. Aber während es Tausende von Tools gibt, die Marketern helfen sollen, Kampagnen zu organisieren und die Zusammenarbeit zu fördern, gibt es nur wenige Lösungen wie Wrike, die entwickelt wurden, um Teams sowohl bei geplanten Projekten als auch mit unerwarteten Anfragen zu helfen. Indem Sie alles in einem Arbeits-Management-Tool verfolgen, werden Sie in der Lage sein: Sich ein genaues Bild der aktuellen Kapazität des Teams zu machen und genau zu sehen wie jeder Einzelne seine Zeit einsetzt Ressourcen effizienter zuzuteilen oder ein überzeugendes Argument für zusätzliche/s Ressourcen/Personal zu liefern Eilige aber unwichtige Anfragen auszuräumen und Ihr Team auf vorrangige Unternehmensziele konzentriert zu halten Die Arbeit für Führungskräfte und Stakeholder transparent zu machen, so dass sie leicht den Fortschritt ihrer Anfragen verfolgen können „Nein“ (oder „Heute nicht“) zu sagen, wenn es um Aufgaben niedriger Priorität geht – und das leicht zu rechtfertigen Halten Sie Ihr Marketing-Team, proaktiv und nicht reaktiv Indem Sie einen Prozess für Ad-hoc-Anfragen einrichten, ermöglichen Sie es Ihrem Team, sich auf die wichtigen strategischen Initiativen zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen nach vorne bewegen, und gleichzeitig verfügen Sie über Flexibilität, um auf den Kunden und die Kundenbedürfnisse zu reagieren. Je mehr Pläne Sie machen, die widerspiegeln, was wirklich in Ihrem Team abläuft – unsichtbare Arbeit sichtbar machen, neue Anfragen formalisieren und Zeiten für Ad-hoc-Aufgaben einplanen – desto mehr Flexibilität werden Sie haben, nicht nur um Anpassungen und Kurskorrekturen entlang des Weges zu machen, sondern auch um aus erheblichen Chancen Vorteile zu ziehen.