Sommerzeit = Urlaubszeit! Die Sonne scheint und Sie sitzen fernab vom Büro mit einem genussvollen Drink in der Hand.

Ping! Was ist das? Eine Nachricht von Ihren Mitarbeitern: Das wichtigste Projekt des Jahres steht kurz vor dem Abschluss während Sie im Urlaub sind, Ihre Hilfe wird benötigt – und zwar so schnell wie möglich.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Ihrem Team vermutlich schon. Gemäß unserem 2018 Summer Productivity Report werden etwa 63% aller US-Amerikaner in diesem Sommer mindestens sechs Tage Urlaub nehmen. Allerdings sagen 34%, dass sie vorhaben, während des Urlaubs zu arbeiten oder in Bereitschaft zu stehen. Außerdem sagten 32% derjenigen, die während des Urlaubs arbeiten, dass sie „ihren Urlaub besser genießen können“, wenn sie wissen, dass alles im Büro reibungslos läuft. Und nicht einmal die Hälfte der Befragten sagt, dass sie nach dem Urlaub wieder reif für die Arbeit sind.

 

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Jeder Mitarbeiter braucht Zeit, um mal abzuschalten. Studien zeigen, dass Arbeitsüberlastung gesundheitliche Probleme wie Schlaflosigkeit und Depressionen bewirken kann. Diese Probleme wirken sich dann auf die Konzentrations-, Innovations- und Leistungsfähigkeit der Arbeiter aus.

Wie kann man also Mitarbeiter-Burnout verhindern und dafür sorgen, dass das Team die so dringend benötigte Freizeit bekommt, ohne dass die Arbeit zu kurz kommt?

Das Geheimnis liegt in der Planung. Wenn Sie das Team auf einen erholsamen Urlaub fernab der Arbeit vorbereiten, wird es dazu beitragen, dass danach alle mit einer frischen Denkweise (und schöner Bräune!) zur Arbeit zurückkehren. Statt des Drucks, arbeiten zu "müssen", wenn sie sich doch eigentlich im Urlaub erholen sollten, untersuchen wir mal einige Möglichkeiten, wie Ihr Team im Urlaub losgelöst und ungestört bleiben kann.

1. Ernennen Sie einen Stellvertreter

Sobald ein Teammitglied Urlaub beantragt, bestimmen Sie ein anderes Teammitglied als Vertreter während der Abwesenheit. Teilen Sie das dem Team und den Kunden im Voraus mit, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.

„Dieser Stellvertreter sollte in der Lage sein, während Ihrer Abwesenheit die Stellung zu halten – und Sie können sich revanchieren, wenn diese Person ihren Urlaub nimmt,“ sagt Mary Hladio, Arbeitsplatzexpertin und Vorstandsvorsitzende der Carrier Leadership Group gegenüber Forbes. „Ihr Stellvertreter sollte bei wichtigen Besprechungen Notizen für Sie machen, dringende Anrufe oder E-Mails entgegennehmen und bearbeiten, wenn Sie nicht erreichbar sind, und in Ihrem Namen Entscheidungen treffen oder Fragen beantworten.“

Durch einen ernannten Stellvertreter bleibt die Arbeit auf Kurs während Projektverantwortliche abwesend sind. Diese Methode bietet auch einen reibungslosen Übergang für Teammitglieder, die ihren Urlaub nehmen wollen, und gibt ihnen das Vertrauen, dass sie ihre wohlverdiente Freizeit genießen können! 

2. Ständig kommunizieren

Anstehenden Urlaub schon frühzeitig im Team anzukündigen, ist natürlich eine gute Idee – denken Sie aber daran, dass diese Information auch schnell wieder in Vergessenheit geraten kann. Erinnern Sie Ihr Team konsequent daran, dass bald ein Mitarbeiter fehlen wird, besonders bei Besprechungen über anstehende Termine und die Arbeitsbelastung. Das wird bei der Planung und Verteilung anstehender Projekte und Aufgaben helfen.

Sie haben keine Zeit, mit Urlaubserinnerungen zu jonglieren? Sie haben Angst, dass eingeplante Zeiten durch das Netz fallen könnten? Richten Sie einen Urlaubskalender ein, in dem Sie Urlaubsgenehmigungen erteilen und verzeichnen können. Gehen Sie diesen Kalender während der wöchentlichen Teambesprechungen durch, und sorgen Sie dafür, dass er allen in der gesamten Gruppe leicht zugänglich ist.

3. Für eine transparente Teamarbeit sorgen

Unwillkommene Kontaktversuche während des Urlaubs entstehen dort, wo es an Teamtransparenz mangelt. Abgemeldete Teammitglieder werden dann gestört, wenn andere nicht finden können, was sie benötigen, aber wissen, dass der im Urlaub befindliche Kollege die Information hat.

Richten Sie für alle projektbezogenen Informationen eine zuverlässige Arbeitsmanagement-Lösung ein, die als Single Source of Truth dienen wird. Integrationen mit anderen Tools, die Ihr Team benutzt, wie z.B. Gmail und Slack, helfen dabei, wichtige Informationen weiter zu zentralisieren. Funktionen wie leicht navigierbare Ordnerstrukturen und eine robuste Suchfunktionalität sorgen dafür, dass nichts durch das Netz fällt.

Durch eine Single Source of Truth für das gesamte Team haben urlaubsbereite Teammitglieder auch einen guten Überblick darüber, ob alle Projektdetails aktuell und präzise sind, bevor sie ihre Abwesenheitsnotiz einstellen. Diejenigen, die zurückbleiben, haben dann schon im Voraus alles, was sie benötigen – keine Anrufe in letzter Minute sind erforderlich.

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4. Sicherstellen, dass offene Punkte vor dem Urlaub geklärt werden

Auch wenn Sie Stellvertreter ernannt haben, sollten die Urlauber dennoch angewiesen werden, so viel Arbeit wie möglich zu erledigen, bevor sie in den Sonnenuntergang segeln. Eventuell unbeantwortete E-Mails, ausstehende Genehmigungen oder offene Handlungspunkte sollten abgeschlossen oder mit einem klaren Status gekennzeichnet werden.

Die meisten Arbeitsmanagement-Lösungen ermöglichen einen bequemen Überblick darüber, welche Aufgaben abgeschlossen wurden und welche noch bearbeitet werden. Setzen Sie individuelle Arbeitsablauf-Status wie „Im Freigabe-Prozess“ oder „Auf andere wartend“ ein, um Projektphasen deutlich zu kennzeichnen und Aufgaben zu verfolgen. Zurückkehrende Urlauber können dadurch bequem dort weitermachen, wo sie aufgehört haben und die Team-Zusammenarbeit auf Touren bringen. Stellvertretern wird ebenfalls geholfen, mit den nächsten Schritten besser umzugehen.

5. Die Rückkehr der Urlauber planen

Die Rückkehr zur Arbeit sollte nicht unnötig erschwert werden. Geben Sie Urlaubsrückkehrern genügend Zeit um aufzuholen und vermeiden Sie es, schon gleich nach der Rückkehr knappe Deadlines festzulegen. Weisen Sie die Stellvertreter an, die ersten paar Tage nach der Urlauberrückkehr eventuelle dringende Anfragen selbst zu bearbeiten.

Urlauber sollten vor ihrer Reise einen kurzen Überblick über jene Punkte erstellen, die nach dem Urlaub ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen werden. Diese Strategie gibt ihnen nicht nur eine klare Richtung, wenn sie zurückkehren, sondern hilft ihnen auch, sich auf Ruhe und Entspannung zu konzentrieren, statt im Urlaub eine mentale To-Do-Liste führen zu müssen.

6. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Halten Sie sich selbst an die aufgestellten Regeln, denn: Wenn Sie Ihren Laptop in den Urlaub mitnehmen, wird Ihr Team das wahrscheinlich auch tun. Laut unserer Umfrage sind 45% der Generation Y dazu bereit, im Urlaub zu arbeiten, wenn der Chef das auch so macht.

Wenn Sie sich Sorgen machen über die Flut an E-Mails, die sich während Ihres Urlaubs im Posteingang aufstapeln wird, machen Sie es so wie Brad Field, Geschäftsführer der Foundry Group. Er formuliert eine Abwesenheitsnachricht, die Empfängern genau erklärt, was mit ihren Mitteilungen während seiner Abwesenheit geschehen wird:

Ich werde diese E-Mail nicht lesen. Wenn ich zurückkehre, geht alles ins Archiv und ich beginne mit einem leeren Posteingang.

Sollte es sich um eine dringende Angelegenheit handeln, die noch vor dem 12. August bearbeitet werden muss, schicken Sie es bitte an meine Assistentin Mary (mary@foundrygroup.com). Sie wird dafür sorgen, dass es die richtige Person erreicht.

Wenn Sie möchten, dass ich mich darum kümmere, schicken Sie es mir bitte nach dem 12. August nochmal.

Klingt das zu kompliziert? Vielleicht sollten Sie sich generell von E-Mails verabschieden.

Entspannung gut vorbereiten

Der Urlaub sollte für Ihr Team nicht mit Stress verbunden sein. Jeder benötigt (und verdient!) Ruhe und Erholung. Mit ausreichender Vorbereitung und den richtigen Tools werden Teammitglieder ihren Urlaub in vollen Zügen genießen und erholt und arbeitsbereit zurückkommen:

  • Bestimmen Sie einen Stellvertreter, der im Auftrag des Urlaubers das Projekt vorantreibt, Besprechungs-Notizen macht, Fragen beantwortet und mehr.
  • Erstellen Sie einen Echtzeit-Urlaubskalender und gehen Sie ihn häufig mit Ihrem Team durch, so dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
  • Richten Sie eine Single Source of Truth für alle projektbezogenen Informationen ein, so dass die Arbeit der einzelnen Teammitglieder untereinander transparent ist.
  • Sorgen Sie dafür, dass urlaubsbereite Teammitglieder vor ihrer Abreise möglichst viele offene Punkte klären und unvollendete Projekte mit klaren Arbeitsablauf-Status kennzeichnen.
  • Helfen Sie den Urlaubern, in den Tagen vor dem Urlaub ihre Rückkehr zu planen, so dass sie sich ein oder zwei Tage nach der Rückkehr sanft einarbeiten können.
  • Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und lassen Sie Ihren Laptop während des Urlaubs zu Hause. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen nachmachen.
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