5 Herausforderungen der digitalen Transformation, und wie man sie meistert

Die digitale Transformation begann mit der Erfindung des Personal Computers und gewann an Fahrt, als es Menschen dank des World Wide Web möglich wurde, weltweit in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Die „Cloud“ war der nächste wichtige Sprung und half Teams in aller Welt, sicher und ortsunabhängig auf gemeinsame Daten zuzugreifen. Im Jahr 2020 zwang die Coronakrise dann viele Organisationen, praktisch über Nacht auf verteiltes Arbeiten im Homeoffice umzustellen, und die digitale Transformation erlebte einen erneuten Schub.

McKinsey stellt fest, dass Reaktionen auf die Pandemie die Akzeptanz digitaler Technologien um mehrere Jahre beschleunigt haben und dass uns viele dieser Veränderungen langfristig erhalten bleiben dürften. Zoom ist zum Beispiel jetzt allseits bekannt, weil Millionen von Unternehmen das mobile Arbeiten und die virtuelle Zusammenarbeit eingeführt haben. Unsere Arbeitsformen werden sich auch in Zukunft weiterentwickeln, denn es geht darum, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Aber was genau verstehen wir unter digitaler Transformation? Worauf sollten Organisationen auf ihrem Weg in die Zukunft der Arbeit achten? Und wie können sie die größten Herausforderungen der digitalen Transformation meistern, um in diesem neuen Umfeld erfolgreich zu sein?

Was verstehen wir unter digitaler Transformation?

Digitale Transformation sieht in jeder Organisation ein wenig anders aus. Grundsätzlich geht es darum, flexibel zu denken und neue Paradigmen dafür zu entwickeln, wie Teams intern miteinander und extern mit Kunden zusammenarbeiten. Es geht um die Gestaltung von Betriebsabläufen mithilfe moderner Technologie – von der Verbesserung der Geschäftsprozesse über die Neugestaltung der internen Kultur bis zur Optimierung der Kundeninteraktionen.

Der rasante Wechsel zu einer digitalen Wirtschaft und die Einführung immer neuer Apps und Technologien, um stets „eingeschaltet“ zu bleiben, hat bei vielen Unternehmen zu digitaler Ermüdung geführt. Es reicht jedoch nicht, einfach nur neue Technologien zu implementieren. Wichtig ist auch, eine zukunftsorientierte Wachstumsmentalität zu kultivieren. Das Ziel, Innovationen schneller voranzutreiben und mit der Zeit zu gehen, ist für Unternehmen der wichtigste Grund für die digitale Transformation.

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Es gibt viele Gründe, um in Technologie zu investieren, doch ihre erfolgreiche Implementierung ist oft mit den folgenden Herausforderungen verbunden.

Fünf typische Herausforderungen der digitalen Transformation

Mangelnde Unterstützung des Managements

Die größte Hürde besteht oft darin, das Management zu überzeugen, wenn es lieber an Arbeitsabläufen oder Technologien festhalten will, die einst effektiv waren, jetzt aber überholt sind. Die Pandemie könnte all dies verändert haben.

Anfang 2020 äußerten 67 % aller US-CEOs Bedenken über die Migration ihres gesamten Geschäfts in die Cloud. Gegenwärtig haben Unternehmen keine andere Wahl, als digitale Technologien einzusetzen. Auf das anfängliche Zögern folgte schnell absolute Notwendigkeit — inzwischen sagen 70 % der CEOs, dass die Schaffung neuer digitaler Geschäftsmodelle und Ertragsquellen durch die Pandemie um Monate oder sogar Jahre beschleunigt wurde.

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Diese Entwicklungen schaffen definitiv neue Tatsachen. Und wer damit Schritt halten will, kann es sich einfach nicht leisten, neue Technologien oder Prozesse zu ignorieren.

Ablehnung seitens Mitarbeitern

Umgekehrt mag Ihr Management jetzt eher bereit sein, gewohnte Abläufe zu hinterfragen, in neue Tools zu investieren und voll auf die digitale Transformation zu setzen. Aber das heißt noch lange nicht, dass auch alle anderen in der Organisation überzeugt sind. Wenn also die Unterstützung des Managements an oberster Stelle steht — weil es das Budget genehmigt —, folgt die Akzeptanz der Teamleiter und ihrer Mitarbeiter dicht darauf. Sie sind es schließlich, die tagtäglich mit diesen Tools arbeiten sollen.

Jede neue Technologie ist mit einer gewissen Eingewöhnungsphase verbunden. Das ist ganz normal, denn Ihre Mitarbeiter müssen vertraute Prozesse aufgeben und etwas Neues lernen. „Das haben wir aber immer so gemacht!“ ist keine Antwort, wenn eine Organisation wachsen und im Wettbewerb bestehen will. Wichtig ist allerdings, dass Ihre digitale Transformation langfristigen Nutzen verspricht. Denken Sie daran: Ihre digitale Transformation ist nicht das Eigentum einer einzigen Person oder Abteilung.

Beim Onboarding sollten Sie Mitarbeiter anregen, Fragen zu stellen und den Prozess mitzugestalten. Sie erhalten dadurch das Gefühl, stärker an Entscheidungen beteiligt zu sein, statt nur Anweisungen auszuführen. Außerdem kann das Vorhandensein (oder Implementieren) einer agilen Strategie Ihrem Team helfen, mit Unsicherheit umzugehen, wenn Sie neue Technologien oder Prozesse einführen und in die nächste Normalität übergehen.

Abschied von alten, vertrauten Tools

Stellen Sie sich vor, Ihr Team müsste sich mit Stift und Papier begnügen ... Nachrichten über Haftzettel austauschen, Meetings im Schreibtischkalender planen und den Projektstatus per Telefon abfragen. Kein Unternehmen könnte im Jahr 2021 mit solch primitiven Methoden effizient zusammenarbeiten und erfolgreich wachsen.

Selbst klassische Anwendungen wie E-Mail und Tabellen (die immerhin schon fortschrittlicher sind als Schreibblock und Telefon) haben ihre Grenzen. Moderne Teams brauchen einfach mehr als solche grundlegenden Tools.

Die größten Probleme sind Skalierbarkeit und Vielseitigkeit. Es kann aufwändig und zeitraubend sein, in einem vollen Posteingang bestimmte Projekt-Updates und Asset-Feedback zu finden. Fragen wie „Wo finden wir die neueste Version des Demo-Videos?“ oder „Welchen Flyer soll ich kommentieren und genehmigen?“ lassen sich mit dem Durchsuchen endloser E-Mail-Ketten schwer beantworten.

Kalkulationstabellen wiederum sind nicht nur todlangweilig anzusehen, sondern auch viel weniger vielseitig als Cloud-Tools, selbst wenn Sie ausgereifte Formeln und Formate einsetzen. Und wenn Sie Dateien in Tabellen speichern oder Projekterinnerungen einrichten möchten, können Sie Microsoft Excel oder Google Sheets ganz vergessen. Funktionen wie das Online-Proofing von Bildmaterial bieten breiten Zugriff auf zeitkritisches Feedback sowie automatische Nutzerbenachrichtigungen, was die Freigabezeiten verkürzt. 

Die Zusammenarbeit ist heute einfacher als je zuvor, weil sich alles in der Cloud abspielt. Eine Lösung für kollaboratives Arbeitsmanagement wie Wrike kann dabei als zentrales Aufzeichnungssystem dienen, das all Ihre Kommentare und Datei-Aktualisierungen speichert, Freigaben automatisiert, Stundensätze Ihres Teams verfolgt und vieles mehr. Mit integrierten Funktionen wie @Erwähnungen und Cross-Tagging bleiben alle auf dem Laufenden. Kurz: Sie erhalten einen kompletten Paper Trail zu Ihren laufenden und zukünftigen Projekten.

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Für eine Organisation, die agil und skalierbar sein will, sind Legacy-Tools zwar eine vertraute Wahl, aber nicht die beste Geschäftsentscheidung. Die Aktualisierung Ihrer Technologien ist auf lange Sicht also das beste, was Sie tun können, auch wenn der Einstieg für Ihr Team zu Anfang unbequem scheint.

Umgang mit Budgetzwängen

Digitale Transformation ist notwendig, um agiler, innovativer und resilienter zu werden, aber für die Umstellung von alten Verfahren zu moderneren Tools stehen oft nur begrenzte Mittel zur Verfügung. Es kann eine ziemliche Herausforderung sein, einen Business Case für solche Investitionen zu erstellen – Sie haben vielleicht nur eine einzige Chance, das Budget bewilligt zu bekommen.

Neue Technologien lassen sich leichter im Team einführen, wenn die Barrieren möglichst niedrig sind, z. B. mit einer kostenlosen Software-Testphase. Für Ihren Business Case sollten Sie möglichst Beispiele dafür anführen, wie Ihr Team eine Deadline verpasst hat oder immer wieder Engpässe bewältigen muss und seine KPIs nicht erreichen kann. Managen Sie dann ein paar ausgewählte Projekte probeweise in einer neuen Software und dokumentieren Sie die Erfahrungen Ihres Teams. Was war besser als beim alten System? Ließ sich der Projektfortschritt klarer verfolgen? Wie sah das Ergebnis unter dem Strich aus? Die Analyse des Projekts und die Beantwortung solcher Fragen können viel dazu beitragen, dass Sie letztendlich die gewünschten Mittel erhalten.

Mit Wrike Free beispielsweise können beliebig viele Nutzer ihre Arbeit auf einer zentralen Plattform verwalten – genau so, wie es für große und schnell wachsende Unternehmen typisch ist. Die unbegrenzte Nutzerzahl bedeutet, dass niemand im Team ausgegrenzt ist und alle auf der gleichen Plattform arbeiten. Mit 200 Teilaufgaben ist dies ein fantastischer Einstieg für Organisationen, die sich von den Vorteilen eines robusten CWM-System überzeugen möchten.

Synchronisieren aller Anwendungen

Bei Ihren Überlegungen zu neuen Tools für Ihren Tech-Stack müssen Sie natürlich auch klären, wie die ganzen Anwendungen miteinander kommunizieren werden – und das ist keine leichte Aufgabe. Generalisten ohne IT-Fachkenntnisse sind von APIs meistens verwirrt und überfordert.

Wrike macht Integrationen zum Kinderspiel: Mit Wrike Integrate können Sie mehr als 400 vorgefertigte Konnektoren verwenden, um Unternehmensanwendungen in der Cloud oder vor Ort miteinander zu synchronisieren. Dazu erhalten Sie Universal-Konnektoren für die Einbindung Tausender weiterer Apps mit zugänglichen APIs. Und noch besser: Es handelt sich um ein No-Code-System, das für Nutzer aller Kompetenzstufen intuitiv zu verwenden ist.

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Lassen Sie sich von den Herausforderungen der digitalen Transformation nicht einschüchtern

Ganz gleich, ob Sie neue Technologien einführen oder Ihre Geschäftsabläufe umgestalten möchten – Sie sollten sich von den Herausforderungen nicht einschüchtern lassen. Wenn Sie selbst erleben möchten, wie große und schnell wachsende Unternehmen ihre Arbeit mit einem CWM-System managen, starten Sie hier Ihre kostenlose Testphase von Wrike.

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