Коэффициент использования ресурсов очень точно характеризует эффективность проекта или компании. Зная, какую часть от потенциальной емкости ресурсов вы используете, вы сможете оценить рентабельность своего бизнеса.
Если вы отслеживаете объем выпущенной продукции или продуктивность сотрудников, мониторинг использования ресурсов для вас очень важен, поскольку именно с этим показателем связана возможность улучшить производительность и повысить уровень прибыли.
Что подразумевается под использованием ресурсов?
Емкость ресурсов — это максимальное количество того, что может быть произведено, помещено в хранилище или кому-либо предоставлено. В бизнесе это понятие может быть связано с любыми активами, задействованными в производстве продукции или оказании услуг.
Этот показатель может характеризовать производственные мощности и оборудование (например, какой объем продукции может выпустить завод за день, неделю или месяц?). Или с помощью такого показателя можно оценить производительность сотрудников (например, сколько рабочих часов могут уделить участники вашей команды выполнению оплачиваемых проектов?).
Коэффициент использования ресурсов — это процент от емкости, который используется за указанный период. Отслеживая этот показатель, руководители получают ответ на вопрос, насколько эффективна деятельность компании. Например, если компания постоянно использует около 50% емкости, значит, половина ее ресурсов простаивает.
Как вычислить коэффициент использования ресурсов
Коэффициент использования ресурсов вычисляется по следующей формуле:
(Фактически используемый объем ресурсов / Общая емкость) x 100
Или
(Фактическая производительность / Потенциальная производительность ) x 100
Допустим, что потенциальная производительность вашей команды — это 30 оплачиваемых часов в день. В результате учета фактически отработанных оплачиваемых часов вы выяснили, что вчера клиенту был выставлен счет за 24 отработанных часа. Следовательно, коэффициент использования ресурсов вашей команды за вчерашний день равен 80% (24/30 x 100).
Аналогичным образом можно вычислить коэффициент использования ресурсов для каждого участника команды, чтобы выявить сотрудников с максимальной и минимальной производительностью.
В целом желательно отслеживать использование ресурсов на протяжении длительного периода времени, чтобы убедиться, что период мониторинга не пришелся на неудачный день или неделю. Один из способов решить эту проблему — брать суммарный показатель за весь период времени. Например, если вам нужно вычислить потенциальную производительность за месяц, можно умножить потенциальное количество оплачиваемых часов в день на количество рабочих дней в месяце.
Чтобы определить среднее значение коэффициента для всех сотрудников, вам нужно вычислить общее количество потенциальных и фактически отработанных оплачиваемых часов для каждого сотрудника за указанный период времени (например, 6 сотрудников х 5 часов в день х 20 дней в месяц). Или вы можете определить все индивидуальные коэффициенты использования и применить следующую формулу:
Сумма коэффициентов использования по каждому сотруднику / Общее количество сотрудников
Например, если у вас два сотрудника, и у одного коэффициент использования составляет 80%, а у другого — 90%:
(80% + 90%)/2 = 85%
Какой коэффициент использования ресурсов следует считать идеальным?
Коэффициент использования ресурсов, равный 100%, соответствует полной емкости. Но обычно это недостижимо. Результаты некоторых исследований свидетельствуют о том, что использовать человеческие ресурсы на 100% вредно, потому что это ведет к эмоциональному выгоранию и снижению качества работы.
Так какой коэффициент использования ресурсов можно считать идеальным?
Один из способов ответить на этот вопрос — это изучать тенденции и сравнительные показатели по вашей отрасли, и выбрать в качестве цели средний показатель. Еще один способ заключается в том, чтобы изучить показатели производительности в вашей компании за прошлые периоды. Допустим, что самый высокий коэффициент использования ресурсов в месяц за последний год составлял 85% — именно эту цифру вы можете взять в качестве идеального коэффициента. Последний способ — это вычисление идеального коэффициента на основе бизнес-затрат, цены на продукцию или услуги и целевых показателей прибыли.
Формула такова:
(Затраты + Прибыль) / Потенциальная производительность x Ставка оплаты труда) x 100
Иногда используется следующее выражение:
((Затраты на ресурсы + накладные расходы + прибыль) / Потенциальная производительность x Ставка оплаты труда) x 100
Допустим, ваш сотрудник получает 60 тысяч долларов в год, и вы оцениваете накладные расходы как 2,5% от затрат на оплату труда. Предположим, что ваша целевая прибыль составляет 20%, а ставка оплаты труда равна 65 долларов в час.
Если потенциальная производительность равна пяти оплачиваемым часам в день, а число рабочих дней в году — 260, что соответствует 1300 часам, получаем следующее выражение:
((60 000 + (60 000 x 2,5%) + (0,20 x 61 500)) / 1300 часов x 65 долл./час) x 100
(73 800 / 84 500) x 100
87,3%
В этом сценарии идеальное использование ресурсов должно составлять 87,3%.
Как улучшить использование ресурсов в компании
Если идеальный коэффициент использования ресурсов кажется вам труднодостижимой целью, вы можете изменить одну или две переменных в формуле, чтобы получить более реалистичный коэффициент.
Вот несколько возможностей, позволяющих снизить целевой коэффициент использования ресурсов:
- Сократить затраты на оплату труда (возможно, заменив сотрудника более низкооплачиваемым специалистом)
- Снизить накладные расходы
- Уменьшить целевые показатели прибыли
- Повысить потенциальную производительность сотрудника (ограничив объем неоплачиваемой работы или используя неоплачиваемые переработки)
- Повысить ставку оплаты труда сотрудника, которую включаете в выставляемый клиентам счет
У большинства этих вариантов есть побочные эффекты. Например, если вы привлечете низкооплачиваемого специалиста, это может привести к снижению качества работы. Но если вы повысите ставку оплаты труда, то можете потерять клиентов. Поэтому, прежде чем занижать целевые показатели, лучше уделить внимание улучшению использования ресурсов.
Вот несколько способов улучшить коэффициент использования ресурсов в вашей компании:
- Выявить слабое звено. Проанализировав использование ресурсов по отдельности, вы сможете определить, кто из сотрудников работает с низкой эффективностью и выявить проблемные места в ваших рабочих процессах. Например, если один из сотрудников работает с коэффициентом 60%, вы можете уделить внимание его обучению или другим возможностям для повышения его эффективности.
- Сократить объемы неоплачиваемой работы. Если ваши сотрудники отрабатывают пять оплачиваемых часов в день при восьмичасовом рабочем дне, то на что они тратят три оставшихся часа? Возможно, вы сможете устранить факторы, отвлекающие их от оплачиваемой работы, и повысить общую потенциальную производительность.
- Брать больше клиентов / оплачиваемой работы. Может, коэффициент использования так низок, потому что у вашей команды не так уж много оплачиваемой работы. В этом случае привлечение новых клиентов и работа над новыми проектами поможет вам повысить коэффициент использования ресурсов.
Мониторинг использования ресурсов
Коэффициент использования ресурсов — это важный показатель для оценки рентабельности вашей команды и всей компании. Наше решение для планирования загруженности команды Wrike Resource даст вам прозрачность и гибкость, необходимые для равномерного распределения рабочей загрузки в команде и оптимизации использования ресурсов. Хотите больше узнать о том, какие преимущества получит ваша компания в результате использования Wrike Resource? Свяжитесь с нами.
