Почему нарушается график работ по проекту и как с этим бороться
Соблюдать график работ по проекту легко, если все идет по плану. Но когда такое случалось в последний раз? Давайте перечислим несколько распространенных ошибок, которые совершают менеджеры проектов при составлении календарного плана, и рассмотрим способы их устранения.
Как эффективно управлять рабочей загрузкой сотрудников
Управление рабочей загрузкой сотрудников может быть непростой задачей, особенно когда приходится одновременно работать над несколькими проектами. Узнайте, как Wrike помогает эффективно управлять проектами и рабочей загрузкой.
13 рекомендаций и инструментов для повышения продуктивности
Зачастую численность сотрудников недостаточна для выполнения всего объема работ. Это значит, что для достижения квартальных показателей эффективности каждый из ваших сотрудников должен работать с максимальной отдачей. Вот несколько советов и инструментов для повышения продуктивности команды, которые не потребуют особых затрат. Советы по созданию культуры совершенствования для повышения продуктивности 1. Хотя бы один день недели должен быть свободен от совещаний В компаниях любого размера рабочий день сотрудника часто включает в себя множество совещаний и встреч, а времени на работу практически не остается. Внесите в политику компании пункт о том, что один день недели должен быть свободен от совещаний. Таким образом, сотрудники всех подразделений смогут выкроить хотя бы восемь часов в неделю на выполнение своих задач. Убедитесь, что требование «никаких совещаний» выполняется в буквальном смысле: никакого общения в конференц-зале, у рабочих столов, по Skype и тд. 2. Заканчивайте совещания на правильной ноте Эрретт Данн, консультант по повышению продуктивности, предлагает заканчивать каждое совещание одним и тем же вопросом: «Над какими задачами или проектами вы будете работать и когда будут результаты?» Этот вопрос гарантирует, что каждый уходящий с совещания участник будет точно знать, что делать дальше. Вам не придется повторять то, что уже было сказано, во второй раз. 3. Всегда разбивайте крупные цели на более мелкие этапы Гарвардские исследователи Тереза Амабайл и Стивен Крамер доказали, что уровень мотивации сотрудников повышается гораздо сильнее, если они успешно выполняют несколько мелких задач, а не одну большую. Запуская масштабный проект, обязательно разбейте каждый этап проекта на несколько пунктов. В идеале выполнение одной задачи должно занимать не более одного рабочего дня. 4. Регулярно оценивайте полученный опыт Для постоянного улучшения рабочих процессов и повышения эффективности позаботьтесь о том, чтобы каждая команда регулярно оценивала новый опыт, накопленный при выполнении проектов. Обменивайтесь информацией о том, какие методы и решения оказались удачными, а какие — нет. Обдумайте способы практического применения этих знаний в будущем. 5. Обучите сотрудников методике планирования работы (GTD) Аббревиатура GTD расшифровывается как «Getting Things Done» (Как привести дела в порядок). Эта методика планирования работы, изобретенная Дэвидом Алленом, поможет вашим специалистам организовать входящие задания и повседневные дела. Основные принципы методики GTD помогают выделить то, что необходимо сделать сегодня, а также отложить все, что может подождать, и сосредоточиться на выполняемой задаче. 6. Поддерживайте вдохновение сотрудников за счет проектов, которыми ему хочется заниматься Когда вы принимаете сотрудника на работу, высоко оценив его творческие способности и инновационное мышление, вы же не хотите погасить в нем эту искру? Позвольте ему тратить часть рабочего времени на «необязательную» работу. Выполнение творческих проектов на благо компании поможет ему сохранить вдохновение и расти профессионально. 7. Предоставляйте перерыв для отдыха своим сотрудникам 15 минут отдыха могут оказаться гораздо более эффективными, чем третья по счету чашка кофе или очередная шоколадка. Если у вас есть свободная комната для совещаний, установите там массажное кресло и таймер, чтобы у людей было место для отдыха и восстановления сил. Стимулирование продуктивности за счет улучшения инструментов и условий труда 8. Инвестируйте в технологии, упрощающие доступ к информации Нет большего врага для продуктивности, чем невозможность получить необходимые файлы или важные сведения в нужный момент. Чтобы сделать информацию доступной и положить конец потокам сообщений вроде «Не могли бы вы прислать мне последнюю версию этого документа?», приобретайте программное обеспечение для управления проектами (например, Wrike) или для управления документами (Box или Google Drive). Совершенствование технологий поможет участникам вашей команды быстрее выполнять работу и реже сталкиваться с препятствиями. 9. Минимизируйте использование электронной почты для внутренней переписки Электронная почта — один из тех инструментов, который незаметно пожирает наше время. Чтобы участники вашей команды получали все необходимые рабочие сообщения и не вязли в горах переписки, внедрите другой инструмент для внутреннего общения. Рассылайте все важные новости с помощью таких коммуникационных приложений, как Slack, Google Hangouts или Skype. 10. Автоматизируйте все повторяющиеся задачи Не заставляйте людей выполнять механическую работу! В современном мире всеобщей автоматизации вы можете освободить свою команду от рутины. Такие приложения, как Zapier и IFTTT, помогают объединить все ваши инструменты для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, есть бесчисленное множество средств автоматизации для сферы маркетинга, продаж, разработки и т. д. 1. Измените обстановку в офисе для более успешной работы Перекрасьте стены или повесьте на них постеры, чтобы разнообразить обстановку. Обратите внимание, в какую сторону повернуты мониторы. Если сотрудник сидит лицом к проходу, это может отвлекать его от работы. Убедитесь, что всем специалистам, предпочитающим работать в тихой и спокойной обстановке, предоставлена такая возможность. 12. Покупайте в офис гаджеты для повышения продуктивности Сейчас уже есть тысячи разнообразных приспособлений для повышения продуктивности, которые придутся по вкусу вашим сотрудникам и помогут им сосредоточиться. Пусть они выберут то, что им по душе: шумоподавляющие наушники, подушки для поддержания правильной позы за монитором и др. 13. Запасайтесь полезной едой Вы можете считать, что конфеты и газировка — это отличный вариант для легкого перекуса в офисе. Но высокое содержание сахара приводит к ухудшению самочувствия и снижению продуктивности. Лучше потратиться на закупку более здоровой еды: овощей, орехов, полезных фруктовых напитков и источников сложных углеводов. А какие советы и инструменты для повышения эффективности можете предложить вы? Поделитесь с нами в комментариях!
Что нужно знать маркетологам о GDPR (Общем регламенте по защите данных)
Хотя соблюдение Общего регламента по защите данных — обязанность всех подразделений компании, ужесточение требований к сбору и хранению персональной информации сильнее всего повлияет на отдел маркетинга.
Как составить план проекта за восемь простых шагов
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные. И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать? Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов. Как составить план проекта за восемь простых шагов... Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение. В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта. Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками: Как согласуется проект с целями компании? Чего ожидают участники? Что ожидается от них? Каким образом будет измеряться успех? Какими ресурсами вы располагаете? Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта? Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды. Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях. Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2. Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам. Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий. Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях. Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения: Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей. Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы. Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом. Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо. Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе. Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке. Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса». В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку. Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа. Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации. Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией. Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы. Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта! В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше: Определите цели проекта и пользу, которую он принесет. Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта. Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта. Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты. Опишите роли и обязанности всех участников. Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами. Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова. И на этом все! Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта. Прямиком к счастливому финалу Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете? Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Семь советов по организации удаленной работы во время вспышки коронавируса
Описание: Распространение коронавируса вызывает все больше опасений, и все большее число руководителей компаний предлагают своим сотрудникам работать из дома. В статье мы дадим несколько советов по организации удаленной работы и расскажем, как вам может помочь Wrike.
Слишком много совещаний? Вам поможет Wrike
У всех нас бывают трудные дни. Иногда из-за того, что мы заняты крупным проектом, иногда — потому что пытаемся быть многозадачными, что на самом деле не способствует продуктивной работе. Ну и главный враг плодотворной работы — совещания. Бесконечные совещания — гарантированный способ застопорить работу всей команды. Почему? Хотя иногда нам кажется, что необходимо собраться и обсудить текущие проекты, давайте начистоту: совещания часто оказываются не нужны, а если совсем честно, это просто трата времени. По данным нашего опроса об организации труда за 2015 год, 34% сотрудников посещают шесть и более совещаний в неделю, причем 44% из них говорят, что необходимость присутствовать на таком количестве совещаний сильнее всего мешает их продуктивной работе. Мы не призываем вас прогуливать плановые совещания. Мы хотим помочь вам разобраться, когда личное общение действительно необходимо, а когда нет. Спросите себя: нужны ли вам личные встречи? Подумайте о том, сколько раз в неделю или месяц вам приходится присутствовать на совещаниях, которые на самом деле не приносят пользы, а иногда у них даже нет повестки дня. Иногда, чтобы быть в курсе дела, мы организуем регулярные личные встречи или отчетные совещания, но не видим, насколько это неэффективно для всей команды. .Чтобы определить, нужны ли вам периодические совещания, задайте себе несколько вопросов, например таких: «Так ли уж нам нужно собраться на этой неделе?» «Есть ли обновления, о которых я еще не знаю?» «Есть ли какие-то указания к действию, о которых нужно сообщить всем членам команды?» Усовершенствуйте совещания с помощью правильных инструментов Но как насчет тех совещаний, которые действительно нужны? Именно здесь вам поможет такой инструмент совместной работы, как Wrike. Его можно использовать для мозгового штурма, отслеживания проектов и измерения результативности работы. Можно и вовсе отказаться от совещаний, открыв всем участникам команды доступ к информации о статусе проекта. Юджин Донг из Procurify рассказывает: «После внедрения Wrike каждый из нас сэкономил как минимум шесть рабочих часов в неделю. Раньше мы тратили эти часы на дополнительные совещания, которые нам требовались для координации усилий». Думаете, не получится? Подумайте еще раз. Давайте разберемся, как можно уменьшить число совещаний, используя Wrike. 1. Мозговые штурмы В некоторых случаях для мозгового штурма нужно собираться лично. Работая совместно, члены команды смогут подхватывать и развивать идеи друг друга и задавать вопросы о целях и ориентирах. Но мозговой штурм во время совещания чреват помехами для творческого процесса, такими как групповое мышление и страх осуждения. Если вы не следуете правилам мозгового штурма, тогда, возможно, будет проще и эффективнее устраивать мозговые штурмы поодиночке. В Wrike вы можете создать проект и сразу поделиться его целями с участниками команды. Потом можно распределить между ними индивидуальные задачи и попросить придумать как можно больше идей самостоятельно, без сотрудничества с коллегами. Это поможет людям думать независимо, не испытывая чужого влияния и не боясь поделиться своей задумкой. Один из самых известных наших клиентов, диджей Redfoo, с помощью Wrike проводит мозговые штурмы, чтобы придумывать музыку и одежду для своих многочисленных проектов. Он создал в Wrike папку идей, где можно набросать новую концепцию и поделиться ею с командой. В результате все идеи хранятся централизованно и их легко найти. 2. Отчетные совещания Понимаю, вам хочется быть в курсе всех обновлений задач и проектов, а их слишком много, чтобы всю эту информацию можно было переслать в электронном письме или в чате. Но подумайте, насколько проще было бы видеть все свои проекты и их статус по одному клику. Именно это вам поможет сделать Wrike. Просто настройте панель задач, чтобы видеть на ней все важные проекты, и вы будете знать, на каком этапе выполнения они находятся. Настраиваемые рабочие процессы позволяют создавать категории статусов, чтобы вам было проще увидеть статус каждого проекта. Также можно настроить панель задач для просмотра проектов по статусам. Это удобно командам, которые работают над множеством подобных проектов, привязанных к процессу утверждения или к крайнему сроку сдачи. Таким образом вы сможете видеть все текущие проекты со статусом «В работе», «На утверждении», «Утверждено» и «Выполнено». . Группа исследований и разработок компании Nanometrics смогла сэкономить на совещаниях до 30 часов в неделю, освободив больше времени для непосредственного выполнения своей работы. Поскольку обновления задач в Wrike видны всем, теперь их совещания посвящены принятию решений и устранению проблем, а не обмену новостями о проекте. 3. Итоговые совещания Возможно, эти совещания проводятся реже остальных, но они очень важны для обсуждения полученного опыта и отладки рабочих процессов. Вместо того, чтобы выслушивать всех участников, попросите каждого из них написать, с какими трудностями он столкнулся при выполнении задачи, а затем откройте доступ к этой задаче всей команде. Пусть участники опишут, какие уроки они получили и какие улучшения можно внести в рабочие процессы на будущее. Рассказывать о накопленном опыте во время совещания может быть и полезно, но не всегда необходимо. Трудно вспомнить, что конкретно следует изменить, если у каждого своя версия ответа. Но если сохранить всю информацию в Wrike, вы получите возможность вести архив ошибок и их исправлений, к которому в будущем сможет обращаться любой участник команды. Откажитесь от совещаний с помощью Wrike! Попробуйте воспользоваться Wrike и отмените ближайшее периодическое совещание. Расскажите в комментариях, как вам удалось отказаться от совещаний благодаря Wrike!
Этикет удаленной работы: одиннадцать правил
Если вы уже работаете с Wrike и интересуетесь «правилами хорошего тона» при взаимодействии с удаленными сотрудниками, мы готовы предложить одиннадцать законов этикета Wrike. Следование этим правилам упростит совместную работу и сделает ее намного приятнее для всех сотрудников, где бы они ни находились.
Как Wrike помог нам организовать первую конференцию для пользователей
1 октября 2018 года мы осуществили крупнейший совместный проект — провели первую ежегодную пользовательскую конференцию. И сейчас мы расскажем, как Wrike помог нам воплотить эту идею в жизнь.
Восемь важных объявлений после конференции Collaborate 2020
Главной темой Collaborate в этом году была слаженная командная работа, и за два дня участники узнали много способов улучшить сотрудничество команд, чтобы добиться максимальной производительности, ускорить рост и повысить качество обслуживания клиентов. Делимся итоговым обзором и важными объявлениями, связанными с конференцией Collaborate 2020.