Best Practices für die Anfangsphase Ihres Projekts

Jedes Projekt ist einzigartig in seinen Zielen und Herausforderungen. Um das Management von Projekten zu verbessern, werden Projekte in Phasen unterteilt. Dies erleichtert es den Teams, den Umfang eines Projektes zu beurteilen und bei Bedarf den Kurs zu korrigieren — manchmal sogar durch einen kompletten Richtungswechsel im Vergleich zum ursprünglichen Plan.

Die Anleitung Project Management Body of Knowledge erkennt offiziell fünf Projektmanagement-Phasen oder Prozessgruppen an. Diese sind: Initiierung, Planung, Durchführung, Controlling und Abschluss. Zusammen bilden sie den gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus.

In diesem Artikel betrachten wir die Best Practices für den ersten Schritt im Lebenszyklus: die Anfangsphase des Projektmanagements, die Initiierung.

Was ist die Initiierungsphase des Projektmanagements?

Da die Initiierungsphase für unterschiedliche Unternehmen unterschiedliches bedeuten kann, ist dies der einfachste Weg, um sie vom Rest des Projektes zu unterscheiden: Es ist alles, was passiert, bevor ein Projekt genehmigt wurde, und bevor die detaillierte Planung beginnt.

In der Regel beinhaltet die Initiierungsphase, dass ein Projektsponsor zusammen mit einem Projektmanager drei wichtige Dinge klärt: die Ziele, den Umfang und die Einschränkungen des Projekts. Dann bereiten sie die Projekt-Charta vor. Bevor die vollständige Planungsphase beginnt, müssen die Stakeholder diese Charta genehmigen, und dann werden die Zeitleisten und Budgets genauer festgelegt.

Best Practices für die Initiierungsphase des Projektmanagements

Wissen, warum das Projekt existiert

Das mag etwas philosophisch klingen, aber die Basisinformationen müssen klar sein, bevor irgendwelche Arbeit getan wird. Sie müssen unbedingt diese drei Fragen beantworten können:

  • Was sind die Ziele dieses Projekts?
  • Warum jetzt?
  • Welche Geschäftsvorteile erhalten wir dadurch?

Abhängig davon, ob es sich bei dem Projekt um etwas handelt, was schon einmal gemacht worden ist, werden Sie bereits ein Geschäftsszenario für das Projekt entwickelt haben. Falls noch keines existiert, ist es jetzt an der Zeit eines zu erstellen. Das Geschäftsszenario wird dazu beitragen, die Beweggründe für das Projekt zu klären und sollte die oben genannten drei Fragen beantworten.

Die wichtigsten Stakeholder frühzeitig definieren

Viele Projekte beginnen mit einer unscharfen Vorstellung davon, wer die wichtigsten Stakeholder sind. Die vollständige Liste derjenigen, die durch das Projekt beeinflusst werden, kann später kommen, aber in der Initiierungsphase ist es sehr wichtig, sich auf die wichtigsten Stakeholder zu einigen; es sind die Menschen, deren Entscheidungen sich über den gesamten Lebenszyklus des Projektes erheblich auswirken werden. Dazu zählen die Verantwortlichen für den Geschäftsprozess und wichtige Führungskräfte sowie andere wichtige Entscheidungsträger Ihres Unternehmens.

Ein sehr gutes Tool für diesen Prozess ist das RASCI-Diagramm (auch bekannt als RACI Zuordnungsmatrix), welches erläutert, wer verantwortlich ist (diejenigen, die die Arbeit machen), rechenschaftspflichtig ist (die eine Person, die dafür sorgt, dass die Arbeit getan wird), unterzeichnet (diejenigen, die die Arbeit genehmigen), die konsultiert werden (diejenigen, deren Beitrag erforderlich ist, um die Arbeit abzuschließen) und informierte Personen (diejenigen, die Status-Updates über den Verlauf der Arbeit erhalten).

Stakeholder-Verpflichtungen dokumentieren

Fragen Sie jeden beliebigen Projektmanager und sie werden wahrscheinlich sagen, dass Stakeholder-Einbindung immer eine Herausforderung darstellt. Deshalb müssen Sie den Prozess dokumentieren und sie dazu bringen, dass sie in all ihre Verpflichtungen einwilligen. Betrachten Sie es als einen Vertrag, der die Rollen der Stakeholder im Projekt definiert. Diese Verpflichtungen werden formal in die Projekt-Charta aufgenommen, die sie am Ende der Phase unterzeichnen werden.

Zu den üblichen Verpflichtungen zählt die Frage, wie viele Akteure erforderlich sind, um beschlussfähig zu sein, und wie lange sie beraten können, bevor eine Entscheidung getroffen werden muss.

Die Checkliste für die Initiierungsphase des Projektmanagements ausfüllen

Erstellen Sie Ihre Projekt-Charta

Viele betrachten die Projekt-Charta (oder den Projektplan) als Schritt, bei dem eine Vorlage mit den Basis-Projektinformationen ausgefüllt wird — aber es gehört viel mehr dazu. Die Projekt-Charta legt die erste Vision dar, die ein Projektsponsor und Projektmanager für ein Projekt haben. Sie wird die Arbeit während der Projektdauer führen, und jede Veränderung an ihr erfordert ein gründliches Genehmigungsverfahren. Es ist daher wichtig, dass die Charta sorgfältig erstellt wird, und dass sie so klar und ausführlich ist wie möglich.

Projektumfang mit einbeziehen

Der wahrscheinlich wichtigste Abschnitt der Projekt-Charta ist der Projektumfang  — Hier werden die genauen Grenzen formuliert, die deutlich machen, was das Projekt ist und was nicht. Während der Initiierungsphase wird der Umfang des Projektes besprochen und seine Punkte werden verhandelt, bis alle wichtigen Stakeholder sehen, dass ihre Ziele erfüllt werden. Der endgültige Umfang wird dann innerhalb der Projekt-Charta dokumentiert und von den wichtigsten Stakeholdern unterzeichnet.

Weitere Elemente, die in der Projekt-Charta festgelegt werden:  

  • Leistungen: Das sind die Arbeitsprodukte, die an einem bestimmten Datum geliefert werden sollen, und zwar in einem von den Stakeholdern vereinbarten Zustand.
  • Geschäftlichen Anforderungen: Das Geschäftsszenario definiert die größten Nutzenpunkte des Projektes und seine Kosten.
  • Einschränkungen: Dazu gehören die Begrenzungen des Projektes, einschließlich: Kosten, Personalwirtschaft, Fristen, Qualität und potenzieller ROI.
  • Prämissen: Der Glaube, dass das, was Sie vorhersagen, in Zukunft zutreffen wird.
  • Risiken: Dazu gehören unerwartete Ereignisse, durch die Menschen, Prozesse, Technologien und Ressourcen, die an einem Projekt beteiligt sind, beeinträchtigt werden können. Bei diesen besteht die Gefahr, dass sie ein Projekt entgleisen lassen können oder seine Fertigstellung verzögern.

Wie Sie beginnen, bestimmt, wie Sie enden

Der Punkt ist: Wie Sie Ihr Projekt beginnen, hat oft sehr starken Einfluss darauf, ob Ihr Projekt erfolgreich sein wird oder nicht. Dadurch, dass Sie alle Punkte in der Initiierungs-Checkliste abhaken, sind Sie in der Lage, denjenigen, die die Arbeit genehmigen werden, die Vision des Projektes zu vermitteln, und es klärt den Umfang der Arbeiten, die kommen werden. Einfach gesagt, die Initiierungsphase — und vor allem die Projekt-Charta — ebnet den Weg für den Erfolg Ihres Projektes. Beginnen Sie kein Projekt ohne sie.

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